焦作市建立干部任免數(shù)據(jù)庫的主要做法及體會

1 干部任免數(shù)據(jù)庫管理程序

焦作市干部任免數(shù)據(jù)庫使用的軟件是焦作市檔案局自己開發(fā)的“藍星檔案管理程序”。它具有錄入、登記、瀏覽、修改、統(tǒng)計、打印、篩選、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)等功能。登記項目包括：門類號、全宗號、案卷號、頁號、姓名、任免何部門職責、批準機關(guān)、批準文號、批準時間、備考。

2 在錄入過程中出現(xiàn)的問題及處理辦法

由于焦作市檔案館館藏涉及到干部任免全宗的檔案年代跨越時間長，任免文件的格式不一，有豎排、橫排，有手寫、油印、鉛印等，給錄入工作帶來了不少困難。為了提高機檢的查準率和確保《干部任免名錄》與檔案的一致，準確地把館藏檔案干部任免文字信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息。對于錄入中出現(xiàn)的具體問題，如果沒有經(jīng)過研究，形成共識，制定統(tǒng)一標準，就會造成錄入工作的混亂，信息的失真，給檢索造成困難，影響干部任免的利用工作，給檔案信息化工作帶來負面影響。為此，檔案館同主管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過反復(fù)討論研究，并聽取業(yè)務(wù)骨干的意見，對錄入工作中出現(xiàn)的問題制定了具體的解決辦法。

2．1 凡是任職、兼職、聘用、增補職務(wù)等任職的，輸入時一定顯示“任”字，應(yīng)為任、兼任、聘任、增補任；凡是免職、不再擔任、辭職，取消職務(wù)、解聘、解除職務(wù)等免職的，輸入時一定顯示“免”字，應(yīng)為免去、辭職免去、取消免去、解聘免去、解除免去。這樣檢索時就可以把任職與免職完全區(qū)分開。

2．2 案卷號定為四位數(shù)，頁號定為三位數(shù)，不夠時前面加“0”，如案卷號為0001，頁號為001。

2．3 批準(任命選出)的黨委會、黨組、黨支部、監(jiān)察委員會、董事會成員等，要逐人逐條輸入。

2．4 同一人既有任職也有免職，兩人或兩人以上在同一時間任或免去同樣職務(wù)，不得作為一條，應(yīng)逐人逐條錄入，如：張三任市審計局局長，免去其市財政局副局長，應(yīng)錄為兩條，李四、王五任市檔案局副局長，也應(yīng)錄為兩條，李四、王五免去市檔案局副局長職務(wù)，還應(yīng)錄為兩條。

2．5 任免職務(wù)同時享受級別待遇時，應(yīng)同時注明，如：王五任某廠工會主席(享受副廠級待遇)。

2．6 聘任職務(wù)同時有聘用期限的，應(yīng)注明聘期。

2．7 為了方便錄入，凡任免焦作市直或市屬單位職務(wù)的，可直接用“市”代替，如：張三任焦作市審計局局長，可錄為張三任市審計局局長。任縣級市職務(wù)的不得簡化，要用全稱，如：李四任中共沁陽市委常委、副書記，不能錄為李四任市委常委、副書記。

2．8 不是正式職務(wù)任免，如提名任、建議免去、候選人、向上級機關(guān)備案的職務(wù)任免等不錄入；成立的臨時機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)小組、指揮部等單位的職務(wù)任免也不錄入。

2．9 任免時間的判定。一份任免文件沒有落款時間，如沒有年月日的，根據(jù)文件所在的案卷年代，統(tǒng)一錄入為該年的元月一日，如有年月沒有日期的，輸入該月一日，并在備考上注明。

2．10 如任免文件長，超出錄入界面的，根據(jù)習(xí)慣稱呼簡化。

2．11 姓名出現(xiàn)同音字、錯別字。由于館藏檔案年代跨越時間長，受文件的起草人或承印人文化水平的局限，干部任免中字體辨認特別是姓名存在問題較大，容易造成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中的失真，給錄入和利用造成極大的不便。同一個人不同時間的職務(wù)任免，姓或名出現(xiàn)同音字或字型相象的錯誤，如侯與候、賀與何、芹與琴、華與花、薛與薜、毋與母等，不易辨認的錯字和不規(guī)范簡化字、潦草字等。對于這種情況，采取走訪單位、當事人、家屬以及有關(guān)資料來判斷；對于出現(xiàn)姓名同音字，又確定是同一個人的統(tǒng)一用同一個字；對于難以辨認的字用“?”代替。

