析經(jīng)典管理理論中的“檔案”要素

管理思想史家丹尼爾·A·雷恩指出：“管理或行政管理意味著在知識的基礎(chǔ)上行使控制。”在我看來，這種知識首先表現(xiàn)為關(guān)于組織的記錄和保存——“檔案”，檔案便是這樣一種心信息為其用以工具為其體（即愚所謂“檔案雙元價值”）的管理文明的產(chǎn)物，恰能很好地實現(xiàn)“在知識的基礎(chǔ)上行使控制”的管理目標。

現(xiàn)代管理思想的精髓很多基于古代管理實踐的規(guī)律性認識。

在古代埃及，宰相便集“最高法官、檔案大臣”等職于一身。13世紀的意大利，已經(jīng)有人注意到副本制的記賬法，而這種以記錄控制為目的的“賬”就是中國古時所謂的“簿書”或“檔案”。十五世紀，一個叫盧卡·帕西奧利的人強調(diào)了復式記賬系統(tǒng)，建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期、所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔”，這種“復式記賬系統(tǒng)”已類似于現(xiàn)代管理中的信息管理系統(tǒng)。到18世紀，人們有了更具理性的分析，認為這種與實踐相對應的文檔記錄得以反映“各種賬戶之間存在相互聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，……所發(fā)生的任何錯誤也必然會核查出來予以更正。”可見，“檔案”方式借以維系事物來源聯(lián)系的特質(zhì)，已成為古代管理控制措施的功能認識基礎(chǔ)。

我同意這樣的觀點，即“檔案保存作為職業(yè)也許和社會群體具有同樣長的歷史”，也就是說，檔案并非有了階級和國家也并非有了文字之后的產(chǎn)物。因此，檔案也并非只是對于文件的保管，因為“紀念品、委托品、契約和判決書等等，都是古代檔案管理的對象。”而建立在穩(wěn)定社會基礎(chǔ)之上的先進官僚體制則把檔案管理放在更加重要的位置。古希臘人創(chuàng)造了城邦一級的文件制作和保藏系統(tǒng)，亞歷山大人從波斯人那里繼承了巴比倫的檔案管理法，羅馬帝國則開發(fā)了堪稱“全國性”的檔案管理系統(tǒng)，成為今天國家檔案管理設(shè)施的原型。羅馬人還首創(chuàng)檔案登記系統(tǒng)(當文件在使用時可以跟蹤它們的流動)，后經(jīng)德、英傳播到世界。所以有的學者說，“在今天的美國，計算機檔案管理軟件已經(jīng)取代了手工登記，但原理上還是來自于羅馬人創(chuàng)造的方法。”所以，無論在古代東方還是西方，“檔案”都在管理實踐中受到了實際的重視。

到了管理被視為科學的時代，“檔案”還有被提及嗎?那些影響人類管理實踐的經(jīng)典管理思想中對“檔案”有過專門的議論或者受益于“檔案”嗎?如果有，“檔案”這一因素對于他們的學說又有著怎樣的意義呢?

為此，本文要談幾個在管理思想史中極負盛名的人物，一個是哈靈頓·埃默森(Harrington Emerson，1853-1931)，一個是亨利，法約爾(Henri Fayo!，1841-1925)，一個是馬克斯，韋伯(MsxWeber，1864-1920)，一個是G·E·梅奧(George·Ehon，Mayo，1880-1949)，他們分別代表了效率主義論、一般管理思想、古典組織理論和行為管理思想。為了導出其管理學說與“檔案”的關(guān)系，我們可能需要耐心地了解其對管理理論的特殊貢獻，然后才能發(fā)現(xiàn)“檔案”這一因素在其學說中的關(guān)聯(lián)和意義。

1 埃默森、法約爾的管理法則：“永久記錄”與“管理機器”

哈靈頓·埃默森是美國早期的科學管理研究工作者，從1903年起就同泰勒(后來被稱為“科學管理之父”)有著緊密的聯(lián)系，并獨立發(fā)展了科學管理的許多原理，被管理界和企業(yè)界公認為效率研究的鼻祖和傳播效率主義的先驅(qū)。

