The Value Enhancement Strategy and Evaluation System Construction of Donated Books in Resource Construction of College Libraries
Zhang Shiyi
AbstractBook donation isa mixed issue forcollege libraries.It is crucial for collge libraries to know whether they need to continue to accept book donations,and whether there are ways to determine which booksare worthy of being added to thecollection,to measure the valueof the collction of these donated books,and their contribution to resource building.This paper investigates the status quoofbook donation in foreign colege libraries through empirical investigation method,selects typical cases,analyzesand discusses several aspects ofdonationrulesandcollection standards,treatment of donated books,and evaluation of the value of donated books,and summarizes the valueenhancementstrategyofdonated booksintheresource constructionofcollege libraries inourcountry;and introduces the most widely used methodof evaluation by libraries in foreigncountries,which is called“overall evaluation method”, fromthe use of donated books,colection resource construction consistency,the preciousnessof donated books and the costof donated book processing four dimensions to developthe evaluation system construction,to provideaunified framework for the development of China's book donation work reference.
KeywordsBook donation. Resource construction. University library. Value evaluation.
0 引言
《普通高等學校圖書館規程》規定:高等學校應鼓勵社會組織和個人依法積極向圖書館進行捐贈和資助;圖書館在文獻信息資源建設中注重尋訪和接受社會捐贈[]。隨著人們捐贈意識的提高,大學圖書館接受個人、機構及社會群體贈閱圖書的數量逐年增加[2。特別是近十年以來,每年的圖書采購預算和電子資源采購經費大幅縮減,使高校圖書館的資源建設工作面臨巨大挑戰。很多高校圖書館都在官網主頁上發布了向社會各界征詢贈書的通知公告。
