互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用研究

摘要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理正面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理的價值，包括提高檔案服務(wù)水平、降低管理成本和提升檔案利用率。同時，分析了當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，如管理制度不完善、數(shù)字化程度低、檔案安全風(fēng)險高以及管理人才專業(yè)素養(yǎng)不足等。針對這些問題，提出了建立健全檔案管理制度、整合文書資源建立數(shù)字檔案庫、加大基礎(chǔ)設(shè)施投入、優(yōu)化管理隊伍并做好培訓(xùn)工作以及加強(qiáng)文書檔案安全建設(shè)等應(yīng)用舉措。這些措施有助于提升醫(yī)院文書檔案管理的效率和質(zhì)量，推動醫(yī)院管理現(xiàn)代化，為醫(yī)療服務(wù)的優(yōu)化和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院文書檔案管理；數(shù)字化；檔案安全；管理優(yōu)化

DOI：10.12433/zgkjtz.20250741

在“互聯(lián)網(wǎng)+ ”的環(huán)境中，醫(yī)院的文書資料管理工作借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，不僅能夠提高文書資料的管理效率，還可以提升其使用效益，充分彰顯文書資料的價值。在“互聯(lián)網(wǎng)+ ”的環(huán)境中，醫(yī)院的文書資料必須注重實(shí)現(xiàn)數(shù)字、信息和互聯(lián)網(wǎng)的綜合管理，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書和資料轉(zhuǎn)換成電子版，并主動促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，以及對文書和資料的共享和查詢系統(tǒng)的改進(jìn)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理價值

（一）提高檔案服務(wù)水平

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”飛速發(fā)展的時代背景下，醫(yī)院對自身文書管理工作的重視程度越來越高。多數(shù)醫(yī)院文書管理人員已經(jīng)借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子文書檔案，在更加方便對文書檔案進(jìn)行管理的同時，提升了檔案管理的效率。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，電子化的文書檔案資料會更加方便管理人員進(jìn)行查找。同時，數(shù)字化技術(shù)的使用便于管理人員對文書檔案資料進(jìn)行整理分類，并系統(tǒng)地總結(jié)出相關(guān)資料，以便于以后查找。數(shù)據(jù)庫與信息系統(tǒng)作為“互聯(lián)網(wǎng)+”的存儲環(huán)境，為其提供了大規(guī)模地保存資料的空間，增加了文書檔案的保留量，整合了多樣化的信息資料，使得檔案的形式與主題更加多元，從而有助于檔案的服務(wù)水平提升。

（二）降低檔案管理成本

“互聯(lián)網(wǎng)+”下，文書檔案的管理費(fèi)用顯著下降，而且能夠確保檔案的存儲品質(zhì)，可以說，這種方法的實(shí)用價值極高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+ ”的優(yōu)勢在于，它允許以數(shù)字化的方式來存儲檔案，并且在電子化的環(huán)境中，文書檔案的存儲可以借助云端、數(shù)據(jù)庫等設(shè)備進(jìn)行大規(guī)模的存儲，不僅能夠節(jié)省傳統(tǒng)方法所需的文書、紙張，還能把文書檔案轉(zhuǎn)化為更易于收藏與利用的數(shù)據(jù)。利用硬盤和電腦等工具，能夠有效且迅速地進(jìn)行存儲。考慮到人力資源的消耗，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的存儲，能夠借助計算機(jī)軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，在降低人工的同時，避免出現(xiàn)重復(fù)性工作，提升檔案儲存效率[1]。

