數字化背景下科研檔案創新性管理策略分析

摘 要：本文從數字化時代科研檔案管理的核心要義出發，研究發現科研檔案管理存在數據采集標準不統一、治理體系不夠完善、安全風險較高、服務能力有待提高等問題。為適應大數據時代的要求，科研檔案管理需要在完善科研檔案治理體系、創新檔案資源建設方式、搭建共享機制、加強科研檔案數據分析、強化資源安全保護等方面進一步深化管理工作，打造科研檔案管理新體系。

關鍵詞：數字化；科研檔案；管理策略

《科學技術研究檔案管理規定》指出，科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物[1]。科研檔案是科技強國建設的重要推動力，在服務科技創新方面發揮著基礎性作用。面對新技術的廣泛應用，創新科研檔案管理方式顯得至關重要。

1 數字化背景下科研檔案創新性管理的核心要義

在新一代信息技術的引領下，科研檔案已成為新的生產要素。因此，推動科研檔案管理轉型升級，激活檔案要素潛能，既是檔案事業發展的必然要求，也是科技創新的時代要求。

1.1 非結構化數據的挖掘闡釋

科研檔案中存在大量的非結構化數據。這些數據中蘊含著豐富的信息資源，利用數據可視化工具能夠幫助利用者快速了解科技前沿問題、預測發展趨勢并提供新的研究方向。借助自然語言處理技術、模式識別、數據挖掘等技術，對文本、音視頻、圖像等進行知識抽取和語義分析，將非結構化檔案數據中的關系、概念進行知識化表達，與結構化數據共同建立科研檔案數據庫，大幅度提高科研檔案知識挖掘的精準度和利用效率。

1.2 檔案主題內容的自動抽取

傳統的科研檔案編目著錄大多采用受控詞表，對檔案的知識主題揭示不夠充分。伴隨新技術的發展和融合，模糊查詢、個性化推薦備受推崇，突破傳統檔案查詢的局限，全面揭示檔案主題的知識性與語義關聯顯得至關重要。

目前，知識圖譜技術已較為成熟，它通過對各種類型的檔案主題進行標引、分類、規范化等加工，將科研檔案數據主題中的關鍵詞進行抽取，并準確、快速地將各種類型的數據文件標準化，實現模糊化標題的分類入庫，形成可應用的標題數據庫，既有利于文檔的快速檢索，也有助于實現個性化、精準化推薦，滿足科研發展的新需求。

1.3 檔案資源的高效安全防護

科研檔案的充分流通、共享、集中挖掘和利用為社會帶來巨大價值，在充分發揮檔案價值的同時，確?？蒲袡n案數據安全意義重大。當前，檔案數據安全問題日益凸顯，檔案管理面臨著安全威脅。5G、物聯網、云計算、大數據、人工智能等新技術新應用，催生網絡安全新技術、新產品、新模式，進一步拓展科研檔案安全管理新空間。因此，要順應時代發展的要求，用好新技術在科研檔案安全建設上的優勢，加快二者融合的力度，著力提升防范和化解檔案領域風險的能力成為管理者的新課題。

2 數字化背景下科研檔案創新性管理面臨的挑戰

推進科研檔案創新發展，是科技強國建設的題中之義，也是提高科研檔案治理能力現代化的抓手。從實踐來看，科研檔案創新性管理還存在一些結構性矛盾亟待解決。

2.1 科研檔案數據采集標準不統一，質量參差不齊

電子文件是創新管理的基石，其歸集質量直接關系檔案治理體系成效。目前，科研檔案數據采集缺乏統一的規范，不同部門、不同系統在數據格式、編碼、屬性等方面存在明顯差異，不同類型的檔案在數字化加工的標準執行上不盡相同，造成數據格式不統一、質量差距明顯，不利于后期的共享利用與合作開發。加之，傳統載體信息化程度較低，信息損失嚴重，海量的非機構化數據如音頻、視頻、圖像等，缺乏規范的元數據描述[2]，科研檔案價值難以發揮較大作用。

2.2 科研檔案治理體系不夠完善，資源共享力度不夠

合理的治理體系是科研檔案發揮價值的保障。但是，目前多數科研檔案管理部門治理體系不夠完善，檔案資源質量控制與評估機制有待提升，檔案治理效能無法滿足科技創新的需要。資源共享梗阻較多，科研機構內部壁壘較多，共享機制未有效建立?？蒲袡n案解密劃控工作滯后，無法做到開放與安全的有機平衡。管理人員素質無法適應數字時代的要求，缺乏高效管理能力，無法為檔案價值實現提供保障。

