河南省市、縣（區(qū)）檔案館開展已公開現(xiàn)行文件利用工作情況的調(diào)查報告

為了全面了解我省市、縣（區(qū)）檔案館開展已公開現(xiàn)行文件利用工作情況，最近，我們對此項工作進行了調(diào)查。

1 基本情況

已公開現(xiàn)行文件利用工作在我省市、縣(區(qū))檔案館開展以來，受到了社會各界的廣泛關(guān)注，特別是受到廣大人民群眾的普遍歡迎，呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢。其特點如下：

1．1 發(fā)展速度快。我省市、縣(區(qū))檔案館開展的已公開現(xiàn)行文件利用工作大致可分為試點和全面鋪開兩個階段。試點階段從2002年2月焦作市檔案館試辦全省首家現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)中心開始到2004年5月。在這期間，鄭州、新鄉(xiāng)、洛陽、開封、漯河、南陽市和中牟、商水、封丘、新鄉(xiāng)縣等20個檔案館先后開展了已公開現(xiàn)行文件利用工作。2004年6月，王剛同志對已公開現(xiàn)行文件利用工作作出重要批示后，全省各級檔案部門按照批示要求不斷把已公開現(xiàn)行文件利用工作做深、做細、做實。至此，已公開現(xiàn)行文件利用工作在全省全面展開。截至2006年1月，我省有163個檔案館開展已公開現(xiàn)行文件利用工作，占檔案館總數(shù)的92％。其中鄭州、開封、平頂山、駐馬店、安陽、三門峽、周口、焦作、許昌、商丘、南陽、信陽、濟源市達到了100％，實現(xiàn)了本地區(qū)已公開現(xiàn)行文件利用工作的“滿堂紅”。

1．2 經(jīng)過當?shù)攸h委、政府及有關(guān)部門授權(quán)或批準。據(jù)統(tǒng)計，我省163個檔案館開展的已公開現(xiàn)行文件利用工作全部經(jīng)過當?shù)攸h委、政府及有關(guān)部門的授權(quán)或批準，其中117個檔案館已被當?shù)卣鞔_為公開政務(wù)信息的指定場所。開展已公開現(xiàn)行文件利用工作的主要形式有三種：一是建立已公開現(xiàn)行文件利用中心；二是由檔案館內(nèi)設(shè)機構(gòu)承擔已公開現(xiàn)行文件利用工作；三是直接將當年檔案接收進館，并開展對外借閱服務(wù)。提供的已公開現(xiàn)行文件資料大體可分為政務(wù)文件、政策法規(guī)匯編、參考資料三部分，包括勞動就業(yè)、福利待遇、社會保險、社會救助、房屋拆遷、土地管理、招商引資等方面的內(nèi)容，是與人民群眾生產(chǎn)、生活密切相關(guān)的政務(wù)信息。

1．3 推動措施得力。各級黨委、政府及檔案行政管理部門通過行政管理手段不斷推動已公開現(xiàn)行文件利用工作，為已公開現(xiàn)行文件利用工作的開展創(chuàng)造了必要的條件。2005年5月，省檔案局新訂的《河南省各級國家綜合檔案館等級標準》將已公開現(xiàn)行文件利用工作列入等級指標體系。地方各級黨委、政府也出臺了一系列相關(guān)政策，有的以“兩辦”名義發(fā)布文件，對已公開現(xiàn)行文件利用工作提出明確具體的要求；有的直接下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)檔案部門開展已公開現(xiàn)行文件利用工作的通知，加強已公開現(xiàn)行文件利用工作。不少地方在檔案工作年度目標考核時，把已公開現(xiàn)行文件利用工作作為考核的重要內(nèi)容之一。這些措施的實施，使我省已公開現(xiàn)行文件利用工作逐步走上了規(guī)范化、制度化發(fā)展的軌道。

