隨著信息化和數(shù)字化進(jìn)程的加速,檔案安全管理面臨日益復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。本文在分析當(dāng)前檔案安全風(fēng)險(xiǎn)類別的基礎(chǔ)上,提出要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)類別精準(zhǔn)施策,確定指標(biāo)及權(quán)重,運(yùn)用層次分析法、德?tīng)柗品ǖ葮?gòu)建一套科學(xué)、全面、動(dòng)態(tài)并且符合本單位實(shí)際的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系,為檔案管理部門(mén)有效識(shí)別、防范化解檔案安全風(fēng)險(xiǎn)提供決策參考,保障檔案管理工作安全穩(wěn)定運(yùn)行。
一、數(shù)字化時(shí)代為檔案安全帶來(lái)新的挑戰(zhàn)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理工作迎來(lái)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求:到2025年,全國(guó)縣以上綜合檔案館館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到 80% 以上,并鼓勵(lì)有條件的地區(qū)提升到 90% 以上。目前,通過(guò)各地公開(kāi)的數(shù)據(jù)來(lái)看,部分省市已提前完成這個(gè)指標(biāo)。如黑龍江省綏芬河市檔案館館藏?cái)?shù)字化率達(dá)到了 100% ,貴州省黔東南苗族侗族自治州岑鞏縣檔案館綜合數(shù)字化率從零躍升至 93.24% ,充分說(shuō)明了我國(guó)檔案數(shù)字化進(jìn)程的快速推進(jìn)。這一轉(zhuǎn)型使得檔案的存儲(chǔ)效率大幅提升、檢索更加便捷、檔案利用更加高效。然而,我們?cè)谙硎軘?shù)字化轉(zhuǎn)型便利的同時(shí),也要警惕檔案高度數(shù)字化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化時(shí)代要求我們不僅要繼續(xù)維護(hù)好檔案的實(shí)體安全,更要維護(hù)好檔案的信息安全。構(gòu)建一套更為科學(xué)、全面的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系,不僅能夠幫助檔案管理部門(mén)全面識(shí)別和應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn),還能提前識(shí)別潛在威脅,制定防控措施,從而降低檔案安全事故的發(fā)生概率和影響程度。
二、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)類別
檔案安全風(fēng)險(xiǎn)具有多樣性、復(fù)雜性,如果不能對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)分類,并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)類別有效應(yīng)對(duì),就可能導(dǎo)致檔案管理陷入被動(dòng)局面,甚至造成不可估量的損失。只有全面、準(zhǔn)確地分析檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的類別,才能夠因類施策,精準(zhǔn)采取應(yīng)對(duì)手段,提高風(fēng)險(xiǎn)防控的針對(duì)性。
根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和影響程度,檔案安全風(fēng)險(xiǎn)可以概括為物理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人為風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)四大類。物理風(fēng)險(xiǎn)主要指檔案實(shí)體在存儲(chǔ)和運(yùn)輸過(guò)程中可能遭受的損害,如地質(zhì)災(zāi)害、洪澇災(zāi)害、火災(zāi)、蟲(chóng)害等。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)則涉及檔案數(shù)字化和信息化過(guò)程中可能出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題,如數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。人為風(fēng)險(xiǎn)包括內(nèi)部人員的操作失誤和惡意行為。管理風(fēng)險(xiǎn)則涉及檔案管理制度的完善程度和執(zhí)行效果,如政策缺失、監(jiān)管不力、應(yīng)急預(yù)案不完善等。
