檔案信息化建設策略研究

隨著數(shù)字化技術的快速發(fā)展，檔案信息化建設面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。檔案作為重要的信息資源，其信息化建設不僅關乎歷史文化的傳承與保護，也是社會發(fā)展、科學研究和公共服務的重要支撐。然而，當前檔案信息化建設仍存在一些問題，亟須結合數(shù)字化技術探索創(chuàng)新性發(fā)展策略。基于此，本文系統(tǒng)分析當前檔案信息化建設的現(xiàn)狀，從多個維度提出檔案信息化建設的優(yōu)化策略，旨在從理論層面為構建現(xiàn)代檔案管理體系提供理論支撐和實踐參考，助力檔案信息化建設與發(fā)展。

一、檔案信息化建設的重要性

（一）提高管理效率

檔案信息化建設通過數(shù)字化技術將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)快速檢索、精準共享和高效存儲，大幅減少了人工操作的時間和管理成本。基于人工智能的智能分類和標簽體系可自動歸檔文件，大數(shù)據(jù)分析功能可深度挖掘檔案價值，為業(yè)務決策提供數(shù)據(jù)支撐，最終構建起標準化、智能化、安全化的現(xiàn)代檔案管理體系，全面提升管理效能和服務質量。

（二）降低維護成本

檔案信息化建設通過數(shù)字化技術有效降低了檔案管理的綜合運營成本。傳統(tǒng)檔案管理依賴大量物理存儲空間和人工操作，需要持續(xù)投入庫房建設、環(huán)境控制和人力維護等費用，而信息化建設通過檔案數(shù)字化存儲和智能化管理，實現(xiàn)了運營效率提升和費用節(jié)約。數(shù)字化存儲將實體檔案轉化為電子數(shù)據(jù)，大幅減少了庫房占用面積。[1]在檔案利用環(huán)節(jié)，信息化系統(tǒng)提供的電子檢索功能替代了傳統(tǒng)人工調取，顯著縮短了查詢時間，減少了檔案調取、歸位等環(huán)節(jié)的人力消耗。在日常管理方面，數(shù)字檔案無須除蟲、除塵等物理養(yǎng)護工作，降低了長期維護成本。

（三）實現(xiàn)信息互聯(lián)互通

檔案信息化建設促進了檔案資源的共享利用，實現(xiàn)了信息互聯(lián)互通。基于數(shù)字化技術構建的檔案管理信息化系統(tǒng)，將分散在不同部門、不同地區(qū)的檔案資源整合為有機整體，形成了覆蓋全流程的數(shù)字檔案資源共享網絡，真正實現(xiàn)跨部門、跨層級的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，從而為各項工作的開展提供更為精準完整的信息支撐。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）技術標準不統(tǒng)一

當前，檔案信息化建設面臨的首要問題是技術標準體系不健全。在信息化推進過程中，各級檔案部門由于建設時序不同、技術路線各異、管理水平參差不齊，形成了多元化的技術標準應用格局。首先，數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)的標準不一致，使數(shù)據(jù)整合時面臨結構化沖突；其次，在數(shù)字資源存儲方面，格式混亂現(xiàn)象普遍存在，除常見的PDF、JPG等通用格式外，部分專業(yè)領域使用TIFF、DNG等專業(yè)格式，更有一些自主研發(fā)的私有格式，給檔案資源長期保存和利用帶來不便；[2]再次，系統(tǒng)開發(fā)領域的問題較為復雜，不同時期建設的系統(tǒng)架構差異顯著，早期系統(tǒng)多采用C/S架構，新建系統(tǒng)則傾向B/S架構，而移動端應用又引入了全新框架，這種技術代際差異導致系統(tǒng)對接困難；最后，不同廠商的產品設計理念迥異，數(shù)據(jù)庫選型從關系型到非關系型各不相同，API接口規(guī)范也不一致，缺乏互操作性。這種標準混亂的狀況不僅存在于檔案行業(yè)內部，在與跨部門、跨機構業(yè)務系統(tǒng)的對接中同樣面臨標準不統(tǒng)一的困擾，影響了檔案資源在更大范圍內的流動和共享，進而制約了檔案價值的充分挖掘。

（二）專業(yè)人才缺乏

檔案信息化建設面臨的專業(yè)人才短缺問題是制約檔案行業(yè)發(fā)展的瓶頸。當前，檔案信息化人才隊伍存在明顯的結構性失衡，缺乏既懂檔案業(yè)務又精通信息技術的復合型、創(chuàng)新型人才。其一，傳統(tǒng)檔案專業(yè)人員普遍存在知識結構老化問題，對數(shù)字化加工、電子文件管理、信息系統(tǒng)運維等新技術掌握不足；而技術人員雖具備技術優(yōu)勢，卻往往不了解檔案管理的專業(yè)要求和業(yè)務流程，導致開發(fā)的應用系統(tǒng)與實際需求相脫節(jié)。[3]其二，高校人才培養(yǎng)體系尚未完全適應信息化需求，培養(yǎng)出來的檔案學專業(yè)人才難以滿足和適應信息化時代檔案崗位的工作要求。其三，在職培訓機制不健全，繼續(xù)教育渠道有限，基層檔案人員技能提升機會不足，其知識更新速度跟不上技術發(fā)展步伐。其四，人才引進面臨困境，檔案部門薪資待遇缺乏競爭力，難以吸引高素質信息技術人才。其五，專業(yè)技術職稱評定體系未能充分體現(xiàn)信息化工作特點，影響專業(yè)人員職業(yè)發(fā)展的積極性。這些問題直接導致信息化建設項目實施質量不高，系統(tǒng)運維能力不足，影響了檔案信息化建設的推進。