1913年，埃默森出版的《效率的12項原則》一書，是管理思想史上一個重要的里程碑，其中強調(diào)了企業(yè)管理的一條非常重要的原則，那就是企業(yè)必須有“永久性的記錄”。他在第8章第6項原則中指出：“準確、及時和永久性的記錄”是“作為決策依據(jù)的事實資料”。他分析了記錄作為一項效率原則的意義以及記錄的本質(zhì)、目的和運用，還分析了記錄怎樣幫助執(zhí)行效率和提高質(zhì)量，認為記錄是一種減少浪費的重要工具。當然，與他差不多同時代的泰勒也曾強調(diào)，管理人員的“第一責任”就是主動將工人們實踐積累的傳統(tǒng)經(jīng)驗“記錄下來”并在生產(chǎn)中加以應用。這是我所找到的經(jīng)典管理大師最早在管理學說中通過“記錄”間接地涉及到文檔的句子。

在埃默森的理論中，我們注意到這種“記錄”的幾個特征：一是“準確”，二是“及時”，三是“永久”，我們分別可以理解為“原始”、“同構(gòu)”和對信息的“保存”。在“大檔案”概念的背景下，他的所謂“記錄”是否完全可以作為“檔案”來理解呢?在我看來，埃默森的理論中，“永久性的記錄”(檔案)是作為可靠的“事實資料”(信息)的外腦存貯手段(工具)受到重視的。

亨利·法約爾是管理思想史中極富影響的人物，在今天的任何一本管理學著作中幾乎都能夠找到其思想的影子。他的主要貢獻在于對管理職能的劃分和管理原則的歸納，即所謂“五職能論”(計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制)和“十四項原則”(分工、權(quán)責、紀律、統(tǒng)一、公平、土氣等)。這些思想集中反映在他1916年發(fā)表的《工業(yè)管理與一般管理》一書中。他還率先強調(diào)了管理教育的重要性，使管理作為一種專業(yè)開始受到社會的承認。因此，他獲得了“法國的科學管理之父”甚至“現(xiàn)代管理的真正之父”的美譽。就是這樣一位享有極高聲譽和深遠影響的管理大師，在他的晚年，也就在他逝世的那一年公開了以文檔信息為核心要素的管理學說——“管理機器”論，并成為后來管理信息系統(tǒng)論的先驅(qū)。

所謂“管理機器”，其實強調(diào)了文檔管理系統(tǒng)和組織記憶在整個組織的內(nèi)部管理和外部溝通方面的基礎(chǔ)和持續(xù)價值。1925年初，《法國社會年鑒》刊載了對法約爾的一個采訪，中心話題是：一個組織的運作怎樣才算成功?或者組織在出現(xiàn)問題時如何進行診斷和改進呢?法約爾說：“最好的方法就是對我所說的管理機器作一研究。如果沒有問題，就應該有可能獲得關(guān)于該項事業(yè)目前狀況和一般進度的確切的情況資料。”甚至指出“沒有這個概念是我們在公共服務上的一個根本性弱點”，所以“管理機器”這一概念的實行是他思考管理改革的起點。

“管理機器”究竟是什么呢?法約爾進一步解釋說：管理機器就是“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)。在此系統(tǒng)內(nèi)高級參謀人員所作的貢獻，加上外來信息，能使經(jīng)理們擁有盡可能好的手段來評價其決策的可能的結(jié)果，它必須包括調(diào)查、計劃、報告和統(tǒng)計資料、會議記錄和統(tǒng)計圖表……這就是我要論述的管理機器的組成要素。”

原來，法約爾是想強調(diào)，凡組織應該建立起能夠保管自身記憶的邏輯框架(或系統(tǒng))，這個系統(tǒng)能夠真正將過去和現(xiàn)在的組織運行和外部聯(lián)系中產(chǎn)生的原始記錄變成有邏輯聯(lián)系的知識儲備。雖然他沒有直接使用“檔案”一詞，但他所舉的內(nèi)容則意在說明文檔信息的積累、組織、傳遞及作為組織記憶系統(tǒng)的建設(shè)、管理與功能發(fā)揮。他認為，記錄必須由能夠顯現(xiàn)其聯(lián)系并方便利用的結(jié)構(gòu)來承載，其中會議記錄等文檔信息被視為管理決策不可或缺的基礎(chǔ)資源。