2．12 職務(wù)名稱。20世紀50年代出現(xiàn)的葉務(wù)課長、工葉課長，是那個時代的習(xí)慣用法。如果出書后，與現(xiàn)在的不一致，利用者有可能誤認為是錄入錯誤。我們就統(tǒng)一到現(xiàn)在的用法，業(yè)務(wù)科長、工業(yè)科長，并在備考中說明。

2．13 由于歸檔范圍的原因，干部任免批準機關(guān)與被批準機關(guān)保存有同一份干部任免文件，轉(zhuǎn)發(fā)上級干部任免文件，這樣同一份干部任免文件在不同的全宗出現(xiàn)，造成數(shù)據(jù)庫中的信息重復(fù)。我們采取對每一位任免干部姓名的檢索，保留一條，刪除重復(fù)條。

3 使用干部任免數(shù)據(jù)庫應(yīng)注意的幾個問題

在使用干部任免數(shù)據(jù)庫時，干部任免檔案中的姓名與現(xiàn)用姓名有出入；利用者記錯任免時間任免職務(wù)，造成查找困難；錄入人員的工作失誤，造成數(shù)據(jù)失真；接待人員對數(shù)據(jù)庫或館藏不熟悉，對機構(gòu)名稱演變不了解，這些情況，都不同程度地影響著干部任免信息的利用。

3．1 當利用者在干部任免數(shù)據(jù)庫里檢索不到時，接待人員應(yīng)根據(jù)當事人的名字變化情況、職務(wù)任免情況、任免時間等來多途徑查找，決不為了省事支走了事。一般我們采用姓名檢索，如果名字有出入，先輸入利用者的曾用名或用過的同音字進行檢索，如姓氏有出入，采用“?+名字”，同樣，名字的某個字有出入時采用“姓+?+x”或“姓+x+?”或姓名是兩個字用“姓+x”(x代表名字中的其中一個字)，再結(jié)合任免的職務(wù)和任免時間，最終確定是否當事人。如果檢索不到，再采取輸入其他檢索條件(如：任免的單位職務(wù)、批準機關(guān)、批準文號等)篩選并結(jié)合備考，多方查找，這樣檢索到的符合條件的信息比較多，根據(jù)利用者提供的其他情況再確定是否當事人。

3．2 接待人員應(yīng)熟悉干部任免數(shù)據(jù)錄入存在的問題及處理辦法，一旦微機無法檢索出所需的數(shù)據(jù)時，接待人員應(yīng)考慮到數(shù)據(jù)輸入時工作人員失誤可能造成數(shù)據(jù)失真，為了保證查全率和查準率，可用傳統(tǒng)的手工檢索進行查閱。

3．3 不管在數(shù)據(jù)庫檢索還是在手工檢索到利用者姓名后，都要取出檔案原件進行復(fù)制，在復(fù)制件上加蓋“焦作市檔案館證明專用章”，發(fā)揮檔案的原始憑證作用。《焦作市干部任免名錄》將作為資料提供利用。

4 干部任免數(shù)據(jù)庫使用前后比較

干部任免數(shù)據(jù)庫沒有建立之前，為利用者提供服務(wù)，采取一個全宗一個全宗手工檢索，如果工作人員對館藏不熟悉，就可能漏查，造成查全率低，給利用者造成損失。干部任免數(shù)據(jù)庫建立之后，只要輸入利用者的姓名，就能檢索出當事人所有科級以上的職務(wù)任免。如焦作市人民銀行原副行長葛xx同志，查閱1956年任市人民銀行農(nóng)金科副科長職務(wù)，由于當時沒有把干部任免數(shù)字化，工作人員對館藏不太熟悉，只限于在市委、市委組織部、市人行全宗內(nèi)查找，結(jié)果沒查到。干部任免數(shù)據(jù)庫建立之后，通過機檢，在市委財貿(mào)部全宗檢索到了葛xx同志的上述任職文件，以此為據(jù)，提高了該同志的退休工資待遇。這一事例充分體現(xiàn)了建立干部任免數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性，為檔案信息化建設(shè)起到了示范作用，為廣大利用者帶來了福音。

(作者單位：焦作市檔案局)