檔案數字化外包的風險管理與控制

檔案數字化外包是信息化的必要工作過程，檔案數字化外包管理一方面可以提升管理效益，另一方面也面臨著諸多安全風險。在安全風險管理方法的指引下，通過制定檔案數字化外包管理策略，實現檔案規范、有效、長期進行數字化管理的目標，對保障數字檔案的準確性、可用性及持久性具有十分重要的意義。

檔案數字化外包安全風險分析

信息安全風險數字化外包服務主要面臨的數據信息安全隱患為數據暴露、篡改、丟失等風險。因為外包服務商數據處理方面的技術和管理不足，會造成系統的整體威脅，例如在檔案掃描傳遞存儲過程中，由于缺乏必要的安全防護措施，容易受到未經授權人員利用權限漏洞或利用系統缺陷入侵獲取信息的威脅。一些外包商因為使用的加密技術不當或存檔設備管理不當，造成數字化成果遭受病毒感染或機器故障損壞，導致原始文件丟失和無法找回。另外，外包單位員工違規，也會造成非法的修改操作，會直接對檔案內容的完整可靠造成損害，并有可能引發后續分不清責任的法務問題。

質量控制風險在數字化過程中，由于數字化成果與原始檔案的一致性下降，不規范的操作導致整體性的缺陷被釋放。采用不規范掃描參數的掃描設備或者設備硬件表現的不穩定，可能會造成圖像分辨率低、圖像邊線信息缺失，嚴重影響數字圖片的文字可讀性和圖像還原清晰度。在數字處理的過程中，一些可識別性問題，如光學文字識別技術對復雜排版內容的誤判或圖像去噪過程中的標志符誤刪，就會使得數字化成果與紙質檔案的重點內容存在實質性差異。同時，一些外包檔案單位在檔案交接過程沒有建立多方位的檢驗制度，一旦發生傳輸通信中斷或存儲設備突發故障就容易出現破碎數據丟失的情況，從而產生數字化體系的漏洞。如果沒有經過一定的訓練，一些操作不規范的情況或者執行標準過低的情形，就會出現檔案分解順序混亂、元數據標簽位置出錯等等一系列操作失誤，有時候還會出現紙質底檔損壞而電子檔復制無對位的情況。由于缺乏內部質控體系，有可能是一批檔案的顏色偏差、漏檢這種不易察覺的問題被隱藏起來，等到后期抽查中就不得不付出巨大的人力和物力用于修正。

成本風險許多單位在項目立項初期對硬件采購、人力資源配置和技術支持等過程的系統經濟成本進行估算得不全面，很容易出現超支現象，資金鏈壓力較大。某些承包商將采用非常規、低價策略承接項目機會，后期運營維護使用時會利用設備升級、數據修復等名目額外收取費用，迫使客戶被動受制于人進行付費。外包合同條款中，對于擁有權、格式轉換的附加服務描述不明，極易出現重復計費現象，例如數據格式無法兼容而再制作時又增加了費用。文件修復過程中，如果沒有事前籌劃，在出現異常的技術狀況和存儲介質突然損壞等情況的時候，應急處理增加額外費用，財政壓力增大。此外，承包商在操作過程的某個節點提出技術規格變化的需求，會被迫在采購時增加采購升級后的掃描設備，或者專利軟件使用許可，預算外費用便會提高很大幅度。

文件數字化工作的效果評價階段，往往會對工作的質量產生爭議，還會涉及是否需承擔返工費用的問題，一旦在修理的責任問題上有疑慮，就會帶來長期的損失。

檔案數字化外包工作風險防控策略

強化檔案部門監管職責為確保檔案信息的安全及應用，要在檔案管理部門中設置檔案監督的專責崗位，并通過系統的設置完成對各部門的協調工作，如檔案的保管、數字化及安全等工作，并且制定出包含資格審查、全程跟蹤、結果驗收程序規范的管理制度，并在招投標過程中重點關注供應商機要文件的保護等級及以往完成訂單的履行記錄，選擇具有國家機要文件制作資質的專門企業，對設備的性能及數據管理系統是否適合數字化工作進行技術性評價。在項目實施中，可采用全程抽查的方式來檢驗工程情況，由專門監督人員對數字化產品加工現場的物理性防范及加密數據的傳送情況定期檢查，對如掃描精度檢驗、元數據的編輯這樣的關鍵環節進行二次復核，另外還要建立包含與外包方簽訂保密協議、設備操作日志的保存及發送信息等的保密管理體制，同時配合常態化的保密教育來提升外包技術人員的安全防范能力。最后，要由檔案管理部門與第三方技術機構聯合研發質量追蹤平臺來自動檢驗數字化產品的質量，如格式合規度、圖像完整性等并給出處理措施及修改方式。在驗收方面，形成跨部門驗收小組，按照預先確定技術規定來檢查數據可讀性、存儲介質可靠性等驗收指標，將驗收結果與合同約定的支付保證金條款直接掛鉤。

