人工智能在檔案接收工作中的應(yīng)用解析

人工智能技術(shù)作為當(dāng)今科技領(lǐng)域的前沿力量，憑借其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和智能識別分析功能，在海量檔案信息的處理上展現(xiàn)出顯著優(yōu)勢。如何充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，有效解決傳統(tǒng)檔案接收工作中效率低下、技術(shù)落后、抽檢覆蓋比例低等痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案接收工作的智能化、高效化，是每一位檔案工作者需要深入思考和探索的重要課題。

一、人工智能技術(shù)賦能檔案接收前質(zhì)檢環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)檢效能躍升

隨著信息化進(jìn)程的加速推進(jìn)，檔案管理工作正經(jīng)歷從傳統(tǒng)模式向智能化方向的深刻轉(zhuǎn)型。在檔案接收環(huán)節(jié)中，人工智能技術(shù)的深度應(yīng)用為原本繁瑣復(fù)雜的質(zhì)檢工作注人了變革性動力。將人工智能技術(shù)引入接收前的質(zhì)檢環(huán)節(jié)，能夠借助自動化校驗(yàn)、高效糾錯和智能分析等功能，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工審核檢查周期長的缺陷。

為強(qiáng)化檔案移交接收工作的科學(xué)性與規(guī)范性，檔案館推行進(jìn)館檔案前置摸底核查、全流程跟蹤業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案質(zhì)量預(yù)先檢測的工作模式。傳統(tǒng)檔案接收工作主要依賴人工對檔案的完整性、規(guī)范性和安全性進(jìn)行逐項(xiàng)核查，不僅效率低下，而且主觀偏差難以規(guī)避。同時，整個檔案質(zhì)檢期間涉及多次反復(fù)的檢查、退回、整改及復(fù)檢，人力瓶頸問題尤為突出。引入人工智能技術(shù)可成功破解這一困局，針對海量檔案質(zhì)檢任務(wù)，人工智能質(zhì)檢平臺能夠在數(shù)小時內(nèi)完成人工需要數(shù)周才能完成的工作量，且錯誤率低。這種飛躍不僅源于算力的突破，更得益于人工智能模型的持續(xù)優(yōu)化。通過不斷迭代訓(xùn)練數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠識別方言、手寫體、字跡褪色等復(fù)雜場景，甚至對印章模糊、表格跨頁等傳統(tǒng)難題也可形成有效解決方案。可以預(yù)見，人工智能不僅重塑了檔案質(zhì)檢的技術(shù)框架，更重構(gòu)了檔案管理的價值鏈。通過將人力從重復(fù)勞動中解放出來，檔案工作者得以轉(zhuǎn)向策略制定、數(shù)據(jù)挖掘等高附加值領(lǐng)域，而技術(shù)賦能的質(zhì)檢體系則成為保障檔案數(shù)字資源質(zhì)量的核心基礎(chǔ)設(shè)施。這一轉(zhuǎn)型既是技術(shù)工具的創(chuàng)新，更是檔案管理思維從“接收”到“治理”的跨越式升級。

二、人工智能技術(shù)賦能檔案接收前開放審核工作，科學(xué)劃定開放界限

人工智能技術(shù)憑借高效的數(shù)據(jù)處理能力和精準(zhǔn)的分析模型，為檔案接收前的開放審核工作開辟了全新路徑。傳統(tǒng)檔案開放審核工作主要依賴人工逐項(xiàng)審查，存在效率低下、標(biāo)準(zhǔn)界定模糊、主觀判斷偏差顯著等現(xiàn)實(shí)困境。人工智能技術(shù)依托自然語言處理與機(jī)器學(xué)習(xí)算法，可實(shí)現(xiàn)對海量檔案內(nèi)容的自動化語義解析與智能分類。以《中華人民共和國檔案法》確立的保密規(guī)范和開放準(zhǔn)則為基準(zhǔn)，人工智能技術(shù)能夠從人物身份特征、事件敏感程度、時空關(guān)聯(lián)屬性等多維度構(gòu)建分層標(biāo)簽體系，精準(zhǔn)提取檔案中的涉密單位名稱、個人隱私數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，并依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則實(shí)現(xiàn)開放范圍的自動化判定。這種技術(shù)不僅提升審核效率，還能通過算法迭代不斷優(yōu)化審核精度，減少人為誤判風(fēng)險。人工智能技術(shù)在開放界限劃定中的價值更體現(xiàn)在其動態(tài)適應(yīng)能力。

檔案開放并非靜態(tài)標(biāo)準(zhǔn)，需隨政策調(diào)整與社會需求變化而動態(tài)優(yōu)化。例如，某歷史檔案因涉及特定時期的敏感事件可能長期封閉，但若政策開放或公眾研究需求提升，人工智能可通過實(shí)時學(xué)習(xí)最新法規(guī)與社會與情數(shù)據(jù)，重新評估其開放可行性。這種靈活性為檔案管理部門提供了“技術(shù) + 制度”雙重適配工具，既能嚴(yán)守安全底線，又能響應(yīng)時代需求。

