外貿ＥＩＰ：一個先進的協同商務平臺

概述

作為外貿公司，工作的主要內容就是消化、組織各種信息，與外界各相關單位進行頻繁的信息交流。對外掌握分析國際市場的需求信息；對內掌握制造商的生產能力和產品信息；快速有效地組織形成商品的生產供應鏈、倉儲運輸鏈，按質按量按時地完成物流、資金流的有序流動。這樣外貿公司與客戶、供應商、服務商一同形成了一條以商品為主線的工作流程。而如何能夠更高效地協同工作，就成為了外貿公司一個需要探討的問題，對于某個外貿公司的個案來說，這個問題也許永遠也不能徹底解決，但有一點是肯定的，我們能做到不斷提高協同商務、整體作戰的能力。本文也就是從信息化的角度對協同商務提出一點小想法，權當拋磚引玉吧。

傳統的協同工作

一般說來，為了解決企業內部各個職能部門、工作崗位之間的協同工作，我們會通過外貿ERP系統來實現，甚至可能還會應用OA之類的系統。這樣順利地打通了外銷、貨源、跟單、質檢、倉庫管理、船務、單證員以及管理會計等各個崗位的信息障礙，站在ERP的平臺上，使企業內部的各個部門、崗位協調運作，猶如一個整體。

那么與客戶、供應商、服務商之間的交流呢？電話、傳真、電子郵件，或者是全球資源、阿里巴巴之類的電子交易平臺。外部信息的采集、內部信息的發布我們一般都是通過上述這些手段，甚至在我們上游外貿ERP中還能在各個環節控制點系統自動向供應商、服務商發送電子郵件、短信等信息，但即便如此，這樣的信息也是離散的，孤立的或者是單向的、異步的，對于外貿公司而言，面對這一座座的信息孤島，要花費大量的精力和時間來進行信息整理、數據化。這樣就很容易造成不準確、不及時、不一致，工作的協調出現問題。

我們經常見到一些現象：供應商不知道還有多少貨沒有交；客戶訂單的數量、交貨期發生了變化經常忘了通知供應商；向工廠催貨時，供應商卻說還沒有收到合同傳真；圖紙、工藝單往往在生產完之后就找不到了，客戶翻單時造成不必要的時間浪費；客戶經常來電詢問出運明細，而由于各種原因沒有及時回復；客戶的抱怨、反饋也沒有人處理；貨代手里還有多少張核銷單也沒有人知道……，這樣反反復復、扯皮吵架的情況應該是屢見不鮮了。

對于ERP的應用，我們經常是頭夾著話筒，手在紙上記錄好信息，然后再錄入到ERP系統中；反過來各種ERP里的數據信息，我們往往只能先打印出來，然后傳真或者快件通知相關單位，一方面工作效率不高，另一方面由于信息的再傳遞，不準確、不及時的現象就經常發生了。

那么有什么好辦法嗎？

信息化的協同商務平臺

EIP（Enterprise Information Portal），企業信息門戶系統，就是一個協同商務的平臺。在這個平臺上，我們能夠針對各個產品/項目，迅速地將客戶、供應商、服務商組織起來，形成一個高效能的、有機有序的“虛擬制造聯合體”。從表面看EIP就是一個網站，但其意義遠遠超過了普通網站（見圖1）。

通過EIP這個信息化的平臺，對外更好地整合了客戶關系，使得外貿公司的客戶服務體系和服務質量走上了一個更高的臺階。現在客戶能在貨物離港的第一時間獲得貨物出運的各種信息，比如船名、提單號以及出運的貨物明細資料，甚至能隨時查詢貨物運途中的情況；客戶不用再去翻閱他們的下單信息和我們的反饋信息，隨時能在EIP平臺上查閱我們提供的訂單貨物的交貨量、庫存量、生產進度以及預計交貨期；另外還有在線的文件交流，在線的質量投訴、反饋處理，等等這些功能所體現出來的服務理念，使得客戶大大增強了信任度。

同時EIP更好地整合了供應鏈關系，一方面為供應商提供了更為快捷方便的服務，另一方面規范了供應商的生產管理，提高其質量意識、服務意識，增強產品在國際貿易中的競爭力。例如采購合同在ERP中一經審批確認，立即自動在EIP網站上發布，供應商根據各自不同的權限隨時隨地查閱相關的電子化的合同、圖紙、工藝要求等信息，減少了因為自身訂單管理混亂造成生產延期等問題；EIP系統會自動提醒若干天內將要交貨的貨物明細，也有利于供應商的生產排程；同時也要求供應商申請檢驗、申請送貨等工作在EIP系統中完成，而這些信息同步送達技術檢驗、倉庫等部門的ERP應用模塊。

我們總結分析了眾多的外貿公司所遇到的問題，開發了上游外貿EIP，與上游外貿ERP珠聯璧合，ERP是EIP的應用基礎。系統登錄角色有客戶、供應商、運輸服務商、保險服務商、快件服務商以及內部員工，個性化的信息、個性化的應用，從而實現企業信息以及外部信息的高度集成和快速響應。我們在江蘇國泰國際集團電子進出口有限公司進行了應用實施，十幾個重點客戶，三十多家主要供應商，六家主要服務商（貨代、保險公司等）都在應用這個平臺協同工作，效果非常明顯，我們不敢妄言解決了所有協同的問題，但確實是在很大程度上實現了信息的集成共享，大大提高了協同工作的能力。圖2說明采購下單流程。