大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案中心的建設(shè)研究

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理逐漸向智能化、集約化等方向發(fā)展。隨著各類檔案數(shù)量的飛速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足當前對數(shù)據(jù)存儲、處理以及利用的需求，亟須構(gòu)建以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的數(shù)字檔案中心。基于此，本文著眼于檔案管理的具體實踐，分析數(shù)字檔案中心建設(shè)的理論基礎(chǔ)與現(xiàn)實需求，探討大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理深度融合的路徑，并針對數(shù)據(jù)安全以及系統(tǒng)整合等問題提出相應(yīng)的解決方案，旨在為推進檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考。

一、大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案中心建設(shè)概述

（一）數(shù)字檔案中心的概念演進與顯著特征

在信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，社會各界對檔案價值的認知正在發(fā)生深刻轉(zhuǎn)變，即從單純的記錄保存轉(zhuǎn)向知識管理以及決策支持。在這一背景下，數(shù)字檔案中心從單一的電子化存儲系統(tǒng)演變成集數(shù)據(jù)采集、智能分析以及知識服務(wù)等于一體的綜合性信息管理平臺，[1]其建設(shè)呈現(xiàn)出從被動存儲向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變的顯著特征，即由最初的文檔掃描存儲逐步發(fā)展為智能分類檢索，再向未來的知識挖掘應(yīng)用演進。

（二）檔案管理的特殊性與數(shù)字化轉(zhuǎn)型壓力

檔案管理轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)在于其兼具高度規(guī)范性與歷史憑證價值的復(fù)合特質(zhì)，不僅涉及多類型結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化資料的系統(tǒng)化歸檔與精準調(diào)閱需求，還承載著保障治理透明度、維護決策過程可追溯性以及滿足內(nèi)部審計、外部監(jiān)督與歷史研究等多維度利用訴求的核心使命。尤其在強化單位內(nèi)部治理效能與提升精細化運營管理水平的整體趨勢下，傳統(tǒng)基于物理卷宗和分散管理的紙質(zhì)檔案管理模式，在跨部門協(xié)同決策支持、全流程合規(guī)性審查、歷史經(jīng)驗快速復(fù)用等多元化場景中，已日漸顯現(xiàn)出響應(yīng)遲緩、信息割裂、利用低效等顯著問題。因此，新時期檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型必須立足于更為審慎的技術(shù)架構(gòu)適配性考量與嚴謹精細的管理體系重構(gòu)。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)賦能檔案管理的價值體現(xiàn)

?聚焦于管理核心職能的數(shù)字檔案中心建設(shè)，其內(nèi)涵已超越傳統(tǒng)意義上“實現(xiàn)對紙質(zhì)文件的電子化存儲備份”這一基礎(chǔ)目標，逐步演化為能深度整合組織內(nèi)部各職能部門運作過程中所產(chǎn)生的文書、審批流程記錄、財務(wù)憑證、合同協(xié)議、人事檔案及各類管理報告等核心信息資源的綜合性智能化管理平臺。數(shù)字檔案中心能借助先進的信息處理與分析技術(shù)對這些數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)性組織、深度挖掘與知識萃取，從而為管理層在戰(zhàn)略規(guī)劃制訂、內(nèi)部流程優(yōu)化再造、合規(guī)風(fēng)險精準管控、資源配置效能評估及組織歷史變遷追溯等管理決策活動中提供強有力的數(shù)據(jù)支撐。

