大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化創(chuàng)新性管理路徑分析

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校檔案管理面臨著全新的機遇與挑戰(zhàn)。海量、多元的數(shù)據(jù)為檔案資源的深度開發(fā)與高效利用提供了可能，但當前高校檔案信息化管理存在理念滯后、基礎設施薄弱、安全隱患、數(shù)據(jù)質(zhì)量欠佳和人才短缺等問題。本文深入剖析了這些現(xiàn)狀，針對性地從意識理念更新、基礎設施升級、安全防護強化、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提升以及專業(yè)人才培養(yǎng)等方面，探索高校檔案信息化的創(chuàng)新性管理路徑，以期推動高校檔案管理工作順應大數(shù)據(jù)潮流，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案；信息化創(chuàng)新

高校檔案忠實記錄了學校全方位的發(fā)展脈絡，猶如一座信息富礦，積淀無數(shù)珍貴記憶與關鍵數(shù)據(jù)[1]。大數(shù)據(jù)浪潮洶涌來襲，打破了傳統(tǒng)管理模式應對檔案工作的平穩(wěn)節(jié)奏，數(shù)據(jù)體量呈指數(shù)級攀升、流轉(zhuǎn)瞬息萬變、類型繁雜多樣，使得舊有的模式力不從心。因此，借助大數(shù)據(jù)技術打破困局，運用數(shù)據(jù)挖掘算法，深挖檔案背后隱藏的規(guī)律與趨勢。搭建智能檢索系統(tǒng)，可讓檔案獲取一鍵即達。革新檔案管理，不僅是順應時代，更是賦能高校邁向治理新高度，為師生、社會呈上更優(yōu)質(zhì)服務的必由之路。在傳統(tǒng)模式下，高校檔案分類粗略、存儲分散，數(shù)據(jù)孤立難以整合分析，嚴重制約了檔案資源的深度開發(fā)[2]。如今借助大數(shù)據(jù)技術，檔案管理能夠突破這些瓶頸。一方面，通過數(shù)據(jù)清洗與整合，將碎片化的學籍、科研、行政檔案重塑為結構化數(shù)據(jù)集，提升數(shù)據(jù)的可用性；另一方面，利用可視化分析工具，把晦澀的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀圖表，為管理者呈現(xiàn)清晰的發(fā)展態(tài)勢。此外，高校與外部機構合作交流日益頻繁，檔案作為信息紐帶，經(jīng)大數(shù)據(jù)賦能，可安全、高效地實現(xiàn)跨部門、跨領域共享，讓高校在產(chǎn)學研協(xié)同中更具優(yōu)勢，真正發(fā)揮檔案在知識傳承、創(chuàng)新驅(qū)動中的核心價值，全面融入現(xiàn)代教育治理體系。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理的重要性

在高校發(fā)展的進程中，決策的科學性直接關乎學校的未來走向。大數(shù)據(jù)分析于高校檔案管理而言，宛如一把精準的“量尺”。整合歷年教學成果數(shù)據(jù)，能清晰洞察課程體系的優(yōu)勢與短板，讓招生計劃貼合實際生源需求與專業(yè)熱度，避免盲目擴招或縮招。學生就業(yè)數(shù)據(jù)反映出各專業(yè)在市場中的認可度和適配崗位類型，助力管理層精準投放資源，強化優(yōu)勢專業(yè)、扶持潛力專業(yè)[3]。科研項目進展檔案經(jīng)大數(shù)據(jù)梳理，可明確資金投入產(chǎn)出比、項目瓶頸高發(fā)階段，在規(guī)劃學科建設時，資金、人力分配都更有的放矢，徹底告別“拍腦袋”式?jīng)Q策，讓每一項決策都扎根于扎實的數(shù)據(jù)論據(jù)。像是以往師生查找檔案資料，猶如在浩渺的書海艱難尋珠，要穿梭于不同樓層、庫房，手動翻找登記冊，過程冗長煩瑣。而邁入大數(shù)據(jù)時代，信息化管理帶來了顛覆性的變革。借助智能大數(shù)據(jù)搜索引擎，師生只需在終端輸入關鍵詞，系統(tǒng)便能閃電般地定位目標檔案。想回溯自己多年前的某份課程作業(yè)，或是查詢導師最新發(fā)表的前沿學術成果，甚至是重溫某一堂精彩的教學課件，都無需漫長的等待。這種即時響應機制，極大地壓縮了等待時長，讓師生能將更多精力投入教學、學習與科研之中，服務體驗從被動拖沓邁向主動高效。可以說高校檔案庫是一座沉睡的知識寶藏，海量數(shù)據(jù)蘊含著無盡潛力。運用大數(shù)據(jù)挖掘算法，猶如點亮一盞盞探照燈，照亮那些隱匿的珍貴線索。校友發(fā)展軌跡被挖掘出來后，學校能追蹤畢業(yè)學子在各行各業(yè)的成長路徑，舉辦校友分享會、搭建校友幫扶網(wǎng)絡，傳承拼搏進取的校園文化。梳理專業(yè)興衰周期，從早期的專業(yè)設立背景、中期的師資與成果積累，到后期市場反饋，摸準脈絡，一方面維系老牌專業(yè)活力，另一方面前瞻性地布局新興專業(yè)，在拓展人脈資源的同時，巧妙優(yōu)化學校整體的學科布局，釋放檔案深層能量。

