《檔案法實施條例》背景下醫院檔案收集與利用的思考

摘 要：《檔案法實施條例》從理論高度和實踐維度對檔案工作提出了新的要求，是指導檔案工作走向現代化、走向法治化的規范性文件。對于醫院來說，做好檔案收集與利用具有歷史、文化和經濟等方面的意義，但也面臨著收集質量不高、技術應用不到位、開發服務方式落后、互聯與隱私保護問題突出等問題。醫院需要加強制度建設、推進電子檔案規范化建設、轉變檔案服務方式和強化資源開發方面努力，實現醫院檔案資源體系和利用體系現代化，彰顯檔案在推動醫院轉型升級中的作用。

關鍵詞：醫院；檔案收集；利用

《檔案法實施條例》為加快醫院檔案在法治軌道上向更高質量邁進提供基本遵循。伴隨信息技術的發展，醫院檔案管理環境發生顯著變化，檔案收集與利用面臨新的治理困境。為適應時代發展和新醫改需要，醫院要按照《檔案法實施條例》要求，完善檔案治理結構，提高檔案技術應用水平，提高檔案收集力度，保障檔案工作高質量開展。

1 新時代做好醫院檔案收集與利用的重大意義

隨著醫院高質量發展的不斷深入，檔案管理在醫院績效考核、行政決策等方面發揮著越來越重要的作用，要深刻認識檔案的時代價值，從思想上擺脫傳統觀念的束縛，轉變工作思路，推進醫院檔案治理體系現代化。

1.1 有利于更好地發揮檔案的歷史價值

檔案是歷史的真實記錄，具有獨特的存史價值，是研究醫院發展的第一手資料，也是服務人民群眾健康、提高診療水平的關鍵性素材。如音視頻檔案作為新類別，形象生動地記錄了各類重大活動和事件，具有重要的教育意義。醫院體制改革的文書、視頻、圖像等檔案是社會發展的“活檔案”，對研究醫保政策、改革歷程和歷史查考具有重要作用。把檔案資源收集好、整理好是新時代檔案工作的根本任務，醫院將重要史料進行歷史研究，有利于把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，推動醫院高質量發展。

1.2 有利于更好地發揮檔案的文化價值

醫院檔案是傳播優秀文化和思想的重要載體，具有啟發人、教育人的作用。檔案中的文化活動，彰顯精神文明發展程度和人民群眾的精神世界，具有地域文化研究價值。檔案中的圖像、符號體現著濃厚的醫院文化因素，在文化建設中發揮著重要作用。因此，開發利用好醫院檔案的文化價值，有助于推動精神文明建設，以優秀文化引導人、教育人，營造和諧的社會氛圍。

1.3 有利于更好地發揮檔案的經濟價值

檔案記錄著基礎設施、診療水平、醫療條件發生的翻天覆地的變化，特別是重大疾病診療、重要突發事件應急處置檔案，對于社會發展具有參考價值。及時、準確地收集齊全、規范整理重大疾病控制檔案，可以系統掌握疾病產生的環境、周期規律和用藥結構，有利于減輕群眾的負擔和提升治療精準度。醫院檔案臨床試驗數據，對于新藥研發和安全性評估具有指導性價值。因此，整理好醫院檔案既能在深層次上賦能經濟發展，也能促進人民群眾的身體健康。

2 新時代醫院檔案收集與利用工作中存在的問題

隨著新技術的不斷應用，檔案收集與利用的智能化程度不斷提升，但是受傳統思維和治理方式的影響，檔案資源建設和利用體系建設還存在不少薄弱環節。

2.1 檔案收集質量不高

一是無法按時歸檔。檔案材料分散在各部門，且檔案人員身兼數職，常態化收集歸檔意識缺乏，歸檔期限內無法高效完成工作。管理部門需要與各部門負責人逐一對接，對檔案收集范圍和標準進行核實，增加了工作量和歸檔難度。二是材料不齊全不完整。文書檔案歸集質量較高，音視頻、病案、臨床檔案不完整現象突出。檔案分類不合理，簡單堆放問題突出，導致移交時部分檔案缺失。電子檔案管理系統在線歸檔不夠及時，有的檔案提交不成功，造成資料缺失。三是檔案質量不過關。檔案移交時對歸檔材料的序號、主題、擺放順序、頁碼標記都有明確要求，但是由于工作人員綜合素質不高，對檔案標準理解有偏差，加之管理部門未進行充分的指導，歸檔材料需要重新整理，降低了工作效能。