1．4 基礎(chǔ)工作扎實。在已公開現(xiàn)行文件資料的收集上，我省各級檔案館做了有益的探索。如許昌市自2005年4月1日起，實行已公開現(xiàn)行文件月報制度和年報制度。新鄉(xiāng)市檔案館采取了集中收集、及時收集、定期收集、補充收集等多種靈活多樣的方式收集已公開現(xiàn)行文件資料，即對被確定在收集范圍內(nèi)的91個單位的已公開現(xiàn)行文件進行一次集中收集；對時效性較強的文件隨時出臺，及時收集；現(xiàn)行文件利用工作正常化后，堅持定期收集(即每季度收集一次)；對利用者查不到的文件進行登記，屬于接收范圍內(nèi)的及時進行補充收集。

各級檔案館還加強了對已公開現(xiàn)行文件利用工作的規(guī)范管理，達到了“四有”標準，普遍建立了“三簿”。“四有”，即有存放已公開現(xiàn)行文件的專用場地，有提供閱覽服務(wù)的場所，有按單位編制的檢索工具，有接收、利用已公開現(xiàn)行文件的規(guī)章制度。“三簿”是指檔案館建立了已公開現(xiàn)行文件接收登記簿、向社會提供服務(wù)的登記簿、利用效果登記簿。

在普遍編制已公開現(xiàn)行文件手工檢索目錄的同時，焦作、安陽、鄭州市和鄭州市金水區(qū)等檔案館開展了已公開現(xiàn)行文件微機全文檢索和目錄微機檢索，提升了已公開現(xiàn)行文件利用工作的現(xiàn)代化管理水平。

1．5 服務(wù)方式靈活多樣。各級檔案館根據(jù)用戶的不同需求，采取了多種方式提供服務(wù)。一是提供閱覽服務(wù)。在檔案館內(nèi)部開辟專門的閱覽場所，利用者憑有效證件可直接來此查詢相關(guān)信息。二是提供函電代查服務(wù)。對外地利用者及年齡較大、行動不便或工作繁忙等無法直接到檔案館(或利用中心)查閱已公開現(xiàn)行文件的利用者，開展了信函查閱的委托服務(wù)、電話預(yù)約的承諾服務(wù)。三是提供咨詢服務(wù)。一些檔案館以現(xiàn)行文件和有關(guān)資料為依據(jù)，以解答問題的形式，為利用者提供主要內(nèi)容為政策性咨詢、知識性咨詢、信息性咨詢的已公開現(xiàn)行文件服務(wù)。四是通過行政服務(wù)中心或行政審批中心“窗口”提供服務(wù)。新鄉(xiāng)、周口、開封市等檔案館將現(xiàn)行文件利用中心設(shè)在本地公共行政服務(wù)中心或行政審批中心服務(wù)大廳。五是提供網(wǎng)上查閱服務(wù)。如焦作市、鄭州市、鄭州市金水區(qū)等檔案館通過網(wǎng)絡(luò)提供已公開現(xiàn)行文件服務(wù)。

1．6 利用效果明顯。開展已公開現(xiàn)行文件利用工作以來，我省各級檔案館已累計接待利用者5萬余人次，提供文件7萬余件次。已公開現(xiàn)行文件利用工作受到了人民群眾的普遍歡迎，特別是當群眾的利益通過查閱已公開現(xiàn)行文件得以維護時，他們想方設(shè)法通過各種方式表達對檔案部門的感激之情。有的留言表揚，有的寫感謝信，有的送牌匾和錦旗。

已公開現(xiàn)行文件利用工作也得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和新聞媒體的充分肯定。例如，2004年2月，新鄉(xiāng)市委書記連維良在市行政服務(wù)中心《工作周報》上看到“現(xiàn)行文件服務(wù)中心”窗口工作受到群眾好評的信息后，專門作出批示，對新鄉(xiāng)市檔案館已公開現(xiàn)行文件利用工作給予充分肯定；2004年5月新鄉(xiāng)市委、市政府發(fā)文表彰在行政服務(wù)中心運轉(zhuǎn)中作出突出貢獻的市檔案局窗口和1名工作人員。中國檔案報、河南日報、河南電視臺、河南人民廣播電臺、大河報、鄭州晚報等新聞媒體對我省已公開現(xiàn)行文件利用工作發(fā)揮的作用進行了廣泛宣傳，擴大了社會影響，維護了檔案部門的良好形象。

