惠悅：人力資源管理如何信息化

2002年，華信惠悅咨詢公司在大中國區進行了有關人力資源管理信息系統在企業中應用情況的調查。參加調查的包括中國內地、香港和臺灣地區各行各業共268家企業。

本文將結合調查結果談三方面問題：

* 如何選擇不同類型的人力資源管理信息系統

* 如何確定系統的功能需求

* 如何成功實施人力資源管理信息系統

如何選擇不同類型的人力資源管理信息系統？

企業實施人力資源管理信息系統，通常有以下四種類型：內部自行開發系統、由外部顧問或軟件開發商為企業定制系統、使用獨立的商品化人力資源管理信息系統、使用ERP系統內部的人力資源管理模塊。

在企業決定實施人力資源管理信息系統時，如何選擇采用以上哪種類型呢？我們認為，應綜合考慮幾方面因素：企業規模和管理需求、企業的信息技術應用現狀、企業內部軟件開發實力、信息技術短期及長期發展規劃和投資計劃等等。

如果企業規模較小、管理需求相對簡單、計劃投資有限，那么建議采用較為成熟的、性能價格比較好的本地商品化軟件；如果這樣的企業同時具有較強的軟件開發實力，那么可以考慮自行開發系統；從控制成本和降低風險角度考慮，一般不建議由外部顧問或軟件開發商為企業定制系統。

如果企業在其他業務領域已經廣泛使用信息管理系統，比如已經實施了集成的ERP系統并且系統已穩定運行，那么在人力資源管理方面，較好的選擇是實施該ERP系統的人力資源管理模塊，因為這樣便于保證系統各部分之間的集成和數據的統一、同時也有利于對軟件的統一維護。

大中國區企業不及歐洲企業使用人力資源管理信息系統普遍，尤其是中小型企業，它們通常傾向于使用較為便宜的本地軟件。如圖1所示，華信惠悅咨詢公司的調查結果表明，被調查企業中31%的小型企業、13%的中型企業和4%的大型企業目前沒有人力資源管理信息系統；中型企業和大型企業用得最多的是自行開發的人力資源管理信息系統，對于歐洲和美洲的調查也顯示了同樣的結果。這其中的主要原因是由于商品化人力資源管理軟件發展相對于其他企業管理軟件的發展較晚。

考慮目前的市場現狀，信息技術已作為一個產業得到了很大的發展，企業的業務管理需求正迅速地被固化到各種商品化套裝軟件中，同時考慮企業應專注于核心業務，淡化或外包非核心業務的思路，建議企業主要考慮選用成熟適用的商品化套裝軟件。

那么，面對市場上眾多的軟件商及其產品，企業應如何進行選擇呢？

首先，企業應明確需求。即兼顧現在和未來的管理需求，明確軟件應具有哪些功能來滿足這些需求。這是很重要的一步，對需求應進行科學的分類，列示得越具體越詳盡越好。

第二，要進行市場調查。從市場中挑選出若干較為成熟完善的目標軟件。

第三，了解各目標軟件的具體功能和特點。可以請軟件供應商進行功能介紹和系統演示，評估各軟件對企業需求的滿足程度。

最后，綜合考慮各軟件對企業需求的滿足程度和其他相關因素，如軟件的價格和實施費用、后續維護費用、與企業現有其他系統的集成性等等，最終確定選用哪種軟件。

如圖2所示，華信惠悅咨詢公司的調查結果表明，在使用商品化人力資源管理信息系統的被調查企業中，16%的企業使用PeopleSoft，15%的企業使用一家香港軟件供應商的產品Cityray，26%的企業使用各種本地的小型套裝軟件。

如何確定系統的功能需求？

不論是開發軟件還是選用商品化套裝軟件，都要明確軟件功能需求。如果不了解功能需求，開發軟件無從談起；選用商品化軟件也都要經過軟件實施階段，也要根據企業的業務需求進行軟件配置或客戶化，并不是軟件所有的功能都要實施，另外對企業的一些獨特需求，可能軟件的已有功能并不能滿足，需要對軟件進行客戶化開發。因而確定系統的功能需求是非常重要的。

通觀市場上的人力資源管理信息系統，通常包括的功能有：人力資源規劃、組織結構和職位管理、招聘管理、員工信息管理、時間管理、薪酬管理、福利管理、績效管理、培訓管理、員工自助服務等等。

