基于Ｅｘｃｅｌ ２００３／ＸＰ環境下的進銷存管理信息系統的設計方案

[摘 要]論文以Excel 2003/XP環境為基礎，給出了進銷存管理信息系統的單元格的實現方法與庫存信息的自動生成的VBA程序實現方法，對中小企業實現企業信息化管理具有很好的借鑒價值。

[關鍵詞]Excel 2003/XP；進銷存管理信息系統；設計方案

[中圖分類號] F270.7

[文獻標識碼] A

[文章編號] 1673-0194(2006)09-0014-02

[收稿日期] 2006-06-30

[作者簡介] 朱順泉（1965-），湖南人，2004年上海財經大學應用經濟學博士后出站，現為廣東商學院信息學院教授。主要研究方向：管理信息系統，信用評級與財務預警，投資決策與風險分析等。

1 引言

目前市面上一般的進銷存管理信息系統至少需要幾千元，而且需要大量維護費用，購買現成的進銷存管理信息系統，對于一個剛剛起步中小企業來說，是不可取的。是否可以開發出一個簡單易行的進銷存管理信息系統呢？這里介紹在Excel 2003/XP環境下，來開發中小企業的進銷存管理信息系統，實現中小企業的進銷存信息管理的辦公自動化，這樣可以既省錢又省力地進行企業信息化管理的建設。

2 進銷存管理信息系統單元格的操作實現方法

這里我們要實現的是：一個小公司的進銷存信息管理，假設每月的銷售記錄不超過1 000個數據，進貨的記錄不超過50個數據，產品品種為5種，即AA、BB、CC、DD、EE。實現的步驟如下：

（1）創建銷售工作表

進入Excel，單擊“文件”菜單，再單擊“新建”命令，創建一個新工作簿。在工作表sheet1上建立產品銷售報表，方法是單擊工作表標簽sheet1，進入工作表sheet1，在A1單元格內輸入“日期”，在B1單元格內輸入“購貨單位”，在C1單元格內輸入“產品型號”，在D1單元格內輸入“銷售數量”。用鼠標雙擊工作表標簽，改名為“銷售”，如圖1所示。

（2）創建進貨工作表

在工作表sheet2上建立各類產品進貨情況表，方法是單擊工作表標簽sheet2，進入工作表sheet2，在A1單元格內輸入“日期”，在B1單元格內輸入“產品型號”，在C1單元格內輸入“進貨數量”，再輸入相應的數據。用鼠標雙擊工作表sheet2標簽，改名為“進貨”。

（3）創建庫存工作表

單擊工作表標簽sheet3，進入工作表sheet3，在A1單元格內輸入“產品型號”，在B1單元格內輸入“進貨數量”，在C1單元格內輸入“銷售數量”，在D1單元格內輸入“當前庫存量”，在E1單元格輸入“最小庫存量”，在F1單元格輸入“進貨提示”，在A2、A3、A4、A5、A6單元格內依次輸入各產品型號，如AA、BB、CC、DD、EE，用鼠標雙擊工作表sheet3標簽，改名為“庫存”，如圖2所示。

（4）實現自動動態統計和進貨提示

①自動動態統計：在“庫存”工作表中的B2單元格內輸入函數“=Sumif(進貨!＄B＄2:＄B＄51，A2，進貨!＄C＄2:＄C＄51)”，用鼠標單擊B2單元格右下角的填充柄不放，向下拖動至B6單元格進行公式復制。同理，在C2單元格內輸入函數“=Sumif(銷售!＄C＄2:＄C＄1001，A2，銷售!＄D＄2:＄D＄1001)”，用鼠標單擊C2單元格右下角的填充柄不放，向下拖動至C6單元格進行公式復制。在D2單元格內輸入公式“=B2－C2”，用鼠標單擊D2單元格右下角的填充柄不放，向下拖動至D6單元格進行公式復制。

②自動進貨提示：在F2單元格內輸入公式“=if(D2

至此，當前庫存情況的自動動態統計和進貨提示工作便完成了。以后，每當在“銷售”工作表或“進貨”工作表中輸入一個數據，在“庫存”工作表中就自動統計出每一種產品的“進貨數量”、“銷售數量”和“當前庫存量”，并且會在“進貨提示”欄內自動提示哪種產品該進貨了。

假設我們規定了各種產品的最小庫存量（AA，34;BB，100;CC，80;DD，20;EE，100），在進貨表中輸入了產品的進貨數量（AA，234;BB，1000;CC，360;DD，100;EE，600），在銷售表中輸入了產品的銷售數量（AA，201;BB，870;CC，300;DD，56;EE，398），打開庫存表，如圖3所示。

從圖中可以看出產品AA和CC需要進貨。

（5）上述操作兩種改進的方法

上邊舉的是一個簡單的例子。實際工作中，只要稍加修改，上例即可適合實際應用。實際應用時，為了少修改函數，可以虛擬進貨和銷售記錄，如進貨記錄為100個數據，可以虛擬為10 000或者更多（注：這個假設是可以去掉的，后面的程序中就體現了這一點），則在“庫存”工作表中進貨數量欄的B2單元格內輸入的函數可以為“=Sumif(進貨!＄C＄2:＄C＄10 000，A2，進貨!＄D＄2:＄D＄10 000)”。銷售記錄函數的修改同進貨記錄。如果再添加產品品種，只需在“庫存”工作表中產品型號欄內添入產品名稱，最小庫存量欄內填入此產品的規定最小庫存量，其他各欄復制相應的公式即可。

假如企業銷售的產品品種非常多，照上面的方法查看是否進貨就不太方便，我們可以用如下辦法來解決這個問題：仍以上面的5個產品的例子為例，當得到圖3以后，選擇“數據”菜單，從下拉菜單中選擇“篩選”后，選擇“自動篩選”，如圖4結果。

從進貨提示欄選擇進貨，如圖5所示。這樣，就可以清楚地知道哪種產品該進貨了。

3 進銷存管理信息系統庫存信息的VBA程序自動生成實現方法

以上的操作過程是很繁瑣的，稍微一不小心就很容易出錯，為了避免這種情況的發生，提高工作效率，也可以通過Excel的VBA宏來實現。為此，編制VBA代碼如下，這樣就可以實現庫存信息管理的自動化。

Sub kc( )

Sheets(\"庫存\").Select

For i = 1 To 5

Range(\"b2\").Offset(i - 1， 0) = Application.SumIf(Range(\"進貨!B:B\")， Range(\"A2\").Offset(i - 1， 0)， Range(\"進貨!C:C\"))

Range(\"C2\").Offset(i - 1， 0) = Application.SumIf(Range(\"銷售!C:C\")， Range(\"A2\").Offset(i - 1， 0)， Range(\"銷售!D:D\"))

Range(\"d2\").Offset(i - 1， 0) = Range(\"b2\").Offset(i - 1， 0) - Range(\"C2\").Offset(i - 1， 0)

If Range(\"d2\").Offset(i - 1， 0) < Range(\"e2\").Offset(i - 1， 0) Then

Range(\"f2\").Offset(i - 1， 0) = \"進貨\"

Else

Range(\"f2\").Offset(i - 1， 0) = \"不進貨\"

End If

Next i

End Sub