如何實(shí)現(xiàn)從輔助核算向輔助管理質(zhì)的飛躍

[摘 要] 輔助核算是會(huì)計(jì)信息化軟件提供的一項(xiàng)重要功能，它不同于傳統(tǒng)的明細(xì)賬核算，更加適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化環(huán)境的特點(diǎn)，能夠以最簡(jiǎn)便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。在會(huì)計(jì)信息化方式下，輔助核算是一種不可或缺的核算方法，占有舉足輕重的地位，具有不可替代的作用。輔助核算受到了各會(huì)計(jì)信息化軟件商的青睞，也得到了企業(yè)的認(rèn)可。幾乎所有會(huì)計(jì)信息化軟件都提供了輔助核算功能，并在會(huì)計(jì)信息化實(shí)務(wù)中得到了廣泛的應(yīng)用。然而，目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，這顯然無法滿足那些只實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)子系統(tǒng)信息化、而尚未實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理信息化的中小企業(yè)的管理需求。如何實(shí)現(xiàn)從輔助核算向輔助管理質(zhì)的飛躍是會(huì)計(jì)信息化軟件商必須考慮的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。筆者將結(jié)合多年的企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)目前輔助核算功能深刻認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，就其不足之處及改進(jìn)方法進(jìn)行詳細(xì)闡述，從而完善目前的輔助核算功能，以期拋磚引玉，實(shí)現(xiàn)從輔助核算到輔助管理質(zhì)的飛躍。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)信息化；輔助核算；管理

[中圖分類號(hào)] F232

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

[文章編號(hào)] 1673-0194(2006)09-0043-03

[收稿日期] 2006-07-02

一、深刻理解輔助核算的內(nèi)涵及作用

1. 輔助核算的內(nèi)涵

輔助核算是在會(huì)計(jì)信息化特定環(huán)境和方式下產(chǎn)生的一種新型核算方式，它采用傳統(tǒng)明細(xì)賬會(huì)計(jì)核算原理，同時(shí)兼顧了會(huì)計(jì)信息化處理方式的特點(diǎn)，能夠以最簡(jiǎn)便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。目前，各會(huì)計(jì)信息化軟件均提供輔助核算功能，但所提供的輔助核算類型不盡相同。典型的輔助核算類型包括客戶核算、供應(yīng)商核算、個(gè)人核算、部門核算和項(xiàng)目核算，分別完成對(duì)賬戶的各客戶信息、供應(yīng)商信息、個(gè)人信息、部門信息及項(xiàng)目信息的獨(dú)立核算和反映。

必須指出的是，有些教科書也將客戶核算、供應(yīng)商核算和個(gè)人核算分別稱之為客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算和個(gè)人往來核算，認(rèn)為這3種核算只能應(yīng)用于客戶往來賬戶、供應(yīng)商往來賬戶和個(gè)人往來賬戶的核算。而有的軟件甚至不允許賬戶同時(shí)設(shè)置為客戶核算和供應(yīng)商核算，也不允許對(duì)同一賬戶實(shí)施多個(gè)項(xiàng)目的核算。同時(shí)，也有人認(rèn)為部門核算只能用于費(fèi)用核算，而項(xiàng)目核算只能用于在建工程、產(chǎn)品等的成本核算。筆者認(rèn)為，這樣的認(rèn)識(shí)是狹隘的、不全面的、不準(zhǔn)確的，沒有把握輔助核算的內(nèi)涵。只要有核算需求，任何賬戶都可以設(shè)置為相應(yīng)的輔助核算類型。在利用輔助核算功能時(shí)，應(yīng)該廣開思路，不應(yīng)拘泥于形式化的術(shù)語，而更應(yīng)看重核算與管理要求的本質(zhì)，應(yīng)該遵循“實(shí)質(zhì)重于形式”的原則。例如，對(duì)于只實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的信息化、而尚未實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理信息化的中小企業(yè)而言，當(dāng)企業(yè)需要按客戶對(duì)商品銷售進(jìn)行流向分析以反映各客戶購買排序及比重情況時(shí)，就可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為客戶核算；當(dāng)企業(yè)需要對(duì)不同供應(yīng)商所供應(yīng)商品的銷售情況進(jìn)行反映和分析時(shí)，就可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為供應(yīng)商核算；當(dāng)企業(yè)需要反映不同業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績(jī)時(shí)，就可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為個(gè)人核算；當(dāng)企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績(jī)時(shí)，就可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為部門核算；當(dāng)企業(yè)需要反映不同商品的銷售情況時(shí)，就可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算，而將不同商品看作不同的項(xiàng)目；當(dāng)企業(yè)需要反映在不同地區(qū)的銷售情況時(shí)，就可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算，而將不同地區(qū)看作不同的項(xiàng)目。當(dāng)然，只要需要，也可以綜合應(yīng)用以上各種輔助核算。例如，可以同時(shí)將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為個(gè)人核算和項(xiàng)目核算，而將各商品看作不同的項(xiàng)目，從而可以反映不同業(yè)務(wù)員、不同商品的銷售情況。