二、大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案中心建設(shè)的核心框架與實施路徑

（一）基礎(chǔ)設(shè)施層的智能化改造方案

數(shù)字檔案中心的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需以跨機構(gòu)信息互聯(lián)互通為起點，通過構(gòu)建“混合云+邊緣計算”的存儲架構(gòu)實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲與訪問的雙重優(yōu)化。數(shù)字檔案中心的基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)設(shè)計需以支撐多類型、多格式檔案的高效存儲、安全訪問與合規(guī)管理為核心目標。其中，多格式檔案包括但不限于已完成數(shù)字化掃描的紙質(zhì)文件高保真圖像、原生電子文檔、關(guān)鍵審批流程的完整操作日志記錄、具有法律效力的電子簽章文件及關(guān)聯(lián)的多媒體記錄等。同時，可?借鑒大型機構(gòu)管理平臺的成功實踐，?構(gòu)建兼具集中管控優(yōu)勢與彈性擴展能力的“私有云+混合存儲”基礎(chǔ)框架，?采用融合分布式文件存儲、對象存儲及關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的混合存儲架構(gòu)，?依據(jù)檔案的訪問頻率、法律效力要求及保存期限等關(guān)鍵屬性形成覆蓋熱數(shù)據(jù)（高頻檢索文件）、溫數(shù)據(jù)（定期審計查閱文件）、冷數(shù)據(jù)（長期歸檔保存文件）等多層級數(shù)據(jù)的差異化存儲策略與自動化生命周期管理規(guī)則。?特別針對由高分辨率掃描產(chǎn)生的海量非結(jié)構(gòu)化圖像文件以及包含復(fù)雜格式的原生電子文檔，如嵌入宏與簽章的Office文檔，?需部署高性能的智能存儲網(wǎng)關(guān)與緩存加速機制。?重點解決因文件體積龐大或格式解析復(fù)雜而導(dǎo)致的批量檢索與在線預(yù)覽響應(yīng)延遲問題。?同時，?為滿足不同職能部門對核心檔案的本地化高效存取需求，?可在關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門節(jié)點部署具備數(shù)據(jù)緩存與預(yù)處理能力的邊緣計算設(shè)備，?實現(xiàn)常用檔案的快速本地響應(yīng)與非核心數(shù)據(jù)的預(yù)篩選上傳。總之，“混合云+邊緣計算”的存儲架構(gòu)，可以滿足數(shù)字檔案中心建設(shè)需求，有效提高檔案管理效率。

（二）數(shù)據(jù)治理體系的標準規(guī)范構(gòu)建

檔案數(shù)據(jù)治理需以建立覆蓋全生命周期的管理體系為核心，重點突破數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、質(zhì)量控制體系缺失、隱私保護機制薄弱三大難題。[2]??

在元數(shù)據(jù)標準構(gòu)建層面，應(yīng)制定強制性與指導(dǎo)性相結(jié)合的檔案核心元數(shù)據(jù)規(guī)范，??明確規(guī)定所有歸檔文件必須包含且準確著錄的關(guān)鍵描述性要素，如唯一且具有追溯性的文件號、文件正式形成日期與生效日期等，建立這些元數(shù)據(jù)與核心業(yè)務(wù)對象之間的語義關(guān)聯(lián)映射規(guī)則，??確保檔案可被深度關(guān)聯(lián)與精準定位。??

在質(zhì)量控制體系構(gòu)建層面，??需設(shè)計融合自動化校驗工具與人工審核流程的雙軌制質(zhì)量保障機制。??具體而言，即利用OCR技術(shù)對掃描文件圖像的清晰度、完整性及可讀性進行自動評估打分；??運用自然語言處理技術(shù)對電子公文的核心要素進行自動識別校驗與邏輯合規(guī)性檢查；配套建立關(guān)鍵檔案人工復(fù)核抽檢與質(zhì)量通報機制，??最大程度上保障歸檔文件內(nèi)容的真實性、完整性、可用性與安全性。??

在安全性與合規(guī)性管控層面，??應(yīng)構(gòu)建基于細粒度訪問控制模型與區(qū)塊鏈存證審計技術(shù)的雙保險機制：??一方面，通過部署支持基于角色的動態(tài)權(quán)限管理（RBAC）與屬性基加密（ABE）技術(shù)的檔案訪問控制系統(tǒng)，??精確控制不同角色用戶對涉密檔案、人事檔案、審計底稿等內(nèi)容的接觸范圍與操作權(quán)限；??另一方面，將檔案的每一次創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)審批、修改痕跡、訪問調(diào)閱、授權(quán)解密等關(guān)鍵操作日志以及文件哈希值同步寫入具有不可篡改特性的區(qū)塊鏈分布式賬本，??實現(xiàn)檔案操作行為全生命周期的可追溯、可審計與可信驗證。

（三）智能服務(wù)模式的應(yīng)用場景創(chuàng)新

檔案智能化服務(wù)體系的構(gòu)建應(yīng)該聚焦于戰(zhàn)略決策支持、運營效能提升與合規(guī)風(fēng)險管控三大核心維度。[3]

在?戰(zhàn)略決策支持上，需構(gòu)建集成自然語言深度理解、知識圖譜關(guān)聯(lián)分析與智能摘要生成算法的檔案分析系統(tǒng)，支持決策者通過語義化檢索快速定位跨年度、跨部門的關(guān)聯(lián)政策文本、歷史決策依據(jù)及配套實施細則，并自動生成契合特定議題的政策演進脈絡(luò)圖及潛在影響預(yù)評估報告。在?運營效能提升上，可以建立嵌入核心業(yè)務(wù)流程的檔案主動服務(wù)機制。例如，在重大項目立項審批流程中，系統(tǒng)依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動關(guān)聯(lián)并提供同類項目的完整歷史審批記錄、招標文件范本、供應(yīng)商履約評價檔案及審計報告等關(guān)鍵信息，為項目論證與風(fēng)險規(guī)避提供即時性決策支撐。在?合規(guī)風(fēng)險管控上，則要開發(fā)面向?qū)徲嬔惨暋?nèi)控檢查場景的智能檔案核查工具，通過對歷年合同文本、財務(wù)憑證、會議記錄的交叉比對與關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘，形成風(fēng)險預(yù)警提示與輔助核查報告以提升項目的合規(guī)性與抗風(fēng)險能力。

