社會保險檔案管理規范化開展路徑的相關思考

摘 要：隨著社會保險事業的快速發展，社會保險檔案管理的重要性日益凸顯。本文深入分析了社會保險檔案管理規范化的意義，探討了當前社會保險檔案管理中存在的主要問題，包括管理意識淡薄、管理制度不完善、信息化建設滯后、人員素質參差不齊等，并在此基礎上提出了一系列促進社會保險檔案管理規范化的有效路徑，旨在提高社會保險檔案管理水平，為社會保險事業的健康穩定發展提供有力保障。

關鍵詞：社會保險檔案；規范化管理；問題；路徑

社會保險檔案是對參保單位和個人在社會保險參保登記、繳費申報、待遇核定與支付等一系列活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。它是社會保險管理工作的重要基礎，對于保障參保人員權益、提升社會保險服務質量、促進社會保險事業可持續發展具有不可替代的作用。在當今信息化時代背景下，如何實現社會保險檔案管理的規范化成為亟待解決的重要課題。

1 社會保險檔案管理規范化的意義

1.1 保障參保人員權益

社會保險檔案詳細記錄參保人員的參保信息、繳費情況、待遇享受資格等內容。通過規范化的檔案管理，能夠確保這些信息的準確性、完整性和安全性，在參保人員辦理退休、醫療報銷、失業救濟等業務時，能夠及時、準確地提供依據，避免因檔案信息錯誤或缺失而導致參保人員權益受損[1]。

1.2 提高社會保險管理效率

規范的檔案管理可以使社會保險業務流程更加順暢。在參保登記、費用征繳、待遇核算等環節工作人員能夠快速查閱相關檔案資料，準確獲取所需信息，減少工作中的重復勞動和錯誤率，從而提高整個社會保險管理工作的效率和質量。

1.3 促進社會保險政策的制定與完善

社會保險檔案中蘊含著大量關于參保人群結構、繳費能力、待遇需求等方面的數據信息。對這些檔案數據深入分析和挖掘，可以為社會保險政策的制定者提供科學依據，使其能夠根據實際情況及時調整和完善社會保險政策，提高政策的針對性和有效性，更好地適應社會經濟發展的要求。

1.4 推動社會保險事業的可持續發展

完善的社會保險檔案管理體系是社會保險事業可持續發展的重要支撐。它有助于加強社會保險基金的監管，防范基金風險；有利于提升社會保險服務的公信力，吸引更多人參保，同時也為社會保險制度的長期穩定運行和改革創新奠定堅實基礎。

2 社會保險檔案管理進行中出現的問題

2.1 管理意識淡薄

在眾多社會保險經辦機構的運營過程中，部分機構對檔案管理工作的認知存在嚴重偏差。這些機構僅僅將檔案管理視為一項無足輕重的輔助性事務，沒有深刻領悟檔案管理在整個社會保險業務體系中所扮演的基礎性與保障性角色。在日常工作實踐里，這些機構往往把絕大部分精力和資源傾注于業務辦理的前端環節，如參保登記手續的快速辦理、繳費金額的準確核算與征收等，忽視了檔案管理工作中諸如資料的全面收集、科學整理、妥善保管以及高效利用等核心環節。這種管理意識的淡薄直接導致檔案管理工作所需的人力、物力和財力投入嚴重不足。在人力方面，可能僅安排少量非專業人員兼任檔案管理工作，這些人員往往缺乏系統的檔案管理知識與技能培訓，無法按照專業標準開展工作。物力上，檔案存儲設備簡陋，缺乏必要的防火、防潮、防蟲等設施，極易造成檔案資料的損壞與丟失。財力投入的匱乏則使得檔案管理信息化建設進展緩慢，無法跟上時代發展的步伐。

2.2 管理制度不完善

當前我國雖然已經構建了一定規模的檔案管理法律法規與規章制度框架，但專門針對社會保險檔案管理的法規制度卻顯得支離破碎、缺乏系統性與完整性。在國家層面，尚未出臺一部全面涵蓋社會保險檔案管理各個方面的權威性專門法律，這使得社會保險檔案管理在很多關鍵環節缺乏明確的法律指引與規范約束。在地方層面，社會保險經辦機構由于缺乏統一、細致且具有可操作性的操作規范與工作標準，導致檔案管理工作陷入混亂無序的狀態。檔案的分類、編號隨意性大，無法形成規范統一的工作體系，不利于檔案的有序存儲與管理。歸檔范圍界定模糊不清，導致部分重要檔案資料被遺漏在歸檔范圍之外，而一些無關緊要的資料卻被錯誤地歸檔，既浪費了檔案的存儲空間，又降低了檔案管理工作的效率。保管期限的規定不夠精準明確，使得一些已經超過保管期限且失去保存價值的檔案未能及時清理銷毀，占據了大量寶貴的檔案存儲空間，而一些需要長期保存的重要檔案卻可能因保管不善而受損[2]。