值得注意的是，人工智能技術(shù)在這一領(lǐng)域的應(yīng)用仍面臨挑戰(zhàn)。例如，歷史檔案的模糊表述、方言或手寫體識別難題可能影響算法準(zhǔn)確性。同時，開放界限的最終決策需平衡技術(shù)邏輯與人文價值，避免過度依賴數(shù)據(jù)驅(qū)動導(dǎo)致“合規(guī)卻不合理”的結(jié)果。

三、人工智能技術(shù)賦能檔案接收前業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提升指導(dǎo)效能

人工智能技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用為化解傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)難題提供了全新解決方案。基于自然語言處理與知識圖譜技術(shù)的“虛擬專家”系統(tǒng)，可重構(gòu)業(yè)務(wù)指導(dǎo)模式。

（一）全周期交互響應(yīng)機(jī)制有效突破時空限制

傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)往往依賴于線下培訓(xùn)或現(xiàn)場指導(dǎo)，這種方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時間，而且難以滿足檔案工作人員隨時隨地獲取幫助的需求。而“虛擬專家”系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了 7×24 小時的不間斷服務(wù)，無論何時何地，檔案工作人員只需通過網(wǎng)絡(luò)接人系統(tǒng)，即可獲得專業(yè)的指導(dǎo)和解答。以青島市檔案館研發(fā)的“青島機(jī)關(guān)檔案智能問答”政務(wù)大模型為例，該系統(tǒng)于2025年3月在全市電子政務(wù)外網(wǎng)（金宏網(wǎng)）正式部署[1。系統(tǒng)構(gòu)建了包含550余項(xiàng)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的智能化知識庫，這些知識涵蓋了檔案收集、整理、保管、利用等機(jī)關(guān)檔案管理的全流程，通過精準(zhǔn)匹配青島市檔案管理規(guī)范與實(shí)務(wù)需求，能夠?yàn)闄n案工作人員提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答和建議。

（二）動態(tài)學(xué)習(xí)路徑規(guī)劃提升培訓(xùn)精準(zhǔn)度

傳統(tǒng)的檔案培訓(xùn)往往采用統(tǒng)一的教學(xué)內(nèi)容和方式，難以滿足不同學(xué)員的個性化需求。而“虛擬專家”系統(tǒng)通過分析學(xué)員操作日志與考核數(shù)據(jù)，能夠自動識別學(xué)員的知識盲區(qū)，為每個學(xué)員量身定制個性化的學(xué)習(xí)路徑。例如，對于電子檔案元數(shù)據(jù)著錄錯誤率較高的學(xué)員，系統(tǒng)將優(yōu)先推送《歸檔文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)解析》微課，并設(shè)置階段性測試節(jié)點(diǎn)。這種精準(zhǔn)的培訓(xùn)方式能夠幫助學(xué)員快速掌握關(guān)鍵知識和技能，提高培訓(xùn)效果。同時，系統(tǒng)還可以根據(jù)學(xué)員的學(xué)習(xí)進(jìn)度和反饋信息，實(shí)時調(diào)整學(xué)習(xí)路徑和教學(xué)內(nèi)容，確保培訓(xùn)的針對性和有效性。此外，動態(tài)學(xué)習(xí)路徑規(guī)劃還能夠促進(jìn)學(xué)員之間的交流與合作。系統(tǒng)可以根據(jù)學(xué)員的學(xué)習(xí)情況和興趣愛好，為他們推薦合適的學(xué)習(xí)小組和交流平臺，讓學(xué)員在相互學(xué)習(xí)和交流中共同提高。這種個性化的培訓(xùn)模式不僅能夠提高學(xué)員的學(xué)習(xí)積極性和主動性，還能夠培養(yǎng)學(xué)員的創(chuàng)新能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

（三）共性知識沉淀與分發(fā)優(yōu)化資源分配

“虛擬專家”系統(tǒng)不僅能即時解答相關(guān)問題，還可將常見問題及其解答納入知識庫，并關(guān)聯(lián)相似案例，實(shí)現(xiàn)了共性知識的沉淀與分發(fā)，后續(xù)同類咨詢可直接調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)化回復(fù)。這種方式不僅減少了業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員重復(fù)勞動，提高了工作效率，還能夠保證解答的一致性和準(zhǔn)確性。

人工智能技術(shù)在檔案接收工作中的應(yīng)用具有顯著優(yōu)勢和廣闊前景。通過在檔案接收前質(zhì)檢、開放審核以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，有效提升工作效率和質(zhì)量，推動檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型。未來，應(yīng)加強(qiáng)人工智能技術(shù)在檔案領(lǐng)域應(yīng)用的理論與實(shí)踐研究，不斷完善技術(shù)算法，制定科學(xué)合理的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案接收工作的智能化、高效化發(fā)展，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]青島檔案.DeepSeek賦能青島檔案數(shù) 智轉(zhuǎn)型再升級[EB/OL].青島檔案，（2025-3-17）[2025-4-10].https：//mp.weixin.qq.com/s/ b6zrGuiTqjTpOnL_utte5Q.

作者單位：定州市金融服務(wù)中心