運用管理審核方式　強化制度執行監督

冀旗洲

延煉石油化工股份有限公司是一個大型煉油化工型企業，生產連續性強，管理環節多，管理的復雜程度也相對較大，為了有效地對生產經營進行控制，多年以來經過全公司領導班子的不懈努力和管理部門艱苦工作，健全了全公司的綜合管理制度與各專業管理工作制度，形成了較為完整的規章制度體系。但在制度的貫徹執行方面，卻一直不如人意。多年來盡管公司組織開展過多次整頓，開展了各種各樣的檢查活動，制定了較為嚴厲的違紀處罰條例并予以嚴格兌現，但違紀現象仍不斷發生，陷入了抓一下緊一緊、放一下松一松的循環之中，成為各級管理者最為頭疼的難題。

為了解決這一難題，公司企管處于２００３年初成立了專門課題組，經過近三個月的下基層調查，召集各級管理人員開會研究，征求職工群眾意見，認真予以分析，認為造成這種情況的根本原因有五：一是基層部分領導對制度的貫徹執行重視不足，在日常工作忙亂時，往往忽視對制度的嚴格執行。二是部分職工對制度的認識不到位，對制度的條款不熟悉，理解不深。三是與制度執行相配套的臺帳記錄等原始資料不齊全，執行過程難以監督。四是制度的修訂不及時，部分制度不適應變化了的管理活動，難以執行。五是現有的檢查監督方式簡單落后，難以發揮監督的功能。

針對以上原因，公司認為要徹底地解決制度執行不嚴的難題，必須采用一種新的制度管理模式，把制度的宣貫、修訂、監督檢查融為一體，形成一個有機的體系。改變傳統管理方式中制度宣貫、修訂、檢查分部門管理，監督檢查分散簡單的狀況，進一步提高規章制度的管理水平。

按照這一思路，公司借鑒質量體系認證的經驗，決定采用體系審核的方式，對全公司各單位的制度執行情況，有計劃地分單位進行審核。通過一年的探索，取得了一定的實踐經驗，初步形成了一套以審核為核心環節的制度管理模式。

由于制度執行審核與質量體系審核的性質、目的不同，所以不能照搬質量體系審核的方式。公司領導經過認真分析研究，對比質量體系審核的理念、內容、方法，提出了一套新的審核辦法：首先，由于質量體系審核是一種第三方驗證審核，而審核方對被審方具體的生產、經營管理工作不可能十分熟悉，所以只能依據被審方的程序文件進行。要求被審核方貫徹“怎么說的就怎么干”的原則，只求發現問題，驗證是否符合標準。而制度執行審核是一種內部促進型審核，其原則也應為“應該怎么說，必須怎么干”。不允許有任何超越制度的行為存在。其次，質量體系審核是外部審核，審核的對象只能是管理活動的結果，即各種記錄資料，而制度執行審核是內部審核，主要審核制度執行的過程，除審核記錄資料外，還要根據職工反映的問題和意見進行查證，比之質量體系審核，對象范圍要大得多。第三，質量體系審核過程是一種完全的驗證過程，被審核方完全處于一種被動的應對狀態。而管理審核過程是一種促進過程，審核方與被審方處于一種互動關系的狀態。審核方按制度條款檢查被審方在日常管理活動中的執行情況，被審方也要根據制度在執行中發現的問題，對制度的修訂提出意見和建議。第四，制度審核除以上之外，還有一個宣貫的作用。審核的過程要成為一個制度的宣貫的過程。審核過程要盡可能地讓職工參與。審核的結果也必須向被審方全體職工公布。同時還要檢查職工對制度的學習掌握情況。

確定了管理審核的原則、目的、內容和方法，公司以此為核心，結合管理實際情況，開始構建規章制度貫徹執行的管理模式。由于大型企業管理環節多，規章制度種類繁多，任何一個部門和基層單位的工作都不可能涉及到全部制度條款。除專門的制度管理部門外，其它單位的人員也不可能對全公司所有的制度都能熟悉掌握。這就要按各部門的工作、性質建立各自的規章制度體系。為此，我們針對各單位的工作把制度分為三類：凡屬本單位主要工作業務所必須執行的制度及本單位內部工作制度歸為第一類。屬本單位在經營管理、生產管理等業務中應執行的綜合制度和相關專業制度歸為第二類。本單位所涉及的其它制度歸為第三類。對三類制度從學習、宣貫掌握程度、配套資料、檢查的頻次都作了不同的要求。對于第一類制度要求全體職工都必須熟悉和掌握，并有深刻的理解。相配套的記錄資料臺帳必須齊全、詳盡。每月由單位領導定期檢查執行情況。第二類制度要求單位領導與相關的管理業務崗位必須能熟悉掌握，配備有必要的記錄臺帳資料。由各單位分管業務的副職定期予以檢查。對于第三類制度，要求單位領導能夠熟悉掌握。但要求全體職工對二、三類制度也應了解。對各單位制度執行的檢查、監督，實行一把手責任制。落實負責人及檢查的時間。通過以上工作，使各單位分別建立起各自的制度執行管理體系。與此同時，公司抽調了四名領導組成審核領導小組，由企管處牽頭，抽調生產、技術、管理、紀檢及黨群系統處室部分人員組成審核小組實施審核。

