檔案信息化建設(shè)策略研究

隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案作為重要的信息資源，其信息化建設(shè)不僅關(guān)乎歷史文化的傳承與保護(hù)，也是社會發(fā)展、科學(xué)研究和公共服務(wù)的重要支撐。然而，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)仍存在一些問題，亟須結(jié)合數(shù)字化技術(shù)探索創(chuàng)新性發(fā)展策略。基于此，本文系統(tǒng)分析當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，從多個維度提出檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略，旨在從理論層面為構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理體系提供理論支撐和實(shí)踐參考，助力檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）提高管理效率

檔案信息化建設(shè)通過數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)快速檢索、精準(zhǔn)共享和高效存儲，大幅減少了人工操作的時間和管理成本。基于人工智能的智能分類和標(biāo)簽體系可自動歸檔文件，大數(shù)據(jù)分析功能可深度挖掘檔案價值，為業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支撐，最終構(gòu)建起標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、安全化的現(xiàn)代檔案管理體系，全面提升管理效能和服務(wù)質(zhì)量。

（二）降低維護(hù)成本

檔案信息化建設(shè)通過數(shù)字化技術(shù)有效降低了檔案管理的綜合運(yùn)營成本。傳統(tǒng)檔案管理依賴大量物理存儲空間和人工操作，需要持續(xù)投入庫房建設(shè)、環(huán)境控制和人力維護(hù)等費(fèi)用，而信息化建設(shè)通過檔案數(shù)字化存儲和智能化管理，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營效率提升和費(fèi)用節(jié)約。數(shù)字化存儲將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，大幅減少了庫房占用面積。[1]在檔案利用環(huán)節(jié)，信息化系統(tǒng)提供的電子檢索功能替代了傳統(tǒng)人工調(diào)取，顯著縮短了查詢時間，減少了檔案調(diào)取、歸位等環(huán)節(jié)的人力消耗。在日常管理方面，數(shù)字檔案無須除蟲、除塵等物理養(yǎng)護(hù)工作，降低了長期維護(hù)成本。

（三）實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通

檔案信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案資源的共享利用，實(shí)現(xiàn)了信息互聯(lián)互通。基于數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建的檔案管理信息化系統(tǒng)，將分散在不同部門、不同地區(qū)的檔案資源整合為有機(jī)整體，形成了覆蓋全流程的數(shù)字檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)跨部門、跨層級的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，從而為各項工作的開展提供更為精準(zhǔn)完整的信息支撐。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)面臨的首要問題是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系不健全。在信息化推進(jìn)過程中，各級檔案部門由于建設(shè)時序不同、技術(shù)路線各異、管理水平參差不齊，形成了多元化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用格局。首先，數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)不一致，使數(shù)據(jù)整合時面臨結(jié)構(gòu)化沖突；其次，在數(shù)字資源存儲方面，格式混亂現(xiàn)象普遍存在，除常見的PDF、JPG等通用格式外，部分專業(yè)領(lǐng)域使用TIFF、DNG等專業(yè)格式，更有一些自主研發(fā)的私有格式，給檔案資源長期保存和利用帶來不便；[2]再次，系統(tǒng)開發(fā)領(lǐng)域的問題較為復(fù)雜，不同時期建設(shè)的系統(tǒng)架構(gòu)差異顯著，早期系統(tǒng)多采用C/S架構(gòu)，新建系統(tǒng)則傾向B/S架構(gòu)，而移動端應(yīng)用又引入了全新框架，這種技術(shù)代際差異導(dǎo)致系統(tǒng)對接困難；最后，不同廠商的產(chǎn)品設(shè)計理念迥異，數(shù)據(jù)庫選型從關(guān)系型到非關(guān)系型各不相同，API接口規(guī)范也不一致，缺乏互操作性。這種標(biāo)準(zhǔn)混亂的狀況不僅存在于檔案行業(yè)內(nèi)部，在與跨部門、跨機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接中同樣面臨標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的困擾，影響了檔案資源在更大范圍內(nèi)的流動和共享，進(jìn)而制約了檔案價值的充分挖掘。

