破解區域銷售機構的費用管理難題（二）

上期回顧：區域銷售機構銷售費用倍增，市場卻毫無起色，區域經理渴望以預算制度把握各項費用的收支平衡，并著手創建新制度。

在區域銷售機構的費用控制過程中，一旦制定了財務預算，就要明確預算控制部門，具體設置可根據公司的實際情況來定。其主要職能是：實時掌控公司各項費用的進展情況，協助總經理把關，為決策層提供預算進展的信息支持。

選擇有效管控工具

預算做得再好，沒有科學有效的過程管理與控制也是白搭。而這種控制取決于幾個方面：預算控制部門的責任心，預算控制部門的專業水平，過程管理的方法和工具。本文僅就最后一個方面加以討論。

銷售費用管理必須要有科學有效的過程管理控制工具。這是因為，激烈的競爭常常令營銷博弈變得毫無秩序可言，企業和分公司很難預計下一個季度、下一個月甚至下一個禮拜的銷售方法、促銷方法。即使你不變，競爭對手也在變，銷售環境也在變。復雜多變的市場環境使眾多企業的銷售費用難以隨時體現。

傳統的財務管理方法沒有跟上市場競爭和市場營銷的需要。以往的財務管理方法往往是“記賬”的成分多，因此，當財務報表上發現有費用時，已經滯后了。比如，啤酒瓶蓋競爭應該是現在啤酒銷售比較通用的營銷手法，但是，“瓶蓋有獎”是典型的滯后發生費用，就是說，費用已經承諾出去了，但是往往一個月以后甚至在第二個財務年度才發生，才出現在賬面上。而瓶蓋有獎又是分支機構或者銷售部門承諾出去的，財務(預算控制)部門往往很難了解。

要解決這個問題，需要從以下幾個方面做文章：

1．嚴格區分兩個概念：“投入”和“費用”。

我把費用理解為財務賬面上反映出來的費用數字，這個數字往往是按照現金收付制等財務制度體現出來的，就是企業真正地把這部分錢花出去了。而“投入”可以把它定義為“企業實際支付出去的部分費用和承諾出去但尚未發生的、將在未來某個時期發生的費用之和”。就是說，投入包含一部分費用，但是不等于費用。

投入和費用包含以下幾項(表1)：

在概念區分的同時，還要在分支機構的考核上進行區分，就是考核投入不考核費用，因為投入才是分支機構真正支付出去的，而費用可能是分支機構經理或者公司提前承諾出去的。

把預算的過程控制點放在投入上，而不是看費用，能夠較好地對銷售費用進行事前和事中控制，預算控制部門向決策層提供信息支持，能夠較好發揮“未雨綢繆”作用，有效防止費用“井噴”。

實際操作中，可以運用如下的表格(表2)：

這一表格可以作為整個預算控制系統的核心表格，利用該表格的分類和匯總表，加以處理之后可以及時地看到分區域、分品種的投入和費用情況，便于公司總體信息反饋和營銷決策。

該表格具有兩個作用：一是如實反映公司實際費用發生情況；二是反映了財務的穩健性原則，即將來預計有多少費用將要發生，起到銷售費用支出的“預警”作用。

2．管理控制的工具要與銷售費用預算有很好的接口。

這樣便于與年初的預算進行實時對照，以便更好地掌握費用的進度。管理控制的表格要比銷售費用預算的項目更加詳盡，可以在經營過程中為銷售管理提供信息支持。

3．完善兩個過程管理制度。

第一個是銷售費用審批制度，用規范的表格向規定的部門，由規定權限的人批準，由規定的人備案，由規定的人進行信息傳遞。掌控銷售費用預算的部門必須過問，對于臨近特別是超過預算的投入要提交決策層討論或開會研究。

第二個是定期匯報制度和實時查詢制度。即職能部門要定期(一個禮拜或者一個月)向決策層進行分析匯報；同時，要保證當日以前發生的費用或者銷售投入能夠在當日予以查詢。這就要求在沒有相應的軟硬件系統的情況下，責任人要實時錄入，處理。

改進職能部門溝通

造成財務部門與市場部門不能相互兼顧的關鍵問題是公司缺乏溝通的機制與平臺。銷售費用的控制需要至少以下幾個方面的支持：分公司以及相關職能部門需要知曉自身的銷售費用進度；財務部門需要分析公司總體費用進展情況并聽取分公司及相關部門的原因分析；決策層需要根據銷售績效與銷售費用進展情況確定決策依據。

因此，每個月度至少應該有一次銷售費用預算的回顧和評估。可以與市場銷售分析會一起進行，因為銷量增長與市場投入是不可分割的。這樣，無論對分公司銷售工作還是對公司總體的費用控制都具有非常重要的作用。

月度銷售費用分析可以這樣做(表3)：

通過這些分析，往往能夠起到診斷市場營銷思路和方法的作用，同時，更是銷售費用過程控制、加強部門間溝通協作的有效方式。

除上述兩點以外，公司還必須加強戰略與市場預測能力，要綜合治理“業務員腐敗”。市場判斷影響市場運作方法，市場運作方法則影響銷售費用。因此，對營銷環境的把握，對競爭對手的研究，對自身銷售行為所能引發的環境變化都需要有一種前瞻的能力。

銷售人員往往是公司里頭腦最靈活的一批人。然而，這是一柄雙刃劍，銷售人員也是公司最難管理的人。除了費用預算與費用的過程控制之外，還需要有以下幾個方面的措施：保持公司跟經銷商的接觸與溝通，保證公司銷售政策與客戶間的透明化；建立銷售費用的申報和審批制度，市場部門不定期抽檢制度；賞罰分明的管理制度等等。

編輯：高冬梅gdonSm007@vip．sohu．net