大數據時代文書檔案管理的特點與實踐路徑

摘 要：隨著大數據時代的到來，文書檔案管理面臨著前所未有的機遇與挑戰。本文深入分析了大數據時代文書檔案管理呈現出的數字化、海量化、多元化、共享化等特點，并從檔案資源建設、管理技術創新、人才隊伍培養、安全保障體系構建等方面探討了相應的實踐路徑，旨在提高文書檔案管理的水平，使其更好地適應時代發展需求，為各行業的決策、研究與發展提供有力支撐。

關鍵詞：大數據；文書檔案管理；特點；實踐路徑

文書檔案是組織在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，承載著豐富的信息資源，對組織的運行管理、文化傳承、歷史研究等有著極為重要的意義。在大數據時代，信息技術的飛速發展使得數據量呈爆炸式增長，數據的類型和來源也日益復雜多樣。這種變革深刻地影響著文書檔案管理的領域，促使其在管理理念、方法、技術等方面發生重大轉變。

1 大數據時代文書檔案管理的特點

1.1 數字化

傳統文書檔案管理多依賴紙質載體，而大數據時代則以數字化為顯著標志。如今，各類文書在生成之初便以電子形式存在，并借助電子辦公系統起草、審核、簽發與存儲。數字化的文書檔案能夠通過計算機網絡進行高速傳輸，突破空間限制，使異地辦公、遠程協作成為常態。同時，其存儲形式也發生根本性變革，從占據大量物理空間的紙質庫房轉變為以硬盤、云存儲等為介質的數字存儲空間，極大地提高了存儲密度與安全性，為檔案的長期保存與便捷檢索奠定堅實基礎。

1.2 海量化

隨著信息技術的飛速發展，數據產生的速度呈指數級增長，文書檔案數量也隨之急劇膨脹。一方面，各行業業務活動的頻繁開展以及業務范圍的不斷拓展，導致相關文書檔案源源不斷地產生。另一方面，物聯網、社交媒體等新興技術與平臺的廣泛應用，進一步豐富了文書檔案的來源。如智能傳感器在工業生產中的應用，會持續產生大量設備運行數據報告、維護記錄等文書檔案。社交媒體平臺用戶的評論、反饋信息等也成為企業、政府等組織收集和分析的重要文書檔案資源。這種海量化的特點對檔案管理的硬件設施、軟件系統以及管理策略都提出了前所未有的挑戰與要求。

1.3 多元化

大數據時代的文書檔案類型呈現出高度多元化的特征。除了傳統的文字型文檔，圖像、音頻、視頻等多媒體形式的檔案資料日益增多。在文化藝術領域，博物館、美術館等機構的數字化建設使得大量珍貴文物的圖像檔案、展覽活動的視頻記錄以及語音講解的音頻檔案得以產生和保存。在教育領域，在線課程資源、教學視頻、師生互動音頻等成為重要的文書檔案組成部分。此外，文書檔案的來源渠道也變得更加多元。在內部來源上，除了常規的業務部門，企業的研發中心、客服部門等也產生各種類型的檔案。在外部來源方面，從政府公開信息平臺獲取的政策法規文件、從行業協會獲取的行業標準與統計數據、從社交媒體收集的輿情信息以及從合作單位共享的相關資料等，都極大地豐富了文書檔案的資源體系，這就要求檔案管理在格式識別、分類整合以及資源利用等方面具備更強的兼容性與靈活性。

1.4 共享化

大數據技術打破信息壁壘，為文書檔案的共享創造極為有利的條件。在組織內部，不同部門之間能夠實時共享文書檔案資源，促進業務流程的無縫銜接與協同工作。企業的市場部門與產品研發部門可以共享消費者需求調研報告、市場競爭態勢分析等檔案，使研發部門能夠精準把握市場需求，開發出更具競爭力的產品。政府部門之間通過政務信息共享平臺，實現行政審批數據、公共服務資源信息等檔案的互通有無，提高行政效率與服務質量。在跨組織層面，企業與高校、科研機構之間可以共享科研成果檔案、企業實踐案例檔案等，促進產學研合作與創新。政府與企業之間也能夠共享政策解讀檔案、企業運營數據檔案等，實現政策引導與企業發展的良性互動，從而在更大范圍內優化資源配置，提升整個社會的運行效率與創新能力。

1.5 價值隱性化與挖掘需求迫切性

大數據時代的文書檔案蘊含著巨大的潛在價值，但這些價值往往并非直觀呈現，而是隱藏在海量、復雜的數據背后。例如，在一家連鎖零售企業的銷售數據檔案中，看似只是一串串數字和交易記錄，但其中可能隱藏著消費者購買行為模式、季節性銷售趨勢、商品關聯銷售規律等極具價值的信息。若不對這些數據進行深入分析和挖掘，這些價值將難以被發現和利用。在當今競爭激烈的市場環境和快速發展的社會進程中，無論是企業制定戰略規劃、優化業務流程，還是政府進行政策制定、社會治理決策，都迫切需要從文書檔案中挖掘出有價值的信息作為依據。因此，借助先進的數據挖掘技術、數據分析算法以及專業的數據分析人才，深入探索文書檔案中的隱性價值，已成為大數據時代文書檔案管理的核心任務之一，也是提升組織競爭力與決策科學性的關鍵所在。