2 高校檔案信息化管理現(xiàn)存現(xiàn)狀

2.1 信息化管理理念滯后，基礎建設薄弱

在不少高校，一些高校領導與檔案管理人員長期習慣于舊有的工作節(jié)奏，將檔案單純視作靜態(tài)的資料堆積，僅滿足于基礎的收集與保存任務。他們沒有意識到大數(shù)據(jù)時代已然為檔案管理開啟了全新的“操作系統(tǒng)”，能深度重塑業(yè)務流程。檔案數(shù)據(jù)本可通過動態(tài)分析，實時反饋教學質(zhì)量和學生的學習動態(tài)，提前預警學業(yè)困難群體，輔助精準干預，可在傳統(tǒng)理念下這些功能統(tǒng)統(tǒng)被埋沒。正因如此，檔案部門在校園信息化的宏大敘事里逐漸失語，被邊緣化。開會商討信息化建設時，檔案部門常被淪為陪襯，資源分配輪不到，項目試點沒機會參與，發(fā)展愈發(fā)滯后，難以跟上智慧校園的前進步伐。資金短缺像一道難以跨越的溝壑，橫亙在高校檔案信息化建設的路上。硬件方面，老舊的服務器面對每日新增的海量教學檔案、科研數(shù)據(jù)，運算速度慢得像蝸牛爬行，存儲容量也頻頻亮起紅燈，要通過刪除舊數(shù)據(jù)來騰挪空間。掃描儀分辨率低，數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案圖像模糊不清，后續(xù)識別與利用困難重重。軟件層面更是不容樂觀，過時的檔案管理系統(tǒng)界面簡陋、功能僵化，僅能完成簡單的錄入、查詢操作，面對大數(shù)據(jù)復雜的關聯(lián)分析、可視化呈現(xiàn)需求，完全無能為力。新的大數(shù)據(jù)分析插件無法兼容，更新升級遙遙無期，檔案信息化建設只能在原地跛行，被時代的快車越甩越遠。

2.2 網(wǎng)絡安全存在隱患，數(shù)據(jù)參差不齊

高校檔案如裝滿機密的寶盒，教學方案、科研機密、師生隱私信息都收納其中。大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡環(huán)境愈發(fā)開放，檔案數(shù)據(jù)傳輸不再局限于校內(nèi)局域網(wǎng)，與外部合作、云端存儲等場景增多，危險也隨之成倍放大。黑客們?nèi)缤堤幍墨C手，時刻覬覦這些寶貴數(shù)據(jù)，稍有疏漏就會發(fā)起攻擊。惡意軟件偽裝成正常程序，悄悄潛入校園網(wǎng)絡，試圖竊取關鍵信息。當前許多高校的安全防線漏洞百出，數(shù)據(jù)加密技術應用極為有限，檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡傳輸時近乎“裸奔”，訪問控制形同虛設，校內(nèi)校外人員權限劃分不明，隨便一個賬號就能訪問核心檔案庫，信息安全危如累卵，一旦泄露，將給高校聲譽、師生權益帶來滅頂之災。高校檔案數(shù)據(jù)的源頭極為分散，教學部門、科研團隊、行政科室各自為政。教學崗錄入學生成績時，格式五花入門，有的用百分制，有的換算成等級。科研成果登記，有的詳細備注項目參與度，有的則一筆帶過關鍵信息。這種混亂局面直接導致數(shù)據(jù)質(zhì)量失控，準確性無從談起，一份檔案里前后矛盾的數(shù)據(jù)屢見不鮮。完整性缺失嚴重，關鍵信息時常留白。一致性更是奢望，相同類型數(shù)據(jù)在不同檔案里模樣各異。海量的“問題數(shù)據(jù)”混入分析流程，大數(shù)據(jù)分析算法再精妙，也難以產(chǎn)出靠譜的結論。本應挖掘的學科發(fā)展趨勢、學生成長規(guī)律，都被劣質(zhì)數(shù)據(jù)攪得模糊不清，檔案資源的利用價值大打折扣。