物理風(fēng)險(xiǎn)是威脅檔案安全的第一因素,根據(jù)國(guó)家防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)委員會(huì)辦公室與應(yīng)急管理部聯(lián)合發(fā)布的《2024年度自然災(zāi)害統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示,2024年全國(guó)因自然災(zāi)害受災(zāi)9413萬(wàn)人次,直接經(jīng)濟(jì)損失4011.1億元,其中洪澇和地質(zhì)災(zāi)害占比 56.8% ,對(duì)檔案安全影響較大的火災(zāi)事故為90.8萬(wàn)起[2]。
其次是技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),2024年,奇安信威脅情報(bào)中心累計(jì)監(jiān)測(cè)到境內(nèi)政企機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)事件156起,至少299.5億條各類數(shù)據(jù)存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。在境內(nèi)政企機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)事件中, 71.8% 的事件涉及個(gè)人信息,造成個(gè)人信息泄露數(shù)量多達(dá)266.9億條,相當(dāng)于14億中國(guó)人平均每人可泄露約19條個(gè)人信息數(shù)據(jù)。2024年10月,全球最大的數(shù)字檔案館“互聯(lián)網(wǎng)檔案館”(InternetArchive)在一個(gè)月內(nèi)連續(xù)遭受兩次黑客攻擊,泄露2018年以來(lái)的數(shù)千份用工單,涉及3100萬(wàn)份用戶數(shù)據(jù),這是近年來(lái)檔案數(shù)據(jù)遭受到的最大的一次技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。
再次是人為和管理風(fēng)險(xiǎn)。這兩類風(fēng)險(xiǎn)雖然沒(méi)有物理風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)危害面廣,但也不容忽視。尤其是載有國(guó)家秘密的檔案,一旦泄露將會(huì)造成不可估量的損失。檔案安全從來(lái)都是一票否決制,不論何種類別的風(fēng)險(xiǎn),只要某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)致命漏洞,都可能導(dǎo)致檔案實(shí)體損毀、信息泄露等不可挽回的后果。
三、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系的構(gòu)建原則和方法
(一)指標(biāo)體系構(gòu)建原則
在構(gòu)建檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系時(shí),應(yīng)充分考慮科學(xué)性、系統(tǒng)性、可操作性和動(dòng)態(tài)性的原則。
1.科學(xué)性原則
指標(biāo)體系應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)際情況。指標(biāo)的選取必須基于可靠的數(shù)據(jù)和科學(xué)的分析方法,確保每個(gè)指標(biāo)都具有明確的內(nèi)涵和外延,能夠客觀、真實(shí)地衡量檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的某一方面。例如,在選取物理安全指標(biāo)時(shí),不能僅憑主觀判斷,而應(yīng)根據(jù)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的實(shí)際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)確定防火、防水等方面的指標(biāo)。
2.系統(tǒng)性原則
指標(biāo)體系應(yīng)兼具全面和層次。全面要求指標(biāo)體系能夠涵蓋檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的各個(gè)方面,包括物理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人為風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn),確保沒(méi)有重要的風(fēng)險(xiǎn)因素被遺漏。層次則要求將指標(biāo)體系劃分為不同的層次,如一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)等,各指標(biāo)之間應(yīng)具有清晰的邏輯關(guān)系,形成一個(gè)有機(jī)整體。
3.可操作性原則
指標(biāo)體系在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)簡(jiǎn)便易行。這要求指標(biāo)定義明確,數(shù)據(jù)的獲取方式可行,評(píng)估方法簡(jiǎn)單易懂,能夠被檔案管理部門(mén)的工作人員有效掌握和運(yùn)用。
4.動(dòng)態(tài)性原則
