檔案管理的優化路徑

一、引言

檔案作為社會發展進程中形成的基礎性信息資源，系統地記錄了人類實踐活動的完整軌跡，具備獨特的憑證價值和情報價值。檔案的形態豐富多樣，包括各類記錄、報告、數據、圖件、研究成果與論文等，不僅能直接反映工作實踐的具體成果，更能為未來的決策部署、活動推進及實踐探索提供重要依據。在信息化時代背景下，如何運用科學的管理方法實現檔案資源的規范化、安全化和高效化治理，深入挖掘其潛在價值，已成為檔案工作面臨的重要課題。本文擬對當前檔案管理面臨的挑戰進行系統分析，在此基礎上探索具體的檔案管理優化路徑，以期為提升檔案管理水平提供有益參考。

二、檔案管理的重要性與特殊性

（一）重要性

首先，檔案是單位的核心信息資產。各單位在各類項目推進過程中產生的海量資料與科研成果，最終以檔案形態留存。這些檔案不僅是項目投入人力、物力和財力后的結果，也是行業經驗和管理智慧的體現，直觀彰顯著項目的實際價值與影響力。

其次，檔案能為重大決策提供重要參考。單位在行政管理業務活動中形成的檔案，能為相關領域的發展規劃制訂、風險管控實施、空間規劃布局、工程建設推進等提供直接依據；通過各類調查監測工作收錄的監測數據，能為建立健全相關保障體系提供數據保障，為跨領域協調發展注入關鍵力量；在各類技術服務工作中形成的詳細記錄，能為生態保護、工程建設、資源開發等實踐活動提供科學指導。總之，單位在項目開展過程中形成的檔案是各類規劃制定、方案確立、工程實施、風險防治等環節不可或缺的科學依據。[1]

最后，檔案可為科研工作的傳承與創新提供有益參考。檔案詳盡記錄了項目實施過程中的各類原始數據、實驗過程、研究結論等重要信息，為科研人員提供了珍貴的第一手資料。這些資料經過系統整理和科學分類，構成了科研工作的重要數據來源。通過對這些原始資料進行深入研究，科研工作者能逐步揭示領域內的相關規律，探索未知奧秘，進而為學科的發展奠定堅實基礎，實現知識的有效傳承與積累。同時，科研工作者與相關從業者還可以通過對比不同時期的檔案數據，驗證新發現、新理論的正確性與適用性，進而推動學科的持續進步。

（二）特殊性

首先，檔案具有突出的專業屬性，其生成語境廣泛覆蓋科學研究、工程建設、地質勘察、環境觀測等各類技術實踐領域。因此，檔案內容中既包含特定行業的術語體系、圖形符號及規范標準，又詳細記錄著專業活動的實施過程、技術路徑與操作方法。這種與專業實踐的深度綁定，使檔案管理工作的專業門檻顯著提升，要求從業者具備相應的行業知識儲備與技術應用能力。[2]?

其次，檔案載體呈現多元形態，除了傳統的紙質文本，如報告、記錄、圖紙、任務書外，還包含光盤、磁盤、數據庫等電子資源，聲像、影像、照片等視聽資料亦屬其范疇，部分領域甚至涉及實物標本的歸檔保存。這種載體的豐富性對檔案管理工作提出了特殊要求，檔案管理部門必須建立兼顧不同載體特性的存儲、檢索與保護機制，以保證工作效果。

最后，檔案的價值密度較高。具體而言，檔案記錄著項目活動成果，可通過成果轉讓收獲直接的經濟收益；同時，對檔案的高效利用也可以產生間接的經濟收益，如設計人員借鑒原有圖紙進行設計，可以降低設計成本、縮短設計時間，從而增加收益。

三、當前檔案管理工作面臨的主要挑戰

（一）管理體系系統性不足

各單位雖已在檔案管理領域建立相關管理機制，但在實際操作過程中普遍存在“重項目推進、輕檔案歸檔”的傾向。這種傾向會導致檔案收集、整理、歸檔等關鍵環節缺乏有效監管，責任主體不明確，制度約束力被弱化。[3]同時，檔案管理體系不健全還會導致檔案分類標準、著錄規則及電子文件管理標準等的作用無法得到有效發揮：一方面，部分標準未能及時更新，難以適應數字化轉型需求；另一方面，部分標準缺乏統一且可操作的實施細則，導致不同部門、不同環節在執行過程中可能出現偏差，不利于規范化管理進程的發展與檔案資源共享效果的提升。