2.2 信息技術應用不到位

信息技術在檔案收集與利用中發揮著突出作用，但是醫院檔案治理對新技術的應用還有待加強。一是數據挖掘技術的應用不夠有力。數據挖掘涵蓋文本、圖像、視頻等多個領域，能夠有針對性地進行資源深度剖析。比如，對圖像的深度提取與解析，挖掘具有重要價值的圖片檔案。對視頻內容的分析，可以提煉出視頻的主題與關鍵信息。二是語義分析技術使用力度不夠。該技術有利于分析檔案文本的上下文關系，為檔案利用提供智力支持。比如，通過對檔案文本的分析，快速進行檔案分類，同時分析文本中的關鍵信息，為利用者提供有益參考。三是多媒體處理技術使用不到位。該技術有利于監測和修復音視頻檔案中的破損和污點，延長檔案存儲和使用壽命。比如，圖像識別可以對歷史照片進行分類，以便于管理人員快速找到有關信息。

2.3 檔案開發服務方式落后

一是檔案服務方式有待提高。醫院檔案重管理、輕利用的觀念尚未轉變，以“需求”為導向的資源建設與治理結構沒有真正建立起來，檔案服務被動化、低效化突出。目前檔案服務依然采取線下形式，檔案數據多跑路落實不夠。醫院可以推出線上辦理病案復印業務，患者或家屬可通過手機端提交病案復印郵寄申請，完成線上支付，病案復印件郵寄到家。此項服務可減少患者或家屬線下辦理業務的交通成本及等待時間，提高檔案服務效率。二是檔案開發質量較低。檔案資源對提高醫院社會形象、增強軟實力具有重要作用，是院史修訂、宣傳展示、精神文明建設的參考資料。但是醫院對檔案的價值挖掘和時代闡釋力度不夠，未能發揮檔案資源的助推作用。在院史修訂中多數是原始文件的展示，并未對其隱含的精神品格、時代精神進行梳理。音像檔案挖掘不充分，在重大節日宣傳上未融入檔案元素等，需要大力挖掘好檔案背后的故事，讓檔案綻放時代光芒。

2.4 檔案互聯與隱私保護問題突出

一是檔案互聯存在梗阻。醫院各門類檔案技術標準不統一，導致檔案資源共享存在障礙。由于存儲方式、數據格式、轉換形態的不同，檔案資源在收集時面臨著較大的困難。醫院的病案檔案與文書檔案存儲在不同的管理系統，兩類檔案在數據質量方面的差異性不利于互聯互通工作的開展。二是隱私保護亟需加強。醫院檔案中個人信息豐富，在收集與利用中必須把檔案安全放在首要位置。在收集過程中，需要對病案檔案進行分類和提取，但是這些信息關系患者的個人隱私，如果不加以保護，會給患者帶來不必要的麻煩。在檔案利用過程中，需要對檔案深度加工以提取有價值的信息，有可能侵犯患者或用戶的隱私權。

3 《檔案法實施條例》背景下醫院檔案收集與利用的有效途徑

醫院要按照《檔案法實施條例》要求，推進數字技術與檔案業務的深度融合，提高數字化、智能化服務水平，強化數字化能力建設，促進檔案資源互聯互通、按需共享、高效協同，打造現代化檔案治理新體系。

3.1 堅持以制度建設為根本，努力把體制優勢轉換為轉型動力

《檔案法實施條例》指出，應當加強本單位的檔案工作，履行檔案工作的主體責任，保障檔案工作依法開展。一是落實好“三合一”制度。對醫院檔案合理區分，統一不同門類、載體或形式檔案的分類方法，確保檔案分類科學合理。明確文件材料歸檔范圍，按照各門類檔案整理規范要求，依據文件材料能夠全面、系統地反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的原則，明確各門類文件材料檔案范圍。準確劃分檔案保管期限，全面科學地分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值、查考價值，依據各門類檔案保管規定，準確地判定檔案保管期限，提升檔案管理標準[1]。二是制定檔案管理標準。結合醫院檔案管理實際，規范機關檔案門類劃分、統一檔案分類方法、理順檔案整理要求，形成檔案管理準則，不斷提高檔案治理水平。三是加強組織領導。醫院要成立檔案工作領導小組，主要負責人抓全面統籌，分管領導抓具體推進，責任科室抓工作落實，做到橫向有人抓，縱向責任明確。四是加強檔案人才隊伍建設。安排責任心強、業務能力好的人員擔任檔案管理工作，常態化地開展檔案管理人員的業務培訓，提高業務能力和專業素質，增強工作實效，準確掌握檔案的形成與收集、整理與歸檔、鑒定與利用各項管理規范，把培養專業的檔案管理人才隊伍作為提高檔案管理水平的重要抓手[2]。