2.3 信息化建設滯后

當前社會保險參保人數呈幾何級數增長以及業務范疇的持續擴張，眾多社會保險經辦機構在檔案信息化建設上卻進展緩慢，尚處于起步摸索階段。首先，信息化基礎設施薄弱。許多機構的計算機設備陳舊老化，性能低下，無法滿足大規模的檔案數據處理與存儲要求。服務器的配置不足，在面對大量用戶同時訪問檔案信息系統時，容易出現系統卡頓甚至崩潰的現象。存儲設備容量有限，難以容納海量的社會保險檔案數據，導致數據存儲面臨困境。網絡通信設備落后，數據傳輸速度緩慢，嚴重影響了檔案信息的共享與傳輸效率。其次，檔案管理軟件功能存在諸多缺陷。現有的檔案管理軟件大多只能實現基本的檔案錄入與簡單查詢功能，對于復雜的檔案分類檢索、數據分析挖掘、電子檔案與紙質檔案的無縫對接等高級功能則難以企及。軟件的用戶界面設計不夠友好，操作流程煩瑣復雜，給檔案管理人員和業務人員的日常使用帶來極大不便，降低了工作效率。最后，電子檔案與紙質檔案的銜接不暢也是一大難題。在檔案管理實踐中，往往存在電子檔案與紙質檔案信息不一致的情況，這給檔案的真實性與可靠性帶來了巨大挑戰。同時，由于缺乏有效的關聯機制，在檔案利用過程中，難以實現電子檔案與紙質檔案的同步查閱與相互印證，嚴重制約了檔案信息資源的綜合開發與利用。

2.4 人員素質參差不齊

社會保險檔案管理是一項專業性工作，要求從業人員不僅要精通社會保險檔案管理業務與政策法規，還要能夠熟練操作各類檔案管理軟件與信息系統。當下部分檔案管理人員缺乏系統全面的檔案管理專業培訓，無法準確判斷資料的價值與歸檔范圍，難以按照科學規范的方法分類、編號與裝訂，不能有效采取措施確保檔案的安全與完整性。同時，由于社會保險業務的高度專業性與復雜性，一些檔案管理人員對社會保險政策的理解僅僅停留在表面，對業務流程的熟悉程度也極為有限。在待遇核定業務中，檔案管理人員由于對社會保險待遇政策缺乏深入了解，無法及時準確地提供參保人員的相關檔案資料，導致待遇核定工作出現延誤或錯誤，嚴重影響了社會保險服務的質量與效率。

3 社會保險檔案管理規范化的路徑

3.1 強化管理意識

3.1.1 加強宣傳教育。通過組織培訓、開展講座、發放宣傳資料等形式，向社會保險經辦機構工作人員以及參保單位和個人宣傳社會保險檔案管理的重要性，提高全社會對社會保險檔案管理工作的認知度和重視程度。使工作人員深刻認識到檔案管理工作不僅關系到自身業務的順利開展，更直接影響到參保人員的切身利益和社會保險事業的長遠發展。

3.1.2納入績效考核體系。將社會保險檔案管理工作納入社會保險經辦機構的績效考核指標體系，明確檔案管理工作的目標、任務和責任，對檔案管理工作成效顯著的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力、出現檔案管理事故的進行問責和處罰。通過績效考核的激勵和約束機制，促使工作人員增強檔案管理意識，主動做好檔案管理工作。

3.2 健全管理制度

3.2.1 完善法律法規。國家應進一步完善社會保險檔案管理法律法規，明確社會保險檔案的法律地位、管理原則、管理主體、管理職責、檔案利用與保護等方面的內容，為社會保險檔案管理工作提供堅實的法律依據。同時，各地應結合實際情況，制定相應的實施細則和配套制度，確保社會保險檔案管理工作有章可循、規范有序。

3.2.2 制定統一的管理標準。制定全國統一的社會保險檔案管理標準，包括檔案的分類標準、編號規則、歸檔范圍、保管期限、整理方法、數字化規范等。統一的管理標準有助于提高社會保險檔案管理的規范化水平，便于不同地區之間的檔案信息交流與共享，也有利于上級部門對下級部門的檔案管理工作進行監督和指導[3]。

3.2.3 建立健全檔案管理制度體系。社會保險經辦機構應建立健全涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環節的管理制度體系。明確檔案收集的范圍和時間要求，確保檔案資料的完整性。規范檔案整理的流程和方法，保證檔案的有序存放。加強檔案保管的安全措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。優化檔案利用的程序和權限，提高檔案信息的服務效能。完善檔案鑒定和銷毀的機制，及時清理無保存價值的檔案，節約檔案管理成本。

