檔案信息化人才隊伍建設

胡玉艷

加快檔案信息化建設步伐,促進檔案事業持續快速健康發展,為改革開放和社會主義現代化建設服務,是全國檔案事業發展“十五”計劃的重點?知識經濟時代,人才是最重要的資源?檔案信息化建設本身又是最具有知識經濟時代特征的新興領域,因而人才無疑是最重要的建設源,是保證檔案信息化建設持續發展的關鍵?因此,必須重視檔案信息化人才的培養,滿足檔案信息化建設的人才需求?

一?檔案信息化建設所需的人才隊伍結構

檔案信息化建設是一個需要有著合理結構的人才隊伍才能完成的系統工程?理解與掌握檔案信息化建設所需的人才結構,對于檔案信息化建設是至關重要的?根據檔案信息化建設的特點與要求,筆者認為檔案信息化建設需要以下幾類人才:

(一)管理人才

管理人才在整個檔案信息化建設所需的人才隊伍中是最重要的?這是因為:(1)由于檔案信息化建設是一項高科技創新活動,本身尚未在方案與技術上完全定型,迫切需要具有領導才能的高級管理人才的決策能力;(2)檔案信息化并不是靠一兩個檔案館?檔案室所能完成的,而是在一個系統?一個地區和全國范圍內各個檔案機構共同完成的系統工程,各個檔案機構領導層之間的合作與協調能力是整個檔案信息化建設成敗的關鍵;(3)檔案信息化是在傳統檔案管理的基礎上實現的,解決檔案信息化建設與傳統檔案管理之間的關系與矛盾,涉及到人員?資金?設備條件?技術條件?業務改革等諸多方面的問題,不僅需要管理人員對傳統檔案管理有著深刻的了解與實踐經驗,而且更需要他們對現代信息技術的相關知識與發展趨勢有很強的理解力?總之,由于檔案信息化建設中面臨著許多新的矛盾和新的技術課題,需要新的思路,如果沒有懂技術?善管理?具有創造性的高級管理人才,信息化建設就不能取得成功?

對檔案信息化建設的管理來說,所需要的管理人才是多種多樣的?如有的負責決策與規劃,有的負責技術開發,有的負責業務管理與檔案信息服務,等等?對于檔案信息化建設這樣一個系統工程,要求每一個管理者具有各方面的能力是不現實的?為了順利地實現檔案信息化,需要具有下列相關能力和素質的人才組成的管理層:有遠見卓識和決策能力的領導人才;有檔案管理知識與經驗的管理人才;有對新信息技術有很好的理解能力?業務創新能力的技術型管理人才;有人際關系協調能力與對外宣傳?合作能力的公關型管理人才?這幾類管理人才的通力合作,是檔案信息化建設成功的重要保證?

(二)新型檔案人員

檔案信息化將使檔案機構所管理的信息資源的形式特征?服務模式及各種相關工作內容都發生很大的變化,并迫使檔案人員的社會角色也發生不以自身意志為轉移的變化,他們將不再是以保管好檔案為主要職能?類似二傳手的簡單的信息服務人員,而是能主動了解利用者的檔案信息需求,利用現代信息技術,查找?管理?利用現有的信息與知識,分析?綜合?加工成利用者所需知識的內容,最后利用信息技術發布或幫助利用者查找到他們所需知識的信息管理員?因此,在檔案信息化建設中,檔案人員不僅要具有能夠完成館(室)藏檔案信息資源建設任務的素質,而且要具有與檔案信息化建設需求相對應的信息管理與組織?信息檢索?信息發布與服務等技能?

(三)信息技術人才

傳統檔案管理與提供利用工作面對的主要是原稿和印刷型的檔案文件,而檔案信息化管理與服務的主要內容是數字化檔案信息資源,前者可以主要靠手工操作完成,后者則沒有信息技術能力就不能勝任建設和服務工作?因此,檔案信息化建設對信息技術人才的需求是很大的?

從技術內容來看,檔案信息化建設大致需要有以下具體技術:數字化技術?信息管理技術?網絡技術?服務器及個人信息終端技術?多媒體技術?這些技術在檔案信息化建設中的應用,需要有檔案信息管理系統設計?軟件工程管理?網絡規劃與設計?網站管理?檔案信息資源數字化?多媒體制作等技能的技術人才?總之,由于檔案信息化建設是一個技術含量很高的領域,必然需要一些高級的技術人才及純粹的技術工作人員?沒有這些技術人才,檔案信息化建設就不能成功?

