試論新時(shí)期高校辦公室工作人員的能力建設(shè)

［摘要］高校辦公室是高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的職能除了“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的傳統(tǒng)概念以外，現(xiàn)在幾乎涉及學(xué)校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個(gè)方面。只有從整體上提高辦公室工作人員的綜合能力，使其適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要，才能確保學(xué)校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。本文結(jié)合實(shí)際，分析了高校辦公室工作職能的新變化，認(rèn)為應(yīng)從政務(wù)能力和人力資源能力兩方面加強(qiáng)辦公室工作人員的能力建設(shè)，培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力，增強(qiáng)適應(yīng)能力，提高創(chuàng)新能力，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)能力。

［關(guān)鍵詞］高校辦公室職能轉(zhuǎn)變政務(wù)能力人力資源能力

高校辦公室是高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的職能除了“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的傳統(tǒng)概念以外，現(xiàn)在幾乎涉及學(xué)校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個(gè)方面。只有從整體上提高辦公室工作人員的綜合能力，使其適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要，才能確保學(xué)校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、辦公室工作職能的轉(zhuǎn)變

由于我國經(jīng)濟(jì)體制、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式的轉(zhuǎn)變和教育體制改革的深入開展，學(xué)校在管理方式和運(yùn)行機(jī)制等方面都發(fā)生了深刻的變化。辦公室的工作職能也隨之發(fā)生了轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是從被動(dòng)辦理事務(wù)到主動(dòng)參與管理服務(wù)、強(qiáng)化政務(wù)服務(wù)、做好協(xié)調(diào)綜合工作。從以往局限于事務(wù)性辦文辦事、禮賓接待、協(xié)助保障等常規(guī)性工作，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又參與出謀獻(xiàn)策，發(fā)揮著重要的參謀助手作用。

二是從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、程序化管理。將被動(dòng)應(yīng)付思維定式和思維習(xí)慣轉(zhuǎn)換成強(qiáng)化工作計(jì)劃性，基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，由參與主導(dǎo)型向參謀主導(dǎo)型轉(zhuǎn)變。

三是從單純的收發(fā)、傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)槎酱贆z查、綜合處理信息。由以往的應(yīng)付思維定勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)調(diào)超前預(yù)見，立足于盡可能地超前思考、超前預(yù)測(cè)和把握，以增強(qiáng)信息的實(shí)效性。同時(shí)加強(qiáng)督查，作出正確的判斷，以周密的組織和協(xié)調(diào)達(dá)到高效的管理目標(biāo)。

二、辦公室工作人員的能力建設(shè)

辦公室職能的轉(zhuǎn)變給高校辦公室工作人員提出了新的要求：把握事物的發(fā)展趨勢(shì)，在處理事務(wù)的同時(shí)，必須充分發(fā)揮參謀助手的作用；必須想在先，謀在前，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未問有所行；緊緊圍繞學(xué)校各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)所思所想所求，深入調(diào)查研究，超前思考運(yùn)籌，正確預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)反饋情況。因此，要全面加強(qiáng)辦公室人員的能力建設(shè)，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下高校辦公室人員在政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)上的創(chuàng)新。

（一）政務(wù)能力

１．把握準(zhǔn)確性和及時(shí)性的統(tǒng)一。要緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)，著力采集和提供與重大決策、重大部署關(guān)系密切的信息，并力求準(zhǔn)確，強(qiáng)調(diào)時(shí)效，緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)、科研中心，廣泛收集、綜合兄弟院校先進(jìn)的工作思路和作法，并結(jié)合本校實(shí)際情況，作出合理的分析和歸納，提出針對(duì)性、前瞻性較強(qiáng)的建設(shè)性思路，及時(shí)提供給校領(lǐng)導(dǎo)參考。

２．把握靈活性和原則性的統(tǒng)一。在傳統(tǒng)管理思想下，辦公室工作人員忙于應(yīng)付事務(wù)，疲于奔命，思維方式過于封閉保守。在新形勢(shì)下，辦公室工作要充分體現(xiàn)靈活性和原則性的統(tǒng)一。通過制訂健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，強(qiáng)化各部門的工作職責(zé)，使各項(xiàng)工作管理規(guī)范化。

３．把握綜合協(xié)調(diào)與把握全局的統(tǒng)一。綜合協(xié)調(diào)作用貫穿于高校辦公室工作的各個(gè)方面，這就要求辦公室的工作人員必須具備全局意識(shí)，從學(xué)校事業(yè)發(fā)展的全局去思考、籌劃、安排和處理問題。只有站在學(xué)校事業(yè)發(fā)展的全局高度，通過協(xié)調(diào)，了解和溝通情況，聽取意見，交流看法，形成共識(shí)，明確職責(zé)，才能把各部門的積極性調(diào)動(dòng)起來，形成強(qiáng)大的合力。因而，辦公室工作要著眼大局，正確處理好與校內(nèi)機(jī)關(guān)各部門之間的關(guān)系，與學(xué)校的全局工作合拍，與學(xué)校每一階段的總體部署一致，這樣綜合協(xié)調(diào)工作才能縝密周到，減少矛盾，避免紕漏。

