關于檔案、文件、資料的認識的再認識

由于年齡的關系我已多年不再寫什么檔案學研究的文章了。現在的興趣集中到了對人文文化的研究，覺得人文文化的東西很有意思。檔案學現在有很多高學歷的年青的同志們再搞，檔案學人一代一代的更替是很正常的事情。但，最近我的老師著名軍隊檔案學者霍振禮先生，打電話給我，希望我能再寫一寫檔案學方面的文章，因為，他對當前檔案理論學界淡化科技檔案的趨勢，有自己的看法，他認為，“淡化科技檔案的概念是理論上的倒退”，我對此看法，也深有同感。霍振禮老師是我國檔案界的一位老前輩，離休后身體一直不好，但他出于對檔案事業的熱愛，近年來一直抱病抓筆寫出了不少好的理論文章，聽霍老師的愛人講，他有一次去給某雜志寄稿，甚至昏倒在郵電所的座椅上，聽到這件事，真的讓我好慚愧，每每想起此事都讓我不好受。事有巧合，最近在《檔案管理》雜志上見到好友張照余先生的一篇《文件與檔案關系問題評論》的文章讓我真的想拿起筆來，把一個老話題再講上一遍，因為由于電子文件的出現，人們總在企圖對傳統的檔案概念進行某種修正，希望修正后的檔案這個概念，能夠為當前的數字化檔案、數字化檔案館的研究提供理論支撐，本人對此持有一些不同的意見，恰在此時《檔案天地》雜志的編輯給我寄了一篇約稿函。看著這約稿函，想到養育過我的燕趙大地，那種生命中的悲歌之情由然而生，于是也就有了這樣一篇“發言”式的文章，我想用這篇文章應我的老師霍振禮之約及《檔案天地》的編輯之函。

一、定義檔案與文件沒有必然的聯系

如何定義檔案。什么是檔案？這個問題已經討論過幾十年了，看來今后還會繼續地討論下去。但在這里有一個現象是需要給予關注的，我們院校的一些檔案學教授們，往往喜歡在定義檔案這個概念的時候非要把“文件”這樣的東西扯進來，好像一定要給檔案找一個什么“屬概念”。這樣一來，文件和檔案的關系就變得密切了起來，然而當我們認真地審視這個檔案的“屬概念”的時候，又發現這個“屬概念”的外延與內涵遠遠不如檔案的豐富，但現實又是大量的檔案多由“文件”轉化而來，于是關于什么是檔案，檔案與文件到底是什么樣的關系的爭論就很難有一個共識了。

筆者以為，我們無論如何研究任何一個對象的時候，首先不要人為地把這個對象同其它的對象扯在一起，這樣扯來扯去，對我們科學、客觀地認識事物是沒有什么幫助的，筆者贊同張照余博士關于“對概念的定義通常出于兩方面的目的：學術定義或實踐界定。前者是對被定義概念的理論探討，旨在認識概念的內涵與外延，據之分析事物之間的關聯，建立起術語體系；后者是對實踐對象的限定或說明，著力于統一工作的內容或范圍。學術定義和實踐界定相互關聯，在很多情況下兩者表述一致。”但在這里需要強調的是實踐的界定是第一位的。我們認識任何事物都必須從實踐出發，不能想當然，甚至是刻意地對實踐對象加以修飾。

那么對檔案這一事物應該怎樣從實踐中界定呢？這是正確認識檔案的關鍵，也就是說，檔案是什么？實際上要回答這個問題并不難，從人類有了意識，產生了需要記憶的需求，就有了結繩這樣一類，可以稱之為檔案的東西。檔案是因為記憶的需要而存在，但作為檔案的前身并不全是因為記憶的需求而形成的。檔案是什么？從實踐的層面看，檔案從遠古到今天，它一直是一種人們保存起來的記憶，在這里它同文物的最大區別就在于檔案不僅具有歷史價值，它最重要的存在意義是記憶的價值。它同文件的最大區別可能是，一個是“過去式”一個是“現代式”，如果我們從時間的角度去看的話。

