事業單位檔案分類優化策略研究

摘 要：本文深入探討了事業單位檔案分類的重要性，分析了當前事業單位檔案分類存在的問題，如分類標準不統一、類目設置不合理、信息化程度低等。并結合實際情況提出了相應的優化策略，包括制定統一規范的分類標準、合理設置檔案類目、加強檔案信息化建設、提高檔案管理人員素質等，旨在提高事業單位檔案管理水平，促進檔案資源的有效開發與利用，為事業單位的各項工作提供有力的信息支持與保障。

關鍵詞：事業單位；檔案分類；優化策略

事業單位作為我國社會公共服務體系的重要組成部分，在教育、醫療、科研、文化等諸多領域發揮關鍵作用。在其日常運營和長期發展過程中，會產生大量種類繁多、內容豐富的檔案資料，這些檔案記錄事業單位的歷史變遷、業務活動、科研成果、人員信息等重要信息，是事業單位寶貴的信息資源和無形資產。檔案分類作為檔案管理工作的基礎環節，其科學性、合理性直接影響到檔案的整理、保管、檢索、利用等后續工作的效率與質量。因此，深入研究事業單位檔案分類優化策略具有極為重要的現實意義。

1 事業單位檔案分類的重要性

1.1 便于檔案管理與保管

檔案管理工作涵蓋了檔案的收集、整理、編號、上架、存儲等一系列復雜且精細的環節。科學合理的檔案分類在此過程中猶如精準的導航系統，為檔案管理人員提供了清晰明確的操作路徑。在檔案整理階段，依據《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）等檔案工作規范規定的分類標準，工作人員能夠有條不紊地將各類檔案分別歸位，避免了混亂無序的堆放。

從檔案保管的角度來看，合理分類有助于制定針對性的保管策略。不同類型的檔案，其價值、載體特性、保存期限等可能存在差異。通過分類，能夠將具有相似保存要求的檔案集中管理，便于調控保管環境。對于一些珍貴的歷史檔案或機密文件，可以存放在專門的保險柜或恒溫恒濕的檔案庫房區域，確保其物理狀態的穩定，防止因環境因素導致的損壞或泄密。同時，分類也為檔案的定期清點、檢查和維護提供了便利，管理人員可以按照類別依次操作，提高工作效率并確保檔案保管工作的全面性與準確性。

1.2 提高檔案檢索與利用的效率

在當今快節奏的工作環境中，快速準確地獲取檔案信息對于事業單位的決策制定、業務開展、科研創新等工作至關重要。檔案分類是實現高效檢索與利用的基石。當工作人員面臨特定的工作任務或研究課題，需要查閱相關檔案資料時，合理的分類體系能夠使他們迅速確定檔案所在的類別范圍，從而大大縮短查找時間。在教育單位，如果教師需要參考以往的教學改革方案來制訂新的教學計劃，若檔案按照教學管理類別進行了細致分類，他們可以直接在該類別下的相關年份或項目子類別中查找，避免了在海量檔案中盲目搜索。

此外，準確的檔案分類有助于進行深度的信息挖掘與分析。通過對分類后檔案的系統梳理，可以發現不同檔案之間的內在聯系和規律，為單位的各項工作提供更具價值的參考依據。比如，在科研事業單位，對科研項目檔案的分類整理能夠清晰地呈現出項目的發展脈絡、研究成果的演進以及不同項目之間的技術關聯，這對于科研團隊開展新項目的選題、技術路線規劃以及避免重復研究等方面具有不可估量的指導意義，從而充分發揮檔案作為知識寶庫和信息源泉的重要作用[1]。

1.3 促進檔案資源的整合與共享

在全球信息化和社會協同發展的大趨勢下，事業單位之間以及事業單位與其他社會組織之間的交流合作日益頻繁。統一規范的檔案分類標準成為實現檔案資源整合與共享的關鍵前提。當不同單位采用相同或兼容的檔案分類體系時，檔案信息在不同主體之間的流動和交互將變得順暢無阻。在一個地區的公共衛生事業單位的網絡中，各單位按照統一的分類標準對疫情防控檔案進行整理，上級衛生管理部門可以方便地整合各單位的檔案數據，進行全面的疫情分析和防控策略制定，不同單位之間也能夠相互借鑒成功的防控經驗和案例。

這種檔案資源的整合與共享不僅有利于提升事業單位的工作效率和服務質量，更能夠促進整個社會公共服務體系的協同創新與發展。通過共享檔案資源，各單位可以在更廣泛的知識和信息基礎上開展工作，避免資源的重復建設和浪費，推動跨單位、跨領域的合作項目順利開展，從而形成一個相互促進、共同發展的良好生態環境，為社會公眾提供更加全面、高效、優質的公共服務。

