高校教學檔案的收集與整理

程岱峰　柳　青

高校教學檔案是體現學校教育質量和管理水平的重要標志,是高校工作總結的重要內容和制定工作計劃的重要依據?教學檔案是高校在履行其職能過程中產生的具有保存價值的業務材料?本文就教學檔案的收集整理的范圍?收集整理方法,以及檔案管理的具體要求等進行了詳細的闡述,以期對高校今后的教學工作提供參考依據?

一?教學檔案收集與整理的范圍

教學檔案是高校教學部門在各自的職能中所產生的材料?其收集整理應根據國家教委?國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》和《關于加強高等學校檔案工作幾點意見》的精神,結合本校教學工作實際,把教學管理和教學活動過程中形成的對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的,能反映教學管理?教學實踐活動的全過程的,能遵循其自然形成規律并保持有機聯系的?符合教學管理和教學實踐活動成套性特點的文件材料,根據其性質的不同,按以下幾個方面收集整理?

1?綜合類:①上級主管部門下達的有關教學工作的文件材料;②教學改革?培養目標?培養規格?學制等方面的指示?規定?辦法;③學校的總體規劃?實施計劃?有關教學的規章制度?會議記錄?調研報告?簡報?經驗總結;④教學檢查?教學評估材料?各級優秀教學質量評獎材料;⑤非學歷教學的培訓班?進修班材料;⑥各類教學統計報表;大學生運動會材料;⑦迎新工作材料?

2?學科建設與實驗室建設類:①上級有關學科?專業設置及實驗室建設的文件材料;②學科?專業?實驗室論證?評估?申報?審批材料;③重點學科?專業?實驗室建設材料;④學科?專業?實驗室建設計劃?簡報?總結材料;⑤學科?專業?實驗室建設統計報表等?

3?招生類:①上級有關招生工作的文件材料;②招生計劃?規定?生源計劃;③新生錄取材料及新生名冊,通知書存根;④委培?代培?自費生計劃?合同及學生名冊;⑤招生宣傳?招生工作總結;⑥研究生入學試題及指導教師名冊?

4?學籍管理類:①新生入學登記表;入學通知書存根②學生學籍卡片;③學生成績總冊;④在校生名冊;⑤學生學籍變更材料(升級?留級?休學?復學?轉學?退學);⑥學生獎勵材料(獎學金?優秀學生?先進班級);⑦學生處分材料等?

5?課堂教學與教學實踐類:①全院各專業教學計劃?教學大綱;②體現課程建設要求的教學安排?校歷表?課程總表;③各院?部?系專業課程試題庫,各類考試成績統計分析和教學質量評定;④典型教案?重要備課紀錄;⑤學校教學實習總體規劃,教學實習?生產實習計劃?總結及有關材料;⑥社會調查?社會實踐計劃?總結及有關材料?

6?學位管理類:①上級有關學位工作的文件材料;②本校學位評定條例?辦法?計劃?總結;③學位委員會會議記錄?決定;④學位委員會授予各層次學位清冊;⑤本科生優秀學士學位論文;⑥博士?碩士研究生學位論文及評審材料?

7?畢業生管理類:①上級有關畢業分配的文件材料;②畢業生工作計劃?簡報?總結;③畢業生供需統計?計劃?合同;④畢業生正式分配方案及調配派遣名冊;⑤畢業證?報到證存根,畢業證?報到證領取簽收冊;⑥畢業生跟蹤調查?畢業生信息反饋材料?

8?教材管理類:①自編?主編教材;②院?部?系各專業使用的教材目錄;③自編?主編的教學指導書?實驗指導和習題集;④其他具有保存價值的自編參考資料?

9?附錄類(存院?部系教學類檔案):①本科畢業生論文及評審意見;②課堂教學材料?課程進度表;③教師任課安排;④優秀實習報告;⑤本專業教學檢查?調查材料及總結;⑥教師工作量核算?登記材料?