（二）信息化建設水平有待提升

首先，隨著信息化的深入發展，數字化檔案管理系統已在檔案管理工作中得到普及，但受到市場競爭及各單位個性化定制需求等因素的影響，不同單位使用的檔案管理系統差異性顯著，數據共享存在技術壁壘，“信息孤島”現象日益突出，這在一定程度上影響了檔案管理的整體效能；其次，因檔案的專業性較強且形式多樣，項目開展過程中產生的電子檔案資源（如原始數據、圖件等）在管理時可能面臨一些問題，如格式兼容性不足、長期可讀性缺乏保障、真實性驗證難度大及存儲安全風險突出等；再次，在對各單位積累的海量歷史檔案資料進行數字化轉化的過程中，普遍存在工作量大、成本高的現實難題，另有部分單位因重視程度不夠，導致此項工作進展緩慢；最后，與社會層面人工智能的快速迭代升級相比，檔案領域的智能化應用明顯滯后，缺乏利用人工智能、大數據等技術進行檔案內容深度挖掘、智能檢索、知識關聯分析的能力，難以充分釋放檔案的潛在價值。[4]

（三）安全保障工作存在隱患

其一，部分檔案管理人員對涉密資料的重要性認知不足，保密意識有待提升。部分單位的庫房設施尚未達到規范要求，溫濕度調控、防火防盜等關鍵防護環節存在明顯漏洞，尤其在膠片、磁介質等特殊載體的保護方面問題更為突出，增加了檔案載體的老化與損壞風險。

其二，在網絡安全領域，部分單位的防范意識與技術應用能力明顯不足，數據庫未及時更新、安全漏洞未定期掃描、系統補丁未及時安裝等現象普遍存在，這使檔案管理系統在面臨網絡攻擊等問題時的風險顯著升高，對電子檔案構成潛在威脅。

其三，在數字化檔案存儲過程中，由字段缺失引發的整體解析失敗風險亦不容忽視，這凸顯了在檔案收集與整理階段同步開展備份工作的重要性。然而，在實際操作中，部分單位缺乏科學的備份策略，且對備份介質的管理存在疏漏，數據恢復預案的有效性亦有待驗證。這些因素相互交織，使檔案的安全性與可靠性面臨多重挑戰。

（四）資源開發利用不充分

其一，部分檔案管理人員習慣于沿用傳統檢索模式，對檔案的專業特性、內容關聯等認知不夠深入，導致關鍵詞設置缺乏科學性與系統性，檢索效率偏低，用戶快速精準定位所需檔案的過程受到明顯制約。其二，在檔案共享領域，受到技術標準不統一、保密規范多重疊加、部門間存在協作壁壘等多重因素的影響，跨單位與跨部門的檔案資源互通仍存在明顯障礙，不同主體重復收集、整理檔案的現象時有發生，造成了資源的浪費。[5]其三，復合型人才儲備不足是制約資源有效開發的另一重要影響因素。各單位同時精通檔案管理業務與專業技術知識的復合型人才數量相對有限，且現有管理人員受專業背景所限，對館藏檔案開展深度加工、信息提煉與資源整合的能力相對不足，難以形成專題匯編、數據產品、知識圖譜等具有高附加值的研究成果。

四、優化檔案管理工作的多元策略

（一）健全檔案管理體系，強化規范執行

構建覆蓋檔案全生命周期的管理體系是規范管理的基礎。具體而言，其一，需修訂和完善涵蓋檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定及銷毀等各環節的管理機制與實施細則，明確各環節的責任主體、操作標準與時限要求，形成“事事有規范、人人有職責”的管理閉環。其二，要依據相關行業標準，結合本單位業務特點，擬定細致的檔案分類方案、著錄規則、電子文件管理規范、數字化加工標準等細則，確保各項操作有章可循、統一規范。其三，檔案管理部門要提前介入重大項目，將檔案管理工作要求納入項目計劃和合同之中，加強對項目文件形成、收集、整理等環節的指導與檢查，確保歸檔材料的完整性、準確性和系統性。其四，全面推行“預立卷”機制，引導項目人員按檔案管理規范及時整理文件，避免后期集中歸檔時出現材料缺失或混亂等問題。[6]其五，要將收集歸檔質量、管理利用效率、檔案信息化水平等納入單位績效考核體系，對各部門及相關工作人員的檔案管理工作作出適時、全面的評價，使其深刻認識到檔案管理的重要性，進而主動規范操作，從根本上提高檔案管理的質量與水平。