3.2 堅持電子檔案規范化建設，充分激發檔案資源建設體系的活力

《檔案法實施條例》明確規定，應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，實現對電子檔案的全過程管理。當前，醫院電子檔案已成為收集的重點，需要完善電子檔案資源管理體系建設。一是建設完善的電子檔案數據系統。探索電子文件全生命周期歸檔的管理模式，建設數字檔案室一體化平臺，與醫院其他數據管理系統對接開發預歸檔模塊，打通數據通道，將電子文件生成、辦理全過程打包形成預歸檔數據包，傳輸到一體化平臺進行檔案整理與“四性”檢測，再自動分發到電子檔案管理系統歸檔保存，實現電子文件歸檔全流程管理[3]。二是做好開放共享。建設大數據治理平臺，對已有電子檔案進行治理加工和脫敏脫密處理，并按各部門意見實施開放建設。要編制共享電子檔案清單，各相關部門對目錄名稱、共享屬性、開放屬性、更新周期等內容進行確認。加強專題檔案數據庫建設，聚焦醫院重點工作，圍繞新醫改和群眾需求，聚焦社會熱點、難點問題，通過群眾利用率與數據監測對比分析，形成高質量檔案數據專題庫，更好地服務查詢利用。三是強化電子檔案質量管理。按照《電子檔案管理規定》，做好電子檔案編目、分類分級等源頭治理，強化源頭更新情況監管。定期對電子檔案開展質檢、清洗、轉換、多源校核等工作，結合檔案服務應用中發現的問題，及時跟蹤處理，實現電子檔案質量閉環管理。

3.3 加強新技術應用力度，推動檔案服務提質增效

《檔案法實施條例》指出，鼓勵有條件的單位開展文字、語音、圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發利用。醫院要加強新技術和檔案利用的深度融合，實現“場景優先”，探索形成低門檻推廣的場景應用范式，實現新技術賦能檔案管理的“破”與“立”。一是構建自動化分析平臺。實現檔案資源的自動分析、自動推送、自動預警，進行電子檔案的自動分類，減少人工干預。在收集各環節均設置審核、確認和提示，為檔案人員提供相對統一的收集思路和標準，減少因個體差異導致的歸集不統一問題。二是完善智能輔助功能。通過人工智能技術，進行初步檔案價值分析，預測檔案的使用價值。加強大數據等技術的應用。比如，數據挖掘、自然語言處理、圖像識別技術等實現圖像、聲音等文字轉換，去除虛假、無價值的檔案信息，提升檔案服務的針對性。三是以新技術賦能檔案安全管理。對檔案利用進行全方位、全周期的動態監督，嚴把查檔的受理、流轉、辦理等流程節點，全程留痕回溯。構建定期自查、逐級評查、重點抽查的機制，運用人工智能技術對利用數據進行比對、分析，發現異常時發出警告，確保檔案資源絕對安全。

3.4 強化檔案資源價值挖掘，更好地服務于醫院改革發展

《檔案法實施條例》指出，促進檔案文獻出版物、檔案文化創意產品等的提供和傳播。醫院要把釋放檔案價值作為利用工作新的發展方向，發揮好檔案資源賦能中心工作的作用。一是加大檔案文化產品開發。結合年度重大活動以及重要時間節點，充分挖掘利用珍貴歷史資料的新價值，撰寫相關文章或出版編研成果[4]。積極做好年度國際檔案日宣傳活動，推出現場宣傳、媒體宣傳、發布檔案文化產品、舉辦征文比賽、視頻培訓等多項活動，全方位展示醫院歷史沿革、發展歷程及現實成績，大力宣傳醫院檔案文化，提高檔案意識。二是在圍繞中心上下功夫。管理部門要圍繞醫院創新發展，展現檔案時代的價值。比如，深入挖掘檔案中的文化基因，提煉單位的干事創業精神，為醫院文化建設提供更多檔案元素。梳理醫院在發展中的瓶頸性問題，對相關檔案資料進行研究，總結治理經驗與智慧，為解決問題提供決策性參考。三是做好檔案安全管理。安全是檔案利用的底線，加強開放檔案資源的審核力度，守牢檔案事業發展的安全底線。

結語

收集與利用是醫院檔案工作的中心環節。要扎實推進《檔案法》和《檔案法實施條例》貫徹實施，統籌高質量發展和高水平安全，加大檔案工作數字化轉型和現代化建設力度，全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設。要把流程再造和科技賦能作為重點突破口，深入查找問題困境，挖掘檔案價值內涵，促進檔案工作健康發展。

參考文獻

[1]李曉雪.檔案收集與歸檔工作中的問題及對策研究[J].辦公室業務，2024（12）：19-20.

[2]顏金，朱峰.地方政府文化治理能力現代化的路徑探討[J].決策與信息，2022（08）：04-05.

[3]黃華陽.檔案數據護理賦能的思維意象與行動具象[J].檔案學研究，2024（03）：04-09.

[4]田雨婷.高校檔案文創開發研究[N].河南經濟報，2024（08）：03.

作者簡介：歐海梅（1979.06—），大學學歷，廣西南寧市第九人民醫院館員，研究方向：醫院檔案信息共享與互聯。