（三）提高檔案利用率

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境中，可以將檔案信息與互聯(lián)網(wǎng)緊密連接，借助大數(shù)據(jù)、云端存儲等先進(jìn)的技術(shù)手段，有效監(jiān)督并管理檔案，充分挖掘出檔案的潛力，使檔案的使用效益得到加強(qiáng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境中，通過信息化的手段來監(jiān)督并管理文書檔案，不僅能夠確保檔案管理的穩(wěn)定性、安全性，還有利于科學(xué)分類文書檔案，并概括其獨(dú)特之處，方便運(yùn)用。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，已經(jīng)無法很好地滿足現(xiàn)代醫(yī)院文書檔案的管理需求，現(xiàn)代醫(yī)院的文書檔案資料種類以及數(shù)量較多，需要更為便捷快速的管理方式。因此，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化管理平臺以及軟件系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，其能夠高效且快速地對文書檔案資料進(jìn)行管理，并為醫(yī)院提供文書資料應(yīng)用決策、進(jìn)行學(xué)術(shù)研究等，能夠充分發(fā)揮文書檔案資料的價值[2]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）管理制度有待進(jìn)一步完善

過去的醫(yī)院文書管理主要是紙質(zhì)資料的管理，然而隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的興起，必須采取有力的措施來管理數(shù)字化的文書，這使得過去的管理體系顯得相當(dāng)落后且受到了限制。許多醫(yī)院未能依照“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中的數(shù)字化屬性來調(diào)整其管理體系，未能對所有的檔案采集、分類、整理等步驟做出標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，這使得檔案管理效能不高，管理水平有限，從而無法充分挖掘文書檔案的潛在價值。

（二）數(shù)字化管理程度有待提高

有些醫(yī)院的文書檔案管理的數(shù)字化程度偏低，在進(jìn)行數(shù)字化的過程中，資金的支持不充裕，硬件設(shè)備的陳舊，以及軟件系統(tǒng)的完整性等因素，均會對其管理品質(zhì)產(chǎn)生負(fù)面影響。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，醫(yī)院的文書檔案管理，因?yàn)闆]有豐富的職業(yè)經(jīng)歷和充裕的財力，使得他們的數(shù)字化、信息化的建設(shè)程度偏低，對管理效能產(chǎn)生了負(fù)面影響。

（三）檔案安全有待強(qiáng)化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境中，醫(yī)院的文書資料存在著相當(dāng)大的安全風(fēng)險，而且由于醫(yī)院內(nèi)部缺乏有力的信息安全保護(hù)體系，使得信息安全問題更為嚴(yán)重。醫(yī)院的文書資料中含有眾多有研究價值的數(shù)據(jù)，因此很容易遭受攻擊或被盜用。這是因?yàn)獒t(yī)院在進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，沒有充分考慮到現(xiàn)行的信息安全需求，沒有構(gòu)建出高品質(zhì)的安全防護(hù)系統(tǒng)。

（四）管理人才專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境中，醫(yī)院的高級管理人才短缺，他們的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用能力和職業(yè)道德修養(yǎng)相對較弱[3]。醫(yī)院并未充分關(guān)注“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才培育，在招聘過程中對人才的篩選和評估視而不見，這可能導(dǎo)致管理人才的素質(zhì)下滑，使得他們難以勝任“互聯(lián)網(wǎng)+”的文書檔案管理工作。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用舉措

（一）建立健全檔案管理制度

依照醫(yī)院檔案資料的覆蓋面，參照現(xiàn)有數(shù)字化管理環(huán)境，改進(jìn)和強(qiáng)化管理體系，增強(qiáng)體系的實(shí)施效率，以此來提高管理品質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的獨(dú)特性，對當(dāng)前醫(yī)院的主要文書和檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，全面探討醫(yī)院的在線信息系統(tǒng)，整體策劃檔案資料，設(shè)計出檔案的采集、整理和保存過程，并明確各個管理層的任務(wù)。依據(jù)文書檔案的特性，對其管理的主題和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入剖析，使員工能夠遵循相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)來操作，保證檔案的詳細(xì)性和歸檔的時間性，從而為未來的檔案使用創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，構(gòu)建檔案的共享和應(yīng)用體系，明確文書檔案的連接和交流機(jī)制，保證醫(yī)院內(nèi)的檔案信息能夠順暢地共享，防止檔案在傳遞過程中出現(xiàn)移位、遺失等情況。此外，需要確保文書資料的數(shù)據(jù)形式一致，需要員工根據(jù)相同的格式標(biāo)準(zhǔn)來整理文書資料，以便后續(xù)的文書管理能夠順利進(jìn)行。

