檔案管理的優(yōu)化路徑

一、引言

檔案作為社會發(fā)展進程中形成的基礎性信息資源，系統(tǒng)地記錄了人類實踐活動的完整軌跡，具備獨特的憑證價值和情報價值。檔案的形態(tài)豐富多樣，包括各類記錄、報告、數(shù)據(jù)、圖件、研究成果與論文等，不僅能直接反映工作實踐的具體成果，更能為未來的決策部署、活動推進及實踐探索提供重要依據(jù)。在信息化時代背景下，如何運用科學的管理方法實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化、安全化和高效化治理，深入挖掘其潛在價值，已成為檔案工作面臨的重要課題。本文擬對當前檔案管理面臨的挑戰(zhàn)進行系統(tǒng)分析，在此基礎上探索具體的檔案管理優(yōu)化路徑，以期為提升檔案管理水平提供有益參考。

二、檔案管理的重要性與特殊性

（一）重要性

首先，檔案是單位的核心信息資產。各單位在各類項目推進過程中產生的海量資料與科研成果，最終以檔案形態(tài)留存。這些檔案不僅是項目投入人力、物力和財力后的結果，也是行業(yè)經驗和管理智慧的體現(xiàn)，直觀彰顯著項目的實際價值與影響力。

其次，檔案能為重大決策提供重要參考。單位在行政管理業(yè)務活動中形成的檔案，能為相關領域的發(fā)展規(guī)劃制訂、風險管控實施、空間規(guī)劃布局、工程建設推進等提供直接依據(jù)；通過各類調查監(jiān)測工作收錄的監(jiān)測數(shù)據(jù)，能為建立健全相關保障體系提供數(shù)據(jù)保障，為跨領域協(xié)調發(fā)展注入關鍵力量；在各類技術服務工作中形成的詳細記錄，能為生態(tài)保護、工程建設、資源開發(fā)等實踐活動提供科學指導。總之，單位在項目開展過程中形成的檔案是各類規(guī)劃制定、方案確立、工程實施、風險防治等環(huán)節(jié)不可或缺的科學依據(jù)。[1]

最后，檔案可為科研工作的傳承與創(chuàng)新提供有益參考。檔案詳盡記錄了項目實施過程中的各類原始數(shù)據(jù)、實驗過程、研究結論等重要信息，為科研人員提供了珍貴的第一手資料。這些資料經過系統(tǒng)整理和科學分類，構成了科研工作的重要數(shù)據(jù)來源。通過對這些原始資料進行深入研究，科研工作者能逐步揭示領域內的相關規(guī)律，探索未知奧秘，進而為學科的發(fā)展奠定堅實基礎，實現(xiàn)知識的有效傳承與積累。同時，科研工作者與相關從業(yè)者還可以通過對比不同時期的檔案數(shù)據(jù)，驗證新發(fā)現(xiàn)、新理論的正確性與適用性，進而推動學科的持續(xù)進步。

（二）特殊性

首先，檔案具有突出的專業(yè)屬性，其生成語境廣泛覆蓋科學研究、工程建設、地質勘察、環(huán)境觀測等各類技術實踐領域。因此，檔案內容中既包含特定行業(yè)的術語體系、圖形符號及規(guī)范標準，又詳細記錄著專業(yè)活動的實施過程、技術路徑與操作方法。這種與專業(yè)實踐的深度綁定，使檔案管理工作的專業(yè)門檻顯著提升，要求從業(yè)者具備相應的行業(yè)知識儲備與技術應用能力。[2]?

其次，檔案載體呈現(xiàn)多元形態(tài)，除了傳統(tǒng)的紙質文本，如報告、記錄、圖紙、任務書外，還包含光盤、磁盤、數(shù)據(jù)庫等電子資源，聲像、影像、照片等視聽資料亦屬其范疇，部分領域甚至涉及實物標本的歸檔保存。這種載體的豐富性對檔案管理工作提出了特殊要求，檔案管理部門必須建立兼顧不同載體特性的存儲、檢索與保護機制，以保證工作效果。

最后，檔案的價值密度較高。具體而言，檔案記錄著項目活動成果，可通過成果轉讓收獲直接的經濟收益；同時，對檔案的高效利用也可以產生間接的經濟收益，如設計人員借鑒原有圖紙進行設計，可以降低設計成本、縮短設計時間，從而增加收益。

三、當前檔案管理工作面臨的主要挑戰(zhàn)

（一）管理體系系統(tǒng)性不足

各單位雖已在檔案管理領域建立相關管理機制，但在實際操作過程中普遍存在“重項目推進、輕檔案歸檔”的傾向。這種傾向會導致檔案收集、整理、歸檔等關鍵環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管，責任主體不明確，制度約束力被弱化。[3]同時，檔案管理體系不健全還會導致檔案分類標準、著錄規(guī)則及電子文件管理標準等的作用無法得到有效發(fā)揮：一方面，部分標準未能及時更新，難以適應數(shù)字化轉型需求；另一方面，部分標準缺乏統(tǒng)一且可操作的實施細則，導致不同部門、不同環(huán)節(jié)在執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)偏差，不利于規(guī)范化管理進程的發(fā)展與檔案資源共享效果的提升。

