綜合管理協同平臺深度開發與應用

隨著信息化建設在科研機構的逐步推進，科研單位對于協同管理平臺的需求也越來越寬泛。對于以“團隊 + 項目 + 知識”為核心支撐運作體系的知識密集型企業而言，研究單位協同辦公平臺已經逐步成熟地應用在企業內部流程管控、知識資源庫、人事管理、行政辦公（車輛、會議、日程、通信等）等管理工作中。在此基礎上，通過協同管理平臺實現對科研生產項目進行全生命周期的管理，逐步加強對科研工作的專業化管理需求越來越迫切。

在外部競爭環境日益激烈的當下，企業管理個性化和持續完善成為競爭的基本戰略，企業業務需求的個性化與軟件產品的通用性之間的矛盾更加突出。更多的企業業務需求需要協同管理系統提供更高效、便捷的業務工具快速構建個性化功能模塊，這些業務模塊中，不僅可以對業務信息進行統一管理，還能關聯系統內的其他模塊數據，如流程模塊的審批記錄、知識模塊的文檔內容等。同時，企業存在大量的系統間數據交互問題需要通過簡單配置直接獲取異構系統數據。在此背景下，本研究本著“整體規劃、分步實施、務求實效”的建設原則，以“建立以人為中心，流程為紐帶，注重過程控制的綜合協同管理平臺”為建設重點進行了三期的深入應用和優化。

一、知識管理

知識資源庫按照“完整性、結構化、多元化、統一化”的原則進行持續優化，通過進一步規范知識資源的積累、存儲、利用和創新的過程管理，促進協同管理平臺知識資源的有效利用[。將協同平臺內部的運維管理知識、人力資源管理知識、課題管理知識、科研管理知識、項目過程管理知識等在內的綜合知識資源進行規劃、梳理，構建并初步完善統一的知識資源目錄架構，并在兩年的協同平臺運行過程中通過根據統一規劃分部門、分崗位、分業務、分目錄進行統一上傳、積累；利用平臺自身知識資源積累機制將各類管理及科研工作流程及會議、車輛等管理模塊的運行過程中產生的各類知識文檔進行分類積累等多種知識文檔積累途徑和方式初步積累、形成共享知識資源庫。在不斷積累的過程中，知識資源庫持續擴大，需要通過有效地利用知識管理工具（如文檔版本控制、文檔屬性設置、文檔編碼設置、文檔移動、復制、文檔審批、文檔批量共享、檔案目錄、全文檢索等）優化文檔存儲、共享、查詢等體系，同時也需要細化文檔權限體系，規范文件資料的上傳、存儲和共享，逐步規范知識資源庫。

在前期建設基礎上，通過對近三年系統運行過程中各類管理流程的流轉情況的分析、調研，結合人力資源、知識等模塊深入應用的開展，利用HTML表單定制、自定義瀏覽框、配置接口動作、定時任務接口等功能，實現出差、休假流程字段聯動應用，通過應用外部數據觸發流程設置實現人才選拔系統大數據業務流程自動觸發辦理。

二、門戶管理

協同管理平臺基于J2EE平臺開發，可跨平臺部署，平臺按照“多層分離、松耦合、高內聚”的架構進行設計，以信息整合技術為支撐，建立以門戶管理為核心，流程管理、文檔管理、人事管理、資產管理、系統整合所圍繞的一體化集成整合管理門戶，為用戶提供更加豐富的信息獲取及展示平臺。真正的統一集中化信息門戶平臺是打通組織內外部、各部門或業務的系統之間的數據呈現，能夠實現相關業務數據的全面融合，促進對各類信息內容更有效地利用。

深入開展信息門戶一體化建設，推動信息門戶從單純的通用信息發布、工作信息共享向信息的全面聚合發展，從單純地根據用戶的不同部門和崗位發布與其工作相關的各類信息向用戶能夠自發地在信息門戶中共享相關信息，并主動推送信息給所需的其他用戶，促進信息在平臺內實現更高效地流轉和共享。

三、流程管理

在流程管理的落地執行基礎之上，如何進一步提升流程的效能、以流程為“血脈”，推動數據在協同平臺人事等各模塊的流動和共享，如何通過流程使組織內的隱性知識顯性化和積累以及如何通過知識及方法的轉移傳遞，在組織內部建立自我、持續的流程過程管控能力，打造知識化協同化的流程管理執行體系，都對流程管理執行平臺進一步完善和優化提出了更高的要求。

