都是訂貨惹的禍

從20個單品一跟頭翻到40個，可原本勢頭強勁的銷量增長箭頭同比卻背道而馳一這真是咄咄怪事!又是訂貨管理惹的禍，這是一個典型的訂貨管理不力造成的缺貨現象。

6月9日，晴

年度合同總算都談完了，今天我約了一家國內知名廠商來做商業回顧。在準備商業回顧材料時，我發現了一個比較嚴重的問題：他們的營業額沒有達到合同中約定的預估。另外，我從門店那里，還收到了不少對他們在服務方面的投訴，本來以為這只是一些細節問題，不會影響大局，可如果他們沒有完成銷售預估，那么門店的這些投訴就不是小問題了。確實要和他們坐下來，認真進行回顧了。

他們的銷售總監帶著銷售經理，早已在外面等我了，我們很快切入了正題。由于去年他們的20個產品在分類里面的表現都相當不錯，今年為了幫助他們達到我們所共同預估的營業額，我們將他們進店的單品增加了一倍，從原來的20個增加到40個，同時從其他廠商那里減少了共計20個單品。本來希望他們單品數量的翻番，能夠促使銷量也翻番，并帶動整個分類銷量得到進一步提升，但事與愿違，事實上銷量只比去年同期增長了50％。對我們而言，增加的這20個單品，到目前為止是失敗的，因為這些單品不僅沒有達到我們的增長預期，甚至都沒能彌補那清掉的20個單品的銷售額。為什么會這樣呢?經過分析發現，他們的缺貨率比去年竟上升了60％左右。我幾乎可以斷定，銷量的損失就是他們缺貨造成的。

說到缺貨問題，他們的銷售經理開始訴起苦來。原來，今年他們擴張當中很重要的一步棋就是增加單品。他們成功地在大多數零售商那里，將單品增加了一倍左右，可隨之而來的是，訂貨管理出現了嚴重問題。因為原來單品少，他們的業務員憑借與門店良好的客情關系，訂貨數量是由他們來給門店建議的。很顯然，單品少，而且有歷史數據的積累，業務員憑經驗就可以搞定了。但現如今，一下子增加了這么多單品，問題就出現了。

首先，業務員僅憑經驗來預估訂貨數量，難度和工作量都大大增加；其次，許多新單品都是剛剛開始銷售，沒有任何歷史數據和經驗可以借鑒，造成了很多建議訂單錯誤百出，最后，尤其是新品，賣得好的總是缺貨，不好賣的就一大堆庫存。原本他們的業務人員在訂貨方面所花的時間，平均只占整個工作時間的10％左右，現在已經上升到了30％，即使這樣，問題依然沒有解決。

最后，他們的銷售總監明確向我表態：一定重視加強訂貨管理，保證在接下來的時間里，將缺貨率降到5％以下。

專家解讀

供應商管理傳統渠道所用的訂貨管理方法，已經無法適應現代渠道，缺貨像一個頑癥，困擾著供應商和零售商。如何減少缺貨，增加銷量，訂貨管理無疑是劑良藥，供應商需要不斷地改善訂貨管理工具，尤其是變革訂貨管理思想。

其實，在前面日記中提及的供應商，他們沒有完成與零售商合同中約定的銷售預估，其根本原因是缺貨率太高(當然導致缺貨增加的原因，是由于他們新品增加太多，而不能像以前那樣向超市提供準確的建議訂單，尤其是那些新品)。盡管缺貨的原因是來自多方面的，但是訂貨無疑是導致產品缺貨的最關鍵因素之一。而且，訂貨的好壞，不僅關系到缺貨率的大小，還影響到零售商的庫存情況，庫存太高不僅會帶來退貨的增加，而且會增加零售商的庫存成本，降低商品周轉速度，進而導致再次訂貨的不準確，以致形成惡性循環。同樣，缺貨會造成零售商的銷售損失，更嚴重的是，會讓顧客產生對零售商門店的不滿，甚至對產品的抵制。

因此，訂貨問題是關系到供零雙方共同利益的一個關鍵環節。實際上，零售商在訂貨方面非常需要供應商的支持，而且零售商在管理眾多商品時，出現缺貨和高庫存的情況不可避免，因而供應商的監督和協助就是非常必要的。

在訂貨管理中，很多供應商會出現一些問題，其實這與供應商一直沿用管理傳統渠道的思路有關。現在的零售商進貨量大、商品多、周轉速度快，同時零售商相對于供應商更加強勢，供應商過去那些簡單的訂貨管理方法，已經無法保證訂貨的準確性。

在供應商諸多的訂貨管理問題中，最突出的有兩個：

第一，很多供應商在與零售商合作時，不談或者很少談及訂貨和送貨問題，比如訂貨周期、送貨天數和最小啟運量等條件。很多供應商認為，這些條件是合同中最不重要的部分，因而忽視了對這些條件的談判。但是，這些條件并不是零售商自己能決定的，因為它們體現了供應商的實際產品周轉管理能力，比如生產能力、庫存和物流能力，以及供應商所能承擔的物流成本極限等。

