高校采購管理系統信息化建設研究

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.16.035

[中圖分類號］G647 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）16-0106-04

0 引言

隨著高校招標采購業務量逐年增加，涉及面愈加廣泛，政策法規層面對招標采購提出了更為嚴格的要求。在以往采購管理工作中，線下紙質材料流轉審核的審批周期長，審批環節多且復雜；采購工作全流程中關鍵環節留痕困難，監督容易失控；校內不同系統之間不兼容，無法實現信息互通；紙質的采購檔案及重要資料歸檔管理困難；采購數據統計、查詢及分析困難。以上種種問題限制了采購效率的提升，傳統的采購方式已經不適應目前高校招標采購工作，不符合高等院校高質量發展的要求。《財政部關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見》指出，運用信息技術落實政府采購內部控制管理措施，政府采購管理交易系統及采購人內部業務系統應當重點強化人員身份驗證、崗位業務授權、系統操作記錄、電子檔案管理等系統功能建設[1]。《國務院辦公廳關于印發〈政府采購領域“整頓市場秩序、建設法規體系、促進產業發展”三年行動方案（2024—2026年）gt;的通知》指出：“運用大數據分析、行為預警等手段推進智慧監管，提升監管實效。”[2]無論從高校采購工作現狀出發，還是國家政策要求，基于高校采購工作的全生命周期管理及現存問題，建設一套從采購預算、采購計劃執行到檔案歸檔全流程管理的采購管理系統是提升高校采購工作效率和水平、加強內部控制、提升監管效能的重點工作。

1采購管理系統信息化建設的重要意義

1.1推動高校信息化建設與發展

建設采購管理系統不僅可以促進高校招標采購工作的信息化建設和發展，是高校信息化建設不可或缺的一部分，還可以與校內財務系統等信息互聯，形成合力，使學校的信息化水平更上一個臺階。

1.2促進高校采購工作規范透明

在傳統的采購流程中，信息容易丟失、被替換或者竄改等，采購流程不透明、不規范。采購管理系統信息化后，招標采購業務全流程在系統內進行，所有操作記錄在系統內留痕，大大提高了采購工作全流程的規范化和透明度。

1.3提升高校采購管理工作效率和水平

采購管理系統為采購單位、職能部門、采購代理機構等提供了協同工作的平臺，大幅提高了采購工作的效率[3]。將采購工作的相關制度嵌人系統，能夠解決采購計劃審批時效性、準確率和采購檔案規范管理等問題，使高校采購工作水平得到質的提升。

1.4加強采購工作內部控制管理

在設計采購流程時，將全流程中不相容崗位進行分離，形成相互制約，對采購預算管理、采購需求管理、采購文件管理、項目組織實施等流程進行內部控制，利用信息化技術對流程中的關鍵環節進行有效監督，對重要風險點進行預防和控制[4]。

2 采購管理系統信息化建設方案

2023年11月，山理工招標采購中心整合多方業務要求和使用需求，對采購業務流程以及相關政策、法規、制度進行梳理，明確了系統建設的目標、關鍵流程以及主要功能，開展采購管理系統信息化建設。

2.1建設目標

2.1.1校內平臺互通，實現信息互聯

打破目前校內辦公系統信息門戶、財務系統等平臺相互孤立的現狀，實現不同系統間的信息相互調取使用。采購管理系統使用的信息標準應與其他系統保持一致，此外技術接口的相關標準也必須保持一致。

2.1.2實現數據共享，避免重復錄人和數據冗余

數據共享不僅指學校各個系統平臺之間的數據相互識別、推送和使用，更重要的還有采購管理系統內部信息只填報一次的要求，避免重復錄入，自動記憶歷史記錄，方便申報人使用，避免采購數據信息的重復采集。

2.1.3實現采購全過程管理與采購工作全生命周期管理

將采購工作的全流程根據政策法規和制度的要求嵌入采購管理系統，將制度流程化，采購流程信息化，實現采購預算管理、采購計劃管理、委托管理、合同管理等采購工作的全生命周期管理，在采購全流程中實現有效監督與控制。

2.1.4多角色管理，滿足不同角色使用要求

采購人員需要進行采購工作全流程管理，不同的環節要根據具體采購工作實際、政策和制度要求來定制開發；滿足職能部門的審批管理要求，實現線上電子化審批、待辦提醒、輔助決策功能等；設計供應商注冊管理功能及監督部門需要的監督功能等。

2.1.5多平臺操作，實現高效辦公

采購管理系統要實現在計算機端和手機端同步操作的功能，計算機端須實現多瀏覽器兼容，手機端實現推送和處理待辦事項功能，提高用戶的工作效率。因此，多平臺操作要具有便捷性和高效性。

2.2采購管理系統流程設計

山理工將采購預算管理、采購計劃管理、采購委托管理、采購合同管理、資料歸檔管理等關鍵流程納人采購管理系統，具體流程設計如圖1所示。

2.3采購管理系統功能模塊設置

山理工根據采購管理系統流程建設，對關鍵環節中的主要功能模塊進行開發設計，下面主要從采購人員角度對相關功能模塊設置進行介紹。

2.3.1采購預算模塊

該模塊包括預算申報、待批復預算列表、已批復預算列表以及創建統籌預算、管理統籌預算、預算明細列表等功能。

鑒于目前高校政府采購預算編報工作難以完全細化，申報采購預算時，申報人可以選擇申報政府采購計劃、申報政府采購預算這兩種路徑，申報政府采購計劃的預算審批通過后可直接進行采購，申報政府采購預算的須進行細化并另行提交采購計劃審批后進行采購。