可以說，法約爾的“管理機器”是指構(gòu)建一種以檔案信息為其用，以控制工具為其體的合目的信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，“記錄系統(tǒng)”在此可以理解為作為“工具”對“信息聯(lián)系”的維護。看看我們今天討論的“文檔一體化管理”、“文檔管理系統(tǒng)”，這與法約爾的這一學說有什么本質(zhì)的差別嗎?因而我們完全可以認為，法約爾是一位真正懂得“檔案”重要性的管理大師。他之所以在晚年才提出“管理機器”的理論，是因為他對組織管理有了更為宏觀的認識，其“一般管理”(指理論的普適性意義)進入到更具“一般”或規(guī)律性的理性自覺階段。與泰勒、埃默森關(guān)于“記錄”的認識相比，法約爾將記錄的重要性提升到了一個更高的層面，而且因為注入“系統(tǒng)”和“機器”的概念從而擴張了其作為管理“工具”的結(jié)構(gòu)功能性認識。

誠然，組織內(nèi)部管理和對外溝通的經(jīng)驗是需要代代相傳的，因此需要形成獨特的組織記憶和文化。文檔記錄作為共同的文化背景對內(nèi)可以增進員工的集體認同和歸屬感，對外則能方便關(guān)于組織的認知并建立起社會公信，組織的管理成本與交易成本因而大大降低。今天的管理者在討論織織記憶的同時，已更加明確地將“記錄”、“記憶”和“檔案”放在一起。認為，“組織記憶力不但要包括企業(yè)文化的內(nèi)容”，而且更要“側(cè)重組織經(jīng)歷和事件的記錄”，“包括對組織成員個人或組織單元的記錄”，總之“組織記憶力猶如個人對組織行為記錄的活檔案”，而“獲取組織記憶材料的方法”，首先是“閱讀組織的檔案”。

在強調(diào)組織的文化和知識管理時，人們往往都會使用“特定的管理文化”、“獨特的屬于自己的知識”這樣的用語，雖然這里的“特定”和“獨特”不止于檔案，但是也絕少不了最具組織個性特征的檔案。

2 韋伯理想組織的“合理性”要件：檔案工具

關(guān)于韋伯對于“檔案”的理解，倪麗娟教授的文章頗值得我們研讀。她討論官僚體制給檔案工作預置了怎樣的環(huán)境，我則想探究“檔案”之所以作為這種官僚組織要素的必然性，即“檔案”與其所設(shè)計的組織“合理性”之間的邏輯。

馬克斯·韋伯是德國著名管理學家，也是現(xiàn)代一位最具生命力和影響力的思想家，是公認的社會學三大“奠基人”之一。主要貢獻是提出了“理想的官僚組織”理論，其中許多概念、范疇和分析成為現(xiàn)代西方政治學理論來源之一，故被稱為“古典組織理論之父”。其學說集中反映在他的《社會組織與經(jīng)濟組織》一書中。他設(shè)計了一種被認為合理的、高效率的最有效組織形式，其特征是高度結(jié)構(gòu)化的、正式的和非人格化。就在這種理想的組織模型設(shè)計中，韋伯非常明確地強調(diào)了“檔案”的重要性。