美國高校圖書館獲取社會捐贈歷史悠久,自1638年約翰·哈佛牧師將其藏書捐贈給新成立的哈佛大學以來,捐贈圖書在美國高校圖書館中發揮了重要作用[3],形成了良好的圖書捐贈氛圍。然而隨著圖書捐贈事業的蓬勃發展,對于捐贈圖書的質量和價值等問題也逐漸被提出。有國外學者曾指出:人們捐贈書籍和雜志通常是因為他們正在清理自己的辦公室或住所,這與圖書館接收捐贈資源的初衷不同。學術圖書館不是人們舊書的垃圾場,但有時卻被當作垃圾場[4]。一些捐贈者可能認為圖書館希望保存所有書籍,他們的捐贈會自動加入館藏。然而,陳舊、破損和超出收藏范圍的圖書并不值得加入館藏。通常會有一個常見的誤解:贈書是免費的。但就像其他采購圖書一樣,贈書也會產生處理成本,只有經過嚴格審查的贈書才應該被考慮添加到館藏中[5]。
接收贈書的目的是為館藏增加合理且相關的資料,而現實情況卻是符合這一目的的圖書太少。多年來,高校圖書館一直在為如何處理不符合館藏收錄的捐贈圖書而苦惱。而處理適合入藏的贈書也需要在時間成本和資金成本間獲得平衡[5。高校圖書館是否需要繼續接收圖書捐贈,是否有辦法確定哪些圖書值得加入館藏成為館藏資源建設中值得思考的問題之一。鑒于此,本文通過調研國外高校圖書館在贈書處理方面的一系列方法,選取典型案例,通過贈書接收、贈書入藏、贈書處理及贈書價值評價等維度進行剖析,為我國高校圖書館贈書工作中遇到的相關問題提供參考借鑒,進一步提升贈書在圖書館資源建設中的整體價值。
1文獻回顧
接收圖書捐贈在國內外高校圖書館都是一直在開展的工作,探討接收贈閱圖書的利弊及成本效益、制定圖書捐贈處理流程、評估贈閱圖書的價值也是一直被關注的話題。
1.1贈書接收的成本效益
長久以來,高校圖書館一直在寬松的政策范圍內接收贈閱圖書,任何人都可以將圖書捐給圖書館,從而獲得捐贈證明。國外學者早在20世紀90年代就對1970年至1990年的贈閱資料進行了全面回顧,并摘錄了多篇討論贈閱資料利弊及成本效益的文章。學者Ballestro和Howze通過對南伊利諾伊大學圖書館收藏的906本贈書進行成本效益分析發現,盡管圖書館通過增加一些捐贈圖書最終還是節省了采購資金,但收益效果卻低于預期。有研究文獻顯示,薩斯喀徹溫大學圖書館的工作人員曾在圖書捐贈工作的各個流程都花費了大量時間,包括書目評估、加工處理、編目上架及處理捐贈者關系等,這些工作帶來的成本遠超過了贈書本身的價值。因此,薩斯喀徹溫大學希望通過制定捐贈規則來鼓勵有價值的捐贈,即捐贈的最低價值必須達到5000美元或捐贈資料具有特殊意義,希望由此可以在捐贈者愿望和圖書館愿望之間取得平衡[5]。
“贈書從來都不是真正免費的”,有學者建議在圖書館的捐贈政策中加入這一措辭來提醒讀者。有學者指出,處理每份贈閱資料的成本約為45美元。還有學者強調了對編目成本進行分析的重要性,并得出結論:贈閱圖書是否值得編目在很大程度上取決于其自身的價值[4。
1.2 捐贈規則的制定
很多研究文獻都強調了接收捐贈圖書應參考館藏發展政策,制定選擇標準,并保留拒絕捐贈資料的權利。清晰的溝通和明確的捐贈規則是必須的,理想情況下,潛在的捐贈者應能事先了解其捐贈是否符合館藏建設的需要。畢竟,并非所有的捐贈都會被接受,圖書館經常會發現捐贈的資料并不適合圖書館的收藏范圍。因此,圖書館必須管理好潛在捐贈者的期望值,以免無法處理不需要的資料。有學者指出,必須事先告知捐贈者什么樣的捐贈資料可以被接收,并在制定捐贈政策時明確表示接受捐贈并不意味著所有的東西都將納入館藏。而對于納入館藏的捐贈圖書,應該讓捐贈者了解捐贈圖書的處理方式,這樣不僅有可能為圖書館帶來更多的捐贈,而且有可能帶來價值更高的捐贈。有學者專門介紹了幫助捐贈者在圖書館查詢系統中查找捐贈圖書的方法。佐治亞州立大學圖書館的館員在一項調查中描述了通過MARC數據590字段的著錄來保存捐贈者重要信息(捐贈者姓名和任何其他必要的識別信息)的方法,使用這一方式,即使未來面臨圖書館系統更換,也不會產生捐贈數據丟失的問題