原本檔案同文件、資料、文物、圖書的區別是非常明顯的，正因為這種明顯的區別才有了圖書館、博物館、檔案館這樣一些不同的社會工作部門。

在我們的高等院校的檔案學系里，教授們對檔案這一事物給出了不少的學術定義，建立起了檔案的學術術語體系，但這些定義似乎總顯得那么不完善，那么難以概括檔案的最本質的屬性。檔案無論學者如何定義它，如果我們通俗地解釋檔案的話，檔案其實是，具記憶價值的各種形式的歷史遺留物。這種歷史遺留物因為具有記憶價值，所以可以作為一種憑證，作為一種歷史來使用和研究。這里的記憶價值，實際上是區別于圖書和資料的參考價值而言的，記憶價值應包含有真實、原始性的價值。

我們對任何概念的解釋不應該帶有主觀的創意而應該是尊重現實、在實踐的基礎上概括起來的說明。

可以說，當人類具有了某種保存記憶的意識和行為之后，就有了我們今天所稱的檔案，而文件則不是因為保存記憶的需要形成的，文件如果按《現代漢語詞典》給出的解釋是公文、信件等，或是指有關政治理論、時事政策、學術研究等方面的文章。顯然檔案同文件沒有什么屬性上的共同點。檔案不是文件，文件也不等同于檔案。但在檔案學的傳統認識上，不少檔案人十分強調文件與檔案之間的關聯，甚至在具體討論到電子文件，以及在研究“文件生命周期理論”的過程中，把檔案與文件視為“一物”，講檔案就是文件，文件也是檔案，檔案和文件應實施一體化的管理。這里就出現了一個有趣的問題，我們把牛、羊一起放牧的時候，是不是可以把牛、羊視為“一物”呢？

我們在自然界中可以看到不少這樣的現象，不同屬性的東西可以進行一體化的管理，但這并不能說，這些不同屬性的東西是一物。筆者贊同“文檔一體化管理”之說，但絕不視檔案與文件為“一物”，因為管理只是一種手段，任何管理方式都不可能改變管理對象的本質屬性。

二、關于檔案形成的“自然”說與“意識”說

記得在10多年前，在檔案界曾有學者討論過檔案是自然形成的，還是人為的、有人為意識導致而形成的。這個話題當時討論的很激烈，其中一篇有關這一話題的論文還獲得了某一次中國檔案學會優秀成果的一等獎。

今天當我們再回過頭來重新審視這一話題，對我們深刻地認識檔案的本質屬性是有一定幫助的。檔案作為人類的記憶，最早因為人們是使用結繩來記事的，這樣的結繩也就成了我們所能了解到的最早的檔案。這樣的檔案顯然是人們刻意為之，主觀創造出來的，不是自然形成的。但當文字出現之后，這種結繩記事的方法已不再使用，繼之以文字記事，那么大凡記事的文字，多可能成為檔案，但這些文字并不像打結的繩子是專門用以記事的，這些文字材料多是一種伴生物，用于交流、處理事物的，但無論這些文字材料是專門用于記事還是用于交流和處理事物的，但自從有了這種文字的材料之后，人們還是會有意地，把那些認為是“存史”價值的文字材料保存下來，這種意識同最早的結繩記事的初衷并沒有什么不同。因此，文字這樣一類的材料它并非同打了結的繩子那樣，是專為記事形成的，它們多是伴生物，這就是原始檔案同人類有了文字之后的文字類檔案的一點區別。但此類文字材料一旦被認為有存史的價值，作為一種記憶被保存了下來，那么它就同這種打了結的繩子的作用就沒有什么區別了。通過這樣的分析，我們可以理出一個頭緒，今天講的文件多不是因為保存記憶的需要形成的，而是伴隨著人類的生產、生活等社會活動產生的，是一種伴生物，但當某些文件具有了存史的記憶價值，那么這樣一類的文件被人為地保存下來，如是的文件就是我們講的檔案。這里需要特別注意的是，我們人類可能保存一切有存史記憶價值的遺物，那么這些遺物只要是具有記憶的價值，無論這樣的遺物形態如何，都可以認定這些遺物是檔案。

