談深圳大運會的競賽信息服務工作

　　【摘要】本文對深圳大運會競賽信息服務工作進行介紹，總結實際運行過程中所存在的問題并提出解決建議，以期為日后大型綜合性運動會競賽信息服務的組織者提供經驗，使其更好地完善信息服務工作。
　　【關鍵詞】深圳大運會 競賽 信息服務
　　
　　繼北京2008年奧運會之后，各類大型綜合性運動會在我國陸續舉辦，隨著我國各參賽項目成績的提高，我國學者對于大型運動會比賽項目以及運動會帶給我們的各類影響的研究越來越廣泛和深入，但對于運動會組織工作中的競賽信息服務與管理問題的研究非常薄弱。
　　大型綜合性運動會是體育的盛會，它的籌備和組織工作也是嚴密而有規律的。信息在大型綜合性運動會籌備工作中具有很重要的作用，信息既是信息管理的對象，也是信息管理的手段和工具。
　　一、深圳大運會競賽信息服務工作介紹
　　大型綜合性運動會競賽信息服務（Information Service）是為運動員、隨隊官員、技術官員和各單項聯合會官員提供必要的信息服務性工作。它的服務對象是國際化的客戶，英語為第一語言。設在大運村體育信息中心各項目的體育信息臺和各項目比賽場地的體育信息臺提供各項目的體育信息服務。相關工作人員由各項目競賽管理團隊統一計劃、安排和調配。他們的具體工作職責是賽前協助信息服務人員的培訓、管理并協調信息臺的布置及器材設備的到位和管理。賽后組織本部門工作人員和志愿者進行總結。其主要職責有以下六個方面：
　　（一）負責所有的大運村和場地的運動會信息臺服務，檢查、核對和維護報名數據，發布所有的訓練日程、競賽日程、比賽成績、通知和通告，協助解決運動員和官員的一般需求；
　　（二）協調和告知運動員和隨隊官員相關信息，包括從大運村到場地的交通、盒飯、及其他官方信息；
　　（三）在競賽、場地、日程及其他重要信息方面同行政主管、運動員服務主管聯系，使之分發到運動員和官員；
　　（四）建立和維護收發傳真和使用電話手續；
　　（五）主辦運動會信息臺，提供當地城市旅游和娛樂信息資料；
　　（六）領導競賽信息團隊的工作，按照規章制度進行組織和管理。
　　二、深圳大運會競賽信息服務工作情況
　　（一）賽前準備期
　　1、招募及培訓
　　2011年世界大學生運動會相關項目比賽的信息臺服務主管要求是大運會賽前三個月正式全職上崗，人員大都來自于體育系統、協會、國際裁判、社會招聘及賽區團隊，他們負責相關項目在比賽場館和大運村的信息臺管理，注冊通行區域為比賽場地、場館工作區、場館公眾區及大運村。向上受綜合事務經理的管轄，向下領導競賽信息志愿者。
　　主管上崗后首要的就是選拔志愿者，要求志愿者需具備良好的溝通技能和與語言能力，工作中要認真負責，對競賽相關信息掌握熟練，忠實可靠，具備良好的服務技能和友好的個性。根據競賽信息工作需要和便于賽事的有效管理，負責競賽信息服務的志愿者分為兩個崗位，以跳水項目為例，共16名志愿者。崗位分布為：大運村信息服務臺4人；比賽場館競賽信息服務12人。
　　對于一個全新的工作環境和工作要求，志愿者有很多知識需要學習。在這樣的情況下，進行充分而有效的培訓就極為必要。培訓形式為主管講解、PPT演示、集體或分工作小組討論、情景模擬、工作流程研討、崗位英語培訓等多種形式。內容包括政治思想教育；人員行為規范和紀律規定；整體培訓計劃說明；介紹大運村體育信息中心及場館信息臺相關情況；賽時注冊卡和通行權限學習；競賽信息表單講解和學習；工作流程桌面演練和信息臺布置；應急預案研討等。
　　2、制定信息發送計劃
　　信息的發送計劃是根據賽程制定的紙質公報發送時間表，是信息團隊發送公報的時間標準。發送計劃在信息公報發送中起著重要的指導作用，它可以告訴信息臺什么時候該發什么公報。有了發送計劃，各個場館的成績公報團隊就能明確自己的工作準則，為團隊賽時的順利運行打下堅實的基礎。
　　賽前，主管應按技術手冊的要求填寫好報表需求表，包括所需報表種類和數量，及時和成績打印分發室溝通好賽時標準及發送要求，這樣賽時才能有序的提供信息咨詢、發放工作。