2.3 科研檔案面臨著新的安全風險與挑戰

伴隨信息化進程的加快，信息技術得到廣泛應用，檔案服務從線下轉為線上，利用效能大幅度提高。但是，科研檔案數據被泄露、篡改的風險隱患加劇。如科研檔案管理部門安全意識淡薄、防范和化解風險的能力較弱、管控措施不到位，訪問機制不健全，檔案信息存在泄露的風險。管理部門必須重新構建更為牢固的數據安全防護網絡，堵塞安全漏洞，構建現代化的科研檔案安全保護體系。

2.4 檔案開發利用程度不高，服務能力有待提高

科研檔案既是科技進步的重要見證，也蘊含著科研工作的實踐規律和理性認識，蘊含巨大的使用價值。但是，科研檔案普遍存在數據分析不充分、開發利用深度不夠的問題，管理部門無法從海量檔案中提取有效信息，也無法建立檔案資源之間的內在聯系，知識發現和增值服務短板明顯，檔案利用局限于查詢環節，尚未展示科研檔案的時代價值。如何利用好新技術帶來的紅利，提升科研檔案服務國家中心大局的能力，成為擺在管理部門面前的重要任務。

3 數字化背景下科研檔案創新性管理的對策

針對存在的問題，管理部門需要加強組織領導、精準施策，重塑工作流程，加強新技術運用，推動科研檔案管理再上新臺階。

3.1 加強頂層設計，完善科研檔案治理體系

依據《科學技術研究檔案管理規定》，應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查。信息技術的發展進步為科研檔案工作帶來諸多機遇與挑戰，管理部門必須與時俱進，站在推進檔案事業現代化的角度謀劃工作。

一是加強統籌協調。管理部門要切實履行對科研檔案事業組織協調、監督指導的職責，認真貫徹落實“四個好”“兩服務”的要求，重點規范檔案工作體制機制、統籌推進重點工作，加強組織保障和干部隊伍建設等問題，有針對性地提出解決辦法和工作路徑，明確科研檔案工作規范化建設的目標和思路。二是加強組織保障。成立主要負責同志擔任組長的檔案工作領導小組，形成分管領導負總責、檔案人員具體抓，一級抓一級、層層抓落實的運行機制，每年及時調整檔案工作領導小組成員，保證檔案工作穩步開展，實現檔案管理工作常態化。三是加強制度建設，實現檔案管理工作制度化。嚴格執行檔案法律法規和規范標準，健全制度機制，確保科研檔案管理、收集整理、立卷歸檔、查閱借閱等環節有章可循，全面加強科研檔案工作源頭管理、過程管理和結果管理。

3.2 創新檔案資源建設方式，全面提升檔案數據質量

質量管理是科研檔案應用的生命線。針對科研檔案數據來源單一、質量不高等問題，要創新思路，拓展渠道，規范流程，構建多層次、全方位的資源建設體系。

一是明確標準，保證數據質量。制定統一的科研數據歸集標準，將檔案歸集的時間節點、格式、要素等列入制度，約束檔案數據歸集內容，保證整體歸集質量，確保歸集數據格式統一，提高檔案數據處理效率。管理人員要仔細對照要求，保證數據的真實性、完整性和時效性。同時，要加強數據的管理研究，歸集形成更為豐富的數據資源庫，為科研檔案數據分析打好基礎。二是建立機制，提高收集覆蓋面。建立檔案收集內外聯動機制，拓寬檔案收集覆蓋面，制定常態化檔案收集清單，確保檔案來源具有多樣性，將檔案收集工作完成情況納入年度考核指標，壓實主體責任。依托區域科研資源共享平臺，收集科研立項論證、研究實施及過程等檔案數據，為后續利用提供有效保障。三是建設好科研檔案數據管理系統。科研檔案管理系統可以高效地處理、存儲、管理、共享和利用各類數字化科研數據，能夠顯著提升信息的可及性、促進知識共享、支持科研創新，并優化資源利用效率。在檔案收集方面，通過自動化或手動方式從各種來源（如網絡、數據庫、本地文件、API接口等）采集科研檔案資源，包括文檔、圖片、視頻、音頻等，豐富檔案數據資源底座。

