大數據時代事業單位檔案創新管理路徑探索

近年來，信息技術的發展改變了檔案管理的面貌，檔案轉型升級步伐加快。事業單位檔案資源是服務經濟社會和人民群眾的重要資源，知識界對其檔案管理研究已有一定的成果，多數側重于檔案歸集、人才培養、安全等實踐領域，但對大數據環境下事業單位檔案管理機遇與挑戰的研究稍顯不足，對新形勢下事業單位檔案管理如何適應新形勢的探討有待深化。《電子檔案管理規定》要求，組織機構應當積極應用新一代信息技術，不斷提高電子檔案管理的水平。鑒于實踐需要，本文從事業單位檔案管理面臨的機遇與挑戰出發，從檔案服務體系建設、開發利用和安全建設等方面探索創新路徑，以期為新時代事業單位檔案管理提供新的治理方向1。

1大數據時代事業單位檔案創新管理面臨的機遇與挑戰

1.1大數據時代事業單位檔案創新管理面臨的機遇

數智技術的發展和大數據時代的來臨，為事業單位檔案管理帶來了前所未有的發展機遇，主要體現在新思維、新方式、新資源、新設施、新能力等方面。一是新的管理思維應運而生。伴隨著檔案數據成為國家治理和公共服務的一部分，檔案管理方式需要從被動向主動轉，突破傳統固話思維的限制，樹立新的服務理念，以公共決策和群眾需求進行資源建設和利用能力的提高。二是新的管理方式應運而生。數字化模式實現了檔案資源的全生命周期管理，檔案智能化利用得以實現，數字安全防護能力顯著提高，推動新的檔案治理體系的建立。三是新的資源定位得以明確。檔案日益成為中國式現代化的戰略性資源，在資政襄政、服務人民群眾方面的基礎性作用逐步凸顯。四是新的基礎設施更加完備。人工智能、區塊鏈、“互聯網 + ”等技術深度融入檔案管理，檔案數據管理系統更加完善，檔案賦能作用越來越顯著。由此可見，推動事業單位檔案管理創新，塑造新的檔案治理體系，是新時期檔案工作發展的必然趨勢。

1.2大數據時代事業單位檔案創新管理面臨的挑戰

在以大數據為核心的新技術環境下，事業單位檔案也需直面新的挑戰。在思維層面，如何適應《檔案法》《檔案法實施條例》《電子檔案管理辦法》的要求，樹立依法治檔理念，構建多元協同的治理結構是事業單位檔案管理面臨的主要問題。在管理方式方面，如何盡快實現由傳統檔案管理模式向現代化治理方式轉型，保障檔案管理的連續性和有效性，是事業單位檔案創新管理的關鍵。在資源建設方面，如何發揮檔案在單位治理中的基礎性作用，構建共享平臺，破解“信息孤島”成為重要課題。在基礎設施建設方面，如何引導資金向數字化投人，改變事業單位檔案管理落后的面貌，是創新管理的必由之路。在能力建設方面，如何建設復合型人才隊伍，提升檔案管理的質量和水平，是檔案管理走向現代化、法制化的迫切需求。

1.3大數據時代事業單位檔案創新管理的意義

在當今數字化和信息化的社會環境中，有效的檔案數據管理不僅是單位運作的基礎，還是其創新能力的重要來源。一是提高檔案服務質量。檔案數據驅動科學決策，有效的數據管理能夠確保獲取準確、完整和實時的檔案數據支持，通過系統化的檔案數據收集和分析，管理者可以基于事實和數據做出決策，而非依賴直覺和經驗。二是優化資源配置。創新性的檔案數據管理能夠幫助單位優化資源配置，提升工作效率。通過數據分析，單位可以識別資源浪費和效率低下的環節，進行有針對性地改進。三是可溯源性保障。創新性管理是確保知識產權檔案真實性的關鍵舉措，運用數據溯源等技術，實現對知識產權檔案形成、存儲、利用等全流程可追溯、可還原。四是個性化服務。智能化的數據管理能夠幫助單位提供個性化的檔案服務，通過分析利用數據，單位可以了解利用者的偏好和需求，提供定制化的解決方案。