3.3 推進信息化建設

3.3.1 加強信息化基礎設施建設。加大對社會保險檔案信息化建設的投入，配備先進的計算機設備、服務器、存儲設備、網絡通信設備等信息化基礎設施，為檔案管理信息化提供硬件保障。同時要確保信息化系統的穩定性、安全性和可擴展性，能夠適應社會保險業務不斷發展和檔案數據量持續增長的需求。

3.3.2 開發完善檔案管理軟件。根據社會保險檔案管理的特點和業務需求，開發功能齊全、操作簡便、安全可靠的檔案管理軟件。該軟件應具備檔案錄入、整理、檢索、借閱、統計分析、數據備份與恢復等基本功能，同時要能夠實現與社會保險業務系統的無縫對接，保證電子檔案與業務數據的一致性和實時性。此外，還應注重軟件的用戶界面設計，提高軟件的易用性，方便檔案管理人員和業務人員的操作使用。

3.3.3 推進檔案數字化進程。加快對紙質社會保險檔案的數字化轉換工作，采用掃描、拍照等技術手段將紙質檔案轉化為電子檔案。在數字化過程中，要嚴格遵循檔案數字化的規范和標準，確保電子檔案的質量和真實性。同時，要建立電子檔案與紙質檔案的關聯機制，實現二者的同步管理和有效利用。對于新產生的社會保險檔案，應直接采用電子文件形式歸檔，逐步實現社會保險檔案管理的無紙化。

3.3.4 加強檔案信息安全管理。隨著社會保險檔案信息化程度的提高，檔案信息安全面臨著嚴峻挑戰。要建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統的訪問控制、數據加密、身份認證、病毒防范、漏洞修復等安全防護措施。定期對檔案信息系統進行安全評估和檢測，及時發現和排除安全隱患。同時，要加強對檔案管理人員和業務人員的信息安全培訓，提高其信息安全意識和防范能力，確保社會保險檔案信息的安全可靠。

3.4 加強人才隊伍建設

3.4.1引進專業人才。通過公開招聘、人才引進等方式，吸引一批具有檔案管理專業背景、熟悉社會保險業務、掌握信息技術的復合型人才到社會保險檔案管理隊伍中。這些專業人才能夠為社會保險檔案管理工作帶來新的理念、方法和技術，提升檔案管理工作的整體水平。

3.4.2加強培訓教育。針對現有檔案管理人員的知識結構和業務能力現狀，制定系統的培訓計劃，定期組織開展檔案管理業務培訓、社會保險政策法規培訓、信息技術應用培訓等。培訓內容要注重理論與實踐相結合，突出實用性和針對性。通過培訓，使檔案管理人員不斷更新知識，提高業務技能，逐步成為既懂檔案管理又懂社會保險業務的復合型人才。

3.4.3建立激勵機制。建立激勵機制對于提升社會保險檔案管理工作水平具有極為關鍵的作用。在薪酬待遇方面，可依據檔案管理人員的工作績效、專業技能水平以及承擔的工作任務量等因素，設立具有競爭力的薪酬體系，給予其高于平均水平的薪資增幅或績效獎金，以切實體現其工作價值。在職務晉升上，為檔案管理人員開辟專門的晉升通道，當他們在檔案管理工作中展現出卓越的領導才能、出色的項目管理能力以及對整體業務流程優化有突出貢獻時，優先考慮晉升其職務，使其能夠在更高的崗位上發揮更大的影響力。

在職稱評定中，充分認可檔案管理人員在社會保險檔案管理領域的專業成果與實踐經驗，適當放寬評定條件或給予額外加分，助力他們順利獲得更高職稱。積極鼓勵檔案管理人員投身檔案管理科研工作，設立專門的科研基金，支持他們開展諸如檔案數字化安全保障技術研究、社會保險檔案資源深度開發與共享模式探索等課題。

社會保險檔案管理規范化是社會保險事業發展的必然要求。通過強化管理意識、健全管理制度、推進信息化建設、加強人才隊伍建設等一系列路徑，不斷提高社會保險檔案管理的規范化水平，充分發揮社會保險檔案在保障參保人員權益、提高社會保險管理效率、促進社會保險政策制定與完善以及推動社會保險事業可持續發展等方面的重要作用，為構建更加公平、可持續的社會保險制度奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，2024.

[2]社會保險業務檔案管理規定（試行）[Z].人力資源和社會保障部、國家檔案局令第3號，2022.

[3]李財，檔案學概論[M].安徽大學出版社，2023.

作者簡介：劉曉玉（1972—），大學學歷，山西省孝義市社會保險中心館員，研究方向：檔案管理。