不容忽視的項目啟動階段

“項目不是在結束時失敗，而是在開始時失敗！”

做過項目的人大概都會對這句話感觸頗深。

要想順利地啟動實施項目，項目啟動階段的鋪墊工作不容忽視。

項目經理的煩惱

小楊在一家很不錯的軟件公司工作了三年了，一直春風得意，可是最近心里卻頗為煩惱。

公司老總剛簽來一筆上百萬元的訂單，對方也算是老總的朋友。由于雙方老總都比較熟了，過程顯得非常的簡單。合同簽完后，公司老總就指定比較信任的小楊及其他幾名員工組成了項目組，由小楊擔任項目經理。老總把小楊又引見給客戶老總，客戶老總在自己公司馬上安排了一間辦公室給他們用，一切看起來都很順利并且進展迅速。

小楊認為這又是一個大顯身手的機會到來了，工作加倍努力，有什么事都與客戶老總及時溝通。可客戶老總很忙，經常不在公司。小楊就去找其它部門的負責人，可他們不是推托說做不了主，就是說此事與他無關，有的甚至說根本就不知道這事兒。問題得不到及時解決不說，很多手續也沒人簽字。項目組內部問題也不少，有的程序員多次越過小楊直接向老板請示問題；幾個程序員編的軟件界面不統一；項目支出的每筆費用，財務部都要求小楊找老總簽字。于是小楊頻繁打電話給老總，其他人心里想：小楊怎么老是拿老總來壓人。后來，小楊與項目組其他人員和財務部的人員產生了不少摩擦，老總也開始懷疑小楊的工作能力了，最近剛找他談過一次話。小楊感到特別委屈。

項目啟動：小問題大學問

項目啟動就是項目管理班子在項目開始階段的具體工作，包括：項目或項目階段的規劃、實施和控制等過程。只有在項目的可行性研究結果表明項目可行，或項目階段必備的條件成熟或已經具備的時候，才可以啟動。貿然啟動是不可取的。

任命項目經理、建立項目管理班子是項目啟動階段完成的標志之一。一般來說，應當盡可能早地選定項目經理，并將其委派到項目上去。項目經理無論如何要在項目計劃執行之前到崗。但是不論是項目經理和項目管理班子接受他人委托，對委托人的項目進行管理還是自己選定和發起的項目，都要十分重視項目啟動階段的工作，包括明確：資金、權限、時間、要求、雙方責任以及進行廣泛的溝通。

啟動階段是正式認可一個新項目的存在，或者是對一個已經存的項目讓其繼續進行下一階段工作的過程。項目經理在接受委托之后、準備啟動項目之前，必須搞清楚項目涉及的各方面內容。項目有多個方面，包括：范圍、費用、時間、質量、風險、人力資源、溝通、采購等等。可以把這些不同的方面稱為項目變數、項目變量或項目參數。有些項目的發起人或委托人往往對項目的許多方面并不是很清楚，只有一個模糊的概念，尤其是一些高科技項目。如果項目由多個人或組織發起，問題可能會更嚴重。他們對于項目的目的、內容、范圍和行動方案的認識在大多數情況下并不一致甚至存在矛盾。所以項目經理在項目啟動時一定要負責統一他們的認識，有效規避缺乏共識和項目驅動力的風險。否則如果勉強啟動，必然會在項目進行過程中出亂子。

項目啟動會：萬里長征第一步

通過召開項目啟動會來明確項目實施的意義，說明項目實施成功的關鍵因素，確定雙方的職責是一個行之有效的辦法。項目啟動會可以根據項目的具體情況來靈活選擇規模、方式、內容，例如：進行正式的項目簽字儀式、項目動員大會等，類似于行軍打仗前進行的誓師活動。

以軟件項目為例：現在很多項目都涉及到用戶業務應用的軟件開發，在實施中要跟用戶的各個層面打交道。但現實往往是，用戶單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業做什么，因此簽合同時有必要召開一個正式的儀式，向雙方員工傳遞項目的信息，激發公司全體員工對項目的熱情。IT公司老總、項目負責人、開發人員、施工人員和用戶方的領導、項目協調人、相關部門人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上，雙方領導要講話，特別是用戶方的領導要強調項目的意義。聯想集團在上ERP項目時就專門召開了全體員工誓師大會，柳傳志親自到會講話，把ERP項目擺到關乎企業生死存亡的高度，并親手將一面大旗授予ERP項目的負責人。后來的事實證明：這不僅極大地鼓舞了項目組成員的斗志，同時也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事，而是公司從上到下都要關心的事。

通過這個儀式，雙方要組成項目管理班子，成立項目指揮部或項目管理委員會等機構，由雙方總經理牽頭，項目負責人為執行人，日常聯系由雙方指定人員。在簽合同時，利用雙方人員到齊的機會，IT公司要把軟件功能用通用、專業的語言和用戶方的領導、技術人員、業務負責人進行最后確認，因為此時有分歧改正的成本不大。同時，還可使雙方人員彼此認識，清楚各個層次的接口，大家混個臉熟，以后打交道就會更通暢。

內部會議：領取“尚方寶劍”

項目啟動會是造外勢，在公司也要造內勢，讓各個部門都知道這個項目能為公司創造哪些經濟效益，明確項目組人員和項目負責人，確定項目負責人的權限。公司財務、采購、人事、技術、銷售等部門都要參加，這樣才能創造一個良好的內部服務體系，讓項目組把主要精力放在為用戶服務上。公司內部主要是召開項目組成立會，最重要的就是宣布項目的內容、項目負責人權限、項目團隊成員、項目時間周期、項目需要的設備、資金等，給項目管理充分的授權。與此項目相關的事情，全權由項目經理負責。這樣，項目組人員的人事調動、根據項目進度進行設備的采購、項目發生的財務支出等由項目經理簽字就可以，而不需要一次次找總經理。

項目授權書必須由總經理簽字，并在會上宣讀。為了增強團隊凝聚力，可以在會上舉行項目組宣誓或誓師宣言，形成高度集中、統一、協作的團隊精神。內部造勢不僅可以讓各個部門了解項目，創造條件服務項目組，而且可以給項目組成員以壓力和動力，意識到項目的意義和團隊精神的重要性，這對項目經理來說就是一把尚方寶劍。營造了內外兩個良好的環境，項目啟動就是水到渠成的事，項目組成員就可以集中精力投入到實施中去。

首次會議：做好“人”的工作

在現代企業中，項目經理在組織中的工作，遇到的最大障礙就是人的障礙。真正的項目經理往往將80%以上甚至是90%的時間用在了溝通和合作上，大部分有經驗的項目經理都會認為項目經理最重要的是做人的工作，和所有項目相關者能夠達成共識。

所以，項目啟動中的項目小組首次會議顯得非常的重要和關鍵。在項目開始前，或者在項目的啟動階段，多做些工作并且把工作做踏實是非常必要的，也是提前杜絕一些可預測風險發生的一個有效手段。缺乏共識，正是項目中最常見的風險，帶來的后果不可估量。

通過召開項目小組首次會議，可以初步了解不同人的經歷和特長，確定誰能或愿意執行不同的項目任務，增加了組員實際接受這些任務的可能性。其次，將組員個人目標、日常工作目標及項目小組工作目標三者統一起來，使組員能真正投入小組工作。再次，讓成員們有機會相互了解并建立信任，這也是成功團隊的特征。最后，盡可能地解除項目組成員心中的疑慮，讓大家都能夠清楚自己所從事的是一項什么樣的工作，對自己能帶來什么樣的價值。因此，項目小組首次會議可以說是項目成功的一個奠基石。