（二）專業(yè)人才缺乏

檔案信息化建設(shè)面臨的專業(yè)人才短缺問題是制約檔案行業(yè)發(fā)展的瓶頸。當(dāng)前，檔案信息化人才隊伍存在明顯的結(jié)構(gòu)性失衡，缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的復(fù)合型、創(chuàng)新型人才。其一，傳統(tǒng)檔案專業(yè)人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)老化問題，對數(shù)字化加工、電子文件管理、信息系統(tǒng)運(yùn)維等新技術(shù)掌握不足；而技術(shù)人員雖具備技術(shù)優(yōu)勢，卻往往不了解檔案管理的專業(yè)要求和業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)致開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)與實(shí)際需求相脫節(jié)。[3]其二，高校人才培養(yǎng)體系尚未完全適應(yīng)信息化需求，培養(yǎng)出來的檔案學(xué)專業(yè)人才難以滿足和適應(yīng)信息化時代檔案崗位的工作要求。其三，在職培訓(xùn)機(jī)制不健全，繼續(xù)教育渠道有限，基層檔案人員技能提升機(jī)會不足，其知識更新速度跟不上技術(shù)發(fā)展步伐。其四，人才引進(jìn)面臨困境，檔案部門薪資待遇缺乏競爭力，難以吸引高素質(zhì)信息技術(shù)人才。其五，專業(yè)技術(shù)職稱評定體系未能充分體現(xiàn)信息化工作特點(diǎn)，影響專業(yè)人員職業(yè)發(fā)展的積極性。這些問題直接導(dǎo)致信息化建設(shè)項目實(shí)施質(zhì)量不高，系統(tǒng)運(yùn)維能力不足，影響了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

（三）信息安全存在風(fēng)險

檔案信息化建設(shè)中的信息安全風(fēng)險已成為不容忽視的挑戰(zhàn)。隨著檔案數(shù)字化程度不斷提升，信息安全威脅呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化特征，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)入侵、載體損壞等多個維度：電子檔案管理系統(tǒng)普遍面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險，黑客利用系統(tǒng)漏洞可能竊取敏感檔案數(shù)據(jù)或破壞檔案完整性；數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)存在載體故障、格式過時等技術(shù)風(fēng)險，可能導(dǎo)致重要檔案信息無法讀取或永久丟失；權(quán)限管理機(jī)制不完善導(dǎo)致越權(quán)訪問現(xiàn)象時有發(fā)生，如部分內(nèi)部人員違規(guī)操作造成檔案信息外泄；移動辦公場景下的終端設(shè)備管理薄弱，成為新的安全風(fēng)險隱患；云存儲技術(shù)的應(yīng)用雖然提升了便利性，但也帶來了數(shù)據(jù)主權(quán)歸屬、跨境流動等新型安全問題；電子檔案的長期保存面臨挑戰(zhàn)，數(shù)字簽名的有效性、加密算法的安全性隨時間推移可能降低；檔案共享利用過程中的安全管控不足，存在二次傳播和濫用風(fēng)險；災(zāi)備體系建設(shè)滯后，許多單位缺乏有效的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生安全事故將造成不可逆損失。

（四）設(shè)施設(shè)備配置滯后

當(dāng)前，一些基層單位的檔案部門存在設(shè)施設(shè)備配置滯后的問題：服務(wù)器、存儲設(shè)備等核心基礎(chǔ)設(shè)施性能不足，難以滿足海量數(shù)字檔案的存儲和處理需求；網(wǎng)絡(luò)帶寬限制導(dǎo)致大容量檔案數(shù)據(jù)傳輸效率低下，嚴(yán)重影響跨部門共享利用；數(shù)字化加工設(shè)備老化現(xiàn)象突出，難以保證數(shù)字化質(zhì)量；終端設(shè)備配置參數(shù)低，無法流暢運(yùn)行專業(yè)檔案管理系統(tǒng)；機(jī)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)偏低，許多單位缺乏專業(yè)的恒溫恒濕設(shè)備和防火防磁設(shè)施，存在安全隱患；備份設(shè)備不足導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余度不夠，難以應(yīng)對突發(fā)性數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險；專用設(shè)備如高精度掃描儀、縮微設(shè)備等配備率低，影響特殊載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程；硬件更新機(jī)制不健全，許多設(shè)備超期服役，故障率居高不下。這些問題不僅影響當(dāng)前信息化建設(shè)的推進(jìn)，也制約新技術(shù)的應(yīng)用和系統(tǒng)的升級。