韋伯認為：“根據(jù)全部經(jīng)驗，純粹的官僚體制的行政管理，即官僚體制集權(quán)主義的、采用檔案制度的行政管理，精確、穩(wěn)定、有紀律、嚴肅緊張和可靠，也就是說，對于統(tǒng)治者和有關(guān)的人員來說，言而有信，……純粹從技術(shù)上看可以達到最高的完善程度，在所有這些意義上是實施統(tǒng)治形式上最合理的形式。”他進一步指出：只有“精確、迅速、明確、熟悉檔案、持續(xù)、謹慎、統(tǒng)一、嚴格服從……(才能)達到最理想的狀態(tài)。”繼而我們發(fā)現(xiàn)，其“合理性”構(gòu)建中一個重要的原則就是——“建立行政管理檔案原則”，且認為“行政管理檔案制度原則，甚至在口頭討論實際上就是規(guī)則或規(guī)章的地方，也是適用的：至少是預備性討論、動議和隨后的決議以及形形色色的指示和法令，都用文字固定下來。檔案和官員們的持續(xù)運作結(jié)合在一起，就產(chǎn)生了辦公機關(guān)作為任何現(xiàn)代團體行為的核心。”

韋伯在其理想的官僚組織模型中為什么一定要特別強調(diào)“檔案”的重要性呢?“檔案”與其“理想”之間有著怎樣的邏輯關(guān)系呢?當我在搜尋那些關(guān)于韋伯組織理論的研究論文時遺憾地發(fā)現(xiàn)，文中“檔案”都只會出現(xiàn)一至二次，即除了韋伯原著的“檔案”二字外，沒有人著意分析他為什么要將“檔案”這一因素加以強調(diào)。這不僅給我留下了一個值得探究的話題并由此更加堅定了愚見——“檔案雙元價值觀”(工具價值與信息價值)。

通過研讀我發(fā)現(xiàn)，“檔案”二字在韋伯的組織理論中被強調(diào)，本是一個非常理性的邏輯必然，也是其官僚組織之所以被稱為“理想”的一個重要表征。其合乎理想是通過“合理性”來顯現(xiàn)的。從總體上說，“檔案”這一要素是作為“現(xiàn)代科層的非人格化傾向”之體現(xiàn)、作為“客觀化”或“實證主義”管理風格所要求的行動程序化之載體、作為純粹理性主義的“工具——目的”的一種“知識”(信息)與“技術(shù)”(工具)的結(jié)合而被嵌入這一理論的。“檔案”在韋伯的理論中，可以認為是一種形式合理性與實質(zhì)合理性相結(jié)合的管理要素(即愚所謂“檔案是作為行為方式<工具>和作為對象實體(信息)的雙元價值結(jié)合體”)。

首先，在韋伯的理論中，“檔案”是作為工具理性的載體，是客觀性和實證主義追求的必然選擇。

韋伯指出：“官僚體制是‘理性’性質(zhì)的：規(guī)則、目的、手段和‘求實的’非人格性控制著它的行為。”

這句話中有幾個重要的概念：“理性”、“求實”和“非人格化”。“理性”我們在此可以理解為“合理性”(rationality)，是韋伯組織理論的重要學理預設(shè)。在他看來，合理性并不表現(xiàn)為事實的好壞之分，而是存在于是否被人們所認可。他在對管理問題的評價中表現(xiàn)出明顯的“實證主義”傾向，反對對于權(quán)威的盲從而傾向于通過契約、協(xié)議產(chǎn)生的法律條文、規(guī)章等命令形式，以致他對傳統(tǒng)組織管理中那些合理性成分的肯定，也是從這一角度出發(fā)，如他肯定“古代地中海和近東地區(qū)以及中國和印度的簿記的合理化形式”。可見，“檔案”的憑證性價值，應和了韋伯的“實證主義”追求。

更值得分析的是，在韋伯的理論中，“檔案”是作為工具理性的載體。

關(guān)于“合理性”，韋伯曾使用了“工具合理性”、“形式合理性”、“價值合理性”等概念來進行分析。他把社會行動分為合理性行為和非合理性行為兩大類，其中合理性行動又分為工具(目的)合理性行動和價值(實質(zhì))合理性行動兩類(在他那里，工具合理性和形式合理性基本一致，價值合理性和實質(zhì)合理性基本一致)，而技術(shù)的選擇便是形式合理性或工具合理性的運用，且形式是理性的而價值是非理性的。因此，作為過程的理性化——實質(zhì)上是形式(工具)合理性的擴展過程。這個過程主要表現(xiàn)為形式合理性與實質(zhì)合理性的分離，以及形式合理性，壓倒實質(zhì)合理性，占據(jù)社會各領(lǐng)域主導地位的過程。

