淺析文檔一體化管理的實現

祝鑫一 楊劍云

摘 要 隨著信息技術的普及，公文檔案管理由手工、實體管理逐步過渡到現代化、信息化的管理手段。本文通過對基礎理論的分析并結合自身的工作實踐，提出文檔一體化的實現途徑和方法，從而提高文件和檔案的管理水平。

關鍵詞 文檔一體化 檔案管理 信息技術

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

On the Implementation of the Integrated

Management of Documents and Files

ZHU Xinyi[1]， YANG Jianyun[2]

（[1]Northeastern University Archives， Shenyang， Liaoning 110004；

[2]Shenyang Agricultural University Archives， Shenyang， Liaoning 110866）

Abstract With the popularization of information technology， document files management by hand， a gradual transition to a modern entity management， information management tools. Based on the analysis of the basic theory and practice with their own work， presented the document to achieve the integration of ways and means to improve the management of documents and files.

Key words integration of documents and files； file management； information technology

1 文檔一體化管理思路

1.1 管理過程的互動性

一方面檔案工作者通過前端參與和過程控制從文件生成之日起就可開展鑒定、歸檔及歸檔后的管理，加強為社會積累財富的執行力；另一方面工作人員在開展日常管理中，就要記錄電子文件全過程中重要的、有價值的信息，保證電子文件的真實、完整，最終將有歸檔價值的文件移交給檔案管理部門。顯而易見這種互動式的管理模式必將加強工作人員和檔案人員之間的聯系，對及時搜集、積累重要的、有價值的、能真實記錄社會活動的電子檔案具有非常重要的意義。

1.2 應用系統的統一性

想真正實現文件和檔案集成、一體化管理就要依靠能夠對文件和檔案統一管理的系統，同時要求該系統對文件和檔案實施管理時采取相同的數據存儲格式，并運行于相同構架的服務器、數據庫平臺。這樣就保證了從現行文件流轉到檔案過程中，不需要數據轉換和遷移，文件信息的真實性和完整性得到了最大程度的保證，簡化了工作人員及檔案管理人工的工作。

1.3 工作流程的集成性

文檔一體化集成了原有日常工作中的文件生成和收集、移交檔案的工作，有統一的控制中心，統一的工作程序、工作制度，將歸檔工作中的著錄、鑒定、保存和利用等工作流程與文件的形成、流轉、審批、整理、鑒定、歸檔、移交、保存或銷毀等工作環節實現實時有效的對接，保證各個工作流程的集成和信息的有效共享，對于有特殊歸檔要求的文件還可以根據文件的具體屬性和特點進行工作流程的個性化定制，有效實現流程的優化，避免了信息的重復錄入，降低檔案接收和保管的難度。

1.4 歸檔工作的及時性

借助文檔一體化應用系統，檔案管理者可以隨時對有歸檔價值的且已經完成現行期使命的文件實行鑒定、整理、歸檔等一系列操作。電子文件的形成機構確認該文件可以移交給檔案管理機構，就可實現即時歸檔、即時鑒定，避免按原來慣例實行的隔年歸檔中存在的各種問題。

1.5 安全管理的有效性

文檔一體化，一方面使得電子文件歸檔工作變得更加簡便易操作，同時也提高其自動化程度；另一方面可以實現電子檔案原始文件與檔案目錄數據的同步管理，極大地增強了歸檔過程的規范性和安全性。特別是在《中華人民共和國電子簽名法》頒布實施后，隨著電子簽名、數字證書、身份認證等技術手段的采用，必將大大提高電子檔案管理的安全性。

2 文檔一體化的系統建設

文檔一體化需要在文件的初始階段對文件的真實性、完整性、有效性加以控制，對文件的鑒定、著錄、標引等工作也要隨著文件產生同步進行。由于受我國文件和檔案分開管理傳統模式的束縛，許多的“文檔一體化管理系統”，是將文件和檔案的管理并列進行，也就是將OA系統產生的數據自動導入檔案管理的信息系統。通常情況下，文檔一體化管理系統的主要功能模塊包括系統維護、文件管理、歸檔管理、檔案管理。這幾個模塊相互聯系，內部信息集成化共享，真正實現了電子文件到電子檔案的自然歸檔和一體化管理。

2.1 文件管理

文件管理主要包括收文管理、發文管理和公文流轉三個部分。此模塊的主要包括登記部門的收發文情況；收集單位收發文的電子文件，對有需要的部門提供公文流轉控制；提供在線公文交換數據接口，使用戶可以直接把網上流轉的、有歸檔價值的公文數據導入系統。如圖1所示。