三、大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案中心建設(shè)的實踐挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略

（一）構(gòu)建數(shù)據(jù)安全與隱私保護的平衡機制

數(shù)字檔案中心建設(shè)面臨的核心矛盾在于數(shù)據(jù)開放共享需求與隱私保護要求的對立統(tǒng)一。當前，數(shù)據(jù)安全治理存在三重風(fēng)險：一是集中存儲模式下單點數(shù)據(jù)泄漏可能引發(fā)系統(tǒng)性安全事件；二是數(shù)字化支付手段等多元化服務(wù)方式增加了數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)節(jié)點的暴露面；三是跨機構(gòu)調(diào)閱場景中授權(quán)行為與用戶真實意愿的動態(tài)匹配機制尚有待完善。

解決這一矛盾需構(gòu)建“技術(shù)防御+制度約束”的安全治理體系，具體如下：

在技術(shù)層面，建議部署基于零信任架構(gòu)的動態(tài)訪問控制系統(tǒng)，將認證機制升級為“設(shè)備密碼+生物特征+行為畫像”的多維身份核驗體系，通過持續(xù)評估用戶訪問行為的時空特征、操作習(xí)慣，實現(xiàn)權(quán)限的動態(tài)授予與回收。在制度層面，建議建立周密的檔案數(shù)據(jù)分級分類管控體系，依據(jù)檔案內(nèi)容敏感度、涉密等級與利用主體權(quán)限將其嚴格劃分為“核心涉密檔案”“高度敏感檔案”“內(nèi)部工作檔案”“有限共享檔案”“完全公開檔案”等層級，并針對不同層級設(shè)定差異化的訪問控制策略、脫敏處理強度與追溯審計要求。實踐中，對于需跨部門共享調(diào)閱的內(nèi)部審批檔案，必須強制應(yīng)用基于規(guī)則引擎與敏感信息識別模型的動態(tài)脫敏技術(shù)，對關(guān)鍵敏感字段進行實時遮蔽或泛化處理后提供查閱。同時，可以借鑒成熟電子政務(wù)平臺的安全管控模型，構(gòu)建包含“基于職務(wù)角色的最小必要權(quán)限分配”“關(guān)鍵操作的雙因子認證”與“完整操作行為區(qū)塊鏈存證”的多維立體防護機制，保證檔案流轉(zhuǎn)過程既能滿足業(yè)務(wù)協(xié)同需求又可實現(xiàn)全鏈條操作留痕與訪問行為可追溯。

（二）促進異構(gòu)系統(tǒng)整合與互操作性提升

數(shù)字檔案中心建設(shè)的技術(shù)瓶頸，在于如何有效打破眾多異構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間長期存在的數(shù)據(jù)孤島與協(xié)同壁壘。[4]??破解上述困境需構(gòu)建“頂層標準牽引+中間層協(xié)議轉(zhuǎn)換+應(yīng)用層服務(wù)聚合”三位一體的互操作體系，具體如下：??

在標準規(guī)范牽引層面，??可參考大型組織管理信息化的成熟經(jīng)驗，??由信息管理部門聯(lián)合檔案管理部門牽頭制定相關(guān)規(guī)范，??明確定義核心檔案的元數(shù)據(jù)標準、核心業(yè)務(wù)術(shù)語代碼集、電子文件封裝格式要求及系統(tǒng)間服務(wù)調(diào)用接口規(guī)范。??在協(xié)議轉(zhuǎn)換與集成層面，??可部署具備強大協(xié)議適配能力的企業(yè)服務(wù)總線或API網(wǎng)關(guān)作為核心中樞，??通過開發(fā)并配置針對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生接口的專用適配器，??實現(xiàn)對異構(gòu)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸格式與通信協(xié)議的動態(tài)轉(zhuǎn)換。??例如，當財務(wù)系統(tǒng)需獲取OA系統(tǒng)中某筆費用的關(guān)聯(lián)審批公文時，??中間件能夠自動完成公文元數(shù)據(jù)提取、格式轉(zhuǎn)換與安全傳輸。??在服務(wù)封裝與應(yīng)用聚合層面，??應(yīng)基于微服務(wù)架構(gòu)理念將分散在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的核心檔案服務(wù)封裝為標準化、可復(fù)用的微服務(wù)接口，并注冊至統(tǒng)一的檔案服務(wù)目錄。??最終通過構(gòu)建面向不同用戶角色的個性化服務(wù)門戶，讓用戶??實現(xiàn)只需“一次身份認證、一個入口訪問”即可無縫穿透多個后臺系統(tǒng)，獲取所需的關(guān)聯(lián)化、全景式檔案信息視圖。