1.3贈書的入藏標準
圖書館接受贈書的原因各不相同,但經濟衰退、采購預算縮減、有可能獲得在別處不易找到的資料仍然是其中最常見的原因。如果處理得當,贈書可以極大地豐富圖書館的藏書,甚至為圖書館帶來聲譽。有學者指出,垃圾中的鉆石確實讓我們充滿希望和期待,贈書對圖書館來說仍然具有吸引力[]
對于大學圖書館而言,捐贈圖書的入藏標準必須建立在現有的館藏優勢基礎上,并滿足學校的學科發展需求[8。學者諾里斯在其研究論文中指出,由于某些專業領域研究范疇較窄,因此不常流通的圖書對研究工作可能具有極高的價值。學科館員的外聯作用在贈書工作中也起著重要作用,學科館員可以促進本校教職員工在專業學科資源上的捐贈,使教職員工重視的圖書資料被納入館藏。
1.4贈書價值評估
盡管大部分圖書館已經制定了一套捐贈規則和處理流程,但仍有部分學者質疑一般贈書的價值,呼呼開展捐贈圖書價值評估。加州大學洛杉磯分校通過贈書的流通率評估捐贈圖書的價值,所得到的結果顯示:圖書館讀者對捐贈圖書的使用率低于圖書館正式采購的圖書。科羅拉多州立大學圖書館決定取消其普通禮品計劃,并將今后的實物捐贈僅限于支持檔案和特殊收藏的文獻資源[5。對于捐贈圖書而言,目前主要以幾種方式展開評估,即與采購圖書的使用情況進行比較;與學校課程設置相符的一致性檢驗;贈書的獨特性評價,即在其他圖書館是否有館藏[
近年來,整體評估成為一種常用的館藏評估方法,在國外高校圖書館中被廣泛使用。這種方法可應用于整個館藏藏書的評價,也可以應用于特定類型藏書的評價。有學者曾指出:在復雜多變的環境中,沒有一個單一的衡量標準能夠充分反映館藏價值,使用整體評估的方法對贈書價值進行評價,可以達到與其他館藏評價相同的效果,確定贈書對圖書館的價值。
2 研究設計及分析
本文通過文獻調研與網站調查相結合的方式,對國外高校圖書館在贈書管理方面的研究文獻和實踐活動進行收集。首先在WOS數據庫中以“giftsbook”為主題詞進行檢索,共獲得194篇研究文獻,在此基礎上進一步通過網站調查,對該主題下的研究院校進行內容補充。有研究表明,多案例研究一般保持在6至10個是為最適宜的數量[9。本文通過國外高校圖書館贈書項目的實際開展情況及WOS中收錄的有關高校圖書館贈書項目的相關文獻,選取了7個案例進行研究,如表1所示。
表1高校圖書館贈書項目案例

2.1捐贈規則及入藏標準
梳理表1中七個研究案例發現,國外高校圖書館在贈書接收之前的捐贈規則制定上,基本都經歷了一系列的修改過程。其中大多使用了調查法根據現有贈書的接收現狀展開實證分析,在充分考量贈書的處理成本和使用價值之后,制定適合自身館藏建設發展需要的贈書捐贈規則。以加州大學洛杉磯分校圖書館為例,圖書館管理部門經常反思贈書處理的成本,并意識到贈書需要館員花費大量時間來與捐贈者溝通、篩選入藏圖書和編目加工。因此成立工作組對贈書價值進行評估,并最終得出接收贈書的簡化程序,制定了嚴格的贈書接收規則。薩斯喀徹溫大學圖書館更是通過設定捐贈金額的方式來保障捐贈圖書的價值效用。