確定系統功能需求非常重要，同時對很多企業也感覺是比較困難的一件事，怎樣才能提出適合企業需要又完備準確的功能需求呢？我們認為應注意幾個方面：首先，應基于企業人力資源管理的實際需要和當前的管理水平選擇要實施的功能，而不是一味地求多求全；但除了考慮企業當前的管理需要外，還要有一定的前瞻性，同時兼顧企業的未來需要；對于由于管理水平所限，企業還沒有條件實施的功能，應考慮分步驟實施，先做好基礎工作，之后再實施軟件功能。

在以上原則基礎上，可以按以下具體步驟確定功能需求：首先，將本企業涉及的人力資源管理工作劃分為幾大方面，如人員招聘、員工基本信息管理、薪酬管理、績效管理等；然后對每一部分工作整理出企業使用到的所有業務流程，明確每一業務流程的詳細步驟；考察業務流程中的每個步驟，明確該步驟要在系統中實現，還是系統外實現，如果在系統中實現，具體應如何實現。按照這樣的程序進行，同時保證相關的業務骨干和決策人的充分參與，就可以得到完整而準確的系統功能需求。

如圖3所示，華信惠悅咨詢公司的調查結果表明，在大中國區被調查企業中，使用最普遍的功能有：工資處理(77.5%)、人員信息管理(75%)和休假管理(71.5%)。

一個順利上線但是很少有人使用的系統不能叫做是成功實施的系統，系統實施成功的一個重要標準應是該系統在企業內穩定運行，為員工普遍使用，成為員工日常工作中的工具。

人力資源管理信息系統是企業內部涉及面非常廣的系統，幾乎涉及企業內所有員工。在系統功能方面，需要收集匯總各部門的需求；對于系統中的數據，也需要所有部門和員工的認真參與和配合才能保證其及時性和準確性。

要做到這一點，除了要組織精干的項目實施小組，對所有員工的充分培訓就非常重要。在系統上線之前，必須對企業各級人員進行充分培訓，使其掌握必要的系統操作步驟和技巧，能夠熟練使用相關功能。對高層領導的培訓尤其重要，如果領導熟練掌握系統的使用，并把系統作為日常工作的工具之一，必將帶動企業各級人員充分使用系統。

另外，為保證系統實施成功，還有一些配套工作要做，包括改進企業的相關制度和信息結構、建立科學的人力資源管理流程等。實施人力資源管理信息系統，不應只是將現有業務過程通過計算機進行處理，希望僅僅依賴技術提高管理水平。而應以實施信息系統為契機，在系統實施過程中，改進企業相關的一些不合理和不科學的制度；并且完善相關的管理流程，在系統上線時，提交的不僅僅是一套可使用的系統，還應有一套完整的配合系統使用的管理流程，例如為保證系統中數據的準確性，要設計并執行相應的信息控制和審計流程。

人力資源管理信息系統的演變

在人力資源管理方面，信息技術的應用開始于20世紀60年代末。當時計算機技術走出實驗室進入實用階段，這時出現的第一代人力資源管理信息系統，主要是一種自動計算薪資的工具，不包含非財務的信息和薪資的歷史信息，而且幾乎沒有報表生成功能和薪資數據分析功能。到了20世紀70年代末期，隨著計算機應用的普及，計算機系統工具和數據庫技術有了較大發展，在此背景下出現了第二代人力資源管理信息系統，它的主要特點是：考慮了非財務的信息，但不夠系統和全面；包含薪資的歷史信息；報表生成和薪資數據分析功能有了較大的完善；由計算機專業人員開發研制的，未能系統地考慮人力資源的需求和理念。到了20世紀90年代末期，市場競爭日益加劇，最終體現為人才的競爭，人才成為企業最重要的資產之一，同時個人電腦充分普及，數據庫技術、客戶/服務器技術、特別是Internet/Intranet技術得到很大發展，在此背景下出現了第三代人力資源管理信息系統。其主要特點是：從人力資源管理的角度出發，用集中的數據庫將幾乎所有與人力資源相關的數據（如薪資福利、招聘、個人職業生涯的設計、培訓、職位管理、績效管理、個人信息和歷史資料）統一管理起來，形成了集成的信息源；具有友好的用戶界面；具有強有力的報表生成工具、分析工具；信息得到充分共享。