2. 輔助核算的作用

輔助核算之所以受到了企業(yè)的普遍歡迎，是因?yàn)樵跁?huì)計(jì)信息化方式下，輔助核算較之傳統(tǒng)明細(xì)賬核算有著無法比擬的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面。

(1)簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系的設(shè)置。例如，某商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)10種商品，有10名銷售員，假定該企業(yè)欲分別反映各銷售員各商品的銷售情況。如果采用傳統(tǒng)明細(xì)賬核算方式，必須設(shè)置1個(gè)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入一級(jí)賬戶、按不同銷售員設(shè)置10個(gè)二級(jí)賬戶、在各二級(jí)賬戶下按不同商品設(shè)置10個(gè)三級(jí)賬戶，因而總共需要設(shè)置111個(gè)賬戶，顯然科目體系會(huì)變得非常龐大和繁瑣。而如果采用輔助核算，只需要設(shè)置1個(gè)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入一級(jí)賬戶，同時(shí)將該賬戶設(shè)置為個(gè)人核算和項(xiàng)目核算，而后再建立10個(gè)職員檔案和10個(gè)商品項(xiàng)目檔案即可。由此可見，使用好輔助核算，可以極大地簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系，提高核算效率。

(2)使會(huì)計(jì)科目體系變得相對(duì)穩(wěn)定和獨(dú)立。由于使用輔助核算時(shí)，可以不必設(shè)置相關(guān)的明細(xì)賬戶，而代之以輔助檔案，因而使用輔助核算可以使得會(huì)計(jì)科目體系變得相對(duì)穩(wěn)定。如在上例中，當(dāng)銷售員數(shù)量或商品數(shù)量發(fā)生變動(dòng)時(shí)，如果采用傳統(tǒng)明細(xì)賬核算方式，則必須對(duì)會(huì)計(jì)科目體系做出相應(yīng)的調(diào)整。而如果采用輔助核算方式，則只需要對(duì)職員檔案和商品項(xiàng)目檔案做出相應(yīng)調(diào)整即可，而會(huì)計(jì)科目體系可以保持不變，從而保持相對(duì)的穩(wěn)定性和獨(dú)立性。

(3)便于信息的查詢。使用傳統(tǒng)明細(xì)核算時(shí)，只能進(jìn)行“縱向查詢”，而使用輔助核算時(shí)，不僅可以進(jìn)行“縱向查詢”，還可以進(jìn)行“橫向查詢”，從而豐富了信息查詢手段，使得用戶可以及時(shí)方便地獲取必要的信息，符合會(huì)計(jì)信息化環(huán)境的特點(diǎn)和對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的要求。例如在上例中，當(dāng)采用傳統(tǒng)明細(xì)賬核算時(shí)，只可以直接查詢各銷售員的商品銷售信息即縱向查詢，對(duì)于直接查詢不同銷售員對(duì)同種商品的銷售情況即橫向查詢則顯得無能為力。而如果采用輔助核算方式，則不僅可以很方便地查詢各銷售員的商品銷售信息，也可以方便地查詢各銷售員對(duì)同種商品的銷售情況。