3.3 搭建共享機制，促進檔案資源的有序開放利用

營造自由流動的檔案數據機制是現代化治理的必然要求，也是提高科研檔案覆蓋面的題中之義[3]。一是建好共享平臺。理順各檔案資源的平臺關系，賦權各級添加應用模塊權限，真正實現橫向到邊、縱向到底的科研檔案管理系統。進一步規范共享數據的目錄與標準，加強檔案資源常態化更新，實現檔案資源在統一平臺的匯集、流通與更新，打造科研檔案“數據湖”。二是構建分級分類的授權機制。非結構化的科研檔案數據往往涉及相應密級，應根據科研檔案數據敏感程度，制定差異化的分類授權機制，保障科研數據安全利用。按照《數據安全技術數據分類分級規則》，靈活地調整數據分類分級的策略和方法，以應對檔案數據類型、數據量的變化，滿足可持續性利用的要求。三是優化檔案數據服務。開通面向科研管理和科研用戶的一站式線上平臺，讓科研檔案查詢、利用駛上快車道。面向國家重大科技攻關項目，主動提供檔案資源，增強檔案服務效能。全面梳理開放與共享中的安全風險點，提高防控能力，鑄牢安全防線。

3.4 加強科研檔案數據分析，讓檔案成為科技創新的支撐

《科學技術研究檔案管理規定》明確加強科研檔案資源的深度開發。檔案數據分析是科技創新的重要推動力，要著眼于科技強國的發展戰略，加強科研檔案的價值轉化與分析挖掘，促進檔案利用提檔升級。

一是創新檔案數據分析模式。利用計算機科學和統計學方法對科研檔案進行分析和挖掘，發現隱藏的模式、規律和關系。通過應用機器學習和深度學習技術，科研檔案數據分析能夠揭示隱藏在大量檔案中的模式和關系，從而支持更為精準的決策制定，為項目選題、科研攻關等提供參考。二是推動科研檔案的可視化呈現。數據可視化能夠幫助利用者將復雜的數據轉化為直觀、易懂的圖形和圖表，以便更好地理解、分析和傳達信息。科研檔案要根據性質和所要表達的目的，選擇最合適的圖表類型，準確、清晰地展示檔案數據的關鍵特征，幫助決策者做出更明智的選擇。三是深化人才培養。加大對數據人才培養力度，打造一支懂專業、善鉆研的復合型人才隊伍。堅持內部培養與人才引進相結合，依托高校、科研院所的力量，構建產學研協同創新平臺，激發創新管理潛能。

3.5 強化資源安全保護，構建現代化檔案安全治理體系

《科學技術研究檔案管理規定》強調，采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改?？蒲袡n案是重要的戰略性新興資源，在推動中國式現代化方面具有重要作用，管理部門要把安全建設放在首要位置，打造現代化的安全防護體系，織密織牢安全網絡。

一是建立健全數據安全保密責任制和相關規章制度。明確檔案數據安全工作機制，采取專人保管、單獨存放涉密科研檔案；對光盤、硬盤、U盤、移動硬盤等信息載體，嚴格按照保密要求使用、管理、維修和銷毀。二是加強數據備份。利用各類資源對檔案數據進行多重備份保存，確保檔案資源的連續性和完整性。在做好物理備份和網絡備份的同時，積極與主管部門對接，充分利用區域信息管理中心存儲資源，做好異地備份，確保數據不丟失。為防止數據被泄露和濫用，根據工作職責和需要，為不同的用戶設置不同的權限，定期對用戶權限進行審計和調整，及時撤銷離職或轉崗人員的權限，常態化地開展好系統權限檢查工作。三是加強新技術應用。深化大數據、人工智能等融合應用，發揮區塊鏈在科研檔案數據保護方面的優勢，通過智能系統自動識別和響應安全威脅，提高安全防護的效率。

結語

做好科研檔案管理創新的大文章，是檔案融入時代大變革、構建科技核心競爭力、實現科技強國戰略目標的必然路徑。管理部門要發揮新技術在檔案管理中的關鍵作用，積極提升檔案要素服務科技事業發展、推動全社會科技進步方面的倍增作用。要加大數字化轉型力度，全面構建檔案服務新模式，深化創新技術驅動能力，積極探索前沿技術應用，全力加快打造數字科技檔案。要始終把思想轉型擺在突出位置，樹立現代檔案治理思維，重塑檔案管理體制機制，健全要素支撐，開辟科技檔案管理新路徑。

參考文獻

[1]董淑珍.淺談國家檔案局、科技部第15號令對科研檔案管理的影響[J].中共黨史研究，2021（01）：14-15.

[2]王玉涵.檔案數據化管理在大數據環境下的華麗變身[J].文化產業，2024（11）：23-24.

[3]蔡盈芳.從某論文事件調查過程看科研檔案在科研誠信建設中的重要作用[J].中國檔案，2021.（10）：19-20.

作者簡介：蘭洋（1979—），碩士學位，中國核動力研究設計院副研究館員，研究方向：檔案管理、信息資源建設與知識管理。張玥（1979—），碩士學位，中國核動力研究設計院副研究館員，研究方向：檔案管理、文檔管理與創新、信息資源建設與知識管理。