（二）信息化建設水平有待提升

首先，隨著信息化的深入發(fā)展，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已在檔案管理工作中得到普及，但受到市場競爭及各單位個性化定制需求等因素的影響，不同單位使用的檔案管理系統(tǒng)差異性顯著，數(shù)據(jù)共享存在技術壁壘，“信息孤島”現(xiàn)象日益突出，這在一定程度上影響了檔案管理的整體效能；其次，因檔案的專業(yè)性較強且形式多樣，項目開展過程中產生的電子檔案資源（如原始數(shù)據(jù)、圖件等）在管理時可能面臨一些問題，如格式兼容性不足、長期可讀性缺乏保障、真實性驗證難度大及存儲安全風險突出等；再次，在對各單位積累的海量歷史檔案資料進行數(shù)字化轉化的過程中，普遍存在工作量大、成本高的現(xiàn)實難題，另有部分單位因重視程度不夠，導致此項工作進展緩慢；最后，與社會層面人工智能的快速迭代升級相比，檔案領域的智能化應用明顯滯后，缺乏利用人工智能、大數(shù)據(jù)等技術進行檔案內容深度挖掘、智能檢索、知識關聯(lián)分析的能力，難以充分釋放檔案的潛在價值。[4]

（三）安全保障工作存在隱患

其一，部分檔案管理人員對涉密資料的重要性認知不足，保密意識有待提升。部分單位的庫房設施尚未達到規(guī)范要求，溫濕度調控、防火防盜等關鍵防護環(huán)節(jié)存在明顯漏洞，尤其在膠片、磁介質等特殊載體的保護方面問題更為突出，增加了檔案載體的老化與損壞風險。

其二，在網(wǎng)絡安全領域，部分單位的防范意識與技術應用能力明顯不足，數(shù)據(jù)庫未及時更新、安全漏洞未定期掃描、系統(tǒng)補丁未及時安裝等現(xiàn)象普遍存在，這使檔案管理系統(tǒng)在面臨網(wǎng)絡攻擊等問題時的風險顯著升高，對電子檔案構成潛在威脅。

其三，在數(shù)字化檔案存儲過程中，由字段缺失引發(fā)的整體解析失敗風險亦不容忽視，這凸顯了在檔案收集與整理階段同步開展備份工作的重要性。然而，在實際操作中，部分單位缺乏科學的備份策略，且對備份介質的管理存在疏漏，數(shù)據(jù)恢復預案的有效性亦有待驗證。這些因素相互交織，使檔案的安全性與可靠性面臨多重挑戰(zhàn)。

（四）資源開發(fā)利用不充分

其一，部分檔案管理人員習慣于沿用傳統(tǒng)檢索模式，對檔案的專業(yè)特性、內容關聯(lián)等認知不夠深入，導致關鍵詞設置缺乏科學性與系統(tǒng)性，檢索效率偏低，用戶快速精準定位所需檔案的過程受到明顯制約。其二，在檔案共享領域，受到技術標準不統(tǒng)一、保密規(guī)范多重疊加、部門間存在協(xié)作壁壘等多重因素的影響，跨單位與跨部門的檔案資源互通仍存在明顯障礙，不同主體重復收集、整理檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，造成了資源的浪費。[5]其三，復合型人才儲備不足是制約資源有效開發(fā)的另一重要影響因素。各單位同時精通檔案管理業(yè)務與專業(yè)技術知識的復合型人才數(shù)量相對有限，且現(xiàn)有管理人員受專業(yè)背景所限，對館藏檔案開展深度加工、信息提煉與資源整合的能力相對不足，難以形成專題匯編、數(shù)據(jù)產品、知識圖譜等具有高附加值的研究成果。

四、優(yōu)化檔案管理工作的多元策略

（一）健全檔案管理體系，強化規(guī)范執(zhí)行

構建覆蓋檔案全生命周期的管理體系是規(guī)范管理的基礎。具體而言，其一，需修訂和完善涵蓋檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定及銷毀等各環(huán)節(jié)的管理機制與實施細則，明確各環(huán)節(jié)的責任主體、操作標準與時限要求，形成“事事有規(guī)范、人人有職責”的管理閉環(huán)。其二，要依據(jù)相關行業(yè)標準，結合本單位業(yè)務特點，擬定細致的檔案分類方案、著錄規(guī)則、電子文件管理規(guī)范、數(shù)字化加工標準等細則，確保各項操作有章可循、統(tǒng)一規(guī)范。其三，檔案管理部門要提前介入重大項目，將檔案管理工作要求納入項目計劃和合同之中，加強對項目文件形成、收集、整理等環(huán)節(jié)的指導與檢查，確保歸檔材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。其四，全面推行“預立卷”機制，引導項目人員按檔案管理規(guī)范及時整理文件，避免后期集中歸檔時出現(xiàn)材料缺失或混亂等問題。[6]其五，要將收集歸檔質量、管理利用效率、檔案信息化水平等納入單位績效考核體系，對各部門及相關工作人員的檔案管理工作作出適時、全面的評價，使其深刻認識到檔案管理的重要性，進而主動規(guī)范操作，從根本上提高檔案管理的質量與水平。