二、目前輔助核算功能的不足及改進(jìn)方法

盡管目前會(huì)計(jì)信息化軟件一般都提供輔助核算功能，但是筆者認(rèn)為目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，無法滿足企業(yè)在控制、預(yù)測(cè)、決策等管理方面的信息需求。如何充分利用已有的信息，消除那些只實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)子系統(tǒng)信息化、而尚未實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理信息化的中小企業(yè)管理信息的需求瓶頸，從而實(shí)現(xiàn)從“輔助核算”到“輔助管理”質(zhì)的飛躍，是會(huì)計(jì)信息化軟件商必須考慮的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。有效的管理是通過分析過去、控制現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來實(shí)現(xiàn)的。因而要解決這一問題，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行嘗試。

1. 提供更加豐富的信息統(tǒng)計(jì)和分析功能

輔助核算功能所提供的信息查詢不應(yīng)僅僅停留在類似于傳統(tǒng)總賬、明細(xì)賬的輔助賬簿的查詢層面上，而應(yīng)該更多地關(guān)注如何對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行深加工，從而提供給用戶更多的有助于決策和管理的信息，增強(qiáng)輔助信息的“相關(guān)性”。為此，會(huì)計(jì)信息化軟件應(yīng)該至少提供如下功能：

(1)統(tǒng)計(jì)分析。系統(tǒng)應(yīng)該可以從多個(gè)角度對(duì)各輔助項(xiàng)信息方便地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。如在前例中，應(yīng)該能夠提供以下幾個(gè)方面的統(tǒng)計(jì)分析：

①對(duì)各銷售員的各商品銷售情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；

②對(duì)各銷售員的所有商品銷售額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；

③對(duì)各商品的各銷售員銷售情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；

④對(duì)各商品的所有銷售員銷售額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

(2)趨勢(shì)分析。系統(tǒng)應(yīng)該可以從多個(gè)角度對(duì)各輔助項(xiàng)信息進(jìn)行縱向趨勢(shì)分析，以了解各輔助項(xiàng)過去若干期間的發(fā)展趨勢(shì)。如在前例中，應(yīng)該能夠提供以下幾個(gè)方面的趨勢(shì)分析：

①對(duì)各銷售員的各商品銷售情況進(jìn)行趨勢(shì)分析(同時(shí)顯示增減額及增減百分比，下同)；

②對(duì)各銷售員的所有商品銷售額進(jìn)行趨勢(shì)分析；

③對(duì)各商品的各銷售員銷售情況進(jìn)行趨勢(shì)分析；

④對(duì)各商品的所有銷售員銷售額進(jìn)行趨勢(shì)分析；

⑤對(duì)企業(yè)銷售總額進(jìn)行趨勢(shì)分析。

(3)構(gòu)成比例分析。系統(tǒng)應(yīng)該可以從多個(gè)角度對(duì)各輔助項(xiàng)信息進(jìn)行構(gòu)成比例分析，以了解各輔助項(xiàng)在總體中所占比例情況，便于企業(yè)“抓大放小”，重點(diǎn)跟蹤、重點(diǎn)控制。如在前例中，應(yīng)該能夠提供以下幾個(gè)方面的構(gòu)成比例分析：

①對(duì)各銷售員的各商品銷售情況進(jìn)行比例分析；

②對(duì)各銷售員的所有商品銷售額進(jìn)行比例分析；

③對(duì)各商品的各銷售員銷售情況進(jìn)行比例分析；

④對(duì)各商品的所有銷售員銷售額進(jìn)行比例分析。

2. 提供計(jì)劃及分析功能

系統(tǒng)應(yīng)該能夠針對(duì)各輔助項(xiàng)設(shè)置計(jì)劃，并在此基礎(chǔ)上對(duì)各輔助項(xiàng)的實(shí)際發(fā)生情況與其計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，從而可以動(dòng)態(tài)地考查計(jì)劃的執(zhí)行狀況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施確保計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，也可以為下一周期計(jì)劃的制訂提供更加可靠的信息。如在前例中，可按以下方法對(duì)銷售情況設(shè)置計(jì)劃及分析：

