論信息化時代檔案管理工作的創新與實踐

在當前信息化快速發展的時代，對檔案管理工作進行創新性的改革顯得至關重要且意義深遠。正是因為有了創新精神的驅動，檔案管理工作才得以持續向前發展，并能夠緊跟信息化時代的步伐，以此全面提升檔案管理工作的整體水平與工作效率。而檔案管理工作在創新過程中難免會面臨一系列問題，需要采取相應的解決對策來實現全方位的創新，打破傳統檔案管理模式的局限性，推動檔案管理向著現代化、信息化和智能化方向發展。

1檔案管理的基本概述

檔案管理指的是對各類檔案資料在組織或機構內部開展全方位、系統性、標準化以及科學性的管理工作，其目的在于切實維護檔案的完整性、妥善保管、有效使用及安全傳遞等多元價值。其中，檔案管理內容涵蓋了檔案的創建、整理、歸檔、檢索以及銷毀等一系列操作。檔案管理具有以下幾個特點：一是信息化，強調運用先進的信息技術作為支持手段，對電子文檔類檔案的創建、管理方式以及實際應用進行深度探索，從而大幅度提升檔案管理的效率及便捷程度；二是全面性，必須對各類檔案進行全方位的管理，其中既包括傳統的紙質檔案，也包括新興的電子文檔類檔案以及混合型檔案等，以確保檔案管理的全面性及整體性；三是系統性，構建健全的檔案管理體系，覆蓋檔案管理工作的分類、整理、標識、保存、銷毀等環節，從而形成一套完整的檔案管理操作流程；四是規范化，嚴格按照既有的標準和規范執行，保證檔案管理的合規性、精確性以及可靠性，避免檔案資料發生遺失、損毀或者篡改等現象；五是科學性，根據檔案學、信息管理等相關領域的理論知識和實踐經驗，科學合理地開展檔案管理工作，進一步提高檔案管理的科學化及專業化水平。

2信息科技在檔案管理工作中的重要作用

2.1有助于提升檔案資料的收集與整合效率

檔案的收集、整理以及數據分析即是檔案管理的基石也是核心環節，其準確程度與完整程度對檔案的實際應用價值具有極大的影響，同時也對檔案管理的工作效率提升至關重要。在當前的時代背景下，隨著信息數據量的爆發式增長，檔案管理工作所面臨的壓力也日益加大。而此時，借助于信息科技的強大力量，則可以為相關從業者提供更為便捷、高效的操作手段。通過合理運用信息科技的各項優勢，檔案工作者在開展數據資源的搜集和整合任務過程中，能夠做到從多個維度和層次迅速完成工作。

2.2有助于為管理決策的制定提供科學依據

在各項業務實施過程中，檔案管理的重要職能就是對單位部門所產生的各類信息進行全面化的收集和整理，在將這些信息匯集成數據庫并進行系統化的數據分析和綜合處理后，為所在單位或者部門提供更為詳細的信息資料以及科學依據，從而為他們制定合理化、有針對性的決策提供檔案智慧。《檔案法》《檔案法實施條例》都將信息技術應用擺在突出位置，拿出專門章節給予重點強調。因此，將現代信息技術利用好、應用好，不僅是數字時代發展的必然要求，還是檔案事業發展和推進高效社會治理的內在要求。管理單位要把握信息技術發展的趨勢，加快人工智能、大數據、云平臺技術與檔案管理融合的力度，促進決策更加透明、精準，展示檔案資源在社會管理中的獨特作用。

2.3有助于深度發掘檔案信息的潛在價值

開展檔案管理的目的不僅在于對檔案信息數據的保存歸檔，還要全面發掘并有效利用這些數據所蘊含的深層次價值，為推動各項事業發展提供更具權威性、更具實用性的數據信息作為決策參考。信息技術的進步與應用為檔案價值開發利用提供了難得的契機，體現了現代科技的工具性價值。一方面，智能化數據管理系統的應用，無論是在檔案調閱還是檢索過程中，檔案工作者都能夠獲得前所未有的便捷。他們只需借助關鍵詞就能實現檔案的關聯性調閱，檔案利用范圍顯著拓展，隱形檔案價值得以體現。另一方面，信息技術也為檔案信息智能化整合提供有益幫助，智慧化編研、個性化推薦已大范圍應用推廣，進一步提升了檔案數據的實際應用效果，使得檔案信息的價值得以最大程度地發揮出來。