指標(biāo)體系應(yīng)具備一定的靈活性。這要求指標(biāo)及其權(quán)重能夠根據(jù)環(huán)境變化和技術(shù)進(jìn)步進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和更新,以確保其能夠始終準(zhǔn)確反映當(dāng)前的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)狀況。
(二)指標(biāo)體系構(gòu)建方法
在具體構(gòu)建方法上,可以采用層次分析法、德?tīng)柗品ǖ取:?jiǎn)單來(lái)講就是首先明確指標(biāo)主次關(guān)系,確定層級(jí),將復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)因素分解為若干層次,逐層進(jìn)行權(quán)重分析和綜合評(píng)價(jià)。再次邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行論證,不斷完善評(píng)估指標(biāo)與權(quán)重,最終達(dá)成一致意見(jiàn)。
此外,還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和專家論證階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行定量和定性分析,綜合運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析、案例研究和專家座談等手段,確保指標(biāo)體系既具有理論依據(jù),又具備實(shí)踐基礎(chǔ)。
四、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系的具體構(gòu)建
(一)指標(biāo)體系構(gòu)建的總體思路
首先要明確評(píng)估的目標(biāo):全面、準(zhǔn)確地評(píng)估檔案安全風(fēng)險(xiǎn)狀況,為檔案管理部門(mén)決策提供支持。評(píng)估的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理的全過(guò)程,包括各類載體檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、運(yùn)輸、利用和遷移等環(huán)節(jié)。再根據(jù)前文提到的構(gòu)建方法列出指標(biāo)范圍和層級(jí),最后確定指標(biāo)權(quán)重,形成全面系統(tǒng)、科學(xué)規(guī)范的體系。
(二)指標(biāo)范圍和層級(jí)
基于前文對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源和分類分析,將指標(biāo)體系分為物理安全、技術(shù)安全、人為安全和管理安全四個(gè)一級(jí)指標(biāo)。每個(gè)一級(jí)指標(biāo)下設(shè)置若干二級(jí)指標(biāo),二級(jí)指標(biāo)下再設(shè)三級(jí)指標(biāo),以此類推,以全面涵蓋各個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)因素。本文只羅列一級(jí)和二級(jí)指標(biāo),三級(jí)及以下指標(biāo)可根據(jù)檔案庫(kù)房級(jí)別和工作實(shí)際再行添加
1.物理安全指標(biāo)
物理安全指標(biāo)主要包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境的防火、防水、防震、防蟲(chóng)等措施的完備性和有效性。具體指標(biāo)應(yīng)充分參照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25-2010),例如,可以設(shè)置“防火設(shè)施完備率”“防水措施覆蓋率”“防震設(shè)施達(dá)標(biāo)率”和“防蟲(chóng)措施有效性”等二級(jí)指標(biāo),通過(guò)定量數(shù)據(jù)評(píng)估物理安全狀況。
(1)防火設(shè)施完備率:該指標(biāo)用于評(píng)估檔案館內(nèi)防火設(shè)施的配備情況。包括根據(jù)檔案庫(kù)房的不同級(jí)別配備滅火系統(tǒng)情況,滅火器、防火墻、防火門(mén)、防火卷簾、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防排煙設(shè)施、消防噴淋系統(tǒng)、消防供電和應(yīng)急照明等設(shè)備的數(shù)量是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),設(shè)備是否處于正常工作狀態(tài)。計(jì)算公式可為:防火設(shè)施完備率 Σ=Σ (實(shí)際配備的合格防火設(shè)施數(shù)量/應(yīng)配備的防火設(shè)施數(shù)量)×100% 。
(2)防水措施覆蓋率:評(píng)估檔案庫(kù)房應(yīng)對(duì)水災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)的能力。包括屋面、外墻和地面防水等級(jí)、防水堤壩、防水門(mén)、排水系統(tǒng)等防水措施的設(shè)置范圍和效果。計(jì)算公式可為:防水措施覆蓋率 Σ=Σ (已采取防水措施的區(qū)域面積/檔案館總區(qū)域面積)×100% 。