2 存在的問題與不足

雖然我省市、縣(區(qū))檔案館開展的已公開現(xiàn)行文件利用工作取得了很大成績，但仍存在一些問題，主要是：

2．1 發(fā)展還不夠平衡。從全省來說，有13個省轄市開展已公開現(xiàn)行文件利用工作的檔案館已達到100％，還有一些省轄市沒有達到50％；從地區(qū)來說，有的檔案館已開展工作幾年，有的還處于起步階段；從基礎(chǔ)工作來看，有的檔案館實現(xiàn)了目錄微機檢索自動化和全文微機檢索，有的還處于手工檢索階段。

2．2 經(jīng)費不足。已經(jīng)開展已公開現(xiàn)行文件利用工作的163個檔案館當中，有50％以上檔案館籌建經(jīng)費不足1萬元，造成已公開現(xiàn)行文件利用工作規(guī)模無法擴大，水平難以進一步提高。

2．3 收集的數(shù)量和范圍有待增加、擴大。目前，我省檔案館在開展已公開現(xiàn)行文件利用工作中收集的現(xiàn)行文件主要是市(縣、區(qū))直屬部門一級機構(gòu)政策性法規(guī)文件。一些具體細則或辦法產(chǎn)生于市(縣、區(qū))直屬部門的二級或三級單位，而這些文件沒有列入收集范圍，這樣會造成檔案館收集到的已公開現(xiàn)行文件不全面、不具體。此外，一些專業(yè)部門的行業(yè)規(guī)定，也沒有列入收集范圍。

2．4 宣傳的力度有待進一步加大。表現(xiàn)在兩個方面：一是向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門宣傳不夠，及時向檔案館報送現(xiàn)行文件沒有成為一些政府部門的自覺行為；二是向人民群眾宣傳不夠，有許多老百姓不知道或?qū)σ压_現(xiàn)行文件利用工作了解甚少，還缺乏通過查閱已公開現(xiàn)行文件維護自身權(quán)益的意識。

3 思考與建議

3．1 加強對已公開現(xiàn)行文件利用工作的研究。已公開現(xiàn)行文件利用工作是一個嶄新的事物，在如何開展現(xiàn)行文件利用工作方面并沒有先例可循。因此，各級檔案部門應(yīng)加強對已公開現(xiàn)行文件利用工作法律依據(jù)、檔案學(xué)理論基礎(chǔ)的研究，探索已公開現(xiàn)行文件利用的新模式，調(diào)整工作方式和方法。只有這樣，才能把已公開現(xiàn)行文件利用工作做得更好。

3．2 進一步開闊思路，明確已公開現(xiàn)行文件利用工作的功能定位。各級檔案館應(yīng)以貼近社會、服務(wù)群眾為宗旨，進一步開闊思路，明確已公開現(xiàn)行文件利用工作的功能定位，科學(xué)設(shè)定服務(wù)內(nèi)容。在服務(wù)功能上，應(yīng)突出知情服務(wù)與知識服務(wù)；在服務(wù)內(nèi)容上，要整合現(xiàn)有檔案信息資源，實施現(xiàn)行文件、檔案資料的一體化運作。

3．3 采取措施，作好已公開現(xiàn)行文件的收集工作。各級檔案部門應(yīng)將已公開現(xiàn)行文件的收集工作納入工作職責、工作目標、考核內(nèi)容，與其他工作一同部署十一同檢查、一同總結(jié)驗收。要根據(jù)利用需要，適當擴大收集范圍，必要時文件的收集范圍可以擴大到二級、甚至三級單位；要密切關(guān)注社會“熱點”“難點”，以及根據(jù)利用信息反饋，開展有針對性的征集工作。

3．4 積極探索，建立促進已公開現(xiàn)行文件利用工作健康發(fā)展的長效機制。建議將已公開現(xiàn)行文件利用工作的有關(guān)要求列入《河南省檔案管理條例》；市、縣(區(qū))檔案行政管理部門要積極爭取當?shù)攸h委、政府授權(quán)，將已公開現(xiàn)行文件利用工作納入本地區(qū)政務(wù)公開體系，把已公開現(xiàn)行文件利用工作納入依法管理的軌道。

(作者單位：河南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處)