(四)法律人才

在檔案信息化建設中會涉及很多的法律問題與相關事務,如知識產權保護?檔案公布?檔案信息服務質量與內容的糾紛等等,都需要法律專家或懂法律的專業人士來處理?因此,檔案信息化建設對法律人才的需求也是很迫切的?

二?檔案信息化人才隊伍建設的措施

檔案信息化建設需要多方面的人才,因而需要采取不同的方法滿足不同的人才需求?

(一)對現有檔案人員的教育與培訓

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出的“加強檔案業務人員培訓工作”的規定,是解決檔案信息化建設所需人才的主要措施,是提高現有檔案人員信息化能力和技能的主要方法與手段?對檔案信息化人才的培訓,在培訓內容和方式兩方面都應與檔案學基礎理論和檔案工作基本知識與技能的培訓不同?

在內容方面,要把與檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識?數字化技術知識?網絡技術知識?現代管理技術知識等列入其中,提高檔案人員掌握和運用現代信息技術的技能?

在方式方面,要把檔案部門自行培訓和社會輔助培訓結合起來,發揮各方面的優勢,提高培訓效果?

檔案部門自行培訓的方法包括:建立人才培訓中心,根據實際需求分期分批地進行輪訓;有條件的單位可以設立研究機構,培養高級信息人才?借助社會協助培養包括:利用高校優勢,加大函授力度;與國內外教育或信息?技術機構合作建立人才培訓中心;選拔有培養前途的檔案業務人員到高校深造?不管采取何種培訓方式,首要的一點是要有科學的規劃和必要的投入?有了規劃,人才培訓機制才能得以建立,培訓工作才能堅持始終?投入,則是培訓工作的資金保證?沒有投入,有再好的規劃,培訓工作也難以落到實處?同時,要把檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍?培訓人才的過程,成為邊學習?邊實踐?不斷總結?不斷提高檔案業務人員信息化能力和技能的過程?

(二)引進人才

在檔案信息化人才隊伍建設上,要開拓思路,用新的機制引進人才,滿足檔案信息化建設的人才需求?檔案信息化建設所需要的人才結構,已不再是僅僅知曉檔案學理論與檔案業務能力的專門人才,而是需要在管理?信息技術?信息管理等專業方面具有綜合能力的人才?

從現有檔案業務人員中造就各類專業與綜合性人才,所需時間較長,難以滿足急時之需,引進人才勢在必行?

由于檔案職業具有本身的特點,要想吸引與留住人才,就得制定相應的人才吸引政策,以“事業留人”?“感情留人”,用“適當的待遇留人”?要根據檔案信息化建設規劃,做出人力資源規劃,并根據所制定的要求與原則,確定最合適的人選,避免盲目引進?

(三)短期聘用或借用人才

檔案信息化建設各個階段所需的人才結構是不相同的?一些在建設階段所需的高級技術人才,一旦在建設結束進入正常的檔案信息上網服務階段后,就不再需要了?其次,從檔案部門的實際情況來看,它也不可能養一批人才成本很高的信息技術專門人才?因此,檔案信息化建設中涉及到的一些高級技術人才和純技術性工作的人才,如局域網設計?布線人才和編程人員,可以用外包或合作的辦法加以解決?國內外各專業信息化建設中都有這種情況?這種做法,既能使得檔案部門能以較低的成本得到所需的技術力量,也能藉以人才使用的社會化分工使得專業人才的使用效率得到最大的發揮,同時也可避免檔案信息化建設人才資源成本過高,檔案部門最終難以留住高級技術人才的問題發生?檔案信息化建設所需要的法律專業人才,也應采取聘用的方式解決?

總之,檔案信息化建設需要由管理人才?檔案業務人員?信息技術人才?法律人才組成的結構合理的隊伍,沒有這樣一支結構合理的隊伍,就不可能搞好檔案信息化建設?要從檔案信息化建設的實際需要出發,采取加強對現有檔案業務人員的培訓,引進和聘任信息技術人才和法律人才等方式,盡快建立一支適應檔案信息化建設需要的人才隊伍?各級檔案部門必須給予檔案信息建設人才隊伍建設的資金支持,加強對隊伍建設的管理?只要領導重視,政策到位,方法適當,檔案信息化建設所需人才是完全可以解決的,檔案信息化建設完全可以取得成功?

作者單位:山西中醫學院第二中醫院