(3)防震設(shè)施達(dá)標(biāo)率:評(píng)估檔案庫(kù)房在地震發(fā)生時(shí)保護(hù)檔案的能力。包括建筑結(jié)構(gòu)的抗震框架、墻體加固、屋蓋系統(tǒng)加強(qiáng)、檔案架的固定措施和安全疏散設(shè)施等是否符合國(guó)家相關(guān)抗震標(biāo)準(zhǔn)。具體設(shè)施設(shè)備指標(biāo)應(yīng)參照《建筑抗震設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》(GB/T50011-2010)。計(jì)算公式可為:防震設(shè)施達(dá)標(biāo)率 Σ=Σ (符合抗震標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施數(shù)量/總設(shè)施數(shù)量)×100% 。
(4)防蟲(chóng)措施有效性:評(píng)估檔案館防止蟲(chóng)害對(duì)檔案造成損害的措施效果。包括防蟲(chóng)藥物的使用、防蟲(chóng)設(shè)備的安裝以及日常的清潔、檢查、防蟲(chóng)管理等。可以通過(guò)定期檢查檔案是否有蟲(chóng)害跡象來(lái)評(píng)估其有效性,如設(shè)置一定時(shí)期內(nèi),檢查發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)害的檔案數(shù)量占總檔案數(shù)量的比例,比例越低,說(shuō)明防蟲(chóng)措施越有效。
2.技術(shù)安全指標(biāo)
技術(shù)安全指標(biāo)主要包括檔案數(shù)字化和信息系統(tǒng)的安全性。可以設(shè)置“數(shù)據(jù)備份完整性”“系統(tǒng)漏洞修復(fù)率”“網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等級(jí)”和“數(shù)據(jù)加密強(qiáng)度”等二級(jí)指標(biāo),評(píng)估技術(shù)系統(tǒng)的安全性和可靠性。
(1)數(shù)據(jù)備份完整性:評(píng)估檔案數(shù)據(jù)備份的全面性和可靠性。包括備份數(shù)據(jù)的范圍是否涵蓋了所有重要的檔案信息,備份的頻率是否合理,備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)是否正常等。可隨機(jī)抽取一定數(shù)量的備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù),檢查恢復(fù)后的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)的差異程度。
(2)系統(tǒng)漏洞修復(fù)率:評(píng)估檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)安全漏洞的修復(fù)能力。包括系統(tǒng)是否定期進(jìn)行漏洞掃描,發(fā)現(xiàn)漏洞后是否及時(shí)進(jìn)行修復(fù)等。計(jì)算公式可為:系統(tǒng)漏洞修復(fù)率 σ=σ (已修復(fù)的漏洞數(shù)量/發(fā)現(xiàn)的漏洞總數(shù)量) ×100% 。
(3)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等級(jí):評(píng)估檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)水平。可以參考《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》,先從重要程度和業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)等級(jí),再根據(jù)等級(jí)從防火墻配置、人侵檢測(cè)系統(tǒng)、病毒防護(hù)軟件等方面進(jìn)行評(píng)估,確定其是否符合等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。
(4)數(shù)據(jù)加密強(qiáng)度:評(píng)估檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的加密情況。包括加密算法的類型、密鑰的長(zhǎng)度和更新頻率等。加密強(qiáng)度越高,數(shù)據(jù)被破解的難度越大,檔案安全性也就越高。
3.人為安全指標(biāo)
人為安全指標(biāo)主要評(píng)估人員操作和行為對(duì)檔案安全的影響。可以設(shè)置“操作失誤率”“惡意行為發(fā)生率”“內(nèi)部人員培訓(xùn)覆蓋率”等二級(jí)指標(biāo),通過(guò)一定時(shí)間內(nèi)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)評(píng)估人為安全風(fēng)險(xiǎn)。
(1)操作失誤率:統(tǒng)計(jì)一定時(shí)期內(nèi)工作人員在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)操作失誤的次數(shù)占總操作次數(shù)的比例。操作失誤包括誤刪除數(shù)據(jù)、錯(cuò)誤錄人信息、不當(dāng)操作設(shè)備等。失誤率越低,說(shuō)明人為操作風(fēng)險(xiǎn)越小。