（三）信息安全存在風險

檔案信息化建設中的信息安全風險已成為不容忽視的挑戰(zhàn)。隨著檔案數(shù)字化程度不斷提升，信息安全威脅呈現(xiàn)多元化、復雜化特征，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)入侵、載體損壞等多個維度：電子檔案管理系統(tǒng)普遍面臨網絡攻擊風險，黑客利用系統(tǒng)漏洞可能竊取敏感檔案數(shù)據(jù)或破壞檔案完整性；數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)存在載體故障、格式過時等技術風險，可能導致重要檔案信息無法讀取或永久丟失；權限管理機制不完善導致越權訪問現(xiàn)象時有發(fā)生，如部分內部人員違規(guī)操作造成檔案信息外泄；移動辦公場景下的終端設備管理薄弱，成為新的安全風險隱患；云存儲技術的應用雖然提升了便利性，但也帶來了數(shù)據(jù)主權歸屬、跨境流動等新型安全問題；電子檔案的長期保存面臨挑戰(zhàn)，數(shù)字簽名的有效性、加密算法的安全性隨時間推移可能降低；檔案共享利用過程中的安全管控不足，存在二次傳播和濫用風險；災備體系建設滯后，許多單位缺乏有效的應急響應機制，一旦發(fā)生安全事故將造成不可逆損失。

（四）設施設備配置滯后

當前，一些基層單位的檔案部門存在設施設備配置滯后的問題：服務器、存儲設備等核心基礎設施性能不足，難以滿足海量數(shù)字檔案的存儲和處理需求；網絡帶寬限制導致大容量檔案數(shù)據(jù)傳輸效率低下，嚴重影響跨部門共享利用；數(shù)字化加工設備老化現(xiàn)象突出，難以保證數(shù)字化質量；終端設備配置參數(shù)低，無法流暢運行專業(yè)檔案管理系統(tǒng)；機房建設標準偏低，許多單位缺乏專業(yè)的恒溫恒濕設備和防火防磁設施，存在安全隱患；備份設備不足導致數(shù)據(jù)冗余度不夠，難以應對突發(fā)性數(shù)據(jù)丟失風險；專用設備如高精度掃描儀、縮微設備等配備率低，影響特殊載體檔案的數(shù)字化進程；硬件更新機制不健全，許多設備超期服役，故障率居高不下。這些問題不僅影響當前信息化建設的推進，也制約新技術的應用和系統(tǒng)的升級。

三、檔案信息化建設的策略

（一）統(tǒng)一技術標準

檔案部門要牽頭制定覆蓋數(shù)據(jù)采集、存儲、交換、利用全流程的統(tǒng)一技術標準，重點包括統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準、電子文件歸檔格式、系統(tǒng)接口協(xié)議等核心要素。其一，在數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)，應建立統(tǒng)一的檔案著錄規(guī)則和數(shù)據(jù)結構標準，尤其是基層單位，要加快完成標準化數(shù)據(jù)采集。其二，針對數(shù)字資源存儲，明確長期保存格式清單和技術要求，對專業(yè)領域特殊格式建立轉換規(guī)范，嚴格限制私有格式使用，配套開發(fā)格式轉換工具包。其三，在系統(tǒng)開發(fā)層面，制訂統(tǒng)一的系統(tǒng)架構技術指南，規(guī)范數(shù)據(jù)庫選型、API接口設計和數(shù)據(jù)交換協(xié)議，建立系統(tǒng)兼容性認證機制。其四，要建立標準實施的監(jiān)督機制，將標準執(zhí)行情況納入檔案工作考核體系，開展定期檢查和第三方評估。[4]其五，要建立標準符合性檢測平臺，為各級檔案館提供標準符合性自檢工具，形成以國家標準為主體、行業(yè)標準為補充、地方標準為特色的標準體系，為檔案信息資源互聯(lián)互通奠定堅實基礎。