2 事業單位檔案分類存在的問題

2.1 分類標準不統一

當前，我國事業單位檔案分類在標準層面，缺乏具有強制約束力的統一國家標準或行業規范。部分規模較大、管理意識較強的單位甚至自行制定分類標準，但這些標準往往基于自身獨特的組織架構、業務流程和管理需求，難以在其他單位復制推廣。而眾多中小規模事業單位，由于缺乏專業的檔案管理人才和完善的管理體系，其分類標準更是簡單隨意，甚至僅憑個別工作人員的主觀判斷分類。這種差異導致了在跨單位的檔案交流、協作以及檔案資源整合過程中面臨巨大的障礙。

2.2 類目設置不合理

事業單位檔案類目設置問題較為突出。一方面，不少單位的類目設置過于寬泛籠統。將大量不同業務性質、不同形成背景的文書檔案籠統地歸為一類，未進行進一步細分。這使得檔案在檢索時如同大海撈針，工作人員需要耗費大量時間逐一甄別排查，無法快速定位所需信息，嚴重影響了檔案利用的及時性和準確性。另一方面，部分單位走向另一個極端，類目設置過于繁雜瑣碎。為追求分類的精細化，設置了過多層級的類目和過細的子類目，不僅增加了檔案分類的初始工作量，還在日常管理中容易造成分類混亂。一些業務檔案類目層級過多，導致部分底層類目下檔案數量稀少，卻仍需單獨管理，違背了分類管理的經濟性和高效性原則[2]。

2.3 信息化程度低

在信息技術迅猛發展的時代背景下，事業單位檔案分類的信息化進程卻相對滯后。傳統手工分類方式在許多單位仍然占據主導地位。在檔案編號、關鍵詞提取等環節，手工操作難以保證準確性和一致性。一些事業單位引入檔案管理信息系統，由于功能單一，僅能實現基本的檔案目錄錄入和簡單得檢索，無法滿足復雜的分類管理需求。同時，由于系統建設初期缺乏整體規劃，與單位內部其他業務系統的兼容性較差，形成信息孤島，無法實現檔案信息與業務數據的有效對接與共享，極大地限制了檔案分類信息化的優勢發揮。

2.4 檔案管理人員素質有待提高

一些事業單位檔案管理人員的素質狀況不容樂觀。從專業知識結構來看，相當一部分管理人員缺乏系統的檔案學專業教育背景，對檔案分類的基礎理論、基本原則和先進方法了解有限。他們在實際工作中往往只能依據有限的經驗進行分類操作，難以應對復雜多變的檔案類型和業務需求。例如，在處理新型電子檔案或涉及多學科交叉的業務檔案時，容易出現分類錯誤或不恰當的情況。在信息技術應用能力方面，隨著檔案管理信息化的推進，雖然部分管理人員參加了一些信息技術培訓，但總體上仍難以熟練掌握和運用先進的檔案管理信息系統和相關信息技術工具。這導致在檔案信息化分類過程中，無法充分發揮信息技術的高效性和精準性，影響了檔案分類工作的整體效率和質量提升。

3 事業單位檔案分類優化策略

3.1 制定統一規范的分類標準

國家相關部門應盡快制定適用于事業單位的統一檔案分類標準，明確規定檔案分類的基本原則、方法、類目設置等內容，為事業單位檔案分類工作提供權威性的指導。在制定標準時，應充分考慮事業單位的多樣性和業務特點，兼顧不同行業、不同類型事業單位的實際需求，確保標準具有廣泛的適用性和可操作性。同時，各事業單位應積極貫徹執行統一標準，結合本單位的具體情況，制定詳細的檔案分類實施細則，確保檔案分類工作的規范化和標準化。例如，可以借鑒企業檔案分類的成功經驗，采用以職能分類為主、結合其他分類方法的綜合分類模式。首先按照事業單位的主要職能劃分大類，如行政管理類、業務活動類、科研類、人事類等。在大類下再根據檔案的形成年度、載體形式、內容主題等進一步細分小類，使檔案分類體系既具有系統性，又能滿足不同層次的檢索需求。

3.2 合理設置檔案類目

事業單位在設置檔案類目時，應遵循科學性、邏輯性、實用性的原則。首先，要對本單位的檔案資源進行全面的調查與分析，了解各類檔案的數量、內容、形成規律等，為類目設置提供依據。類目設置應層次分明、邏輯清晰，避免類目之間的交叉和重疊。在業務活動類檔案中，可以按照業務項目或業務流程設置二級類目，再根據具體的業務環節或文件類型設置三級類目等。同時，要注重類目設置的靈活性和擴展性，以適應事業單位業務發展和檔案資源變化的需求。對于一些新興業務或特殊檔案，可以預留適當的類目空間，以便在今后的分類工作中能夠及時納入。此外，在類目設置過程中，應廣泛征求單位內部各部門的意見和建議，確保類目設置能夠充分反映各部門的業務特點和檔案利用需求。