為了使審核工作盡可能地規范化，提高審核效果，達到審核的目的，公司按審核體系的要求，擬定了審核的基本程序和方法，按被審單位分別編制了審核表，設置了審核記錄表格等資料。要求參與審核的人員嚴格按程序，按規定方法進行審核，及時簽寫記錄表格，避免敷衍了事、走過場。對于審核結果的處理，規定要按以下程序進行：一是把審核中發現的問題與單位領導座談溝通，獲得確認。然后召開審核組會議，對被審單位的制度執行管理情況進行綜合評價。最后再召開被審單位職工大會，宣講審核結果。二是由審核組針對發現的問題提出糾正措施和整改期限，報領導小組審批后，填寫整改單，下發被審單位，要求按期整改。三是把審核出的嚴重違紀行為，被審方對規章制度條款提出的修改意見及屬于部門之間協調配合中的矛盾問題，分類記錄，待本階段審核結束后寫入總結報告，上報公司領導。四是年度審核結束后，由公司總經理召開管理評審會議。總結審核情況，對全公司的制度管理進行評價，研究制度修訂、嚴重違紀處理等事宜。確定各部門之間協調方式及今后制度管理的發展方向與思路。

２００３年公司按照以上模式，對原油、基建等四個單位的制度執行管理進行審核，取得了較好效果。今年又安排７個單位的審核活動，目前正在進行之中。

經過一年多來管理審核活動的開展，公司與傳統的檢查監督方式相比，管理審核這一新的模式至少有以下幾個優點：

１、克服了傳統檢查方式的分散性，符合現代大型企業制度種類多、數量大的特點和管理活動系統性的要求。傳統檢查一般都是由各職能部門各自組織進行的，由于各部門只負責對自己所管業務進行檢查，難以全面反映一個部門、單位的總體情況。且往往各自強調各自工作的重要性要求基層重視。這樣上面千條線，下面一根針，窮于應付，使檢查工作無法真正落到實處。如果再把各職能部門的工作矛盾，推諉扯皮帶到檢查之中，則更讓基層手足無措，難以應付。雖然各企業都要在一定時期組織一些綜合檢查，但因基層無制度管理體系，在工作千頭萬緒、制度條款繁多的情況下，根本無從下手。所以這種綜合檢查只能針對一些特定的管理活動進行。且綜合檢查往往是在短時期內對全廠各單位逐一檢查，時間上也不允許對大量的日常管理制度執行情況進行細查。管理審核是一種既綜合又有針對性的審核。從方法、人員組成方面，它是綜合的。但審核內容、范圍又是有針對性的，是專門對規章制度執行進行的審核既克服了各部門專門檢查的分散性，又避免了綜合檢查雜亂。加之它首先要求基層健全體系，使檢查的對象明確具體，客觀上提高了檢查的水平和公正有效性。管理審核要求按計劃分段進行，不強求全面檢查，時間上也允許檢查工作向深向細進行。

２、檢查人員固定，能確保檢查的質量。傳統的檢查是由各部門自行組織的，每次抽調的人員也大多不固定。由于檢查人員的素質、責任心以及對業務的熟悉程度不同，因而檢查的隨意性很大。每次檢查的內容范圍，粗細程度各不相同，檢查的結果很難說十分公正和切合實際。這就給檢查后的處理帶來很大困難。所以往往是有檢查無處理，降低了檢查的效果，甚至使檢查流于形式，失去檢查監督的作用。管理審核是按規范程序組織進行的，人員固定，且要經過必要的培訓。檢查的內容、方法、范圍、過程，都要嚴格按事前擬定的標準進行。對每個被審對象一視同仁，既保證了過程的公正性，又保證了結果的公正性。對檢查的結果也要求按程序處理，提高了檢查的效果。使檢查真正發揮了教育、警示和糾正的作用。

３、采用多種方式，廣泛征求意見。傳統的檢查是一種被動式的檢查，檢查人與被檢查單位不易很好地溝通。一方面無法了解到被查單位對制度及檢查工作的意見，不利于制度的修訂與檢查方法的改進。另一方面難以調動被查單位的積極性，有時甚至引起一些抵觸情緒，既降低了檢查的效果，也影響了雙方的工作協調關系。管理審核采用互動的方式，通過座談會、職工大會的形式，不僅使被檢查單位深刻認識所存在的問題，心悅誠服。而且征求了被查單位對制度檢查工作的意見，同時還可起到制度宣貫學習的作用。

４、掌握重要環節，搞好管理評審。管理審核最后一步程序是管理評審。這是從總體上評價管理現狀的重要環節。通過討論審核報告，研究審核中發現問題的性質、對整體管理系統的影響，從總體上把握系統運行狀況，確定改革完善及發展的方向。使管理直接處于公司最高領導層的控制之下，保證管理工作健康發展，不斷提高。評審工作一般由總經理主持，公司領導班子成員與管理職能部門參加，加大了審核結果處理的力度。使糾正問題、處罰違紀、修訂制度、改進檢查方法等一系列工作進展得更加順利，效果顯著提高。徹底避免了只有檢查，不問后果的現象的發生。

５、搞好配合，共同提高。管理審核比之傳統的檢查方式，雖有其顯著的優越性，但也有其不足之處。如參與人員多，涉及部門多，程序環節多，只能有計劃地分階段開展。所以它不能完全代替日常專業檢查活動。應該與日常檢查相配合，相互促進，共同提高。

一年多來，延煉石油化工股份有限公司通過建立體系、開展審核、會議評審、糾正問題四個環節的工作，初步建立起一套新的制度管理模式，較好地解決了制度執行難、監督檢查難、事后處理難的老大難問題，使制度的學習、貫徹、執行、檢查、修訂完善，形成了一個完整的系統，步入良性循環，為企業生產經營的順利進展提供了可靠的保障。

（作者單位：延煉石油化工股份有限公司）