圍繞“規劃識別、梳理建設、落地執行、時效分析、優化重組”的閉環循環過程，以方法轉移、自我消化為主對流程管控平臺進行持續的改進與優化，打造知識化協同化的流程管理執行體系。進一步加強對工作流引擎的各項構建工具細部功能的應用，使工作流引擎更靈活，同時加強流程與其他模塊、系統的數據交互，支撐更豐富的業務工作的E化，簡化流程設計與實現，進一步豐富流程承載內容，為流程管控平臺的進一步深入應用提供更多可能。

通過對現有流程管控平臺各種E化流程落地執行過程的跟蹤分析，以業務支撐為導向，從明確工作目標結果、流程管理涉及對象、流程可執行力度、突發例外情況下的可調性等方面對流程進行不斷地梳理、優化重組，進一步提升流程執行效能。

四、報表開發

運用報表分析工具，將平臺中各模塊的數據進行更好的整合、分析，將數據轉化為知識，為決策提供數據支撐。

Java報表軟件FineReport的設計風格和Excel相似，整個報表設計窗口是格子式的可視化編輯界面。用戶可以借助這個所見即所得的界面設計出任意復雜的表樣，而且能夠免去傳統條帶式設計數據對齊的繁瑣，從而使報表制作的效果得以大大提高。FineReport報表軟件還可提供當前頁面數據再次分析的功能，以實現深層次的分析，避免重復進行數據連接帶來消耗。此外，該軟件還能夠提供權限認證，靈活地與其他系統進行統一認證，實現單點登錄。

五、Portal技術

Portal是一個基于Web的應用，能提供個性化的單點登錄，不同源的內容聚合，和信息系統的表示層集中。其中，聚合是整合不同Web頁面源數據的過程[3]。

它是基于Java的Web組件，處理request并產生動態內容。Portlet產生的內容稱為片段，即一段遵守中心規則的標記（如HTML，XHTML，WML等），多個片段可以聚合成一個完整的文檔。多個Portlet聚合在一起，組成Portal頁。Portlet容器控制Portlet的生命周期。

Web 客戶通過Portal實現的request/response范例與Portlet交互。通常情況下，Portlet中的動作會被Portal接受，從而用戶與Portlet中的內容交互（如點擊Portlet中的鏈接，提交表單），提交到Portlet的目標。對不同的用戶，根據其配置，同一個Portlet會產生不同的內容。

六、集成引擎

目前，企業一般都擁有多套業務以及管理系統，數據與應用分散在不同系統與組織內部，而且每個系統各有側重點也各有其相應無法觸及的領域。同時，多套系統的運作也為前臺的使用人員造成諸多如用戶需要在多套系統相互之間切換使用、帳號管理不統一、操作不便利以及數據無法共享的現實困境。

集成引擎不僅可與ERP、財務軟件、CRM、HR等異構系統實現組織架構同步、單點登錄、異構系統核心基礎數據同步的整合，也可直接整合這些系統內的信息甚至是頁面，如將異構系統內的數據直接在門戶內展現，將異構系統的應用作為協同管理平臺的應用菜單等。

除此之外，協同管理平臺內的流程在流轉過程中可直接獲取與異構系統的數據做交互，異構系統可直接觸發協同管理平臺內的工作流程、流程可獲取異構系統內的某個數據作為表單字段、異構系統數據生成統計報表。

通過成熟的系統集成引擎，可將協同平臺中常用的接口進行整理、封裝，以達到通過配置快速實現集成登錄、組織同步等功能。此外，引擎還提供了多種集成方式，并通過流程引擎和自定義接口實現數據在異構系統之間的交互應用。豐富的應用和展現方式將大大提高系統的開發效率，降低二次開發和維護等成本。

七、深化應用

“協同匯聚，個性推送”：信息門戶管理平臺基于信息門戶（Portal）的Portlet技術通過各類信息的有效關聯使得每個信息點都有其他用途目的和關聯性。

豐富Portlet應用：信息門戶管理平臺完全按照JSR168＼JSR286標準開發配置并封裝了豐富的內置元素庫，方便了用戶的門戶定制操作，同時更便于用戶自行開發應用元素，并集成到信息門戶。

大用戶負荷下水平擴展能力：信息門戶管理平臺的設計架構決定了平臺具有較強的用戶負荷能力，平臺支持超過30000頁的Portal站點，支持會話中的緩存上下文、重用已經過計算的結果及對象等。同時，減少DB調用使得平臺具有高可用性，通過負載均衡、集群等方式平臺還可進行橫向擴展。