圖1

2.2 歸檔管理

電子文件的歸檔一般采用兩種方式，一是通過局域網的電子公文傳輸功能對電子文件實現自動歸檔，到達歸檔階段后，檔案管理部門就擁有了電子文件的管理權，電子文件初步成為電子檔案。在這個階段，其他工作人員只能根據所擁有的權限查詢相應級別的電子檔案，但無法對檔案信息進行修改。在整個歸檔及鑒定的過程中，采用電子簽名、完整性驗證等多種技術手段來確保歸檔的電子文件的有效性、真實性和完整性。二是對于重要憑證類及涉密的電子文件，各立卷部門移交紙質檔案同時，還要上交電子載體存儲的信息。歸檔后的也應按照相關規定采取嚴格的物理隔離措施和安全防護方法，尤其注意的是涉密檔案不能存儲在網絡上，防止泄密。

2.3 檔案管理

以國家相關部門制定的有關電子檔案歸檔與管理的相關標準作為指導，檔案管理部門可以會同文件形成機構，一起根據文件形成、保管、利用、存儲的特點和具體要求研究制定一整套可操作的又符合電子檔案管理標準的規范。根據檔案的類別或來源等特征建立相應類別的信息資源庫，還可根據歸檔年度、歸檔部門或檔案實體分類等特征建立快速檢索機制，方便查詢、借閱和提供利用。

3 文檔一體化深化應用的要求

文檔一體化的實現，使辦公業務實現自動化、規范化，檔案管理日趨現代化，具有電子文件從起草時就備份、從辦文時就修正、辦完后就歸檔、鑒定及整理等工作都能依靠計算機實現互動管理等優點。當然，開展文檔一體化管理工作，對檔案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人員不僅要具有專業的檔案知識，還應該掌握現代信息技術，熟練地使用計算機及通信、網絡設備。

3.1 加強思想認識，改革管理體制

在一定意義上說，社會公眾對檔案和檔案工作的了解程度與認識水平與檔案工作的發展幾乎成正比。因此，要充分利用各種宣傳渠道及現代信息技術加強“文檔一體化”理念的宣傳，確立新型的、廣義的檔案信息觀念，讓社會公眾意識到文檔一體化管理是檔案工作的延伸和今后發展的趨勢；在實踐中，從綜合開發檔案信息資源的高度出發，真正把文書和檔案兩種資源整合成一個整體，這樣才能充分發揮其服務于現代化建設的功能。從實際工作中可以看出，只有打破現有的文書和檔案工作各自獨立的管理模式，建立起統一管理文書和檔案工作的新型管理體制，才是實施文檔工作一體化管理的先決條件。在明確了統一管理的體制之后，必須建立起新型的文書、檔案工作系統。

3.2 加強電子文件管理的標準化與規范化

在統一的文檔一體化管理系統中，電子文件與電子檔案之間的關系將更加密切，兩者的管理是工作流程中緊密銜接、相互影響的兩個子系統，他們共同作用，控制文件生命周期的全過程。因為這種統一、集成的管理理念和模式，文件管理的質量直接決定了檔案管理的存在和發展，也只有文件管理做到標準、規范、準確、全面，檔案管理才能夠順利地實施。如果不能按照相關標準和規范有序的進行文件管理，那么檔案管理各環節也會陷入雜亂無章的狀態，這勢必會影響文檔一體化管理系統各個功能模塊的效用。所以，加強電子文件管理的標準化、規范化，嚴格規范描述文件信息特征的著錄項及元數據，是推行文檔一體化管理服務的前提條件。

3.3 提高檔案工作人員的素質

文檔一體化發展的趨勢，對檔案工作人員的專業結構提出了新要求，檔案人才隊伍建設的關鍵是要實現復合型、高素質以及協同工作。復合型檔案人才是指既掌握檔案專業理論和管理技能，又能夠及時適應外部環境變化，勝任全方位工作的高素質的檔案人員。其中復合型在文檔一體化發展過程中有兩方面含義：一是人才隊伍學科交叉，不能局限于歷史學、檔案學傳統學科人才，更應是文書學科、管理學科、信息學科等方面的人才。二是人才隊伍的知識更新和技能拓展方面，加強計算機等現代化知識的學習和培訓，縱向了解行業管理與需求，橫向了解檔案管理與信息技術的結合。高素質檔案人才是指具備能夠適應信息化、文檔一體化的挑戰，能夠應用信息技術和駕馭信息資源的整體素質的檔案人才。建設復合型、高素質檔案工作隊伍就是要把更新觀念、把握時代全局、明確歷史責任作為檔案工作團隊的基本理念；把更新知識、掌握信息技術、創新管理理論作為檔案工作團隊的基本能力；把更新手段、積累信息資源、廣泛開發利用作為檔案工作團隊的基本工作，充分利用網絡環境，實現文檔一體化的發展，提高工作效率。

參考文獻

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