檔案工作中的保密措施

閔廷均

一?檔案保管過程中的保密工作

1?檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點?從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設在機關辦公樓內?應注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊?還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開?檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內?實踐證明,檔案庫房的科學管理,是做好檔案保密?維護檔案安全的基本保障?

2?檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限?而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內,受國家有關保密法律?法規的保護,產生法律效力的時限?我國《國家秘密保密期限的規定》中規定:除有特殊規定外,絕密級事項不超過30年,機密級事項不超過20年,秘密級事項不超過10年?保密期限在一年及一年以上的以年計,在一年以內的以月計?這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央?國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”?對規定為“長期”的國家秘密事項,在授權機關作出解密前,其他機關?單位應當對其采取長期的保密措施,不得擅自決定解密和隨意對外提供?

3?檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全?這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的?檔案保管工作的具體任務就是做到不壞?不丟?不散?不亂?不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞?對已經破損的檔案,要及時搶救;不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內容的安全;不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況;不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規范,有規可循,有目可查?

二?檔案涉密情況的變化

1?檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?基本變化是升密?降密?解密?其中升密是極少數的,也是暫時的;大多數的,總的趨勢是降密,直至解密?其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級文件作用的變化,原來的密級文件指導作用與現在工作不相適應,已失去了指導作用,為此立檔單位廢掉了此類文件,密級自然消除了;三是保密時限的變化,原館室所存檔案涉密文件,只標有密級而沒有保密時限,多數都是超期服役,例如,50年代的絕密文件大都需要按照我國《保密法》關于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做,這既反映了歷史上劃密工作的不足,也說明進行檔案解密劃控工作的迫切,因此應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準,嚴防密級偏高或偏低,密期偏長或偏短?

2?做好檔案密級的調整工作

(1)貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局?國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神,在廣泛宣傳?提高認識?大力協調的基礎上,重點解決好兩個問題:一要嚴格執行解密劃控的時間標準?有關涉密內容標準及保密規范標準,做到有法必依,執法必嚴,違法必糾;二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導,齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定,嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規范化?標準化和涉密檔案建設奠定基礎?

(2)建立起法制的新秩序?對涉密檔案的變化調整,不僅要立足于當前的實際工作,還要著眼于長遠?歷史的經驗教訓告訴我們,以往關于檔案保密的制度還不健全,適應不了《保密法》的要求,需要完善增加新的內容?為了適應涉密檔案調密工作制度化?正規化的需要,應建立以下三個制度:建立劃定密期制度,以便屆滿自行解密;建立調密通知單制度,對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件,要下發通知單告知檔案館室,以便銜接工作,及時掌握,適時變動;建立涉密檔案接收標準制度,加強涉密檔案的規范化建設?

(3)加強涉密檔案的科學管理?在調密工作中我們發現,過去經常把密和非密文件混合組卷?混合保管?混合提供,造成了擴散機密的漏洞?對此,可以采取分段治理的辦法?

三?檔案利用中的監督工作

1?實施檔案利用中的監督制度

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全?具體說來,檔案利用監督可以從以下幾個方面實施:

(1)制度建設?檔案利用規章制度一般有閱覽制度?外借制度?復制制度等?根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密?不泄密及文件的完好無損?各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明,便于執行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善?

(2)隊伍建設?擔負利用服務工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質?一是政治素質,要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神,熱愛檔案和檔案事業;二是業務素質,要具備專業知識,熟悉所保管檔案的內容,熟悉檔案法規;三是文化素質,要有較高的文化知識,能總結和分析利用工作中的經驗與問題,從中掌握利用工作的規律?此外,還要有較強的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現的一般問題?

(3)監督措施?在利用中,要根據不同利用對象的不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監護?有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器?對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者,要及時提醒?做好利用監督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動機;二是眼勤,勤觀察動態,置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實?要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發現問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明?對于損毀檔案較為嚴重的違法行為,應及時報告有關領導,以便及時查處,挽回損失?

2?正確處理好檔案保密與利用的關系

(1)保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責?日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用?利用不足的現象?由此產生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來?上述情況表明,檔案部門改變傳統的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行?機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間?地點?范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值?當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害?所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,絕不可偏頗?

(2)進一步做好檔案開放中的保密工作?一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時效和范圍,是不對的;但如果缺乏保密觀念,對涉密檔案無視其秘密性,無限地擴大開放利用范圍,也是錯誤的?因此,在開放檔案為社會各界所利用的同時,應當做好相應的保密工作?

作者單位:貴州省遵義師范學院