2.3 專業(yè)復合型人才匱乏，教師能力不夠

在檔案管理領域，嚴峻的人才“斷層”難題已成為制約行業(yè)發(fā)展的關鍵瓶頸。復合型人才的稀缺猶如珍稀物種般的存在，懂檔案學專業(yè)精髓又能玩轉(zhuǎn)大數(shù)據(jù)技術的專業(yè)人士實在太少。老將與新兵，在這個領域里都有著各自的困境。資歷深厚的老同志懷揣多年積累的實操經(jīng)驗，是檔案管理歷程的見證者與推動者。新興的大數(shù)據(jù)工具卻讓他們有些力不從心。面對復雜的軟件界面、繁多的操作指令，即便有著豐富的閱歷，也難免手忙腳亂，學習的步伐跟不上技術更新的節(jié)奏。反觀年輕群體，本應是注入活力的新鮮血液，卻出現(xiàn)補給不足的狀況。檔案管理部門對年輕人才的吸引力有限，使得朝氣蓬勃的大數(shù)據(jù)理念、前沿技術難以在這片土壤扎根。雪上加霜的是校內(nèi)的信息技術培訓，毫無章法可言。課程安排零散隨意，缺乏長遠的系統(tǒng)規(guī)劃。理論知識講得滔滔不絕，實操練習卻寥寥無幾，學員們聽過就忘，又或是一頭扎進單一軟件的教學，視野狹窄，難以搭建完整的知識架構。如此一來，人員的知識短板暴露無遺。新的數(shù)據(jù)挖掘軟件無人問津，可視化數(shù)據(jù)分析工具布滿灰塵，檔案管理的創(chuàng)新實踐被死死困住，如同在波濤洶涌的大數(shù)據(jù)浪潮里失去航向的孤舟，找不到突破困境與破浪前行的航道，只能在原地徘徊。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化創(chuàng)新性管理路徑

3.1 理念重塑與基建強化

3.1.1于大數(shù)據(jù)時代的宏大敘事中，高校檔案管理的轉(zhuǎn)型，理念革新是先行軍，基礎設施則為承重墻。重塑大數(shù)據(jù)意識，絕非形式上的跟風，而是深度的思維重構。高校應構建常態(tài)化的學習機制，定期開展諸如大數(shù)據(jù)專題研習班，邀請學界權威、行業(yè)先鋒分享前沿理論與實操案例，促使檔案管理人員深度浸潤于大數(shù)據(jù)知識體系。利用校內(nèi)融媒體平臺，發(fā)布深度解讀文章、制作科普短視頻，立體式傳播大數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案管理變革的邏輯與愿景，凝聚全員共識。高層管理者更需站在戰(zhàn)略制高點，將檔案大數(shù)據(jù)建設融入學校中長期發(fā)展規(guī)劃，細化各階段目標與資源配額，為檔案部門轉(zhuǎn)型錨定方向。

3.1.2硬件設施升級，是承載海量檔案數(shù)據(jù)的物理底盤。高校需拓寬資金籌措渠道，積極爭取專項撥款、社會捐贈，購置高性能的服務器集群，以分布式架構應對爆發(fā)式增長的數(shù)據(jù)量。引入磁盤陣列、云存儲服務，搭建彈性存儲體系，適配檔案數(shù)據(jù)長期存儲與動態(tài)擴容需求。配備高精度、高速度的數(shù)字化掃描設備，提升檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化效率與質(zhì)量。軟件選型或定制，則要貼合高校檔案管理的復雜業(yè)務場景，引入融合人工智能、區(qū)塊鏈技術的先進系統(tǒng)，集成數(shù)據(jù)挖掘、智能檢索、可視化呈現(xiàn)功能，重塑檔案業(yè)務流程，實現(xiàn)管理效能的指數(shù)級躍升。