三、檔案信息化建設(shè)的策略

（一）統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案部門要牽頭制定覆蓋數(shù)據(jù)采集、存儲、交換、利用全流程的統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)包括統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件歸檔格式、系統(tǒng)接口協(xié)議等核心要素。其一，在數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)，應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案著錄規(guī)則和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是基層單位，要加快完成標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)采集。其二，針對數(shù)字資源存儲，明確長期保存格式清單和技術(shù)要求，對專業(yè)領(lǐng)域特殊格式建立轉(zhuǎn)換規(guī)范，嚴(yán)格限制私有格式使用，配套開發(fā)格式轉(zhuǎn)換工具包。其三，在系統(tǒng)開發(fā)層面，制訂統(tǒng)一的系統(tǒng)架構(gòu)技術(shù)指南，規(guī)范數(shù)據(jù)庫選型、API接口設(shè)計和數(shù)據(jù)交換協(xié)議，建立系統(tǒng)兼容性認(rèn)證機(jī)制。其四，要建立標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的監(jiān)督機(jī)制，將標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況納入檔案工作考核體系，開展定期檢查和第三方評估。[4]其五，要建立標(biāo)準(zhǔn)符合性檢測平臺，為各級檔案館提供標(biāo)準(zhǔn)符合性自檢工具，形成以國家標(biāo)準(zhǔn)為主體、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為補(bǔ)充、地方標(biāo)準(zhǔn)為特色的標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息資源互聯(lián)互通奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員不僅要具備基本的檔案管理能力，還需要具備一定的信息素養(yǎng)與數(shù)字化技術(shù)能力。為加快推動檔案信息化建設(shè)，相關(guān)單位應(yīng)著力打造一支兼具專業(yè)管理技能與信息化技能的復(fù)合型團(tuán)隊。其一，針對在職人員實(shí)施分層分類培訓(xùn)計劃，對管理人員開展信息化戰(zhàn)略培訓(xùn)，對業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行數(shù)字檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)，對技術(shù)人員強(qiáng)化檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，由資深檔案信息化專家以“結(jié)對”形式培養(yǎng)青年人才。其二，單位需鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，積極參與相關(guān)學(xué)術(shù)研究會議、行業(yè)研討活動等；支持管理人員考取與檔案管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的專業(yè)證書，提升檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)素養(yǎng)與競爭力。其三，單位可與高校開展合作，通過為檔案管理專業(yè)學(xué)生提供實(shí)訓(xùn)場地，培養(yǎng)一批兼具檔案管理能力與信息化技能的復(fù)合型人才。其四，通過完善福利待遇與晉升空間實(shí)行跨領(lǐng)域人才招聘，引進(jìn)一批計算機(jī)人才，輔助檔案管理人員開展信息化檔案管理工作。其五，要建立健全人才激勵機(jī)制，對檔案管理創(chuàng)新工作中表現(xiàn)良好的人員給予獎勵，如崗位晉升機(jī)會等。通過建立科學(xué)的職業(yè)發(fā)展通道和有競爭力的薪酬體系，形成良好的人才培養(yǎng)與發(fā)展機(jī)制，為檔案信息化建設(shè)提供持續(xù)的人才支撐。

（三）加強(qiáng)信息安全防護(hù)

