企業崗位工作分析面臨的問題及改進

徐文生　李小玲

工作分析，又稱崗位分析。它是指對企業各類崗位的性質、任務、職責、勞動條件、勞動環境以及任職者承擔本崗位任務應具備的資格條件進行的系統分析和研究過程。工作分析是人力資源管理中的基礎性工作，是招聘、培訓、績效、薪酬、人員分流等人力資源管理的后續工作順利完成的先決條件。

一、傳統工作分析的不足之處

傳統的工作分析并未充分發揮出工作分析的內在潛力，從而影響了工作分析對人力資源后續工作的支持效力及其它功能的發揮。其中主要存在以下幾個方面的問題：

１、工作分析缺乏針對性，實用性不強。在實際工作中經常會出現這種情況，公司上下忙活了好長時間進行工作分析，費了很大的精力，才制定出了崗位的工作說明書和崗位規范，但在進行績效、薪酬等工作時才發現，在工作分析的成果中，可用的東西少得可憐，沒有發揮出支持性的作用，這時往往需要對工作重新分析。比如，對雇員規格的分析就常常流于形式，往往只是機械地按照模塊的內容格式去一項項填寫崗位任職者的要求，經常會發現不同崗位的雇員規格幾乎有著千篇一律的“面孔”，即使有字面的差別，這種差別也難以被我們的感性所把握，更不用說實際操作了（如招聘）。再就是對工作職責的描述依然不夠明確，各崗位之間的職責依然有交叉重疊處，對于一些工作任務，無法明確該由哪個崗位來負責或者這些崗位如何共同負責，工作說明書成為廢紙一張，員工的工作依然我行我素，根本無法按工作說明書來進行績效、薪酬等工作。

２、職位分析不能適應組織變革的需要。隨著市場競爭的加劇，市場的不確定性因素日益影響企業的生存和發展?，F代企業的組織設計越來越強調對外部環境的反應能力與靈活性，漸進性的組織優化與調整逐步成為企業日常的管理模式與運行方式的副產品。在這樣的情況下，勢必要求工作分析在穩定中保持靈活，在嚴密中保持彈性，要求企業根據不同職位所受到的組織變化的沖擊與影響，來展開分層分類的工作分析。而大多企業在進行工作分析時卻無視這一點，不顧職位本身的特點，一律強調職位說明書的系統性與穩定性，忽視職位說明書的分層分類與動態管理，從而難以滿足持續的組織優化的內在需要和要求，造成組織變革與工作分析的脫節。

３、從實用的角度來講，工作分析除了對人力資源管理的固有功能之外，還可以被發掘出更多的功能，被用于達到更多的目的。在工作分析過程中，企業上下對各崗位的職責范圍、責任大小、隸屬關系、晉升途徑都有了明確的了解，對企業的績效、薪酬、升降制度會有更深刻的理解。這是一次信息公開化、透明化的過程，也是一次把問題擺到桌面上、平衡各方面利益、消除不公平現象的過程。以前積累的各種誤會、不滿和觀念看法的差異既可能在這個過程中緩和或消解，但也可能被激化。可以把工作分析當成一次深入溝通交流的好機會，有經驗的管理者往往會借此進行一場大的企業變革。另一方面，工作分析有助于塑造一種新的企業文化。我們知道，“文化體現于細節之中”，而在工作分析的工作任務設計中完全可以做到對細節予以規定，諸如表情、禮儀、待人接物的規定、工作作風的規定等細節性內容，這些都影響到企業內部文化的生成和外界對企業的觀感。但傳統的工作分析局限于條條框框的限制，往往忽略了這些功能的開發。

二、對傳統工作分析弊端的剖析

我們認為，傳統工作分析的弊端在于其目的性太強、太狹隘，從而限制了視野，限制了系統性的思考，缺少一種對全局的理解和把握；一方面又過于追求可操作性。這導致在對工作分析的整體設計思路上采取了一種標準模塊化的分析方法，每一模塊都有較固定的內容格式要求，都有極強的目的性，均針對著后續的人力資源管理工作如招聘、績效、薪酬等的要求。例如，在對崗位規格的分析中，這種分析一般被分解成諸如崗位名稱分析、崗位任務分析、崗位職責分析、崗位關系分析、勞動強度分析、勞動條件和環境分析、勞動資料和勞動對象分析等幾個模塊（不同的分法或有出入，但大同小異），每一模塊中又有比較固定的內容格式要求。我們將這種分析思路稱為基于內容要求的模塊式工作分析。

