自動轉賬全通用

[摘 要] 傳統會計軟件提供自動轉賬功能，主要局限于結轉損益，并沒有作為一種獨特的憑證數據輸入的通用方法。實際上，自動轉賬不僅能夠用于期末結轉損益和年終利潤結轉，還可用于單向編碼的結轉，甚至可以由用戶現場指定自動轉賬的內容，實現自動轉賬的全通用。

[關鍵詞]自動轉賬；單向編碼；綜合編碼；全通用

[中圖分類號] F232

[文獻標識碼] A

[文章編號] 1673-0194(2006)09-0037-03

[收稿日期] 2006-06-18

[基金項目] 中南林業科技大學引進人才項目資助。

自動轉賬是指在計算機中預先一次性定義轉賬方法，然后由計算機自動編制憑證，將指定的某一賬戶余額全部轉入另一指定賬戶，自動轉賬后轉出賬戶一般無余額結轉下期，從而實現憑證數據的自動高速輸入，自動轉賬功能只涉及賬戶之間的余額結轉。

在會計核算中，往往存在一些每月重復或每年重復、且有規律性的會計事項。如月末將全部損益賬戶的余額結轉到“本年利潤”賬戶，結轉后所有損益賬戶均無余額。又如年末利潤結轉，將全年實現的凈利潤和已分配利潤結轉到“利潤分配（未分配利潤）”賬戶，結轉后“本年利潤”和核算已分配利潤的明細賬戶均無余額結轉下年。對這些有規律性的轉賬業務，電算會計應提供全通用的自動轉賬功能。

一、商品化軟件自動轉賬的局限性

我國商品化會計軟件一般都提供自動轉賬功能，但主要局限于結轉損益，并沒有作為一種獨特的憑證數據輸入的通用方法。如“現金”、“銀行存款”、“其他貨幣資金”科目按現金流量表的行號設計的底層單向編碼年終向綜合編碼的結轉；又如“應付福利費”科目的單向編碼年終向綜合編碼的結轉；再如按成本項目歸集陸續發生的費用時，“基本生產”賬戶（4101）按照明細編碼歸集的間接費用（直接材料(410101)、直接動力(410102)、鑄造燃料(410103)、鍛造燃料(410104)、直接工資(410105)、制造費用(410106)）月末向中轉編碼（成本中轉(410111)）的結轉；又如集合分配賬戶（制造費用（4105）等）所歸集費用的月末結轉等。這些固定的、規范化的轉賬內容都被排除在商品化會計軟件的自動轉賬之外，從而使得自動轉賬功能大打折扣。因此，全通用電算會計軟件應大大擴充自動轉賬的功能，主要將其擴大到單向編碼的自動轉賬。

二、將自動轉賬運用于單向編碼的結轉

所謂“單向編碼”，是指有些明細編碼平時只有借方而無貸方發生額，或只有貸方而無借方發生額，待期末將其轉平，轉入相應的綜合編碼。單向編碼期末（年末或月末）必須轉平，而接受單向編碼轉平的對應編碼稱為“綜合編碼”，有單向編碼就必然有相應的綜合編碼，兩者互相依存。

使用單向編碼的主要目的是為了滿足編制某些特定會計報表的需要。如為編制現金流量表（直接反映部分），可在“現金（1001）”、“銀行存款（1002）”和“其他貨幣資金（1009）”3個科目的編碼設計中，直接運用現金流量表的行號作為它們的底層明細編碼設計。反映現金流入的那些明細編碼為借方單向編碼，平時只有借方發生額，當發生對借方的沖銷數時，只能在借方用負數沖銷，不可在貸方用正數沖銷，如銷貨退回付現；反映現金流出的那些明細編碼為貸方單向編碼，平時只有貸方發生額，當發生對貸方的沖銷數時，只能在貸方用負數沖銷，不可在借方用正數沖銷，如購貨退回收現；當發生現金及現金等價之間的內部轉化時，屬貨幣資金形態的變化，既無現金流入，又無現金流出，可單獨設計一個底層明細編碼核算“內部結轉（98）”；最后必須設計一個底層綜合編碼“上年結轉（99）”，年末將所有單向編碼都轉入該綜合編碼，全部單向編碼轉平，唯有綜合編碼可能有余額結轉到下年。現以“應付福利費明細表”為例，設計的單向編碼與綜合編碼如表1所示。

“應付福利費”一級科目的編碼為“2153”，其下設計了3個二級編碼。“215301”這個二級編碼為綜合編碼；“215302”反映應付福利費的貸方發生額，其下設計了2個三級編碼，如“21530201”和“21530202”，它們都是貸方單向編碼；“215303”反映應付福利費的借方發生額，其下設計了較多三級編碼“21530301～21530305”等，它們都是借方單向編碼。這些應付福利費單向編碼和綜合編碼的核算方法可規范如下:

平時增加應付福利費時：

借：有關科目

貸：21530201、21530202

平時支用應付福利費時：

借：21530301～21530305

貸：有關科目

年終單向編碼轉入綜合編碼：

借：21530201、21530202（結轉后無余額）

貸：215301

借：215301

貸：21530301～21530305（結轉后無余額）

每期期末單向編碼都要轉入綜合編碼，單向編碼必須轉平，完全可以納入自動轉賬的范圍。

三、自動轉賬的設計原理

自動轉賬的理論基礎是“三庫理論”。該理論認為會計核算信息系統所提供的大量數據被存放在有關的數據庫中，已經產生，報表模塊不必另行加工；而各種管理方法和數學模型的數據則存放在方法庫中；不同會計期的數據庫與方法庫相結合，從而產生管理所需信息的目的庫。“三庫”就是指數據庫、方法庫和目的庫。對于自動轉賬而言，待轉平編碼就是轉出編碼，它的最新余額已經加工產生，存儲在中央數據表內，不必另外加工，自動轉賬時可從中取出指定轉平編碼的余額；預先一次性定義自動轉賬的憑證輸入方法，即指定要轉出的前導編碼和轉出方向，接受轉入的編碼全稱，轉賬時的摘要信息；將不同會計期中央分類賬待轉平賬戶的余額數據與相對穩定的自動轉賬方法結合起來，就能產生目的庫數據，即自動轉賬憑證數據。自動轉賬的三庫就是，中央數據表、方法數據表和憑證數據表。其中，關鍵是方法數據表的定義，主要是表結構和表記錄的定義。

自動轉賬表（PAZ.DBF）結構定義如下：

字段 字段名 類型 寬度 小數位

1 序列號 字符型 3

2 摘要 字符型 20

3 轉出編碼 字符型 10

4 轉出方向 字符型 2

5 轉入編碼 字符型 10

6 執行登錄 字符型 50

** 總計 ** 96

以轉平應付福利費單向和綜合編碼為例，定義的自動轉賬方法如表2所示。

表2中的“轉出編碼”是指定自動轉賬的轉平編碼，可用前導匹配的方法指定，不必指定到底層編碼，程序代碼設計反而會更靈活，如表2中指定的“215302”和“215303”。表2中“轉出方向”是指從轉出編碼的借方還是貸方轉出，這里有4種組合：轉出編碼為貸方余額與轉出方向為借方，則借方正數轉出；轉出編碼為借方余額與轉出方向為借方，則借方負數轉出；轉出編碼為借方余額與轉出方向為貸方，則貸方正數轉出；轉出編碼為貸方余額與轉出方向為貸方，則貸方負數轉出。表2中“轉入編碼”必須指定到底層，即指定唯一的一個編碼全稱接受數據轉入，從而避免轉賬數據在幾個轉入編碼之間的分割，如表2中指定的“215301”。表2中“執行登錄”將登記最近一次自動轉賬的日期和憑證類號，以防止在同一會計期內的重復自動轉賬，如上次自動轉賬是2004年4月，則本次自動轉賬應為2004年5月。自動轉賬的方法數據，用戶可進行定義和編輯。在自動轉賬的輸入界面中，各序列號的方法數據應賦值給一個組合框供執行時選擇。

自動轉賬的過程是：首先，在自動轉賬界面的組合框中選擇一項自動轉賬內容，并從方法表中取出該自動轉賬內容的信息，然后，判斷是否為當前會計期的重復自動轉賬，“是”則返回，“否”可繼續執行；其次，用前導匹配函數在當前中央數據表中尋找要轉出的底層編碼及其期末余額，根據定義的轉出方向決定是正數轉出還是負數轉出；最后，將自動轉賬的這些信息自動輸入到憑證數據表中，在執行界面中應形象地觀察到這些自動轉賬輸入的憑證數據。

四、小結

綜上所述，自動轉賬不僅能夠用于期末結轉損益和年終利潤結轉，還可用于單向編碼的結轉，甚至可以由用戶現場指定自動轉賬的內容，實現自動轉賬的全通用。它彌補了商品化會計軟件自動轉賬的缺陷，實現了憑證數據的高速輸入，更有利于各模塊之間的數據共享和交換。它是全通用理論在自動轉賬環節的擴充，有重要的現實意義。

主要參考文獻

[1] 黃昌勇.電算會計基礎[M]. 上海：立信會計出版社，2002.

[2] 張曉瓊.電算化會計的表格輸入法探討[J].中國會計電算化，2003，（3）：19-20.

[3] 張曉瓊.成本核算通用化設計新思路[J].中國會計電算化，2004，（1）：23-25.