（二）整合文書資源，建立數(shù)字檔案庫

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，醫(yī)院需要改革其檔案管理的觀念，并以持久地成長作為其長期目標(biāo)。一方面，需要對陳舊的檔案實(shí)施數(shù)字化。另一方面，在搜羅和整合新的文書資料的過程中，應(yīng)該逐漸走向雙重模式的路徑，構(gòu)筑起數(shù)字檔案館。在此過程中，需要高度關(guān)注識別技術(shù)的運(yùn)用，把舊的圖像、文本和其他的文書資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料。然后，根據(jù)這些資料進(jìn)行整體的策略設(shè)計，并遵循統(tǒng)一的規(guī)范來執(zhí)行轉(zhuǎn)換、保管等多項任務(wù)，其中也包含對各種類型的圖片和影像的格式進(jìn)行統(tǒng)一。

為充分利用數(shù)字檔案的潛力，醫(yī)院需要安排具有專門知識的檔案管理團(tuán)隊來創(chuàng)建特定的數(shù)字庫，如涵蓋醫(yī)院歷任領(lǐng)導(dǎo)的信息的數(shù)據(jù)庫，或是和人力資源開發(fā)有關(guān)的信息庫，這樣可以向使用者提供定制的文書檔案服務(wù)。另外，醫(yī)院可以通過釘釘或微信公眾號等工具，創(chuàng)建數(shù)字檔案系統(tǒng)，并新增如移動借閱審核、手機(jī)查看檔案號碼等服務(wù)，這樣一來，檔案管理員就有了遠(yuǎn)程操作文書的權(quán)限，而使用者也有了即時獲取個人需求的文書的方式。在必要的情況下，醫(yī)院還能夠創(chuàng)建App，同時利用多種新興的媒介進(jìn)行高效的公關(guān)活動，從而拓寬醫(yī)院的文書資料服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)醫(yī)院的文書資料管理改革走向深入。

（三）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

醫(yī)院必須注重“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下對于檔案基本設(shè)施的投資，并且增強(qiáng)對于硬件與軟件系統(tǒng)的建立，以此來提升文書檔案管理的數(shù)字化程度。文書檔案管理必須依賴于適當(dāng)?shù)幕驹O(shè)施，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中，電腦、打印機(jī)、存儲設(shè)備等各種設(shè)備的配置對于完成文書檔案的輸入與掃描至關(guān)重要。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入，以便在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)筑數(shù)字化管理的硬件系統(tǒng)。通過運(yùn)用電腦和光纜等設(shè)備，達(dá)到高效的文書和資料管理。當(dāng)需要增加對基礎(chǔ)設(shè)施的投資時，必須思考如何擴(kuò)大醫(yī)院的文書檔案管理的覆蓋面，并根據(jù)具體的工作需求配置適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，以方便在電腦上直接進(jìn)行文書檔案的監(jiān)控。此外，醫(yī)院需要按照文書檔案管理的需求，持續(xù)更新和優(yōu)化硬件和軟件設(shè)備，以提高電子文書檔案的管理效能。