3.2 安全防護與質(zhì)量管控

高校檔案信息作為知識資產(chǎn)與隱私集合體，在大數(shù)據(jù)的開放性架構下，安全防護與數(shù)據(jù)質(zhì)量把控是兩條不容逾越的紅線。安全制度建設，需秉持精細化、前瞻性原則。制定分級分類的檔案數(shù)據(jù)訪問權限體系，從普通用戶的只讀權限，到核心管理人員的全流程操作權限，皆有明確規(guī)范。配套應急響應預案，基于風險評估預設網(wǎng)絡攻擊、數(shù)據(jù)被泄露等突發(fā)場景的處置流程，確保損失最小化。技術層面，融合防火墻、入侵檢測/預防系統(tǒng)、加密傳輸協(xié)議等多重防護手段，為檔案數(shù)據(jù)傳輸與存儲披上“加密鎧甲”。運用生物識別、數(shù)字證書等身份認證技術，構建多因子身份驗證機制，筑牢訪問安全防線。定期開展第三方專業(yè)審計與內(nèi)部自查，動態(tài)監(jiān)測系統(tǒng)漏洞與安全性能波動，持續(xù)迭代防護策略。數(shù)據(jù)質(zhì)量管控始于標準的制定。由檔案部門統(tǒng)籌，聯(lián)合教務、科研、行政部門協(xié)同研討，出臺涵蓋檔案全生命周期的標準規(guī)范，從數(shù)據(jù)錄入格式、分類編碼規(guī)則，到元數(shù)據(jù)描述模板，統(tǒng)一標準，消除數(shù)據(jù)的異構性。借助專業(yè)數(shù)據(jù)清洗工具與算法，對存量檔案數(shù)據(jù)開展深度清洗，糾正邏輯錯誤、剔除冗余重復，通過數(shù)據(jù)標準化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式、語義的一致性。構建長效數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制，設置獨立的數(shù)據(jù)質(zhì)量專員崗位，基于預設的數(shù)據(jù)質(zhì)量指標體系，周期性巡檢新錄入的數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)分析算法實時監(jiān)測運行數(shù)據(jù)異常，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量瑕疵能被及時捕捉、修正，為大數(shù)據(jù)分析筑牢數(shù)據(jù)根基。

3.3 人才賦能與創(chuàng)新驅(qū)動

3.3.1復合型專業(yè)人才，是解鎖高校檔案大數(shù)據(jù)價值的關鍵密碼。人才引進環(huán)節(jié)，高校應出臺極具競爭力的攬才政策，設置高額安家費、科研啟動經(jīng)費，開辟職稱評定快速通道，吸引計算機科學、數(shù)據(jù)分析、信息管理等專業(yè)的高精尖人才投身檔案事業(yè)。這不僅是補充新鮮血液，還是植入創(chuàng)新基因，帶動團隊思維碰撞與知識外溢。內(nèi)部人才培育，需構建體系化培訓課程與繼續(xù)教育支持計劃。設計分層分級的大數(shù)據(jù)技能培訓體系，從基礎編程語言、數(shù)據(jù)庫操作，到進階的數(shù)據(jù)挖掘算法、大數(shù)據(jù)平臺運維管理，按需施教。鼓勵員工參與校外專業(yè)研修班、學術研討會，考取行業(yè)認可度高的專業(yè)資質(zhì)證書，學校給予學費補貼、學假支持，激發(fā)員工自我提升的內(nèi)驅(qū)力。

3.3.2搭建實踐與交流平臺，是人才能力孵化與視野拓展的關鍵舉措。在校內(nèi)建設檔案大數(shù)據(jù)實驗室，模擬真實業(yè)務場景，設置數(shù)據(jù)建模、算法應用、可視化項目實踐，讓檔案人員在干中學、學中干。積極組織參與行業(yè)高端峰會、校際交流合作項目，鼓勵人員發(fā)表學術成果、分享實踐經(jīng)驗，促進知識共享與經(jīng)驗借鑒，激活高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)生動力，驅(qū)動檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的創(chuàng)新賽道上加速奔跑，深度融入高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。可以說高校檔案管理置身大數(shù)據(jù)浪潮，理念滯后則錯失機遇，基建薄弱難以承載變革，安全與質(zhì)量存在漏洞將致功虧一簣，人才匱乏更是創(chuàng)新無以為繼。唯有全方位協(xié)同推進這三條核心路徑，才能編織起嚴密的檔案信息化管理網(wǎng)絡，激活檔案深層價值，助力高校在數(shù)字化時代行穩(wěn)致遠。

結語

大數(shù)據(jù)賦予高校檔案管理前所未有的發(fā)展契機，它如同一把萬能鑰匙，解鎖了檔案沉睡的海量價值。保障安全維度，除常規(guī)技術防護，還應定期模擬網(wǎng)絡攻擊演練，提升應急處理能力，筑起密不透風的安全墻。管控質(zhì)量環(huán)節(jié)，建立動態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量評估體系，依據(jù)教學、科研新動向及時校準標準，保障數(shù)據(jù)鮮活可用。只要高校錨定這些方向，真抓實干，定能打破舊有枷鎖，催生出集智慧、高效于一體的檔案管理新生態(tài)，讓檔案成為高校發(fā)展的強勁助推器，源源不斷地為社會輸送知識養(yǎng)分。

參考文獻

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作者簡介：谷波（1978－），大學學歷，南陽醫(yī)學高等專科學校第一附屬醫(yī)院館員，主要研究方向：檔案管理、檔案信息化。