(2)惡意行為發(fā)生率:記錄內(nèi)部人員惡意泄露檔案信息、篡改檔案內(nèi)容等惡意行為發(fā)生的次數(shù),次數(shù)越高,說(shuō)明人員管理越不到位。
(3)內(nèi)部人員培訓(xùn)覆蓋率:評(píng)估檔案管理工作人員接受安全培訓(xùn)的情況。包括培訓(xùn)的內(nèi)容、頻率和效果等。計(jì)算公式可為:內(nèi)部人員培訓(xùn)覆蓋率 Σ=Σ (已接受培訓(xùn)的人員數(shù)量/總工作人員數(shù)量)×100% 。
4.管理安全指標(biāo)
管理安全指標(biāo)評(píng)估檔案管理制度的完善程度和執(zhí)行效果。可以設(shè)置“管理制度完備率”“政策執(zhí)行力度”“監(jiān)管機(jī)制有效性”和“應(yīng)急預(yù)案完備性”等二級(jí)指標(biāo),通過(guò)文件審查和專家評(píng)估確定管理安全狀況。
(1)管理制度完備率:評(píng)估檔案管理相關(guān)制度的健全程度。包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、保密等方面的制度是否完善。計(jì)算公式可為:管理制度完備率 Σ=Σ (已建立的管理制度數(shù)量/應(yīng)建立的管理制度數(shù)量) ×100% 。
(2)政策執(zhí)行力度:評(píng)估檔案管理政策在實(shí)際工作中的執(zhí)行情況。可以通過(guò)查看工作人員的工作記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察工作流程等方式,評(píng)估政策的執(zhí)行是否到位。
(3)監(jiān)管機(jī)制有效性:評(píng)估檔案安全管理的監(jiān)管機(jī)制是否能夠有效發(fā)揮作用。包括監(jiān)管的頻率、監(jiān)管的內(nèi)容和監(jiān)管的效果等。可以通過(guò)查看監(jiān)管報(bào)告、分析安全事故發(fā)生的原因等方式進(jìn)行評(píng)估。
(4)應(yīng)急預(yù)案完備性:衡量檔案館應(yīng)對(duì)突發(fā)安全事件的應(yīng)急預(yù)案的完善程度。包括是否制定應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容是否全面、預(yù)案的流程是否清晰、是否定期進(jìn)行演練等。可以通過(guò)查看應(yīng)急預(yù)案發(fā)文情況、內(nèi)容、應(yīng)急演練記錄以及詢問(wèn)應(yīng)急演練分組責(zé)任人等進(jìn)行評(píng)估。
(三)指標(biāo)權(quán)重的確定方法
在確定各級(jí)指標(biāo)后,再根據(jù)前文提到的層次分析法確定各指標(biāo)的權(quán)重,邀請(qǐng)檔案管理專家、信息安全專家、建筑設(shè)計(jì)專家等采用德?tīng)柗品▽?duì)各指標(biāo)的權(quán)重進(jìn)行評(píng)估。
可采用如下步驟:
1.確定層級(jí)。根據(jù)檔案庫(kù)房的等級(jí)確定安全評(píng)估等級(jí)。一般為目標(biāo)層、一級(jí)指標(biāo)層和二級(jí)指標(biāo)層。特級(jí)、甲級(jí)檔案館以及檔案館特藏庫(kù)等等級(jí)較高的庫(kù)房,指標(biāo)體系應(yīng)更加完備,可設(shè)三級(jí)、四級(jí)指標(biāo)層。2.專家征詢。將第一階段確定的層次結(jié)構(gòu)、指標(biāo)范圍、名稱和各指標(biāo)的解釋發(fā)送給專家,邀請(qǐng)專家對(duì)各指標(biāo)的相對(duì)重要性進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.收集意見(jiàn)。將各專家的意見(jiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理和分析,計(jì)算各指標(biāo)的權(quán)重。4.將計(jì)算結(jié)果反饋給專家。如有不一致的情況可邀請(qǐng)專家座談交流,直到專家的意見(jiàn)趨于一致。5.根據(jù)執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的情況,不斷調(diào)整各指標(biāo)及其權(quán)重,最終產(chǎn)生一套符合本單位實(shí)際的指標(biāo)體系。
為保證構(gòu)建的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系能夠準(zhǔn)確、全面地評(píng)估當(dāng)前檔案工作實(shí)際,未來(lái)研究可以進(jìn)一步探索指標(biāo)體系的動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制,以適應(yīng)不斷變化的自然和技術(shù)環(huán)境威脅。
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作者單位:天津市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心檔案館