高校檔案館網頁設計中應關注內容建設的思考

目前，越來越多的高校檔案館已經在校園網上展示自己的網頁，并把它作為獲取、交流和提供信息服務的強有力工具。一所高校是否擁有自己的網頁，已成為衡量一個高校檔案館在信息時代發展水平的重要依據之一。一般來講，檔案網頁需要從內容、形式、技術三個方面來建設。其中，內容是檔案網頁建設和發展的核心。然而，我國當前檔案網頁內容建設中存在一些不足，如建設目標不夠明確，提供的信息量不夠充足，訪問率較低，服務項目數量少，服務水平較落后等。因此，如何使網頁內容不斷完善、擴展，應是每一個高校檔案館都十分關注的問題。

一、網頁內容的設計

檔案館的網頁是檔案館在網絡上的“面孔”，網絡用戶將通過它來了解、利用檔案館。檔案館一方面要通過它為用戶提供檔案信息服務，同時也可通過它收集各類信息，因此，網頁內容要圍繞這一任務來設置；另一方面，網頁是在互聯網上運行的，它的設計要方便并有益于用戶的訪問。網頁內容設計可由四個部分組成：

1.基本內容：可以設置本館的概況、內部機構設置、館藏分布等欄目以向社會全面展示本館的基本情況。如北京大學檔案館設有檔案館簡介、館藏概述、檔案館工作動態和圖片報道等。

2.主要內容：應包括檔案館所能提供的檔案信息服務項目，這是網頁的核心部分。我們可將其分為兩個方面：一是館藏檔案信息檢索服務。可分為基本服務和特色服務，基本服務是指基本的檔案信息檢索，應是每個檔案館都應具備的內容。這點南京大學檔案館網頁很有特點，在網上提供的檔案信息數據庫檢索服務內容最多；特色服務應為有特色的信息檢索服務，它是根據本館的特點建立的一些專題數據庫，提供給網上用戶查詢，如上海交通大學校友人物檔案管理信息系統；復旦大學的多媒體信息系統，應該說它們的網頁都具有獨特性。二是開辟固定的專欄，通過專欄提供檔案信息服務。如北京大學檔案館網頁，根據館藏情況設立關懷與期望、名人檔案、我師之窗、院士長廊、校園變遷、永恒的記憶、歷史的印記等專欄。

3.利用網頁收集檔案信息。如南京大學的教師業務檔案管理系統。上海交通大學的校友檔案管理信息系統，都是通過檔案館網頁，配合相應的工作程序，收集信息。這是高校檔案館網頁有別于學校其他部門網頁之處。

4.其他內容：包括網絡導航、設立留言簿、電子信箱等。

二、網頁內容建設應樹立服務導向

1.檔案網頁的功能定位應實現“管理——管制型”向“服務型”的轉變。

服務是檔案網頁最重要的功能，也是體現并檢查檔案網頁內容建設質量和效果的最佳途徑。由于我國對檔案網頁服務功能的關注不夠充分，往往容易造成“重技術，輕內容”的局面，從而忽視檔案網頁的內容建設。即使重視網頁的內容建設，也大多是從管理、管制的角度加以規劃，較少考慮服務的需要。檔案網頁的內容建設如果缺乏服務導向，檔案網頁的生命力就難以真正體現出來，網頁的內容也難以真正發揮其價值，這也就很容易導致檔案網頁的內容建設流于形式。

2.檔案網頁的類目設置應向前臺服務工作傾斜，整體貫穿服務理念。

類目設置是檔案網頁內容建設的基礎，也是建設成果的一個集中體現。我國現有檔案網頁的類目大部分集中在后臺基礎工作，體現前臺服務工作的類目比例相對較低，服務類型也比較少，服務效果自然不夠理想。因此，應當適當提高前臺服務工作的類目設置上的比例，尤其要增加動態性服務類目，在網站與用戶之間建立良性互動，“以服務帶動提高”。不僅如此，還應在類目設置的整體規劃上貫穿服務理念，與檔案網頁功能定位的服務導向形成良好的呼應。

3.檔案網頁的測評體系應突出服務性評價指標。

理想的測評體系應該時時處處體現服務的導向，在測評檔案網頁的內容建設水平時應綜合考慮以下五點：一是服務的全面性，是指服務對象和服務內容的全面性，即充分考慮服務對象的各種需求，挑選出有效的服務項目設置到網頁的前臺服務工作之中；二是特色性主要體現在內容的新穎性、服務方式的獨特以及服務技術的大眾性；三是可靠性即為信息的權威性、技術的穩靠性和服務的規范性；四是效益性是指考慮投入產出比，爭取以最少的投入獲取最大的收益；五是時時更新性是指內容的時刻更新，技術的不斷提高和完善，實現靜態與動態的統一。

三、網頁制作中應注意的問題

1.頁面風格的確定

檔案館的網頁既不能同于一般的商業網站——形式復雜、頁面活潑和與從不同；又不能過于嚴肅，它既要有一定的學術性和文化性，同時也應是檔案服務的延伸和開展學術爭鳴的園地，又應具有一定的藝術性，是網上瀏覽者的第二課堂。因此，頁面設計一方面要求結構合理，易于導航；同時我們也可以使用模板創建統一風格的頁面。使用模板制作頁面，不僅可以節約大量的人力，更重要的是可以創建統一風絡的頁面，形成同一風格的網頁。

2.文件結構設計

后臺文件結構應邏輯關系明確、路徑定義清晰，這樣可以使得網頁的設計與維護變得嚴謹和有條理，也有利于日后的擴展。一般來說在服務器根目錄下，建立若干子目錄，分門別類地放置文本、圖像等文件。

3.注意信息反饋與網頁的更新

建立檔案館網頁的目的之一就是要加強檔案館與瀏覽者之間的聯系，及時了解用戶需求，因此我們一定要在首頁上設置電子郵件反饋單鏈接點，用來收集用戶的意見，以改善我們的工作。再者，要特別注意頁面的更新，要把本館最新的動態、最新的面貌呈現給網上的瀏覽者。

4.要考慮網頁瀏覽兼容的問題

目前，瀏覽器的種類很多，其特點和性能各異，因此，我們在制作網頁時就要考慮用戶瀏覽器類型，一些采用先進技術的聲音、視頻播放、虛擬現實等要考慮在通常的瀏覽器中能否實現，否則就是做得再好，別人也享用不到，甚至同一個網頁在不同的瀏覽器上瀏覽，其結果也可能大不相同。

5.檔案館網頁建設的工作量是驚人的，要保證網頁的內容得到經常更新，需要一定人力的投入，否則，網頁的維護工作就無從談起。

隨著網絡建設的發展，網頁是高校檔案館的網絡上的窗口，是聯系檔案館和檔案利用者的紐帶。因此，檔案館應該以提供內容豐富的信息資源為重點，以現代化技術為依托，制作出精彩的網絡頁面，更好地為利用者服務。