（二）強化信息化建設，加強智慧管理

建設統(tǒng)一、高效、安全的檔案管理信息系統(tǒng)是優(yōu)化檔案管理工作的重要措施。相關主體應通過加強信息化建設實現(xiàn)檔案管理與項目管理、實驗數(shù)據(jù)管理等業(yè)務系統(tǒng)的深度融合，提高數(shù)據(jù)的共享與互通效率，消除“信息孤島”現(xiàn)象。具體而言，首先，可建立完善的電子文件歸檔與管理系統(tǒng)（ERMS），確保電子文件在收集、流轉過程中的真實性、完整性、可用性和安全性；其次，嚴格規(guī)范電子文件格式，根據(jù)文件屬性采用開放或長期保存格式，為檔案的長期可讀與跨平臺調用奠定基礎；再次，根據(jù)各單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和特點，按照數(shù)字化要求進行科學規(guī)劃，分步驟、有重點地開展重要歷史紙質檔案、圖件、照片等的數(shù)字化工作，建立高質量的數(shù)字資源庫，盤活歷史檔案資源；最后，可構建與檔案管理系統(tǒng)相適應的人工智能大模型，如應用OCR技術識別檔案圖件中的文字信息，利用NLP技術實現(xiàn)報告內容自動標注并同步生成摘要，應用知識圖譜技術構建知識關聯(lián)網(wǎng)絡等，全面提升檢索效率與檔案利用價值。

（三）筑牢安全防線，保障檔案安全

其一，增強檔案管理人員的保密意識是實現(xiàn)安全管理的首要環(huán)節(jié)，應定期組織保密法規(guī)與案例警示教育，以增強全體工作人員，尤其是涉密崗位人員的保密意識，讓安全保密理念深入人心。其二，應遵循國家相關標準建設現(xiàn)代化檔案室，配備溫濕度調控、防火、防盜、防水、防蟲、防磁等各類設施設備，尤其加大對膠片、磁介質等特殊載體的保護力度。其三，應積極構建全方位、無死角的網(wǎng)絡安全防護體系，防火墻、入侵檢測機制、數(shù)據(jù)加密技術、訪問控制策略及身份認證流程等要素缺一不可，促進多層次安全防護網(wǎng)的形成。[7]其四，需建立嚴格規(guī)范的重要檔案備份機制，具備條件的單位可嘗試將每份檔案至少留存3份，采用2種不同的存儲介質，其中1份實現(xiàn)異地存放，定期檢驗備份數(shù)據(jù)的可恢復性，保障檔案的安全。

（四）促進資源共享，實現(xiàn)資源深度開發(fā)利用

為優(yōu)化檔案管理效能，各檔案管理機構需著力構建科學的檔案分級、分類共享機制，提升資源利用率。可充分利用單位內部現(xiàn)有網(wǎng)絡、行業(yè)共享平臺及國家檔案數(shù)據(jù)中心等載體，提高非涉密檔案或脫敏數(shù)據(jù)的共享利用水平，減少重復勞動，提高整體工作效率。[8]同時，推動檔案資源的深度開發(fā)與實際需求的緊密結合，積極推進檔案專題匯編形成、特色數(shù)據(jù)庫建設、科普產品開發(fā)及歷史項目成果集成等工作，不斷提升檔案的質量與價值，探索更切實有效的開發(fā)路徑。此外，還要積極調整檔案服務理念，從被動等待查詢轉向主動提供服務，如提供知識推送、決策咨詢、展覽展示等多元服務，并借助公開網(wǎng)站、移動客戶端等渠道提升服務的便捷性，使檔案資源的價值得到有效發(fā)揮。

五、結語

綜上所述，在新時代，檔案管理工作的戰(zhàn)略地位愈發(fā)凸顯，其作用已遠超單純的資料保存范疇，成為支撐決策、推動創(chuàng)新、傳承經驗的關鍵影響因素。各單位需高度關注自身檔案管理體系的完備性、信息化建設的全面性、安全保密機制的有效性，以及檔案資源開發(fā)利用的充分性，切實提升檔案管理工作的效果。只有通過持續(xù)改進與創(chuàng)新，檔案所蘊含的豐富價值才有望得到更充分地釋放，進而為相關領域的安全保障、生態(tài)建設的科學推進、科技創(chuàng)新的持續(xù)突破乃至社會經濟的可持續(xù)發(fā)展，提供更為堅實的信息支撐，在時代發(fā)展的進程中彰顯檔案管理工作的獨特價值與深遠意義。

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（作者簡介：劉莉，女，本科，湖南省地球物理地球化學調查所，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）