有國外高校圖書館已經逐步取消了一般贈書接收,僅接收特藏或珍貴資料的捐贈,如科羅拉多州立大學圖書館。該校在制定這一政策的過程中也是具有實證性的,科羅拉多州立大學專門聘請了第三方咨詢公司,對本校的館藏建設進行了為期數月的評估,最終得到了適合其學校資源建設長遠發展的建議,即嚴格限制目前的捐贈規則,僅接收限于適合檔案收藏和特殊館藏建設的珍稀的、有價值的資源,并在圖書館的空間狀況得到明顯改善之前,拒絕所有一般捐贈。由此可見,館藏空間問題已被考慮在內。
2.2 入藏和非入藏贈書的處理
經過審查接收的贈書,圖書館將會對其展開編目并納入館藏系統,從而實現贈書的借閱和后續維護工作。超出館藏接收數量的復本及未通過審查的贈書將會被擱置。
在論述圖書館如何處理捐贈資料的問題上,還應該讓捐贈者了解處理資料的方式,展示資源的使用方法,這樣不僅有可能為圖書館帶來更多的捐贈,而且有可能帶來價值更高的捐贈。而大多數圖書館由于各種原因無法滿足這一要求。前文提到的在編目數據中增加字段,尤其是置于MARC記錄590字段中的本地注釋,就是一個使該館藏更容易被發現的方式。
在國外,為了緩解館藏空間的占用率及文獻資源的流轉率,也會將一部分不符合入藏標準的贈書轉贈至公益機構,如佐治亞理工學院圖書館將未入藏的捐贈圖書轉贈至公益機構,以支持掃盲行動“圖書漂流計劃”。
2.3贈書的價值評價
國外圖書館很早就已經開展了贈書的價值評價。如加州大學圖書館評價在過去五年中,采購圖書和捐贈圖書的流通率和使用情況,結果表明, 60% 以上的館藏采購圖書都進行了流通,平均每種圖書的流通次數略高于3次;只有 34% 的捐贈圖書進行了流通,平均每種圖書的流通次數略高于2次,贈書使用率低于館內采購的圖書。深入剖析贈書流通率較低的一個原因是所接收的贈書版本老舊。
依據“使用情況可以衡量贈書計劃的有效性”這一評價準則,東卡羅萊納大學在查閱了圖書館七年時間里獲得的贈書的流通記錄,并將這些清單與課程必讀書單、館際互借報告和資金捐贈者清單進行了比較和捐贈者名單進行比較。最終評價結果表明,必讀書單對贈書的流通有幫助,鼓勵學科館員定期分析各學科圖書資源的流通率,以改進贈書接收的選擇方案。
康考迪亞大學圖書館則采用整體評價的方法評估該校一名退休教師所捐贈的西班牙文學和歷史方面的書籍作為支持西班牙課程的價值。結果表明了與本校教職員工保持良好關系的重要性,本校教師由于其學科專業知識和對課程與研究需求的了解,他們的捐贈很可能會填補圖書館的館藏空白,為圖書館貢獻有價值的資源。
3我國圖書館捐贈圖書在資源建設中的價值提升策略
3.1依據各類捐贈圖書的使用情況,不斷修訂接收捐贈圖書的標準
捐贈規則對圖書館文獻資源建設起到重要作用,明確捐贈規則及入藏標準有利于捐贈者判斷所捐圖書是否符合要求,從而避免捐贈浪費,另外還可以有效降低館員在篩選入藏資源上的時間成本,提高捐贈與受贈雙方的效率[13]。目前,在我國高校圖書館的捐贈規則中大多將符合學校學科建設、正式出版物及圖書品相等作為贈書是否接收的標準,缺少對贈書使用情況的調查。如此寬泛的接收標準將導致無價值贈書對館藏空間的占用,不利于圖書館館藏長期發展戰略。鑒于此,可以參考國外部分高校圖書館的做法,定期對圖書資源的使用情況進行摸底,對那些并無借閱記錄的贈書進行分類統計,逐步將接受贈書的外在判斷標準向內涵式判斷標準過渡,從而不斷修訂不同階段的贈書接收規則,從根本上提升贈書在本館資源建設中的價值。
3.2對特殊類型的贈書進行標注,提升贈書的 附加價值
高校圖書館對于古籍文獻及具有檔案留存性質的資源一直保有捐贈接收的熱情。然而在接收了這類特殊類型的資源之后,圖書館應當充分利用,才能發揮這類捐贈資源的價值,提升它們在資源建設中的作用。對于具有特殊意義的捐贈資源,如名家著作、名人手稿或知名專家捐贈圖書等,圖書館可以通過在編目系統中增加字段,進行特殊標注來保障元數據的收集[14,并為今后數字化資源建設及特色資源開發做好準備。另外,也可以在這類贈書實體中以明文的方式將捐贈人姓名予以嵌入、標注,使更多的借閱者看到,提升贈書的附加價值,將捐贈意義長久地延續下去[15]。