3.3 加強檔案信息化建設

3.3.1建立完善的檔案管理信息系統。事業單位應加大對檔案信息化建設的投入，選擇功能強大、操作簡便、兼容性好的檔案管理信息系統。系統應具備檔案分類管理、信息錄入、存儲、檢索、借閱、統計分析等基本功能，同時還應支持對不同類型檔案（如電子文件、紙質文件掃描件等）的統一管理，實現檔案信息的數字化、網絡化存儲與傳輸。在系統建設過程中，要充分考慮檔案分類的信息化要求，根據統一的分類標準和類目設置，在系統中建立相應的檔案分類目錄結構，實現對檔案信息的智能分類和自動標引，提高檔案分類工作的效率和準確性。

3.3.2推進檔案數字化工作。依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）的要求，加快對事業單位現有紙質檔案的數字化進程，采用先進的掃描技術和圖像處理技術，將紙質檔案轉化為電子文件，并按照檔案分類體系進行整理和存儲。在數字化過程中，要注重對檔案信息的質量控制，確保電子文件的完整性、準確性和可讀性。同時，要建立電子文件與紙質檔案的對應關系，方便檔案的查詢與利用。通過檔案數字化，不僅可以提高檔案檢索與利用的效率，還可以為檔案的長期保存和備份提供保障，降低檔案管理成本[3]。

3.3.3加強檔案信息安全管理。在檔案信息化建設過程中，要高度重視檔案信息安全問題。建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案管理信息系統的訪問權限控制、數據加密、備份與恢復等安全措施，防止檔案信息被非法訪問、篡改、泄露或丟失。同時，要加強對檔案管理人員的信息安全培訓，提高其信息安全意識和防范能力，確保檔案信息的安全與保密。

3.3.4提高檔案管理人員素質。首先，加強專業知識培訓。事業單位應定期組織檔案管理人員參加檔案學專業知識培訓，邀請檔案領域的專家學者或資深從業人員授課，系統學習檔案分類的理論知識、方法與技巧、檔案管理法規與標準等內容，不斷更新管理人員的知識體系，提高其檔案分類專業水平。培訓內容可以根據管理人員的實際需求和業務水平分層設置，針對新手管理人員著重進行基礎知識培訓，而對于有一定經驗的管理人員則側重于開展分類方法創新、疑難問題解決等方面的培訓。其次，提升信息技術應用能力。隨著檔案信息化的深入推進，檔案管理人員必須具備較強的信息技術應用能力。事業單位應組織相關的信息技術培訓，幫助管理人員掌握檔案管理信息系統的操作使用、電子文件管理、數據庫管理、網絡安全等方面的知識與技能。鼓勵管理人員積極參與信息技術與檔案管理融合應用的研究與實踐，探索利用大數據、人工智能等新興技術優化檔案分類工作的新途徑和新方法，提高檔案管理工作的智能化水平。最后，培養職業道德素養。檔案管理人員肩負著保護和管理單位重要信息資源的重任，必須具備良好的職業道德素養。事業單位應加強對檔案管理人員的職業道德教育，引導其樹立正確的價值觀和職業觀，增強責任心和使命感，自覺遵守檔案管理工作的各項規章制度，保守檔案秘密，確保檔案信息的安全與完整。同時，要建立健全檔案管理人員的考核評價機制，將職業道德表現納入考核指標體系，激勵管理人員不斷提高自身素質和工作水平。

事業單位檔案分類優化是一項長期而系統的工程，對于提高事業單位檔案管理水平、促進檔案資源開發利用具有極為重要的意義。通過制定統一規范的分類標準、合理設置檔案類目、加強檔案信息化建設以及提高檔案管理人員素質等一系列優化策略的實施，可以有效解決當前事業單位檔案分類工作中存在的問題，構建科學合理、高效便捷的檔案分類體系，為事業單位的各項工作提供有力的信息支持與保障，推動事業單位在新時代背景下實現更好更快的發展。

參考文獻

[1]黃霄羽，王健.檔案管理理論與實踐的互動發展——基于近30年檔案類核心期刊論文的統計分析[J].檔案學通訊，2018（06）：4-11.

[2]吳加琪.事業單位檔案管理信息化建設的實踐與思考[J].蘭臺內外，2022（21）：13-15.

[3]張美芳.數字時代檔案資源分類體系構建研究[J].檔案學研究，2020（05）：48-54.

作者簡介：崔瑩瑩（1987.01—），大學學歷，山東省利津縣林業發展服務中心館員，從事檔案管理工作。