我想用自己的“檔案雙元價值觀”來說明韋伯的這一看法：

工具(形式)理性的行動取決于客觀行動的期望，這些期望被用作理性追求的“條件”或“手段”，比如處理事物的客觀性、公正性就是這種期望。“檔案”作為一種方式恰符合人們查考事物真相的客觀性愿望，所以它首先是一種合于理性的“形式”或“工具”，而形式上的合理性成為事物判斷合理性的基礎(chǔ)，如檔案為事后的認知和判斷提供了“憑證”。實質(zhì)(價值)合理性的行動則取決于倫理的、美學的和先入為主的意識，譬如，事物的丑與美，對與錯，好與壞都是一種主觀預置的價值判斷，因而這種實質(zhì)合理性基于主觀，故不具有持續(xù)的合理性特征。關(guān)于“檔案”實體信息的度量和價值判斷就屬于這種情況。由于“檔案”的出現(xiàn)首先是因為人們需要這樣一種方式，它以工具理性的實現(xiàn)為己任，首選的是對事物的外腦存貯和憑證性維護功能。所以，將檔案作為一種管理方式向社會推廣的過程，是現(xiàn)代管理文明以形式合理性、過程合理性壓倒實質(zhì)合理性、價值合理性的一種有效途徑。韋伯在他的理想組織模型中表現(xiàn)出對“檔案”的重視，說明他對“檔案”的“工具意義”或“形式價值”已有十分深透的認識。

第二，韋伯在組織理論中強調(diào)“檔案”要素，是因為其組織的“合理性”體現(xiàn)為以知識為依據(jù)的管理，而檔案恰是組織特有的一種元知識。

韋伯認為，“管理就是意味著以知識為依據(jù)來進行控制，領(lǐng)導者應在能力上勝任其工作，要依據(jù)事實來進行領(lǐng)導……”而“官僚體制的行政管理意味著根據(jù)知識進行統(tǒng)治，這是它所固有的特別合理的基本性質(zhì)。”他還進一步指出：理性化是“這樣的知識和信念，只要人們想知道，他任何時候都能知道。從原則上說，再也沒有什么神秘莫測、無法計算的力量在起作用，人們可以計算掌握一切。……技術(shù)和計算在發(fā)揮著這樣的功效，而這比任何其他事情更明確地意味著理智化。”由于“檔案”這一方式的運用便能積累和提供原始數(shù)據(jù)，能為組織決策貢獻可供統(tǒng)計分析的事實依據(jù)，而這恰能體現(xiàn)韋伯“合理性”的追求。因為，“組織內(nèi)部的專家通過他們的專門知識再充分利用檔案，使得組織有可能通過精確的計算對未來的事件進行可靠預測，從而將組織的行為建立在理性的基礎(chǔ)上，使其具有合理性。”

第三，韋伯組織理論的“合理性”體現(xiàn)出“技術(shù)化傾向”，而“精通檔案”已被視為一種重要的行政管理技術(shù)。

韋伯認為，現(xiàn)代官僚制有所進展的關(guān)鍵“永遠是其(較之其他形式的組織)純粹技術(shù)上的優(yōu)越性。”精確性、可計算和衡量性的優(yōu)勢建立在一種更基礎(chǔ)的技術(shù)優(yōu)勢——“檔案”之上。因為管理的日常工作大部分與信息的收集整理歸納以及方案的提出論證相關(guān)，也就是說，不僅組織行為技術(shù)化了，過程也技術(shù)化、合理化了(對“檔案”的強調(diào)到管理主義模式或市場化模式時期已擴張為信息、技術(shù)與電子化政府)。”有人甚至認為，掌握“檔案”是一種“官場訣竅”，因此可以加強權(quán)力，故要“通過負責一個部門的工作獲得有關(guān)的專業(yè)知識并獲得檔案資料”從而實現(xiàn)“檔案和官員們的持續(xù)運作結(jié)合在一起”。