2 大數據時代文書檔案管理的實踐路徑

2.1 優化文書檔案資源整合與建設

2.1.1健全電子文件歸檔規范體系。構建一套嚴謹且詳盡的電子文件歸檔規范框架，精準界定電子文件在歸檔范疇、時間節點、格式標準以及流程步驟等核心維度的要求。從源頭上確保電子文件生成之際即被納入有序管理軌道，完整配備詳盡的元數據信息，為長期存儲與高效利用筑牢根基。在某互聯網企業中，明確規定所有線上業務往來的電子合同需于簽署完成后的24小時內，以統一的 OFD 格式歸檔，并附上涵蓋合同主體信息、交易明細、簽署地點等關鍵元數據[1]。

2.1.2拓寬檔案收集網絡與渠道。突破傳統內部收集的局限，積極向外延展觸角，挖掘多元渠道收集與組織緊密關聯的文書檔案資源。密切關注社交媒體平臺動態、行業權威網站資訊更新、政府信息公開平臺數據發布等，及時捕捉并篩選有價值信息予以歸檔整合。以一家文化創意企業為例，其可從社交媒體平臺上廣泛收集用戶對公司創意產品的反饋、創意靈感分享等內容，并將之整理歸檔，為產品創新與品牌塑造提供鮮活素材與創意源泉。

2.1.3推進檔案資源深度整合工程。針對組織內部來源分散、格式各異、時期不同的文書檔案資源開展全方位、深層次的整合行動，著力打造一體化檔案資源庫。借助數據清洗技術剔除冗余數據，運用格式轉換工具統一數據呈現形式，通過目錄整合優化檢索路徑，從而徹底消除數據冗余與不一致現象，達成檔案資源的集中管控與便捷檢索利用目標。如某集團企業將旗下各子公司的人事檔案、財務檔案、業務運營檔案等多源檔案整合至統一的檔案管理云平臺，基于統一分類編碼體系與智能檢索引擎，實現全集團范圍內檔案信息的一鍵查詢與高效共享。

2.2 推動文書檔案管理技術革新與應用

2.2.1部署大數據存儲架構與方案。引入先進的分布式存儲架構，如 Hadoop 分布式文件系統（HDFS）及相關分布式存儲技術，有效應對文書檔案海量增長帶來的存儲挑戰。通過將數據分布式存儲于多個節點，不僅大幅擴充存儲容量，顯著提升數據的可靠性與穩定性，還賦予系統卓越的橫向擴展能力，可隨數據量攀升靈活增添存儲節點。以大型傳媒集團的檔案管理為例，借助 HDFS 技術可輕松存儲海量的新聞素材、節目制作檔案等數據資源，確保數據隨時可供編輯團隊高效調用與深度挖掘。

2.2.2深化數據分析技術挖掘與應用。深度融合數據挖掘、機器學習、文本分析等前沿數據分析技術，對文書檔案數據展開多維度、深層次的剖析。運用數據挖掘技術挖掘文書檔案內部潛藏的關聯模式與規律，如在電商企業銷售數據檔案中探尋產品銷售與季節、地域、用戶群體間的隱秘關聯。借助機器學習技術實現文檔智能分類、精準預測等任務。例如，依據員工培訓檔案，預測員工技能提升趨勢與崗位適配度。利用文本分析技術對文字型文書檔案進行語義解析、關鍵信息提取與主題聚類，助力快速鎖定核心信息與精準檢索。如科研機構運用文本分析技術對學術研究報告檔案進行深度挖掘，快速梳理學科前沿熱點與研究趨勢，為科研創新提供決策支撐。

2.2.3引入智能化檔案管理系統與工具。著力打造或引入具備高度智能化水平的文書檔案管理系統，全面實現檔案管理流程自動化與智能化運作。該系統應集成智能分類、智能檢索、智能推薦等核心功能模塊。用戶輸入檢索關鍵詞時，系統能夠憑借自然語言處理技術精準領會用戶意圖，不僅精準呈現精確匹配的檔案結果，還能基于用戶歷史行為數據與檔案語義關聯網絡，智能推薦相關度高的文書檔案，極大地提升用戶檢索體驗與檔案資源利用率。以高校圖書館檔案管理系統為例，其智能推薦功能可依據師生借閱歷史與學術研究方向，為用戶推薦契合需求的學術著作、研究報告等檔案資料，助力學術研究與教學工作高效開展[2]。

2.3 強化文書檔案管理的人才培育與儲備

2.3.1定制大數據技術專項培訓課程。面向現有文書檔案管理團隊，量身定制系統全面的大數據技術培訓課程體系，涵蓋大數據基礎概念、原理架構，數據存儲技術原理與應用實踐，數據分析工具操作技能等核心內容板塊。通過培訓，助力檔案管理人員快速掌握大數據時代文書檔案管理必備的技術技能，切實提升其在數字化檔案管理場景下的業務能力與創新水平。

