對會計電算化內(nèi)部控制的思考

劉群宇

摘 要：本文從宏觀角度出發(fā)，探求適合大多數(shù)企業(yè)建立電算化會計后的內(nèi)部控制制度，旨在對企業(yè)建立電算化會計后如何完善內(nèi)部控制做有益的探討。

Abstract:Text from macro view the angle set out and investigate in keeping with majority business enterprise establishment machine-readable turn an accountancy behind of inner part control system, aim at to business enterprise establishment machine-readable turn an accountancy behind how perfect inner part control do beneficial of study.

關(guān)鍵詞：會計 內(nèi)部控制 電算化

Key words:Accountancy;Inner part control;Machine-readable turn

【中圖分類號】F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1004-7069（2009）-06-0094-01

一、會計電算化內(nèi)部控制存在的問題

1.人們的思想認(rèn)識不到位

我國的會計電算化起步較晚,人們沒有意識到會計電算化所生成的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,也沒有意識到會計電算化的內(nèi)部控制對會計信息失真的影響。目前我國的整體電算化程度雖然不高,但90%的行政事業(yè)單位、大中型企業(yè)集團(tuán)都采用了電算化,如果不建立和完善電算化的內(nèi)部控制,則會使大量的會計信息失真,那么會計電算化所帶來的高效率則是無效的。

2. 職權(quán)不相容原則沒有得到足夠的遵循

職務(wù)相分離,職權(quán)不相容原則是傳統(tǒng)的手工會計信息處理的一個重要原則。但是會計電算化后,由于系統(tǒng)許多崗位可以合并,許多手續(xù)合并到計算機(jī)中統(tǒng)一執(zhí)行,雖然會計人員大大減少,但同時也使得一些不相容的崗位沒有得到分離,從而降低了工作人員相互之間牽制的效力。如有些會計人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入,又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送,這樣就使得他們可能在未得到批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改操作,因此會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性就受到了威脅,也會給那些不法分子提供更大的作假舞弊的機(jī)會。

3.會計電算化執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在的潛在威脅

會計電算化信息系統(tǒng)執(zhí)行主體是計算機(jī),只要計算機(jī)硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為因素,都將致使數(shù)據(jù)不能被處理,會計業(yè)務(wù)操作將無法進(jìn)行。而財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能都會影響會計數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效,輕則財務(wù)軟件的質(zhì)量出現(xiàn)問題,影響會計數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和高效,重則財務(wù)軟件的程序出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不及時排除病毒,將導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)的丟失。還有由于會計電算化的數(shù)據(jù)信息主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中。一旦這些磁性介質(zhì)受高溫、受潮、受磨損等而出現(xiàn)損壞,則其保存的數(shù)據(jù)將無法讀取。假使沒有做好相應(yīng)的備份,將會嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。

4.系統(tǒng)授權(quán)存在漏洞

手工會計授權(quán)下,在每一項會計業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的責(zé)任人的簽名或者是蓋章。簽名的模仿和印章的仿造都有一定的難度。而會計電算化系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán),通過繞過財務(wù)軟件的關(guān)卡,可以打開計算機(jī)財務(wù)數(shù)據(jù)庫進(jìn)入財務(wù)報表等系統(tǒng),那么所有的財務(wù)秘密均可知道了,同時,業(yè)務(wù)人員的口令很容易被獲取,這就要求責(zé)任人要注意保密。企業(yè)在加強(qiáng)硬件建設(shè),采用更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的同時,各個會計崗位要做好自己的口令保密也是極其重要的,從源頭上控制是最佳的途徑。

以上這些問題是會計電算化進(jìn)程中其內(nèi)部控制經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的。若不及時解決,它將嚴(yán)重阻礙我國會計電算化向更深層次的發(fā)展;如若重視并及時解決,將極大促進(jìn)我國會計電算化向更深層次發(fā)展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量,提升企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)服務(wù)效率。

二、加強(qiáng)和完善會計電算化內(nèi)部控制的對策

1.提高思想認(rèn)識深度

我們必須認(rèn)識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)存儲形式、數(shù)據(jù)處理程序和會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會計信息質(zhì)量,而且改變和方便了企業(yè)的財務(wù)分析和經(jīng)營決策等,是會計理論和會計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展、完善,促進(jìn)了會計電算化內(nèi)部控制制度的改革,是整個會計理論研究與實務(wù)運(yùn)用的根本性變革。思想是動力,只有思想上認(rèn)識到位才更有利于促進(jìn)會計電算化的推廣、發(fā)展和完善。

2.加強(qiáng)會計電算化人員管理

會計核算軟件投入正式使用后,必須對各類人員按權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的原則制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括:會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括:直接管理、操作、維修計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。例如,規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員;數(shù)據(jù)輸入職務(wù)與審核記賬職務(wù)不能相容等。同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪崗制度。

3.加強(qiáng)對會計電算化系統(tǒng)執(zhí)行主體的控制

實行會計電算化以后,應(yīng)設(shè)立計算機(jī)機(jī)房,給計算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)器設(shè)備,防止其他無關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房,保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的安全。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程及系統(tǒng)的維護(hù),如規(guī)定交接手續(xù)和登記運(yùn)行日志,數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范,軟盤專用及防病毒感染。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù),硬件維護(hù)主要包括:定期檢查并做好記錄;及時進(jìn)行故障分析并做好記錄。軟件維護(hù)是為了保證財務(wù)軟件操作的規(guī)范化,以實現(xiàn)對其操作結(jié)果的正確性、適應(yīng)性和完善性的維護(hù)。專機(jī)專用,還有財務(wù)操作人員不得在財務(wù)專用機(jī)子上上網(wǎng)、插入外來的軟盤和光盤,以防止病毒侵入破壞計算機(jī),并且要定期對計算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒等工作。

4.建立健全會計電算化檔案管理制度

電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤等信息載體的數(shù)據(jù)信息。基于信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份,即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且注明形成檔案的時間與操作員姓名,存放在不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外事故,導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵、防盜工作,并進(jìn)行定期的檢查、整理、復(fù)制,防止磁性介質(zhì)受損而使會計檔案受損,丟失。對于不同版本的會計檔案,除保存各版本的備份數(shù)據(jù)外,還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計軟件版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。