(1)設(shè)置各銷售員各商品的銷售計(jì)劃；

(2)對(duì)各銷售員各商品實(shí)際銷售情況與銷售計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析(同時(shí)顯示實(shí)際銷售與計(jì)劃的差額及計(jì)劃完成百分比，下同)，以考查各銷售員各商品銷售計(jì)劃完成情況；

(3)對(duì)各銷售員實(shí)際銷售總額與其計(jì)劃銷售總額進(jìn)行對(duì)比分析，以考查各銷售員銷售總額計(jì)劃完成情況；

(4)對(duì)各商品各銷售員實(shí)際銷售情況與銷售計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，以考查各商品各銷售員銷售計(jì)劃完成情況；

(5)對(duì)各商品實(shí)際銷售額與其計(jì)劃銷售總額進(jìn)行對(duì)比分析，以考查各商品銷售計(jì)劃完成情況；

(6)對(duì)企業(yè)實(shí)際銷售總額與計(jì)劃銷售總額進(jìn)行對(duì)比分析，以考查企業(yè)銷售總額計(jì)劃完成情況。

3. 提供多種方式的預(yù)測(cè)功能

系統(tǒng)只有具備科學(xué)、準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)能力，才能保證會(huì)計(jì)信息經(jīng)濟(jì)決策的相關(guān)性。因此，系統(tǒng)應(yīng)該提供多種科學(xué)的預(yù)測(cè)方法，如趨勢(shì)預(yù)測(cè)法、多因素預(yù)測(cè)法等，以便企業(yè)對(duì)各輔助項(xiàng)的未來發(fā)展趨勢(shì)做出科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，從而有利于企業(yè)運(yùn)籌帷幄，決勝千里，防患于未然，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中永遠(yuǎn)立于不敗之地。如在上例中，可按以下方法對(duì)銷售情況進(jìn)行預(yù)測(cè)：

(1)由用戶選擇預(yù)測(cè)內(nèi)容，如對(duì)各銷售員各商品銷售情況進(jìn)行預(yù)測(cè)、對(duì)各銷售員銷售總額情況進(jìn)行預(yù)測(cè)、對(duì)各商品銷售總額進(jìn)行預(yù)測(cè)、對(duì)企業(yè)銷售總額進(jìn)行預(yù)測(cè)等；

(2)由用戶選擇預(yù)測(cè)方法，如趨勢(shì)預(yù)測(cè)、多因素預(yù)測(cè)。如果選擇多因素預(yù)測(cè)，還應(yīng)該由用戶設(shè)置影響因素、歷史期間因素值以及未來期間因素值，以便系統(tǒng)正確地預(yù)測(cè)銷售情況；

(3)顯示預(yù)測(cè)結(jié)果，包括預(yù)測(cè)結(jié)果、預(yù)測(cè)結(jié)果較前期增減額及預(yù)測(cè)結(jié)果較前期增減百分比等信息。

誠(chéng)然，實(shí)現(xiàn)從輔助核算向輔助管理質(zhì)的飛躍、以消除中小企業(yè)對(duì)管理信息的需求瓶頸從而為其加強(qiáng)和改善管理提供相關(guān)決策信息是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)問題，不但會(huì)涉及設(shè)計(jì)思想等核心問題，也會(huì)涉及開發(fā)技術(shù)問題，會(huì)計(jì)信息化軟件商會(huì)在“成本效益原則”約束下進(jìn)行通盤考慮。筆者僅在此對(duì)其設(shè)計(jì)思想及實(shí)現(xiàn)思路進(jìn)行了一些大膽的設(shè)想和嘗試，希望能夠?qū)ξ覈?guó)的會(huì)計(jì)信息化軟件商有所啟迪。