在我看來，韋伯的所謂技術(shù)化傾向，其實是知識和技術(shù)的并重，“知識”在此可以理解為“信息”，“技術(shù)”則可以理解為“工具”，“檔案”正是這種“信息”和“工具”的雙元價值結(jié)合體。看來，韋伯組織的“合理性”以“檔案”作為重要因素實在是一種必然的選擇。

韋伯逝世快有一個世紀了，但正如法國社會學家雷蒙阿隆所說：“韋伯，我們同時代的人。”其現(xiàn)代性思想的魅力是不朽的，他在理想的組織模型中置入“檔案”的深刻用意，頗值得我們今天的組織設(shè)計和組織變革加以重視。

3 梅奧管理學說的忠誠衛(wèi)士：霍桑檔案

C·E·梅奧是行為管理理論的奠基人，創(chuàng)建了人際關(guān)系學派，對今天的企業(yè)人力資源管理、工作崗位設(shè)計及外部公共關(guān)系的影響極為深刻。他1933年出版了《工業(yè)文明中的人類問題》一書，其中提出了一系列和古典管理理論(即強調(diào)人是“經(jīng)濟人”的科學管理理論)大相徑庭的思想，一改“胡蘿卜加大棒”的思路，強調(diào)工人不是只受物質(zhì)因素制約的“經(jīng)濟人”而是“社會人”，主張以尊重人格、鼓勵參與、重視非正式組織和提高職工心理需求的滿足度來達到提高工作效率的目的。梅奧的這些理論是在他主持的著名的“霍桑實驗”的基礎(chǔ)上得出的。梅奧的理論提出后，在西方世界產(chǎn)生了廣泛的影響。當他在1947年退休離美赴英時，有很多企業(yè)家參加和他告別的被稱為“梅奧周末”的儀式，可見其影響之盛。

然而，19世紀50年代，由于梅奧多國的經(jīng)歷和在美國的非傳統(tǒng)學術(shù)生涯，致使其學說一度受到毫不留情的懷疑。50年代的反對者竟然認為霍桑實驗不過是一個“公共關(guān)系訓練”，這其間也有哈佛商學院的教授為其辯護，甚至提到了“檔案”，稱沒有梅奧關(guān)鍵的創(chuàng)造性勞動和實際的研究，“哈佛的檔案只不過是一堆灰塵”(指保存在哈佛的霍桑實驗記錄)，但終因檔案沒有公開而無濟于事。只到80年代還有人戲稱梅奧的工作為“霍桑鬧劇”。

50年過去了，“隨著梅奧的家庭信件和存放在哈佛的霍桑檔案逐步公開出來……而這些公開的資料抵消了那些極端的批評”，“原始資料的細節(jié)，說明霍桑實驗以任何標準衡量都是嚴謹?shù)模敃r的研究是一個由管理者、工人和研究者參與的，包括商業(yè)、學術(shù)和人類學的多重研究項目，實驗是按照嚴格的設(shè)想執(zhí)行和解釋的。”從檔案中還發(fā)現(xiàn)，梅奧為了這一實驗及結(jié)論的獲取，曾與多種不同的專家精誠合作。

我們必須承認，是檔案證明了霍桑實驗的科學性，是檔案維護了管理大師梅奧的尊嚴，更是檔案使后來的管理者對行為管理理論恢復了信心。所以我們必須承認，盡管梅奧并沒有在其理論中提到“檔案”二字，但檔案對其學說的貢獻卻是至關(guān)重要的。當然，從某種意義說，也是梅奧自身的檔案意識救了他和他的學說，否則，我們同樣無法看到那些完整地再現(xiàn)實驗的“哈佛的檔案”。因此，在梅奧的學說中，檔案作為一種工具對實驗文件的積累、管理與研究發(fā)揮了重要作用。而作為歷史檔案，其憑證性和豐富的信息再現(xiàn)，又為梅奧的行為管理理論充當了無聲但卻有力的辯護。