3.3發揮學科館員的溝通聯絡作用,提升本校教師的圖書捐贈意愿
學科館員在圖書館參與資源建設工作中一直具有重要地位。學科館員應該是學科專家,擔任所負責學科的館藏建設并承擔參考咨詢之責[。在國外部分高校圖書館,學科館員可以在征詢學科專家意見后直接做出相關資源的采購決定[0。充分利用學科館員與專業學院、專業教師的聯絡作用,發揮學科服務在學科資源建設上的重要作用是十分必要的。正如本文康考迪亞大學圖書館案例所得出的結論,本校教師的贈書對圖書館資源建設的作用是巨大的。由于專業教師本領域內資源的專業認定,其所捐贈圖書的價值遠超普通贈書[17]。
然而在我國高校圖書館中,學科館員業務范圍較為局限,大多停留在普通學科服務咨詢、學科報告分析及信息素養培訓等方面,參與資源建設工作經驗不足。鑒于此,可以借鑒國外圖書館的成功案例,充分發揮學科館員的聯絡作用,使其在開展學科服務時積極參與本館資源建設工作,將動員本校教師積極捐贈圖書的工作納入其服務范疇之內,通過與院系教師保持良好關系,確保只有屬于圖書館館藏范圍內的資料才會被饋贈。學科館員可以發揮其職業特長,定期撰寫贈書使用情況分析報告,輔助提升贈書在圖書館館藏資源建設中的價值。
3.4引入第三方評價機構或設置專門的館藏資源評價崗位,推進資源建設高質量發展
國外高校圖書館在很早就開始對捐贈圖書價值問題展開思考,如加州大學洛杉磯分校、薩斯喀徹溫大學和科羅拉多大學等。而國內圖書館則很少在贈書價值方面展開討論,一方面由于近年來逐步緊縮的采購經費造成的采購圖書量減少,館藏圖書總量無法滿足生均使用量指標,從而形成以擴充贈書渠道為主的資源建設思路。但是長此以往,很可能導致資源建設工作走向失控。
在經費短缺這一大形勢之下,接受圖書捐贈成為我國高校圖書館的一項長期業務,隨著贈書數量的不斷攀升和館藏空間的不斷飽和,我國圖書館領域也應對贈書價值問題引起重視。鑒于此,可以參考國外高校圖書館的一些成功做法,通過與學校各部門合作,定期引人第三方評價機構,或設置專門的資源建設評價崗位對本校的資源建設定期做出合理咨詢建議,以推進本校資源建設和贈書捐贈機制的高質量發展。
4我國高校圖書館贈書價值評價體系構建
通過對國外高校圖書館贈書工作的研究現狀調查、實證案例分析及當下在國外普遍使用的贈書評價方法論述,筆者引入目前國外圖書館使用最多的“整體評價方法”,從贈書使用情況、館藏資源建設一致性、贈書的珍貴性和贈書處理成本四個維度展開贈書價值評價體系構建,為高校圖書館贈書實踐工作的展開提供參考。
4.1整體評價方法
整體評價方法是美國一名學術圖書館員在其著作《整體館藏評價手冊 一一種整體評價方法》中提出的,目前在美國圖書館中被廣泛使用,可以用于學術圖書館和公共圖書館的各類館藏資源評價,提供“一站式館藏資源評估”[18]。整體評價法使用多種方法和各種類型的數據來更好地了解圖書館館藏資源構成,已成為一種日益流行的圖書館館藏評估方法。這種方法可以應用于評價整體館藏,也可以應用于特定格式、主題領域或類型的館藏,即從收藏范圍、年代、主題、相對優勢等方面開展整體評價,并確定該類資源對圖書館的價值。在有限的時間和預算之下,整體評價方法可以直接用于館藏各類資源的評價,成為資源評價的第一步[19-20]
鑒于此,本文引用整體評價法作為贈書評價體系的指導原則,并在此基礎上構建我國高校圖書館贈書評價體系。從贈書使用情況、館藏資源建設方向一致性、稀缺性和處理成本四個維度展開評價指標構建。
4.2贈書評價體系構建