（四）優(yōu)化管理隊伍，做好培訓(xùn)工作

檔案管理者需嚴(yán)格遵循醫(yī)療服務(wù)的規(guī)定，并且在法定的權(quán)限下，妥善地運(yùn)用和使用文書和檔案的資料。因此，他們需要在使用相關(guān)的管理系統(tǒng)進(jìn)行管理時，積極掌握與此有關(guān)的法律知識，并且在進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)時，始終保持對法律的尊重。醫(yī)院應(yīng)積極安排文書管理者進(jìn)行教育，以掌握相關(guān)的法律知識。首先，醫(yī)院可以邀請行業(yè)內(nèi)的權(quán)威專家和杰出的檔案管理者來分享他們的職業(yè)生涯，持續(xù)增強(qiáng)他們對于網(wǎng)絡(luò)檔案管理的認(rèn)知，使他們明白“互聯(lián)網(wǎng)+”管理的重要性與影響，并且在管理過程中，他們會積極地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)科技，努力從文書檔案中發(fā)現(xiàn)有益的信息。其次，需要通過舉辦多元化的培訓(xùn)課程，增強(qiáng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)思維，使他們熟練掌握大數(shù)據(jù)分析、新媒體等技術(shù)的實(shí)際運(yùn)用，從而在工作進(jìn)行中生產(chǎn)出高質(zhì)量的編研成果。另外，醫(yī)院也需要進(jìn)行職業(yè)道德教育，使檔案工作人員樹立嚴(yán)格求真和務(wù)實(shí)的工作精神，積極應(yīng)對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的挑戰(zhàn)，保證檔案管理人員能夠按照預(yù)設(shè)的流程完成檔案的收集、整理等多項任務(wù)。最后，為了吸納更多的年輕的檔案管理者，應(yīng)該適度設(shè)定雇傭標(biāo)準(zhǔn)，增加他們的薪資待遇，以吸引并留住擁有較高教育背景和優(yōu)秀品格的人才進(jìn)入檔案管理行業(yè)。所有新入職的員工都要參加崗前培訓(xùn)，掌握包括檔案保護(hù)、檔案文書編纂、檔案管理在內(nèi)的各類理論知識。由于檔案領(lǐng)域的專門性極其突出，從數(shù)據(jù)的搜尋、編排，到查詢、評估等多個環(huán)節(jié)，都存在著獨(dú)特的技巧與原則。另外，也要特別安排他們和資深職員共同參加“互聯(lián)網(wǎng)+”科技教育。

（五）加強(qiáng)文書檔案安全建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+ ”的環(huán)境中，醫(yī)院的文書檔案必須注意其信息的安全，并且在進(jìn)行文書檔案的管理過程中，應(yīng)該增強(qiáng)對安全體系的構(gòu)建，以確保其信息安全。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中的文書檔案朝著數(shù)字和信息的趨勢前進(jìn)，無法避免地將面臨信息安全問題的威脅。所以醫(yī)院必須增強(qiáng)文書保護(hù)的安全性，改善文書保護(hù)的環(huán)境，強(qiáng)化信息保護(hù)的策略性。對此，必須增強(qiáng)新科技的使用，逐漸采納可視化、數(shù)據(jù)分析以及深入研究的科學(xué)方法，以實(shí)現(xiàn)對信息資源的智能拆解，從而提升信息管理水平。其次，需要提升文書資料的互通性。消除由于技術(shù)差距導(dǎo)致的技術(shù)抵觸和信息隔離的情況，從而達(dá)到有效地管理各類信息的目標(biāo)。根據(jù)醫(yī)院的具體運(yùn)營情況，需要從制度上明確文書資料的使用范圍、形式、流程、條款等，并且設(shè)置一種既有鼓勵又有懲罰的策略，以此來應(yīng)對文書資料互通的挑戰(zhàn)。在科學(xué)的角度來說，需要致力于構(gòu)建具有獨(dú)特性的檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院的檔案管理既要服務(wù)公眾，又要提供醫(yī)療服務(wù)，而通過制定出合適的數(shù)據(jù)庫分類方法，可以充分實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有的功能。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的興起，云計算和存儲技術(shù)日益完善，并逐漸普及，這對檔案的管理方法產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。因此，醫(yī)院需要改變傳統(tǒng)的思維方式，強(qiáng)調(diào)對文書檔案管理的關(guān)注，積極尋找新的文書檔案管理方法的發(fā)展途徑。醫(yī)院需要投入更多的資源來購買最前沿的設(shè)備，搭建一個尖端的文書檔案管理系統(tǒng)，并且對檔案的安全性和風(fēng)險性進(jìn)行有效地評估。同時實(shí)行高效的文書保密管理策略，增進(jìn)對專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)，以此來執(zhí)行文書保密任務(wù)，充分利用文書保密的潛在價值，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

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[3]盧捷婷.信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019（09）：48-49.

（作者單位：福州市中醫(yī)院）