3信息化時代檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理理念相對滯后

在這個瞬息萬變的信息時代，各個行業都在努力尋求新的發展方向與路徑。而檔案管理工作亦需要緊隨時代潮流，及時優化調整管理方式和治理模式，推動檔案治理體系和治理能力現代化，更好地發揮檔案服務經濟社會發展的基礎性作用。但是，一些單位對檔案管理不夠重視，資金和人員配備不到位的現象依然突出，檔案治理效能偏低。在政策落實過程中，依然固守傳統理念，管理手段單一保守，這無疑與社會發展的新趨勢相脫節，也直接影響到檔案管理效能的充分挖掘，使得信息科技的優勢難以得到體現，嚴重制約了檔案管理工作的深入開展，同時也無法提供高質量的信息服務，從而影響整體數字化管理進程的不斷深入。

3.2管理軟件的兼容性有待加強

在開展檔案管理工作過程中，為了進一步提高資源的運行效率，在通常情況下會采用各類不同的技術軟件來實現對各類信息材料的科學化管理。然而，在具體實踐過程中，由于所運用的管理軟件不統一，導致難以實現軟件技術的標準化整合，從而影響信息資源的共享及流轉，同時也不利于各項業務工作的高效推進與信息化水平的穩步提高。

3.3檔案管理信息化人才資源不足

由于資金不足、重視程度不夠等原因，導致檔案管理從業人員無法得到及時且全面的職業培訓與繼續教育機會，這不僅加劇了現有信息技術人才的短缺現象，而且也限制了檔案管理隊伍整體素質的提升。此外，就基層單位而言，多數檔案工作人員并未接受過系統化、專業化的檔案管理及計算機相關的專業培訓。因此，他們所掌握的專業知識和技能也相對有限，這無疑在一定程度上減緩了檔案信息化建設的步伐。

4信息化時代檔案管理工作的創新與實踐路徑

4.1積極轉變檔案管理理念

無論是企業還是事業單位，檔案管理的重要性不言而喻。檔案記錄著其發展歷程和重要決策，對于總結經驗、查找問題、規劃未來具有重要意義。因此，作為管理者應積極轉變檔案管理理念，必須要有長遠的發展眼光，充分認識到檔案管理工作信息化轉型的必要性，投入更多的資金和資源。例如，針對檔案管理信息化建設，設置專項的資金用于購置、升級軟硬件設施設備，為信息化工作的開展奠定良好的基礎。另外，要積極引人先進的科技手段，進一步提升檔案管理的效率和安全性。同時，加強對工作人員檔案意識的培養，使他們能夠在日常開展工作過程中，樹立創新意識，以此為檔案管理的數字化、智能化發展提供源源不斷的助力，從而有效提升檔案的利用率。

4.2構建數據共享及管理體系

在信息化時代背景下，數據共享不僅是檔案工作的基礎工程，還是社會治理的關鍵性要素。在推進中國式現代化過程中，加大社會治理部門的信息共享力度有利于提高社會管理質量和水平，更好地滿足人民群眾的新需求。因此，在實踐中，社會部門對共享體系的建設較為迫切，希望建立一套完善的檔案共享及管理體系，從而保證檔案格式、結構以及儲存等方式的統一性，以及信息共享的流暢性，這無疑是當前信息化檔案管理工作所面臨的一項嚴峻挑戰。為了達到檔案的共享與管理工作更加高效的目標，有必要強化各機構、部門乃至系統與平臺之間的協作配合力度，構建一個開放式的管理平臺，同時制定標準化的接口規范，從而使各系統和平臺之間能夠更好地實現數據交互和信息共享，確保不同系統之間能夠準確地識別和讀取檔案信息。也就是說，在共享體系的建設中首先要做好協作體系建設，包括共享范圍、數據標準、利用協議等，實現共享數據環境的有序穩定。當然，在開展信息化檔案管理工作過程中，還必須要高度重視數據的安全性與隱私保護問題，制定嚴格的分級管理和身份驗證技術，營造檔案利用可信空間，實現檔案從采集到利用的全流程安全管理。總的來說，檔案數據共享治理體系的構建，不僅可以推動信息資源實現廣泛的共享和深度融合，進一步提升數字化檔案管理的運作效率和服務水平，還推動了數字中國等戰略的落實落地，為其他行業信息化發展提供經驗參考。