2大數據時代事業單位檔案的服務體系建設策略

2.1做好檔案資源規范化建設

一是完善“三合一”制度。“三合一”制度是規范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。事業單位要結合機構設置、文化背景和檔案資源狀況，高標準編制“三合一”制度，探索適合自身的檔案管理方法和制度，為建設覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的檔案資源體系提供基礎保障2。二是強化檔案歸集。按照文件歸檔要求和“真實、全面、準確”的原則，對收集的材料認真分析，分類整理，確保檔案無重復、無缺損、無遺漏，做到檔案資料應收盡收、應歸盡歸。

2.2建設“人工智能+”檔案數據庫

一方面，引入人工智能深度學習技術，找好事業單位檔案數據庫與人工智能的結合點，基于檔案數據資源特征，搭建具有分布式和集群式的檔案數據存儲模式。另一方面，發揮智能檢索、用戶畫像和推薦功能，提供更為個性化的服務。通過對用戶的行為數據和偏好數據進行分析，系統構建一個詳細的用戶畫像，幫助系統更好地理解用戶需求。系統能夠持續監測用戶的行為，及時調整推薦策略，確保推薦內容的相關性和新鮮感。同時，抓好數據資源供給，引人人工智能輔助，提升檔案開放的審核效率。利用人工智能輔助鑒定優勢，在對檔案數字化成果進行文字識別的基礎上，實現對檔案進行智能劃控，加速提升檔案開放審核的工作效率。

2.3建設檔案云平臺

建設融合智能感知、OCR、語言識別以及數據挖掘技術等檔案管理云平臺，提供數據采集、匯聚、治理和集成工具，為實現檔案資源綜合應用奠定基礎。具體來說，一是做好基礎層建設。搭建軟硬件基礎環境，包括計算、存儲、安全防護、網絡資源等，有助于圖像、語音、文字內容的智能識別和檢索，提升檔案收集整理、查詢、利用的工作效率。二是做好電子文件管理。采用電子簽章、CA認證、元數據、“四性”檢測等技術手段，保證電子資料合規有效，并滿足檔案利用要求。建立檔案精準服務系統向用戶提供最全面、及時、準確的各類檔案信息，結合新媒體平臺，開展線上與線下相結合的創新服務。

2.4建設高素質的檔案隊伍

系統分析檔案干部隊伍現狀，制定檔案業務培訓方案，圍繞檔案的收集、歸納、整理以及后期利用和維護，有計劃、有針對性地培訓。充分利用網絡教育平臺、現場教學等形式進行系統學習，以線上線下相結合的方式，提高檔案管理人員的專業技術水平。通過對考核結果的運用，引導檔案工作者牢固樹立正確的政績觀，明確工作主導方向和著力重點，將檔案管理工作做嚴做實。建立干部成長檔案，以能力為核心精準畫像，作為干部推薦、個人評優、職級晉升的一項重要參考，激勵干事創業、擔當作為、成長成才。

3大數據時代事業單位檔案的開發利用策略

3.1構建多維度檔案編研體系

檔案編研工作是事業單位檔案管理的傳統方向，也是檔案價值釋放的有效手段。構建全方位、多維度的編研體系，有利于檔案工作創新發展。一是做好資源摸底。根據編研涉及時間跨度大、資料數量多、工作量大的問題，統籌安排工作人員對檔案深入調查摸底，擬出查缺補漏清單，多渠道地開展收集整理，全面整合檔案編研材料，確保編研的完整性、系統性。邀請專業人員指導編研工作，為開展編研工作提供學術支持和指導。嚴格審核把關，牢牢把握檔案編研流程規范、內容保密等“質量關”，確保編研成果的真實性、準確性和權威性。二是主動統籌謀劃。建立專題檔案目錄，對照單位中心工作和經濟發展要求，收集整理特色檔案，充分發揮檔案在現代化轉型中的重要作用。三是打造特色編研精品。整合人力、物力和財力資源，集中力量開展聯合調研與項目合作，充分發揮各方的專業特長和資源優勢，打造具有辨識度、影響力的檔案編研成果，深度展現單位形象。

3.2推動檔案管理信息化轉型

《檔案法》對“檔案信息化建設”設專章，彰顯對檔案信息化工作的重視。面向大數據時代，推動信息化轉型升級是事業單位檔案效能提升的關鍵環節。一是構建新的檔案管理系統。建設滿足規范要求、涵蓋全流程的檔案管理系統，主要包括電子文件和電子檔案捕獲、收集、整理、保存、利用、統計、四性檢測、全宗管理等3。系統要具備優異的跨平臺性和擴展性、單套制文件歸檔和多終端兼容等功能。二是扎實開展分類管理。運用人工智能技術，加強對敏感和重點信息的分級分類，降低數據保護和管理成本。三是推進實時共享。進一步梳理和評估檔案數據資源，明確共享開放的數據范圍。牽頭建設共享檔案平臺，打破信息孤島，通過優化平臺界面設計，增強平臺的便捷性和友好性。加強與技術領先企業的對接，積極參與共享大模型的研究與實踐，降低使用難度，讓部門和社會公眾能夠輕松地接入平臺進行數據交換，形成數據的集群效應。