（二）加強檔案管理隊伍建設

在檔案信息化建設過程中，管理人員不僅要具備基本的檔案管理能力，還需要具備一定的信息素養(yǎng)與數(shù)字化技術能力。為加快推動檔案信息化建設，相關單位應著力打造一支兼具專業(yè)管理技能與信息化技能的復合型團隊。其一，針對在職人員實施分層分類培訓計劃，對管理人員開展信息化戰(zhàn)略培訓，對業(yè)務骨干進行數(shù)字檔案管理實務培訓，對技術人員強化檔案專業(yè)知識培訓，由資深檔案信息化專家以“結對”形式培養(yǎng)青年人才。其二，單位需鼓勵檔案管理人員自主學習，積極參與相關學術研究會議、行業(yè)研討活動等；支持管理人員考取與檔案管理、大數(shù)據(jù)技術相關的專業(yè)證書，提升檔案管理團隊的專業(yè)素養(yǎng)與競爭力。其三，單位可與高校開展合作，通過為檔案管理專業(yè)學生提供實訓場地，培養(yǎng)一批兼具檔案管理能力與信息化技能的復合型人才。其四，通過完善福利待遇與晉升空間實行跨領域人才招聘，引進一批計算機人才，輔助檔案管理人員開展信息化檔案管理工作。其五，要建立健全人才激勵機制，對檔案管理創(chuàng)新工作中表現(xiàn)良好的人員給予獎勵，如崗位晉升機會等。通過建立科學的職業(yè)發(fā)展通道和有競爭力的薪酬體系，形成良好的人才培養(yǎng)與發(fā)展機制，為檔案信息化建設提供持續(xù)的人才支撐。

（三）加強信息安全防護

要構建全方位、動態(tài)化的安全防護體系，為檔案信息化建設奠定安全保障。要部署防火墻、入侵檢測等網絡安全設備，采用國密算法對敏感數(shù)據(jù)進行加密存儲，實施多因素身份認證和細粒度權限控制，確保訪問安全；針對電子檔案長期保存的情況，建立定期格式轉換和遷移機制，利用區(qū)塊鏈技術保障檔案的真實性和完整性；加強移動終端管理，部署移動設備管理系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程數(shù)據(jù)擦除和設備管控；云存儲應用需選擇安全可靠的云服務商，簽訂嚴格的數(shù)據(jù)安全協(xié)議，明確數(shù)據(jù)主權和跨境流動限制；要完善災備體系，建設同城和異地雙活數(shù)據(jù)中心，定期開展應急演練；[5]建立安全監(jiān)測預警機制，部署安全信息和事件管理系統(tǒng)，實時監(jiān)測安全威脅，并引入第三方安全評估，定期開展?jié)B透測試和風險評估。通過建立健全多維度安全防護體系，實現(xiàn)從被動防御到主動安全的轉變，為檔案信息化建設提供可靠的安全保障。

（四）加強基礎設施建設

檔案部門要依據(jù)本單位的財政情況和投入力度，加強基礎設施建設。要根據(jù)檔案規(guī)模和業(yè)務需求分級配置服務器、存儲設備等核心基礎設施，優(yōu)先保障數(shù)字化加工設備的硬件升級；實施老舊設備更新計劃，建立設備使用年限評估機制，對超期服役設備進行強制性更換；加強機房標準化改造，完善恒溫恒濕、防火防雷等基礎設施；建立設備共享機制，在區(qū)域內設置數(shù)字化加工中心，集中配置高精度掃描儀等專業(yè)設備供周邊單位共享使用；完善設備運維體系，建立定期巡檢和維護機制，引入專業(yè)第三方服務團隊提供技術支持；建立硬件設備動態(tài)評估機制，定期開展設備性能測試和需求評估，確保設備配置與業(yè)務發(fā)展同步。通過實施這些措施，有助于系統(tǒng)性提升基層檔案部門的硬件保障能力，為信息化建設奠定堅實基礎。

（五）建立健全檔案管理規(guī)章

檔案部門要結合自身發(fā)展現(xiàn)狀及信息化建設情況，健全現(xiàn)有檔案管理規(guī)章。要明確管理人員的工作內容與職責、明確大數(shù)據(jù)背景下檔案管理流程，如數(shù)據(jù)收集范圍、系統(tǒng)平臺操作規(guī)范、歸檔時效等；明確責任分工，劃分各部門在檔案管理中的職責范圍，一旦出現(xiàn)檔案泄露、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)損毀等問題，及時追責；推行電子文件單套歸檔機制，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力，將電子文件歸檔納入檔案服務考核體系；采用區(qū)塊鏈技術固化檔案形成過程，對電子檔案全生命周期行為進行上鏈存證，確保檔案的真實性可追溯。

四、結語

綜上所述，檔案信息化建設不僅關乎檔案事業(yè)自身的現(xiàn)代化轉型，也是服務社會發(fā)展的重要支撐。檔案部門要增強機遇意識，加強頂層設計，統(tǒng)籌推進，通過持續(xù)創(chuàng)新和協(xié)同發(fā)展，不斷提升檔案信息化建設水平，從而構建全方位、多層次的檔案信息化生態(tài)系統(tǒng)。未來，檔案信息化建設應著重加強標準化體系建設，完善人才培養(yǎng)機制，建立健全安全保障措施，同時積極應用大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術，推動檔案管理向智能化、智慧化方向發(fā)展。

參考文獻：

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[5]孫述剛.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].蘭臺內外，2024（09）：41-43.

（作者簡介：李燕君，女，本科，昭通公路局，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）