關于企業內部控制制度的探討

羅明英

內部控制貫穿于企業經營管理活動的各個方面，只要企業存在經濟活動和經營管理，就需要加強內部控制，建立相應的內部控制制度。企業在遵守會計準則的基礎上，應從本單位會計工作實際出發，建立健全和強化自身合理的會計政策和會計控制制度，同時要采用一定的措施保證內部控制制度的執行，依據一定的基本原則建立和評價內部控制制度。

企業對有關財產物資、貨幣資金、有價證券的收付，債權債務的發生和結算，資產的增減和費用的支付等經濟業務，規定必須有兩名或兩名以上工作人員分工負責處理，以起到相互制約作用，這就是內部控制制度。建立企業內部控制制度，就是在企業內部的職責分工、責任制度、財務會計制度和財產物資管理制度等有關企業管理制度中，都應具體體現內部控制的要求。

一、內部控制制度的必要性

企業內部控制制度劃分為內部管理控制制度與內部會計控制制度兩大類。內部管理控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制。例如，企業單位的內部人事管理、技術管理等，就屬于內部管理控制。內部會計控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制。例如，由無權經管現金和簽發支票的第三者每月編制銀行存款調節表，就是一種內部會計控制，通過這種控制，可提高現金交易的會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性。企業單位制定內部控制制度的基本目的在于：保證組織機構經濟活動的正常運轉，保護企業資產的安全、完整與有效運用，提高經濟核算(包括會計核算、統計核算和業務核算)的正確性與可靠性，推動與考核企業單位各項方針、政策的貫徹執行，評價企業的經濟效益，提高企業經營管理水平。尤其需要指出的是，企業財務管理系統電算化已經普及，但計算機信息失控、破壞情況日趨嚴重，從而造成責任不明、相互推卸等問題，其關鍵在于計算機核算軟件存在著密碼缺乏牽制性，常用的密碼設置方法已不適應電算化會計信息系統的管理和發展，所以財務管理電算化應提高會計信息的保密程度，避免信息泄漏及對實體信息破壞。內部控制貫穿于企業經營管理活動的各個方面，只要企業存在經濟活動和經營管理，就需要加強內部控制，建立相應的內部控制制度。

二、加強內部控制度應規范的主要內容

在建立社會主義市場經濟體制和深化會計改革過程中，企業在遵守會計準則的基礎上，應從本單位會計工作實際出發，建立健全和強化自身合理的會計政策和會計控制制度。對這些會計政策和會計控制制度，應作出書面文字規定，這樣不僅有利于企業有關人員了解處理日常會計事項的政策和方法，也有利于企業會計政策的前后連貫。

(一)明確規定處理各種經濟業務的職責分工和程序方法。企業要健全和強化內部組織機構，它是企業經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎，其核心問題是合理的職責分工。在一般情況下，處理每項經濟業務的全過程，或者在全過程的某幾個重要環節都規定要由兩個部門或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責，起到相互控制的作用。如匯出一筆采購貨款，規定要由采購人員填寫付款單，計劃員(或供應部門負責人)審查付款數額、內容及收款單位名稱，賬號等是否符合合同規定，會計人員審核付款單的內容并核對采購預算后編制付款憑證，最后由出納人員憑手續完整的付款憑證辦理匯款結算，前后須經四人分工負責處理。而采購匯款的報賬業務，則規定要經過采購經辦人填寫報賬單，貨物提運人員提貨，倉庫保管員驗收數量，檢查員驗收質量，以及會計員審核發票、賬單及驗收憑證，編制轉賬憑證報銷。

(二)明確資產記錄與保管的分工。規定管錢、管物、管賬人員的相互制約關系，旨在保護資產的安全完整。如出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作；銀行票據的簽發印鑒，必須有兩人分別掌管；向銀行提取較大數額現金時，必須由兩人以上，對領款、點驗安全入庫的全過程共同負責；倉庫材料明細賬要設專人稽核或另設記賬員記賬；管錢、管物、管賬人員因故離開工作崗位或調動工作時，規定要由主管領導指定專人代理或接替，并監督辦理必要的交接手續或正式移交清單。另外，現金收付的復核制，物資收發的復秤制、復點制等，也都是防錯防弊的內部控制制度。