要構(gòu)建全方位、動態(tài)化的安全防護(hù)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定安全保障。要部署防火墻、入侵檢測等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，采用國密算法對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，實(shí)施多因素身份認(rèn)證和細(xì)粒度權(quán)限控制，確保訪問安全；針對電子檔案長期保存的情況，建立定期格式轉(zhuǎn)換和遷移機(jī)制，利用區(qū)塊鏈技術(shù)保障檔案的真實(shí)性和完整性；加強(qiáng)移動終端管理，部署移動設(shè)備管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)擦除和設(shè)備管控；云存儲應(yīng)用需選擇安全可靠的云服務(wù)商，簽訂嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全協(xié)議，明確數(shù)據(jù)主權(quán)和跨境流動限制；要完善災(zāi)備體系，建設(shè)同城和異地雙活數(shù)據(jù)中心，定期開展應(yīng)急演練；[5]建立安全監(jiān)測預(yù)警機(jī)制，部署安全信息和事件管理系統(tǒng)，實(shí)時監(jiān)測安全威脅，并引入第三方安全評估，定期開展?jié)B透測試和風(fēng)險評估。通過建立健全多維度安全防護(hù)體系，實(shí)現(xiàn)從被動防御到主動安全的轉(zhuǎn)變，為檔案信息化建設(shè)提供可靠的安全保障。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案部門要依據(jù)本單位的財政情況和投入力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要根據(jù)檔案規(guī)模和業(yè)務(wù)需求分級配置服務(wù)器、存儲設(shè)備等核心基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)先保障數(shù)字化加工設(shè)備的硬件升級；實(shí)施老舊設(shè)備更新計劃，建立設(shè)備使用年限評估機(jī)制，對超期服役設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)制性更換；加強(qiáng)機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)化改造，完善恒溫恒濕、防火防雷等基礎(chǔ)設(shè)施；建立設(shè)備共享機(jī)制，在區(qū)域內(nèi)設(shè)置數(shù)字化加工中心，集中配置高精度掃描儀等專業(yè)設(shè)備供周邊單位共享使用；完善設(shè)備運(yùn)維體系，建立定期巡檢和維護(hù)機(jī)制，引入專業(yè)第三方服務(wù)團(tuán)隊提供技術(shù)支持；建立硬件設(shè)備動態(tài)評估機(jī)制，定期開展設(shè)備性能測試和需求評估，確保設(shè)備配置與業(yè)務(wù)發(fā)展同步。通過實(shí)施這些措施，有助于系統(tǒng)性提升基層檔案部門的硬件保障能力，為信息化建設(shè)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

（五）建立健全檔案管理規(guī)章

檔案部門要結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀及信息化建設(shè)情況，健全現(xiàn)有檔案管理規(guī)章。要明確管理人員的工作內(nèi)容與職責(zé)、明確大數(shù)據(jù)背景下檔案管理流程，如數(shù)據(jù)收集范圍、系統(tǒng)平臺操作規(guī)范、歸檔時效等；明確責(zé)任分工，劃分各部門在檔案管理中的職責(zé)范圍，一旦出現(xiàn)檔案泄露、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)損毀等問題，及時追責(zé)；推行電子文件單套歸檔機(jī)制，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力，將電子文件歸檔納入檔案服務(wù)考核體系；采用區(qū)塊鏈技術(shù)固化檔案形成過程，對電子檔案全生命周期行為進(jìn)行上鏈存證，確保檔案的真實(shí)性可追溯。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)不僅關(guān)乎檔案事業(yè)自身的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，也是服務(wù)社會發(fā)展的重要支撐。檔案部門要增強(qiáng)機(jī)遇意識，加強(qiáng)頂層設(shè)計，統(tǒng)籌推進(jìn)，通過持續(xù)創(chuàng)新和協(xié)同發(fā)展，不斷提升檔案信息化建設(shè)水平，從而構(gòu)建全方位、多層次的檔案信息化生態(tài)系統(tǒng)。未來，檔案信息化建設(shè)應(yīng)著重加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，完善人才培養(yǎng)機(jī)制，建立健全安全保障措施，同時積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，推動檔案管理向智能化、智慧化方向發(fā)展。

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（作者簡介：李燕君，女，本科，昭通公路局，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）