二?教學檔案收集與整理的方法

高校教學檔案收集整理工作可直接影響學校教學管理工作水平?因此,在教學檔案的收集整理過程中必須做到完整?準確?精煉?規范?鑒于高校教學工作的連續性和長期性,在收集整理各類有關部門教學資料時,可抓住每學期開學?期中和期末三個關鍵時期定期收集整理,把教學檔案的收集整理工作納入經常化?制度化和正規化的軌道?

1?每學年?學期結束時,應進行階段性的教學總結,布置下一段工作;某一項教學工作或活動結束時,有關材料如招生?教學評估?畢業生質量跟蹤調查等工作均是收集整理建檔的好機會?

2?隨時發現材料隨時收集,特別是一些遺漏檔案材料,如出國人員帶回應歸檔的材料,有關人員外出開會及調動應歸交的材料等?

3?教學檔案的收集工作應同計劃管理相結合?把歸檔工作納入計劃管理,是把教學材料歸檔集中,完成教學管理任務的一個重要標志,還要隨時掌握教學活動動態,及時主動地做好收集整理工作?

4?做好易缺材料的收集,如教學經驗?典型講義等材料的收集?

三?教學檔案收集與整理的經驗及要求

筆者認為,教學檔案是教學管理的重要組成部分,“三納入”和“四同步”應作為考核教學質量和管理水平的標準之一?“三納入”即納入教學計劃和規劃?納入教學管理制度?納入管理人員崗位責任制?“四同步”為下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步;檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步;評審?鑒定教學質量?教材?畢業論文?優秀教學成果與審查?驗收檔案材料同步;畢業分配?上級評審材料?教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步?還需要處理好以下四個關系:處理好檔案材料的完整與簡潔的關系;處理好歸檔保存與再利用的關系;處理好常規檔案與特殊檔案的關系;處理好專?兼職檔案人員收集整理的積極性與調動各個方面收集整理工作積極性的關系?具體地說表現在以下六個方面:

1?教學檔案應集中統一管理?檢驗一所學校教學檔案收集整理工作質量如何,就要看其是否實行集中統一管理?

2?遵循教學檔案的自然形成規律?教學文件材料是伴隨教學管理和教學活動的進程自然形成的,收集整理工作必須遵循其自然形成的規律,根據形成過程,規定歸檔范圍?時間,這樣既能做到統一管理,又不影響正常工作?

3?保證教學檔案完整準確?收集整理工作要嚴格注意教學檔案的完整性和準確性,不完整的一定補齊,不準確的要嚴格核查?否則,就不能發揮教學檔案的憑證查考作用,甚至給工作帶來損失?

4?按歸檔范圍進行收集整理?凡是當前和今后具有查考依據作用的教學文件和材料都應劃入歸檔范圍,并且嚴格按歸檔范圍收集整理,使教學檔案系統完整?

5?嚴格按照歸檔制度進行收集整理?國家教委六號令和《關于加強學校檔案工作的幾點意見》是進行教學檔案收集整理工作的依據,學校必須按照其制度開展教學檔案的收集整理工作?

6?高校應配備相應專(兼)職檔案管理干部,統一管理本部門?本系統的教學文件材料,并按期向學校檔案部門辦理移交?

總之,教學檔案是高校檔案的重要組成部分,是記述和反映高校教學管理及其活動的具有保存價值的載體材料,是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一,是高校檔案的主體?核心和重點?高校教學檔案收集整理的目的是開發學校教學檔案信息資源,向社會?學校提供有價值的信息,為學校教學工作決策提供參考和依據,拓寬學校與社會間的廣泛交流與合作?高校教學檔案收集整理,是學校教學檔案管理工作規范化?科學化的需要,也是學校教學管理標準化的必然要求?完整?及時地收集整理?建立完善好教學檔案,不但有助于學校檔案管理工作走向正常化和正規化,而且對于完善學校教學管理,更好地總結教學工作經驗具有重要的意義?

作者單位:山東省泰山醫學院