(三)明確規定保證會計憑證和會計記錄的完整性和正確性要求。如對各種自制原始憑證，在格式、份數、編號、傳遞程序、各聯的用途、有關領導和經辦人簽章、明細數與合計數及大小寫數字一致等方面做出規定；對各種賬簿記錄，要求賬證的一致或保持一定統馭關系的規定；還有會計核算中規定的雙線核對、余額明細核對、各種報表相關數字核對，以及由此而規定的內部稽核制度等。

(四)明確規定建立財產清查盤點制度。如為了保證財產物資的安全和完整，除規定物資保管員對每項物資進行收付后，都要實行永續盤存辦法核對庫存賬實外，還要規定財產物資的局部清查和全面清查制度，以保證賬卡物相符或及時處理發生的差錯。又如現金出納員除規定每日下班前要結賬清點庫存現金，遇有差錯要及時報告外，會計主管人員還有經常檢查出納員工作，定期或不定期檢查庫存現金及金庫管理情況的責任。

(五)明確規定計算機財務管理系統操作權限和控制方法

1．計算機代替手工填制記賬憑證是相當容易的，并且比手工制作的憑證更規范、效率更高。但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據。為了解決這一矛盾，可以先由計算機填制輸出記賬憑證，然后由有關經辦人確認后簽名或蓋章，無簽名或蓋章的視作無效憑證，不得進行賬務處理。設置主輔操作員進行兩次輸入，僅僅是為了防止數據輸入時錯誤，對于原始憑證與記賬憑證中的差錯卻無法校正，連事后控制的作用也發揮不了。因此，可直接由主辦會計根據審核無誤的原始憑證操作計算機制作記賬憑證，并將數據存入一個臨時數據庫中，以便調出修改。同時應對輸出的記賬憑證確認后簽名或蓋章，然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記賬憑證，稽核員交出納進行收、付款，并操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數據轉入正式數據存中，以便進行賬務處理。

2．電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作的水平。但是，不能以此代替原手工會計處理中已建立起來的內部控制制度和管理制度。同時，還應加強對電算化系統的管理，這是會計系統安全、正常運行的前提。要明確系統管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作，任何人不得利用工具軟件直接對數據庫進行操作。程序設計人員還應對數據庫采用加密技術進行處理，嚴格按會計電算化系統的設計要求配置人員，健全數據輸入、修改、審核的內部控制制度，保障系統設計的處理流程不走樣變型。

3．對會計電算化進行內部控制，主要是對存取權限進行控制。設多級安全保密措施，系統密匙的源代碼和目的代碼，應置于嚴格保密之下，從計算機系統處理方面對信息提供保護，通過用戶密碼口令的檢查，來識別操作者的權限；操作權限(密級)的分配，應由財務負責人統一專管，以達到相互控制的目的，明確各自的責任。

三、保證內部控制制度執行的主要措施

(一)企業必須重視對內部控制制度管理人員的選用。內部控制制度設計得再完善，若沒有稱職的人員來執行，也不能發揮作用。企業的用人政策直接影響著企業能否吸收有較高能力的人員來執行內部控制制度。要杜絕賬戶設置不合理、記錄不真實的情況，發揮會計控制制度的職能作用，則必須重視對內部控制制度管理人員的選用和培訓，提高財會人員的素質，定期進行考評，獎優罰劣。

(二)企業必須發揮內部審計機構的作用。內部審計機構是強化內部控制制度的一項基本措施，內部審計工作的職責不僅包括審核會計賬目，還包括稽查、評價內部控制制度是否完善和企業內務組織機構執行指定職能的效率，并向企業最高管理部門提出報告，從而保證企業的內部控制制度更加完善嚴密。

(三)應發揮國家審計機關、部門審計機構的權威性和監督作用。定期或不定期的對企業內部控制制度進行評價，以杜絕企業管理部門負責人濫用職權所造成的內部控制制度形同虛設的情況。

四、建立和評價內部控制制度的基本原則

(一)要起到既有防錯防弊，又有促進經營管理效果的作用。

(二)要起到事前預防和事中或事后及時發現工作漏洞的作用。

(三)要在認真總結、科學分析的基礎上，設計出手續安全、業務分工合理的制約方法，切忌過于繁瑣。

(四)要根據情況的變化和出現的問題(如電算化管理)對相應的內部控制制度做出及時修正或建立新的內部控制制度。