3.3發揮好檔案資政育人功能

緊扣中心工作和時政熱點，加強資政服務。研究經濟社會發展和單位發展情況，通過資政專報的形式，發揮檔案價值。整理重大節點的檔案文獻或選輯，總結治理規律和經驗做法，為上級提供有益參考。加強檔案宣傳引導，定期推出具有理論深度和教育意義的檔案資源，以新媒體形式展示，滿足人們群眾對優質檔案文化的需求。對新視頻檔案進行格式轉換，推出老照片或者經典視頻專題，讓人民群眾在檔案影像中感知社會變遷，激發愛家鄉的情懷。

4大數據時代事業單位檔案的風險防控策略

4.1建立“三位一體”的工作機制

完善的檔案管理機制是防范化解檔案風險的根本保障。一是健全安全機構。成立檔案安全管理領導小組，定期召開檔案安全工作會議，配備好安全管理人員，形成自上而下的檔案管理模式。二是健全管理制度。根據單位實際，結合國家有關規定，在檔案分級管理、開放審核、保密主責等方面做出規定，并及時更新本單位檔案工作責任制，從制度上保證檔案管理工作規范有序。三是完善資金保障。要進一步完善檔案安全投入機制，建立檔案事業與當地國民經濟統籌發展的經費增長機制，切實把檔案安全工作所需硬件、經費等納人制度化軌道，確保檔案事業投人有規可循、有章可依。要針對工作中存在的具體困難和問題安排專項經費，確保檔案安全工作順利開展。

4.2加快檔案數據備份管理

《電子檔案管理辦法》要求，加強電子檔案備份工作，制定電子檔案備份工作方案。數據安全管理和備份工作是事業單位檔案管理的首要任務。一是建立常態化的備份機制。明確不同崗位人員的數據操作權限，實行最小化授權原則，確保數據僅能被授權人員在授權范圍內使用。完善數據備份與恢復制度，定期對重要數據進行全量備份，并將備份數據存儲在安全的異地場所，以防止數據丟失或損壞。二是建立源頭風險防范機制。實行崗位權限設置分級管理、不相容崗位分離、合理授權、及時除權等，防范和化解檔案數據運行風險。三是建立數據安全培訓機制。定期組織數據安全培訓，向管理人員普及數據安全知識和法律法規，增強數據安全意識和操作技能。同時，積極開展數據安全應急演練，模擬數據被泄露等突發事件，有效檢驗并提高工作人員的應急響應能力。

4.3探索“區塊鏈+事業單位檔案”模式

區塊鏈是一個分布式共享信息的數據存儲交互體系，具有去中心化、全程留痕、可以追溯等特點，能夠解決信息不對稱的問題，實現多個主體之間的交互、協作與一致行動。一方面，要建立完善的數據采集機制。與各部門建立穩定的數據傳輸渠道，確保檔案數據得到實時、準確的采集，通過統一數據標準和接口規范，實現數據無縫對接和整合。另一方面，推動檔案數據上鏈存證，搭建區塊鏈平臺系統，對事業單位檔案上鏈，確保檔案數據的準確性和安全性。

結語

隨著信息技術的迅速發展，檔案數據已經成為現代社會的重要資源。檔案要素治理和安全保障是當今檔案事業發展的重要議題，二者共同決定了檔案資源開發利用如何為社會創造價值。事業單位檔案類型多樣、兼容性強，在創新發展過程中，既要重視對檔案資源本身的運用與理解，也要加強對檔案法規法律的貫徹執行，做到實踐與規范相結合。要重視檔案要素的價值和作用，加強新技術的應用力度，推動檔案從信息化邁向智能化。進一步建立完善的安全保障機制，實現事業單位檔案要素治理的可持續發展。

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作者簡介：田艷梅（1971—），大學學歷，榆林市防汛抗旱防滅火服務中心檔案管理員、中級職稱。研究方向：檔案管理。