校內審批通過的采購預算進人“待批復預算”，學校向上級部門編報政府采購預算，批復通過的政府采購預算進入“已批復預算列表”。若申報人年初未編報采購預算，但確需采購的項目，學校研究通過后，在“創建統籌預算”中調劑指標，分配給申報人統籌預算。“管理統籌預算”中可以查看授權人分配統籌預算的具體情況。

2.3.2 “我的采購”模塊

該模塊包括學校統一采購、通用資產配置申請、合同續簽、零散采購、已批復同步申報預算等功能。申報人可以根據所提交項目的具體情況，在“我的采購”中選擇不同的業務方式提報采購計劃。在“學校統一采購”中提報的采購計劃，審批通過后由學校統一組織或者委托代理機構招標采購。申報人要采購通用辦公設備的，在“通用資產配置申請”中提報采購計劃；對于政府采購延續性服務項目，在“合同續簽”中提報采購計劃；符合分散采購限額以下和校內零散采購標準的項目，通過“零散采購”提報采購項目；年初政府采購預算中通過“申報政府采購計劃”路徑申報預算并通過的項目，申報人須在“已批復同步申報預算”中啟動采購。

2.3.3采購委托模塊

該模塊包括設置意向公開時間、立項、分包、委托、非集中采購項目、集中采購項目、自行招標項目等功能。采購計劃審批通過后，招標采購中心工作人員發布采購意向并在該項目上設置意向發布時間，操作立項、分包，將項目推送至招標代理公司。招標代理公司接受委托后，組織項目論證，起草并提交采購文件，審核通過后，組織招標工作，項目結束后招標代理公司會在采購管理系統中填寫并提及中標結果、專家費信息、采購檔案等資料。學校相關工作人員在“非集中采購項目”“集中采購項目”等功能中，可以監督、管理、查詢已委托項目的信息，包括采購項目基本信息、需求管理、招投標情況、采購文件、采購檔案等信息。

2.3.4 “我的審批”模塊

所有審批事項都在該模塊中進行，采購預算、統一采購、通用資產配置、零散采購、合同續簽、采購文件、變更公告文本、專家費發放等事項的審批，由相關審核人員依據政策法規、校內制度和規定的要求進行審核。

2.3.5采購合同模塊

該模塊主要包含合同確認、待擬稿合同、待收回合同、已收回合同4項功能。采購項目招標結束后，代理公司將合同基本信息推送至學校招標采購中心，基本信息確認后，由代理公司在“待擬稿合同”中起草合同，供應商與學校采購單位確認合同無誤后，學校采購單位發起合同簽署，將簽訂完的合同交回招標采購中心，工作人員在“待收回合同”中確認收回合同，并將簽完字并蓋完章的合同在“已收回合同”中上傳。采購合同的起草、基本信息審核、上傳、查詢、管理在該模塊得以實現。

3 采購管理系統運行效果

3.1采購工作業務水平明顯提高

2024年2月，山理工完成了第一階段的系統建設并上線運行。統計并分析2024年3月至12月的項目數據，采購預算匯總平均耗時從上線前的45天縮短到30天，采購計劃審批161項，平均耗時從上線前的 4～5 天縮短到 1～2 天，開展采購項目89個，從采購項目審批到招標結束平均耗時37天（包含意向公示期30天），提高了采購管理工作效率；相關職能部門可在系統中查看相關采購項目的進展情況及相關資料，節省了部門協調、調用資料的成本和時間；采購文件等資料歸檔與系統上線前相比平均耗時下降88% ，提高了歸檔的速度和完整度；采購數據統計分析平均耗時從上線前的2天縮短到0.5天，數據統計、查詢和分析具有便捷性、準確性和高效性，為管理決策提供了有力的支撐[5]。

3.2內部風險得到有效管控

山理工采購管理系統具有安全的數據存儲機制、數據傳輸機制，保證了數據安全性，信息泄露的風險、數據被竄改和偽造的風險都得以控制。在系統中實現了操作和信息的可全程追溯，便于追查問題。系統對關鍵環節實現了動態監管，能夠提示項目進度和狀態等；針對采購項目進展過程中出現的問題，可以及時進行控制和處理。由此可見，采購過程中的風險得到了有效管控，加強了內部控制。

4 結束語

采購管理系統的應用為山理工招標采購工作提供了便利，該系統也成為完成采購工作必不可少的平臺工具。采購管理系統信息化建設能夠助力招標采購工作開展，促進采購工作效率的提高，為多部門協同工作、加強內部控制、保證信息安全、采購項目跟蹤、采購合同管理、數據統計分析等提供了統一的工作平臺，有助于實現招標采購全生命周期管理。但是在系統運行實踐中仍存在一些不足，采購管理系統與財務系統等各個校內平臺之間的銜接須進一步加強；加強對不同使用人員的培訓，保證系統操作的規范性，進而保證數據質量；推動系統的智能化開發。隨著采購管理系統信息化建設的推進，高校采購量的逐年增加，采購管理系統會為學校采購提供大量有價值、高質量的數據信息，為采購管理工作提供決策指導，促進高校高質量發展。

主要參考文獻

[1］財政部關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見［J].中華人民共和國財政部文告，2016（9）：26-30.

[2]國務院辦公廳關于印發《政府采購領域“整頓市場秩序、建設法規體系、促進產業發展”三年行動方案（2024—2026年）》的通知［J］.中華人民共和國國務院公報，2024（20）：27-30.

[3]劉楊.基于信息化的物資管理降本增效研究［J」.會計之友，2023（增刊1）：199-208.

[4]邢明春.試論信息化背景下高校政府采購的風險防范［J].河南財政金融學院學報（哲學社會科學版），2024（4）：24-27.

[5]張以科，田傳軍，何廣堅，等.經費與采購管理系統的管理能效研究［J].實驗技術與管理，2011（12）：200-202.