完善權限支撐體系：信息門戶管理平臺在設計過程中也非常重視安全權限支撐體系的建設。一是針對前臺應用時不同的操作動作設置對應的權限，即新建、編輯、查看、監控權限。二是每種權限均支持人員、部門、分部、角色、所有人等共享類型，能夠滿足各種需求。三是可單獨設置批量導入權限，支持Excel格式，滿足數據初始化的需要。四是模塊數據允許修改默認共享及非默認共享權限，與文檔的共享權限類似。五是支持對原有數據的權限進行重構，便于用戶對數據進行權限轉移或收回的操作。

八、總結及認識

物探數據綜合管理協同平臺的應用研究是在協同管理平臺引進并實施第三期建設，技術管理工作信息化建設取得初步成效的基礎上開展的。主要是在內部管理平臺二期建設的成果基礎上，針對企業對內部綜合管理的過程化管理更高需求進行深入建設。在建設研究過程中，主要取得了以下四個方面的成果和認識：

流程完善需要結合新功能從界面優化、流程與平臺各模塊、異構系統之間數據交互、觸發聯動等層面進行更深入的優化。本期流程優化、完善已經在初步嘗試利用版本升級后各項流程新功能對流程界面優化、路徑優化、節點合并、流轉條件自動化等方面進行完善，但由于對于新功能的應用還不是很廣泛，因此，流程優化的范圍仍局限于常用流程，功能應用的程度還比較淺，下一步還需要更多、更深層次地運用這些新功能特別是從流程與平臺各模塊、異構系統之間數據交互、觸發聯動層面對所有流程進行逐步的優化、完善。同時，需要深化應用流程提醒、強制干預、強制退回等易用性改造功能，簡化流程應用過程，進一步引導用戶全面推廣流程規范化、電子化管理。繼續完善流程管控平臺的建設。梳理整合各類審批工作流程，進一步細化權限體系，完善統計及查詢、執行體系，同時，以流程為“血脈”，進一步深化促進平臺各模塊及與異構系統之間數據交互聯動，建立更高效的規范化網絡審批平臺。

內外網信息門戶進一步深化應用、完善，利用集成整合接口及工具對流程進行優化調整。引進報表分析工具對人事模塊進行了深化應用和優化，充分利用系統內各項人事數據深化人事統計分析查詢報表的制作和應用，提升了協同管理平臺在系統集成整合、數據統計分析等方面的能力。

通過協同管理平臺的四期實施，深切體會到管理平臺的建設是一個分階段推廣、持續優化的過程。需要充分重視業務層面推進的整體規劃，制定完善的推廣策略；在擴充功能的同時，應進一步加強應用培訓及知識轉移，及時將功能有效地結合業務實現規范落地執行。

目前探索性地嘗試引入并應用專業的報表統計分析工具進行了人事報表的統計和定制查詢報表的制作，并以報表工具為基礎，開發所對中心（部門）的績效考核模塊，報表的應用初見成效。但由于報表工具的使用還處在起步階段，局限于對工具功能的了解，還有待進一步深入，對其他需要進行報表統計的業務還需要進一步梳理、分類。因此，下一步還需要應用報表工具進一步深入數據整合、分析，同時探索將報表統計分析工具用于其他應用系統數據整合分析。充分利用報表分析開發工具，更有效地對平臺各模塊數據進行統計分析，進一步深化績效考核在協同管理平臺的應用，為所內各項工作提供詳實、有效、可靠的統計分析信息支持。

隨著協同管理應用技術及信息門戶技術的不斷發展，協同管理平臺已不再單純是一個門戶的展現，已經形成了一套完成的信息管理體系。企業對信息化建設集中化、一體化的建設要求也促使信息平臺向著“統一集中化”的方向發展。因此，今后信息平臺技術的發展趨勢必然是基于SSO技術，構件技術、WebService、數據交換等技術，實現從登錄到頁面到數據的多層次信息整合，通過Portal將企業各應用系統整合到信息平臺中，因此，協同管理平臺下一步完善優化也應向“數據整合、統一平臺、信息分析、分權透視”的綜合信息管理應用平臺的方向發展。

參考文獻：

[1]井然哲.協同平臺原理及應用[M].國防工業出版社，2012.

[2]湯庸.協同軟件技術及應用[M].機械工業出版社，2007.

[3]武艷榮.淺談人事統計工作Ⅲ].經濟師，2004（4）：266-269.

[4]孫憲華.從統計數據到有效信息[J].中國統計，1999（9）：28-29.

（作者單位：新疆油田公司勘探開發研究院地球物理研究所）