落實外包機構安全責任在資質評審方面，建立起覆蓋公司經營范圍

核查、行業進人許可和保密證書的二級審批網，重點關注外包商是否具有開展文件數字化業務的合法資質以及之前相關項目的合規記錄。外包商也應重視自身機構安全管理體系的建設，尤其是工作安全職責上的制度建設，要設立專門機構進行安全監管以及配置相應安全監管員，并建立定期修正數字化加工期間權限分組規則和執行操作日志查看的制度。外包商在工作人員管理上要重點增加人工檢查與日常監督工作，不僅需要審查員工身份信息和來自警方的清白證明，同時也建立包含保密合約簽署、每年性背景檢查以及職位等級風險評定的流程管控模型。針對外包商外包，需要其對供應商實施完善的培訓課程，如將其主要的安全標準、緊急應對預案和近期保密法律作為必修培訓內容，采用考試與操練的方式驗收培訓效果。此外，還需要定期實施對外包商的安全監督管理，關注其物理環境的安全設備運行情況、數據傳輸加密協議更新和銷毀廢棄介質記錄，及時發現問題并解決問題。

不斷完善質量管理體系制定包括采集、預處理和歸檔在內的各項技術規范，包括圖像分辨率的大小標準、圖像文件格式的兼容要求、元數據登記信息的標準要求等規范準則，并制定可量化的質量測評指標。從設備運行角度制定規范性日常維護和調校方案，檢查掃描儀的光學組件精度、色彩還原度等關鍵性能指標，采用自動檢查設備，避免由于掃描儀設備性能下降造成的失真現象。在數據處理環節，應整合各種核查手段，在文字識別中設計語義邏輯核查模塊，在圖像消噪中保持圖像原稿的特征標識，保證數據結果與實體檔案的意義轉換和視覺還原效果的前后統一性。

此外，要構建多個部門交叉的質量巡查隊伍，利用現場遠程監控圖像抓拍取證、記錄操作記錄，根據質量違規嚴重性建立各級問題處置措施，并明確三級產品檢驗達標率考核紅線啟動復測流程的標準。通過明確供應商合同質保內容對于質量違規行為的界定，將產品驗收合格交付率納人付款流程中，加大質量責任追究約束力度。

制定檔案數字化風險應急預案建立考慮不同硬件故障、數據丟失、自然災害等多種威脅類型的識別表，按照影響后果和嚴重等級設置相應的應急響應計劃、緊急處置決策權及其各方的協同工作流程。通過組建由文檔專家、IT技術人員及安全部門經理組成的應急響應小組定期開展基于模擬攻擊和設備故障的場景模擬演練活動，提高應急流程的實際操作性和快捷性。對于預案的技術支撐系統，需要包含備用系統及離線存儲設備，確保在極端情況下保證核心數據的可恢復性，對數據主要存放位置建立各不相同的云備份策略。同時，還要建設與廠商的協同應急通信機制，對數據泄漏通知時間計劃表和媒體損失管理步驟等內容設定合作條例，用加密通道交換必要的信息記錄和恢復方法。在預案中，還需要加入合法性審查部分，對不同威脅類型提前制定律師介人的關鍵流程，設置了取證和追責的一系列標準動作。通過構建迭代滾動的預案維護機制，以技術發展和外委模式變遷為周期對當前的預案適應性進行檢視，并在審計中發現規律性問題的基礎上對預案進行版本更新。

隨著數字化轉型進程加速，檔案管理機構普遍采用外包模式推進數字化工作，但在效率提升的同時暴露出數據安全與質量控制等系統性風險。為此，需要通過加強檔案數字化外包過程管理加以防控。

（作者單位：濟南市教育招生考試院）