流動人員人事檔案管理的幾項措施

隨著人員流動政策的逐步放開，單位和個人相互選擇的余地逐步擴大，流動人員的人事檔案管理，已成為人事工作中亟待解決的問題之一。流動人員的人事檔案管理是人事管理工作的組成部分，各級黨委組織部門、政府人事部門都非常重視這項工作，并積極創造條件，使人事檔案管理適應人員合理流動的要求。

1996年12月，中共中央組織部、國家人事部根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，并征得國家檔案局的同意，發布了《流動人員人事檔案管理暫行規定》。該規定對流動人員人事檔案涵蓋的范圍，流動人員人事檔案的管理機構、檔案的轉遞、檔案的收集、整理與利用、檔案的保管，以及對違反本規定的處理及解釋權等，都作出了明確的規定。該規定發布后，促進了流動人員人事檔案管理的科學化、法制化，保證了人事檔案的安全和真實，維護了廣大流動人員和用人單位的權益。

該《規定》的突出特點是確立了“集中統一、歸口管理”的原則。《規定》第三條指出：“流動人員人事檔案管理遵循‘集中統一、歸口管理’的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。”人事檔案管理的這一原則，是由兩個更大的原則決定的。一是《檔案法》規定“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”；二是“黨管干部”、“黨管人才”的原則。前者是檔案管理的基本原則，后者是人事管理的基本原則，兩個基本原則決定了人事檔案管理的原則。所謂“集中統一、歸口管理”，是指：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。”之所以這樣規定，是因為：第一，統一管理這類檔案有利于國家統一掌握各類人才的總量、專業結構、分布情況，制定科學的培養、吸引、使用規劃，根據國家發展戰略和東、中、西部對人才的需求制定人才的宏觀調控政策；第二，有利于“維護人事檔案的真實性、嚴肅性。”檔案的真實性是檔案價值之所在，也是提供利用的前提。

然而，由于社會主義市場經濟體制的確立和發展，流動人員的人事檔案管理中出現了許多新問題，要解決這些問題，還必須在貫徹上述規定的同時，采用一些新的措施：

1 分類管理人事檔案，建立個人信用體系

一是各級領導班子成員和國家公務員的檔案，由各級組織、人事部門按管理權限建立并管理；二是進入公共信用體系的檔案，由政府指定或認定的人才中介機構建立并管理，以目前檔案中的憑證部分和職業生涯、職業能力和信用記錄為主要內容；三是由用人單位建立業績考核檔案，以本單位職工的考核、使用、確定薪酬、獎懲等為主要內容，不轉遞也不進入社會，人員離開用人單位時，由原單位封存或保留若干時間后銷毀。

2 理順和疏通檔案材料的收集渠道

由于流動人員人事檔案管理部門把應歸檔材料的范圍和內容印成書面通知發到各企業，定期聯系，同時找準幾個主要環節收集資料。如：在流動人員辦理用工登記時收集“職工登記表”；申報職稱評審時收集“職稱評審表”；年末考核時收集“年度考核表”等等。

3 提供服務，確保安全

管理部門要在流動人員享受有關待遇、參與社會活動時提供服務；要為用人單位選人用人提供服務，但人事檔案的提供服務不同于一般的服務，它具有保密性；人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，因此要確保檔案材料的安全。

4 不斷拓展流動人員人事管理的領導

在新形勢下，人事代理機構要探索以托管人事檔案為中心的其他業務，加大為“三資”企業提供人事代理業務的比重，擴大以“三資”企業員工和到外企求職人員為主體的人事檔案的服務。

人才政策越來越放開，提供給各類人才發展的空間也越來越廣闊了。可以肯定的是，社會化管理和信息化管理將是人事檔案制度發展的大趨勢。困擾流動人員的檔案問題終將得到妥善解決。

(作者單位：河南公安高等專科學校社科部)