2.3.2探索跨學科人才聯合培養模式。積極倡導高校檔案學專業與計算機科學、信息管理、統計學等多學科開展深度交叉融合與協同創新，共同培育兼具多學科知識結構與綜合素養的復合型檔案管理人才。此類人才既需精通檔案學專業理論知識體系，又要熟練掌握大數據技術、信息技術等前沿領域的專業技能，從而能夠游刃有余地應對大數據時代文書檔案管理工作的復雜性與創新性挑戰。

2.3.2實施信息技術人才引進戰略舉措。針對大型組織或專業檔案管理機構，制定積極有效的信息技術人才引進策略，大力引進具備信息技術專業背景與實踐經驗的高端人才，充實文書檔案管理的人才隊伍。這些信息技術精英可專注于檔案管理系統的研發升級、大數據技術應用的技術攻關與系統維護等關鍵任務領域，與傳統檔案管理人員緊密協作，形成優勢互補，合力推動整個團隊技術水平的提高與創新能力的突破。某省級檔案館引進數據架構師與軟件工程師團隊，負責檔案館數字化平臺架構設計與系統優化，成功打造集智能化檢索、數字化存儲、數據安全防護于一體的現代檔案管理信息系統，引領檔案管理行業數字化轉型潮流。

2.4 筑牢文書檔案安全防護壁壘與體系

2.4.1構建多層級數據安全技術防護網絡。綜合運用多種先進數據安全技術手段，全方位地保障文書檔案數據的安全。采用加密算法對核心文書檔案數據進行加密處理，無論是存儲環節還是傳輸過程，均確保數據機密性與完整性，有效防范數據被竊取或惡意篡改的風險。借助訪問控制技術，依據用戶角色、（下接37頁）

（上接34頁）職責與業務需求精細劃分訪問權限層級，嚴格限定只有授權人員在授權范圍內方可訪問特定的檔案資源。部署防火墻與入侵檢測系統，實時監測與抵御外部網絡攻擊，為檔案管理系統構筑堅固的安全防線。以醫療行業為例，患者病歷檔案數據采用高級加密標準（AES）加密存儲，僅授權醫護人員在特定醫療場景下依據嚴格權限流程方可解密訪問，同時借助防火墻技術有效阻擋外部非法網絡訪問，確保患者隱私數據安全無虞。

2.4.2建立完善的數據備份恢復應急機制。精心制定科學合理的數據備份策略，定期對文書檔案數據進行全量與增量備份，并將備份數據存儲于異地災備中心等安全場所。同時構建高效的數據恢復應急機制，確保在遭遇數據丟失、損壞或系統故障等突發狀況時能夠迅速啟動恢復程序，在最短時間內恢復數據的完整性與可用性，保障檔案管理業務的連續性與穩定性。例如，大型企業集團的檔案管理系統采用每日全量備份與實時增量備份相結合的備份策略，備份數據存儲于異地多個災備數據中心，一旦發生數據災難，可在數小時內完成數據恢復，確保企業核心業務不受影響，決策支持信息及時可用[3]。

2.4.3健全安全管理制度與規范體系。在強化技術防護的同時，著力構建一套健全完善的文書檔案安全管理制度與規范體系。涵蓋人員安全管理細則，對涉及檔案管理全流程的人員進行全面安全培訓、背景審查與行為規范約束，杜絕人為因素引發的數據安全事故。建立安全審計制度，定期對檔案管理系統操作日志進行深度審計分析，及時發現并處置安全漏洞與違規操作行為。制定應急響應預案，明確數據安全事件發生時的應急處理流程、責任分工與協調機制，確保能夠迅速、有序、高效地應對各類安全威脅與突發事件。如政府部門檔案管理機構成立安全管理委員會，負責制定并監督執行安全管理制度，定期組織安全演練與審計評估，不斷優化完善安全管理體系，為政府檔案信息安全保駕護航。

通過深入理解其數字化、海量化、多元化、共享化、價值隱性化與挖掘需求迫切性等特點，從檔案資源建設、管理技術創新、人才隊伍培養、安全保障體系構建等方面探索實踐路徑，能夠有效提高文書檔案管理的水平和效能，為自身的發展和社會的進步提供有力的信息支撐與保障，在信息時代的舞臺上發揮更加重要的作用。

參考文獻

[1].邢蕾蕾.大數據時代下檔案管理論文[J].長春廣播電視臺，2024，1（1）：1-11.

[2].王鵬.大數據時代檔案管理的發展與挑戰[J].河北省交通運輸廳，2024，8（23）：1-15.

[3].佚名.大數據文書檔案資料化管理論文[J].金鋤頭文庫，2022，6（15）：1-2.

作者簡介：羅紅梅（1975—），大學學歷，昆明市盤龍區金辰街道辦事處館員，研究方向：政府單位文書、基建、會計檔案等管理。