　　3、聯調
　　演練培訓與聯調測試是賽前競賽組織工作的重要彩排。通過聯調測試，我們可以進一步增強團隊各業務口之間、人與人之間、人與設備之間、團隊與團隊之間的磨合，并通過實戰演練提高團隊人員辦賽的能力，測試人員是否到位，對比賽項目、運行流程、崗位職責是否了解，人員是否相互熟悉并能良好配合。
　　在測試賽中總結所有可能出現的問題，編制應急預案，增強團隊的風險防范意識，促進業務口的相互配合，減少突發事件的影響，保證賽事活動的正常進行。應急預案是一種應對突發事件的特殊程序，對加快實現大運會籌備沖刺階段的高效運作，為大運會的成功舉辦提供了強有力的技術保障。
　　（二）賽時運行期
　　經過賽前長時間的充分準備，大運會44個比賽場館的信息服務團隊在賽時保證了絕大部分信息需求的供應和解決，得到了運動員、教練和官員們的一致好評。現將賽時易出現的問題歸類如下并提出幾點建議。
　　1、存在的問題
　　 （1）打印分發室資料送達緩慢，部分公報被迫延遲發送；（2）運動隊索要額外資料；（3）訓練日程臨時更改；（4）信息臺器材損壞。
　　2、解決建議
　　（1）信息服務臺當日得到與競賽有關的通知、訓練安排表、班車時表、比賽抽簽、每日成績公報、每日競賽日程等有關信息后立即進行復印，并盡快發放給各隊，滿足參賽隊需求。有關比賽如必須在每場結束后才能得出下場出場名單等公報，勢必會影響發送時效，這時就有必要用平靜、友好的方式向有需求的受眾解釋，安撫其焦急的心情，并做出得到公報馬上送至其手的承諾。
　　（2）除發放有關競賽信息材料外，信息臺工作人員還要負責解答或上傳下達各隊提出的關于本項目的問題或要求，有時還需要提供紙質信息。在對客戶所需信息不能確切答復時，志愿者應及時向競賽信息主管請示，或進一步請示綜合事務經理，并以得體的方式答復詢問者。各信息服務臺工作人員還要隨時保持聯系，以確保信息的及時性和一致性。
　　（3）各隊如對訓練日程提出調整或變更，需由各隊領隊在調整時間前一天填寫訓練日程預定或變更申請表（包括訓練是否對媒體開放等信息）并交到信息服務臺。根據申請變更的時間，由競賽管理團隊訓練場地服務協調安排訓練場地和時間，并由信息臺盡快將反饋信息傳達到相關參賽隊。同時，信息服務臺將變更或協調后的訓練安排時間和地點及時通知交通服務臺，以便及時進行交通安排；根據日程安排的競賽、訓練的班車正常運轉出現問題時，交通服務臺予以幫助協調解決。
　　（4）當信息臺相關復印打印儀器或網絡出現故障時，應立即與通訊維護部門聯系，請專員第一時間趕至檢測并維修。對于需要前來詢問信息的受眾致歉并明確告知恢復正常運行時間，使其在清楚事情進展的同時不產生焦躁情緒。
　　另外，按緊急程度、事件名稱、上報流程、場景描述、預案依據、應對預案、應對步驟、主責單位、配合單位、資源需求等要素來制定應急預案。
　　通過場館團隊各業務口的通力合作，加上競賽團隊全體工作人員的幫助和支持及全體志愿者全身心的投入，創造了一個良好的競賽環境，保證了2011年深圳世界大學生運動會的順利舉行。
　　2011深圳大運會圓滿、精彩、成功，給我們留下了一段令人難忘的記憶。信息服務工作的順利進行也得到了運動員、教練及官員們的一致認可。總結其經驗主要是：一、領導重視，全員參戰，組織保障堅強有力；二、健全制度，理順機制，工作機構高效運轉；三、精心設計，強化培訓，競賽組織忙而有序；四、以人為本、注重細節，服務保障嚴謹細致。這些經驗，希望能為今后的大型綜合性運動會成績公報發送工作提供些許幫助。
　　參考文獻
　　①深圳大運會官方網站：http://
　　www.sz2011.org/jsxx/index.shtml
　　②馬鐵，《為實現奧運戰略提供有效的信息服務》[J].《體育科研》，2001（2）：29-31
　　（作者：均為廣州體育學院研究生）
　　 責編：周蕾