這種模塊式的分析思路無形中割裂了崗位間的有機聯系，使我們失去了對于工作的完成過程中各崗位之間的責任、協助、支持等相互關系和相互影響的全局性、系統性認識，“見樹木而不見森林”，往往導致實際工作中的“按圖索驥”，即刻板地按照模塊的內容格式要求進行分析，為分析而分析。這種分析思路使人們難以看到崗位間的相互影響、相互關系以及涉及多崗位的任務是如何被完成的全面信息，其中崗位關系這一模塊也只是對監督關系、協作關系、請示的范圍和程度、指示的范圍和程度的簡單描述，難以挖掘出更多的信息。比如，當一項需要眾多崗位協作完成的任務由一個崗位轉向下一崗位時，其上端應告知、囑咐哪些注意事項？其下端又應該關注、詢問哪些事項？若對這類信息有了更詳細的規定，那么就可以使任務完成得更協調，而且也會減少許多權責不清的扯皮。

可見，這些可能忽略的信息對于人力資源管理后續工作的成功開展恰恰是必不可少的，并且對管理的其他方面也大有裨益?？傊?，這種模塊式的分析思路在一定程度上反而違背了其設計初衷，喪失了它的目的性和針對性。

三、基于影響力的過程式工作分析思路

有鑒于此，我們應在理念上強調整體性和系統性的思考，強調對工作完成過程的分析，以這個過程中各種因素和各個方面的相互影響為分析對象，提出了基于影響力的過程式工作分析思路。

職責是工作分析思路中的核心概念。在傳統的工作分析中，不同學者對職責的理解是不一樣的，它與職務、工作任務、工作內容、工作目標、責任等概念之間的關系在不同學者那里有不同的解釋。在我們看來，同一個東西既可以被稱為職責，也可以被叫做職務或工作目標，只不過思維角度有所差異而已；另一方面，如果把職責具體一點，它又可以被稱為工作任務或工作內容。總之，將職務、工作任務、工作內容、工作目標統稱為職責，但在描述時根據需要采取不同的抽象——具體程度。而責任則是另一個概念，它是針對“人”的（職責則可以理解為更多地針對“事”而言），是由于個人或組織對于職責完成所具有的影響力而相應產生的。

在基于影響力的過程式工作分析思路中，是依據其重要性和后續工作的需要來確定對職責描述和設計的具體程度。比如那些包含多種任務的復雜職責，那些對企業戰略、文化有重大影響的職責，那些與別的崗位共同承擔或別的崗位對其職責完成有重大影響從而易導致責任不清的職責，這些職責都需要分解成較具體的任務，有時甚至需要描述和設計其細節性的操作過程。

在完成對崗位職責的描述后，就需要對職責或職責的具體化——工作任務的完成過程進行分析，主要是通過６類考察內容進行５個方面的影響力分析。６類考察內容是指：①崗位的相關方。包括其隸屬和監督方、下屬和被監督方、合作方、對其提供資源的支持方，或企業中的上端、其服務的客戶方，或其下端、可接收到其任務完成過程中信息的重要相關方（例如觀察到某酒店服務態度的潛在客戶）；②完成任務所需要的資源（包括時間）和勞動對象；③工作條件、環境和工作強度；④與任務相關的已存在的規章制度；⑤該任務對人的知識、經驗、能力、人格、道德素質、身體素質等方面的要求；⑥標志任務完成的狀態。５個方面的影響力是指：①任務對資源使用的影響，包括對時間的占用，對成本預算的影響，對機器、設備、工具的維護和保養；②任務對在職者的影響，包括對其健康的影響，對其素質能力等各方面的要求；③任務對相關方的影響，包括對相關方時間的占用，對相關方自身任務的影響，對相關方的心理和情緒態度的影響，對公司整體戰略、規章制度和文化的影響；④在職者對任務完成的主觀影響；⑤相關方對任務完成的影響。通過這種分析，首先，我們可以把握到每一種影響的程度，是決定性的影響、主要影響、次要影響、微弱影響還是無影響；其次，我們可以對每一相關方的責任有一個明確的認識；再次，我們可以對每一任務的重要性和利弊做出恰當的評價；最后，由于我們是針對任務完成的具體過程進行分析，從而可以對雇員規格做出更有針對性的設計。

基于影響力的過程式工作分析是一個動態的過程。在工作設計中，需要通過對任務完成過程中各種影響力的分析，反過來調整某一崗位所承擔的工作任務（職責）和責任，這是一個動態的反饋循環過程。

通過動態的循環反饋過程，達到對工作設計的最優化，做到權責明確，崗能匹配，為人力資源管理的后續工作打下可靠的基礎：同時它也為其他管理工作提供了豐富的信息，從而使工作分析可能成為一種企業日常性使用的管理和決策輔助工具，而不僅僅局限于人力資源管理中的有限使用。再者，這種工作分析方法對變動的環境尤其具有適應力，特別適用于處于激烈變革和競爭中的現代企業。

（作者單位：華東師范大學法政學院）