（二）強化信息化建設，加強智慧管理

建設統一、高效、安全的檔案管理信息系統是優化檔案管理工作的重要措施。相關主體應通過加強信息化建設實現檔案管理與項目管理、實驗數據管理等業務系統的深度融合，提高數據的共享與互通效率，消除“信息孤島”現象。具體而言，首先，可建立完善的電子文件歸檔與管理系統（ERMS），確保電子文件在收集、流轉過程中的真實性、完整性、可用性和安全性；其次，嚴格規范電子文件格式，根據文件屬性采用開放或長期保存格式，為檔案的長期可讀與跨平臺調用奠定基礎；再次，根據各單位檔案管理工作的現狀和特點，按照數字化要求進行科學規劃，分步驟、有重點地開展重要歷史紙質檔案、圖件、照片等的數字化工作，建立高質量的數字資源庫，盤活歷史檔案資源；最后，可構建與檔案管理系統相適應的人工智能大模型，如應用OCR技術識別檔案圖件中的文字信息，利用NLP技術實現報告內容自動標注并同步生成摘要，應用知識圖譜技術構建知識關聯網絡等，全面提升檢索效率與檔案利用價值。

（三）筑牢安全防線，保障檔案安全

其一，增強檔案管理人員的保密意識是實現安全管理的首要環節，應定期組織保密法規與案例警示教育，以增強全體工作人員，尤其是涉密崗位人員的保密意識，讓安全保密理念深入人心。其二，應遵循國家相關標準建設現代化檔案室，配備溫濕度調控、防火、防盜、防水、防蟲、防磁等各類設施設備，尤其加大對膠片、磁介質等特殊載體的保護力度。其三，應積極構建全方位、無死角的網絡安全防護體系，防火墻、入侵檢測機制、數據加密技術、訪問控制策略及身份認證流程等要素缺一不可，促進多層次安全防護網的形成。[7]其四，需建立嚴格規范的重要檔案備份機制，具備條件的單位可嘗試將每份檔案至少留存3份，采用2種不同的存儲介質，其中1份實現異地存放，定期檢驗備份數據的可恢復性，保障檔案的安全。

（四）促進資源共享，實現資源深度開發利用

為優化檔案管理效能，各檔案管理機構需著力構建科學的檔案分級、分類共享機制，提升資源利用率。可充分利用單位內部現有網絡、行業共享平臺及國家檔案數據中心等載體，提高非涉密檔案或脫敏數據的共享利用水平，減少重復勞動，提高整體工作效率。[8]同時，推動檔案資源的深度開發與實際需求的緊密結合，積極推進檔案專題匯編形成、特色數據庫建設、科普產品開發及歷史項目成果集成等工作，不斷提升檔案的質量與價值，探索更切實有效的開發路徑。此外，還要積極調整檔案服務理念，從被動等待查詢轉向主動提供服務，如提供知識推送、決策咨詢、展覽展示等多元服務，并借助公開網站、移動客戶端等渠道提升服務的便捷性，使檔案資源的價值得到有效發揮。

五、結語

綜上所述，在新時代，檔案管理工作的戰略地位愈發凸顯，其作用已遠超單純的資料保存范疇，成為支撐決策、推動創新、傳承經驗的關鍵影響因素。各單位需高度關注自身檔案管理體系的完備性、信息化建設的全面性、安全保密機制的有效性，以及檔案資源開發利用的充分性，切實提升檔案管理工作的效果。只有通過持續改進與創新，檔案所蘊含的豐富價值才有望得到更充分地釋放，進而為相關領域的安全保障、生態建設的科學推進、科技創新的持續突破乃至社會經濟的可持續發展，提供更為堅實的信息支撐，在時代發展的進程中彰顯檔案管理工作的獨特價值與深遠意義。

參考文獻：

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（作者簡介：劉莉，女，本科，湖南省地球物理地球化學調查所，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）