（三）長效運營機制的構(gòu)建與完善

數(shù)字檔案中心建設(shè)還需突破“重建設(shè)、輕運營”的傳統(tǒng)思維定式，建立可持續(xù)的自我進化機制。[5]為構(gòu)建長效運營機制，建議建立“成本共擔(dān)+價值共創(chuàng)+持續(xù)改進”的生態(tài)化體系，具體如下：

在成本分攤過程中，可以借鑒階梯定價模式，實施“基礎(chǔ)配額+超額付費”機制，基礎(chǔ)配額由財政專項資金保障，超額部分由接入機構(gòu)按數(shù)據(jù)量分攤。在價值創(chuàng)造過程中，則要建立“數(shù)據(jù)銀行”運營模式，允許單位將脫敏后的數(shù)據(jù)資產(chǎn)化，并通過技術(shù)應(yīng)用實現(xiàn)“數(shù)據(jù)可用不可見”的跨機構(gòu)協(xié)作。例如，聯(lián)合供應(yīng)商開展真實世界研究，將數(shù)據(jù)使用收益按貢獻度返還給數(shù)據(jù)提供方。在評估改進過程中，建議構(gòu)建包含技術(shù)指標，如數(shù)據(jù)調(diào)閱響應(yīng)時間；業(yè)務(wù)指標，如檢查檢驗結(jié)果互認率；價值指標，如科研論文產(chǎn)出量的三維評估模型在內(nèi)的評估機制，委托第三方機構(gòu)每年開展數(shù)字檔案建設(shè)成效評估，評估結(jié)果與單位等級評審、財政補貼掛鉤。

此外，數(shù)字檔案中心建設(shè)對復(fù)合型人才的需求呈現(xiàn)出“技術(shù)深度+業(yè)務(wù)廣度+倫理高度”的特征，建議構(gòu)建“分層培養(yǎng)+場景驅(qū)動+價值激勵”的人才發(fā)展體系。基礎(chǔ)層建立“檔案知識+信息技術(shù)”雙通道培養(yǎng)機制，要求新入職人員必須通過大數(shù)據(jù)分析等專項技能測試；安排在職人員參與數(shù)據(jù)治理項目，在實戰(zhàn)中提升技術(shù)能力。應(yīng)用層開展“臨床數(shù)據(jù)科學(xué)家”培育工程，聯(lián)合高校開設(shè)“檔案數(shù)據(jù)分析”微專業(yè)，將數(shù)字檔案利用能力納入繼續(xù)教育體系。決策層推行首席數(shù)據(jù)官（CDO）機制，由分管領(lǐng)導(dǎo)兼任CDO牽頭制訂數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)信息、業(yè)務(wù)、科研等部門，并建立數(shù)字檔案建設(shè)成效與績效考核掛鉤的聯(lián)動機制。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案中心建設(shè)是一項涉及技術(shù)革新、管理優(yōu)化和服務(wù)升級的系統(tǒng)工程。本文從理論基礎(chǔ)、建設(shè)框架和實施路徑三個維度展開探討，針對某些行業(yè)特有的挑戰(zhàn)提出應(yīng)對策略。未來，隨著技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和檔案管理需求的不斷變化，數(shù)字檔案中心建設(shè)將面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，相關(guān)主體要持續(xù)關(guān)注技術(shù)發(fā)展趨勢，不斷優(yōu)化管理模式，以真正實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和價值提升，為檔案管理優(yōu)化等提供更有力的支撐。

參考文獻：

[1]黃為.大數(shù)據(jù)時代背景下數(shù)字檔案館建設(shè)策略分析[J]. 機電兵船檔案，2024（02）：69-71.

[2]張帆.大數(shù)據(jù)環(huán)境下新型集中式數(shù)字檔案室建設(shè)模式探討[J]. 黑龍江檔案，2024（04）：322-324.

[3]賴永聰.大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案室建設(shè)路徑探討[J].蘭臺內(nèi)外，2022（29）：7-9.

[4]鄧任霞.以大數(shù)據(jù)為背景檔案管理及其數(shù)字化建設(shè)分析[J].暢談，2022（09）：229-231.

[5]張敏.大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2023（04）：108-110.

（作者簡介：曾文燕，女，本科，珠海市第三人民醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）