４．把握布置與督辦的統(tǒng)一。辦公室管理必須實(shí)現(xiàn)程序化，即明確規(guī)定辦事的先后次序，具體步驟及其要求，使各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)一步具體化、步驟化，并完善信訪接待、文件處理、工作例會(huì)等常規(guī)性制度，實(shí)現(xiàn)工作機(jī)制上的創(chuàng)新。辦公室的督查工作，主要體現(xiàn)在協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)確保學(xué)校決策的貫徹執(zhí)行上，其出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了推動(dòng)決策的迅速落實(shí)。針對(duì)辦公室工作中出現(xiàn)的不同情況，迅速作出相應(yīng)的反映、反饋。

（二）人力資源能力建設(shè)

人力資源能力建設(shè)，也稱人的能力建設(shè)，是指通過教育、培訓(xùn)、激勵(lì)和使用等途徑，開發(fā)人的潛能，提高人的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)人的積極性，發(fā)揮好人的作用，增強(qiáng)人們認(rèn)識(shí)和改造自然的個(gè)體和群體效能，以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步和人的全面發(fā)展。辦公室工作人員的能力建設(shè)主要體現(xiàn)在：

１．培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力。學(xué)習(xí)型社會(huì)的來臨對(duì)每一個(gè)人來說都是一種挑戰(zhàn)。沒有學(xué)習(xí)能力就適應(yīng)不了社會(huì)，它是一切能力的基礎(chǔ)。一個(gè)人，善于學(xué)習(xí)，知識(shí)水平高，看問題看得遠(yuǎn)，看得深，善于創(chuàng)新，就能夠不斷取得新的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。辦公室人員要樹立終身學(xué)習(xí)的思想，努力掌握新知識(shí)，使自己具有從事辦公室工作所必需的政策理論水平和分析解決問題的能力、調(diào)查研究能力、綜合協(xié)調(diào)能力，成為術(shù)業(yè)有專攻的“專家”和博聞強(qiáng)記的“雜家”，不斷提高單兵作戰(zhàn)能力和團(tuán)隊(duì)合作能力。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，要學(xué)習(xí)文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理、保密等相關(guān)知識(shí)，同時(shí)，還要廣泛涉獵秘書專業(yè)知識(shí)以及歷史、哲學(xué)、法律、金融、財(cái)稅等方面知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)分析解決問題的能力和綜合協(xié)調(diào)能力。

２．增強(qiáng)適應(yīng)能力。辦公室人員要根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和高等學(xué)校改革的實(shí)際，從自身素質(zhì)和能力上主動(dòng)適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)主動(dòng)性，從業(yè)務(wù)技能、工作環(huán)境、管理機(jī)制、分配體制等各方面增強(qiáng)自己的適應(yīng)能力。

３．提高創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力就是要?jiǎng)?chuàng)新知識(shí)，這是能力建設(shè)的核心。辦公室工作貴在主動(dòng)，貴在創(chuàng)新。人不僅要學(xué)會(huì)吸納知識(shí)，更要學(xué)會(huì)創(chuàng)造知識(shí)。學(xué)校辦公室工作創(chuàng)新，一是理念創(chuàng)新，要針對(duì)新情況、新問題，樹立以決策為中心，以人為本、弘揚(yáng)傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念；二是辦公技術(shù)創(chuàng)新，打破基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公手段，使用辦公自動(dòng)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等先進(jìn)的辦公設(shè)備、辦公手段，盡快實(shí)現(xiàn)辦公室工作的信息化、數(shù)字化，提高效率和質(zhì)量；三是思維創(chuàng)新，辦公室工作要始終關(guān)注經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，立足于對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的超前把握，在決策的科學(xué)性上體現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)，做到計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合。辦公室工作不能只為決策提供單項(xiàng)服務(wù)，更不能游離于決策之外，應(yīng)該體現(xiàn)在決策前、中、后服務(wù)的全過程。

４．強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)能力。競(jìng)爭(zhēng)的策略和方法，特別要強(qiáng)調(diào)樹立“和合、共贏”的觀念。隨著“以人為本”的工作理念的引入，行政工作內(nèi)容的日益豐富化，在一個(gè)工作崗位上長(zhǎng)期從事某一項(xiàng)工作已不再適應(yīng)個(gè)人發(fā)展的需要。人們不再滿足于在一個(gè)工作崗位上工作，而追求在具有挑戰(zhàn)性的崗位上工作，尋求在崗位輪換中更好地發(fā)揮個(gè)人的潛能。辦公室工作除了加強(qiáng)合作以外，還要鼓勵(lì)互相競(jìng)爭(zhēng)，注重個(gè)人職業(yè)生涯設(shè)計(jì)與自己的專長(zhǎng)、愛好、性格、氣質(zhì)相符合，與組織需求相協(xié)調(diào)，使辦公室工作在動(dòng)態(tài)的機(jī)制下運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展與個(gè)人發(fā)展的“雙贏”。

辦公室作為高校管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，其工作質(zhì)量和創(chuàng)新精神，體現(xiàn)了一所學(xué)校管理水平的高低，辦公室人員要善于在日常工作中對(duì)實(shí)際問題進(jìn)行理性的思考，才能提高自己有效駕駛?cè)值哪芰?，適應(yīng)教育現(xiàn)代化的需要。

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責(zé)任編輯鐘海連