考慮到年代、使用情況、相關性和獨特性等因素,盡管贈書是免費的,但需要圖書館員花費時間和精力與捐贈者打交道、管理捐贈過程、對資料進行編目,并將其作為館藏的一部分進行維護。如果贈書年代久遠、不適合學術收藏或不能支持學科建設,那么贈書價值有限。因此,對于捐贈給高校圖書館的贈書,其價值應通過以下方式進行評估:與相同學科領域下的采購圖書使用情況進行比較;贈書主題是否與本校學科建設或課程設置相符合;贈書的獨特性、稀缺性評價;處理贈書的成本效益評價。具體如圖1所示。
圖1我國高校圖書館贈書價值評價體系示意圖

首先,在資源建設方向這一維度之下,我國高校圖書館需要圍繞與學校發展目標相一致、與學科建設分布相符合、與專業設置推薦的書目相吻合這3個評價元素展開。贈書的研究主題和內容大多可以在接收前期進行辨別,通過定期的館藏資源分析報告也可以輔助判斷某一主題下的贈書是否需要繼續接收。國外多所高校圖書館的實證研究表明,在館藏數據統計中,涉及專業推薦閱讀的贈閱圖書的流通率更高。因此,我國高校圖書館在贈書接收的初期可以結合本校的專業推薦書目和館藏資源利用情況報告,判斷該贈書是否值得獲取。
其次,在滿足與資源建設方向一致的前提下,圖書館員應就贈書的珍貴性和稀缺性維度進行評價。這一維度主要從贈書類型是否屬于古籍或善本類珍貴特殊文獻、贈書是否屬于本校專業教師捐贈、在其他院校中是否有所收藏這3個元素展開評價。大量研究實證表明,由于本校專業教師對學科發展有著更深的了解,其捐贈的資源對比普通校外人員更具專業性,更可能填充本校資源建設的空白。
再次,贈書的處理成本是不可回避的評價維度。其中主要涉及前期審查成本、編目成本和后期維護成本。捐贈者大多希望自己的贈書可以被編目上架,進一步被廣大讀者所使用。有一個常見的誤解是,贈書是免費的,但就像所有其他圖書一樣,贈書也同樣會產生處理成本,其中是否值得被編自進人館藏系統及衡量編目加工過程的人員和材料消耗是值得引起關注的。
最后,對于使用情況方面的3個評價因素,我國高校圖書館可以在館藏數字化系統中收集數據,將一定時間范圍內的贈書借閱率和館際互借情況進行統計,通過對比該主題下贈書的借閱情況,來反映其使用情況。通過分類號主題劃分,將對應的某一學科主題下的索書號進行匯總,對比其分類主題下的贈書和采購圖書的流通率。
綜上所述,本文構建出了基于整體評價方法理論下的贈書評價體系框架。通過這一框架體系的構建,我國高校圖書館可以在不同的院校之間展開對于各自贈書工作的統一評價,有助于緩解高校圖書館員在處理日益增多的贈書工作上的焦慮情緒,也為這一工作的合理展開提供統一的指導框架。
5結語
目前,北美研究型圖書館協會(ARL)已經改變了圖書館排名的標準,物理藏書的量化不再被視為主要的排名因素。哈佛大學也宣布了一項計劃,擬調整圖書館的整體收藏理念,由追求地方文獻收藏的“全面性”轉向更具選擇性的策略[2]。在資源有限、空間有限及電子內容獲取需求日益增長的情況下,將一般贈書計劃作為館藏資源建設中一種次要的輔助性資源建設策略[22-23]
每個圖書館都想確定所接收饋贈的價值,本文引入國外高校圖書館在贈書接收、處理及評價等方面的經驗為正在被類似問題困擾的同行提供幫助,在深入思考的基礎上構建我國高校圖書館贈書價值評價體系,重新審視一般贈書和特殊類型贈書在高校圖書館資源建設中的價值和作用,緩解館員面對繁瑣的贈書工作而產生的焦慮情緒,以期為今后我國高校圖書館員在贈書工作上遇到的問題提供參考借鑒。
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張世怡天津師范大學圖書館館員。天津,300387。(收稿日期:2025-03-21 編校:謝艷秋,陳安琪)