4.3構建數字化平臺

數字化管理平臺是現代技術與檔案管理深度融合的產物，也是實現檔案智慧化管理的基礎性工程。該平臺的創建可以全方位地滿足當前數字化管理的各項需求，包括檔案的收集、整理、簽署、審核、存儲、利用、借閱、共享、備份以及歸檔等環節。其優勢在于智能化，提供的強大工具可以自動完成一系列煩瑣的操作，讓檔案管理更加高效、透明和安全。首先，利用人工智能技術，如知識圖譜、自動識別以及Agent代理等，可以有效提升數字檔案資源的智能化程度，從而為檔案查詢及檢索工作帶來更多的便捷性。為了更好地滿足當代檔案管理的高要求，智能檔案檢索系統通過采用信息技術以及數字化工具，借助自然語言處理、智能代理以及知識圖譜等尖端技術來處理檔案數據，可以明確揭示數據間的內在關聯性。其次，通過構建系統橋梁，加強計算機系統與用戶之間的信息溝通。在開展檔案管理信息化工作的進程中，以應用智能檢索技術為基礎，創建自動匹配系統，精確捕捉用戶的檢索偏好和歷史記錄，進而根據用戶的需求提供有針對性且精準化的檢索建議。并且智能檢索技術不僅可以對傳統的結構化數據進行檢索，還可以對圖片、視頻等非結構化數據進行有效檢索，極大地提升了檔案的利用率。最后，數字化平臺可以提供相應的工具，自動完成整個文件審批、簽署和歸檔的流程，在減少手動勞動力需求的同時，顯著提高工作效率和減少大量的時間成本。另外，該平臺還可將文檔轉化為 PDF、JPG等格式，便于工作人員管理，并方便在需要時查看。通過諸如此類的創新舉措，使得檔案管理實現了從檔案采集、錄入、整理到借閱、利用再到檔案銷毀的完整閉環式管理。通過構建這樣的數字化平臺，將能夠實現檔案管理的數字化和智能化轉型，提高檔案管理的工作效率和服務水平。

4.4人才培養與團隊建設

一方面，加大對復合型人才的培養力度。在檔案管理信息化項目實施過程中，對于具備檔案領域專業知識與信息技術能力并重的復合型人才有著迫切需求。因此，應對檔案管理部門的員工進行高強度的信息技術培訓，以努力提升他們在信息化環境下的專業素養及操作技巧。此外，還需致力于挖掘和引進更多具備信息技術專長的優秀人才投身到檔案管理行業，為檔案管理信息化的創新發展注人源源不斷的人才動力。例如，高校可考慮增設檔案信息化相關專業課程，著力培養兼具檔案管理與信息技術雙重背景的專業化人才。而企事業單位則可通過舉辦內部培訓及交流活動，推動檔案管理從業者與信息技術專家間的知識共享與技能提升。另一方面，加強團隊協作，營造創新的文化氛圍。在檔案管理信息化創新的過程中，團隊的協同合作和創新文化的支持是至關重要的。因此，應當著力加強檔案管理團隊建設，培養團隊成員之間的協同合作精神和創新思維。同時，還需要營造一個鼓勵創新的文化氛圍和運行機制，以此激發團隊成員在創新上投注更大的熱情。例如，可以設立創新獎勵制度，對在檔案管理信息化創新方面表現出色的團隊成員給予表彰和獎勵。此外，還可以通過組織各類創新競賽和交流活動，以促進團隊成員間的創新經驗分享和思維碰撞。

總之，面對信息科技日新月異的蓬勃發展，為了應對檔案管理模式的轉型升級，確保檔案管理工作能夠緊跟時代步伐，滿足當前不斷增長的發展需求，同時推動檔案管理事業向更高層次發展，必須探索并開拓檔案管理信息化的創新發展路徑。因此，檔案管理從業人員應當抓住此契機，銳意進取，積極應用新興技術，從而有效應對檔案工作中可能出現的各種難題，進一步提升檔案管理工作的效率和品質。

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作者簡介：徐智林（1983—），大學學歷，四川省資陽市安岳縣退役軍人服務中心檔案館員。研究方向：檔案管理。