實際上，零售商希望能與供應商討論訂貨和送貨問題，從而減少缺貨和不必要的庫存。當然，在談判中，零售商會為了自身利益，避開討論最小啟運量，而要求隨時送貨等條件。不過，他們內心也清楚，如果這些要求超出了供應商的能力和成本預算，也無法得到落實。

第二，很多供應商并不了解零售商的訂貨公式是什么——有哪些參數，這些參數是如何設置的，它們會對訂貨數量產生什么樣的影響等。于是，很多供應商只能被動地修改零售商的訂單：雖然明知這家零售商的訂單數量會次次出現錯誤，但還是照樣接收訂單，只是在發貨時做了修改而已。實際上，這是治標不治本。

那么，供應商的訂貨管理應該從哪里著手改善呢?

訂貨計劃和送貨計劃

經驗豐富的零售商，對每家供應商一般都有非常明確的訂貨計劃和送貨計劃，如表1所示。零售商為了平均安排每天的送貨量，需要合理分配各個供應商的訂貨和送貨，他們對每家供應商規定出嚴格的訂貨日、送貨日和訂單取消日等，有些零售商還對當天的送貨時間有具體要求。

作為供應商，完全可以根據自己的物流能力和產品銷售情況，與零售商溝通，共同制訂訂貨計劃和送貨計劃。而且，為了降低物流成本、保證產品供應，按照區域內的送貨線路，供應商可以有目的地與各零售商溝通，合理安排各零售商的訂貨和送貨，從而保證物流效率最高、合理，如表2所示。

訂貨公式

零售商每次訂貨數量的準確與否，是與其訂貨公式相關的。通常來說，零售商都有自己的訂貨公式，通過商品的排面量、庫存、訂貨周期、送貨周期以及季節性等因素，來制訂訂單。雖然每家零售商的訂貨公式不盡相同，但訂貨原理完全一樣。

然而，由于零售商的管理水平參差不齊，有些零售商的訂貨公式設置不盡科學，甚至有些根本就不用訂貨公式來訂貨，這就無法保證訂貨數量的準確。

另外，在訂貨公式中，有些參數是需要不斷變化的，如庫存管理水平的高低、季節參數的調整等，而很多零售商無法保證這些參數的及時調整，這就無法產生準確的訂貨量。

再者，由于零售商的門店分散，也造成了訂貨管理難度的增加。即便有些零售商是采購統一訂貨，減少了一些人為因素的影響，但是采購訂貨的僵化、與門店實際情況的脫離，也會造成訂貨不準確。

這種種情況，就使得訂貨過程中供應商的提醒和監督非常必要。如果可能的話，供應商應該設法了解零售商的訂貨公式，與零售商共同溝通訂貨參數的設置，保證訂單的相對準確。

此外，供應商應盡量做到主動式訂單，即主動給零售商提供訂貨數量和訂貨參數的調整建議，特別是銷量最好的幾個關鍵產品。主動式訂單可以保證訂貨量不斷趨于準確。實際上，零售商在其缺貨管理中，也會要求嚴格控制分類中銷量最好那些商品的缺貨。

目前，很多供應商也能提供訂貨建議，并修改零售商發過來的訂單，但是大多還停留在依靠銷售人員自身經驗的階段，沒有形成穩定的、數據化的管理方法和工具。比如，供應商非常熟悉自己產品的季節性特征，雖然零售商對此也很熟悉，但如果供應商使用科學的季節性管理工具，就能更好地提醒和幫助零售商，及時調整訂貨的季節參數，這對雙方都有好處。

如表3所示，供應商可以將自己產品的季節性特征，填入12個月的每一天，這樣就有了一個清晰的季節性時間表，不僅方便自己的促銷計劃、產品準備、人員安排，而且可以適時提醒零售商。零售商為了保證合理的訂貨量，可以及時修改季節參數，使每次訂單相對準確。

綜上所述，其實，在訂單管理中，供應商需要作出兩方面的改變：第一是認識上的改變，應就訂貨和送貨問題與零售商積極溝通，討論訂貨和送貨計劃，以及訂貨參數的設置，這樣能夠保證雙方共同的利益；第二是完善自身訂貨管理，建立與零售商對應的訂貨管理方法和工具，管理零售商的訂貨參數和日常訂貨量，為零售商提供更好的服務，使雙方合作建立在更高的水平上。當然，這里討論的只是正常訂單的管理，不涵蓋臨時性訂單，比如新品的訂單管理和促銷訂單管理。對于臨時性訂單的管理，供應商需要重點加強提高數據的應用能力，和銷售預估能力。

價值分享：

1．積極地與零售商討論訂貨和送貨問題。

2．對關鍵單品實施主動式訂單管理。

(編輯：賈秋良qijia@126．com)