從社會學的角度看，檔案現象的存在和檔案職業的形成，顯然是出于人類“保存記憶的需要”，這種需要恰恰是我們研究一切檔案現象的邏輯起點和推動檔案事業發展的重要動因。從人類保存記憶的需要研究檔案，檔案明顯是，人們刻意保存下來的歷史遺物，這些歷史遺物的前身是什么樣的形態、是自然形成的，還是伴生物并不重要，重要的是，作為檔案這樣的遺物必須具有記憶價值，而這此遺物正是因為有了這樣的價值才會被人們作為檔案保存起來。這其中還有這樣一種可能，一些有記憶價值的歷史遺物，由于人為的原因，并沒有被人類保存起來，那么這樣一些歷史遺物是不是檔案，歷史遺物是不是只有被人們保存下來的才可稱之為檔案，這里應該明確的是，任何具有記憶價值的歷史遺留物當被人們保存起來作為記憶的才可稱之為檔案，否則這樣的歷史遺留物雖有記憶價值但并不可以稱為檔案，這樣的遺物原來是文件，它還叫文件，或可稱使用過的文件。于是我們能夠得出這樣的結論，檔案是人類刻意保存下來的有記憶價值的歷史遺物，檔案不是自然形成的。

正因為我們對檔案有了這樣一種認識，關于數字檔案的原件的討論，就變得不那么有意義了，經數字檔案的形成者確認的，并由檔案部門保存下來的那些數字文件就是“原件”也是檔案。

三、檔案的內涵、外延遠遠大于文件

初涉檔案的同志，都有可能會在某些培訓班上的老師那里聽到這樣的話，“檔案源于文件”，這是在檔案界流行了多年的一句名言。但一個明擺的事實是：能夠產生文件記錄的社會活動相當有限，很多人類的社會實踐并不伴生文件，如果僅僅依賴伴生的文件記憶歷史，必然導致歷史的缺失，使歷史出現“盲區”。為了硬把檔案和文件扯在一起，一些同志不負責任地任意擴展文件的外延，希望文件這一概念能夠涵蓋人類的所有活動領域，而企圖讓文件同檔案扯上一種自然的聯系，當然這種愿望是好的，但實際情況是，當我們只有正確地認識文件與檔案的差異，才能認識檔案與文件的聯系。檔案與文件雖然有區別，但它們之間也存在著某種聯系，這種聯系之密切，使得一些同志提出，要把文件與檔案視為一物，這從另一個側面，讓我們看到了檔案與文件之間的某種“親緣”關系。客觀地講，目前各級各類檔案館和機關檔案室保存的檔案，其前身絕大多數都是文件，這些原來被稱之為文件的檔案，似乎只是換了一個保存的場所，在文書處理的辦公室叫文件，移到了檔案室又被改稱為檔案，這樣的文件與檔案的轉化關系從表面上看似乎文件的外觀到內容并沒有發生什么改變，為什么保存地的變化導致了文件的本質屬性的改變，這其中我們需要注意的是，文件的形式與內容雖然沒有任何變化，但原來文件的作用和使用價值變了，所以當有記憶價值的文件被人們刻意地作為記憶保存下來的時候，這樣的文件再不能稱作為文件了，而應該改稱為：檔案。文件保存地的變化意味著一種價值的改變，價值變了，事物的屬性也就改變了，檔案界把這樣的改變，稱之為“歸檔”。實際上“歸檔”在檔案學的理論研究中是一個很重要的概念。

應該說，具有記憶價值的歷史遺物，不僅僅包括文件，像帶有文字的青銅器，還有油田建設中鉆探取得的巖樣，各種航拍的照片等等，如果說這樣的材料不是文件的話，那么由文件轉化而來的檔案雖然數量比較大，但文件能夠記錄的記憶，還遠不同于檔案記錄的記憶，檔案記錄的記憶應該是人類活動的全部，而不是一部分，或一大部分。正是由于長期以來形成的，“檔案源于文件”和“文件就是檔案”的這樣的傳統認識，造成了我國檔案館室藏單一，檔案館、室庫存房里單一的由文件轉化而來的檔案，使檔案館的門類結構不合理，進而造成檔案館門庭冷落，來檔案館利用檔案的只是一些機關干部、學者、教授，一般的老百姓離檔案館越來越遠，建設公共檔案館的愿望將難以實現。

如前所言，要實現檔案館的公共性和存史功能，館藏檔案的來源范圍要涉及到人類活動的各個方面，對非規范和隨機形成的有記憶價值的材料，檔案館、室要特別注意對它們的收集。要把我們的檔案館建成公共檔案館，檔案的來源如果只是文件的話，那么我們的公共檔案館也只能建在紙上，建在學者們的著作里。

由于我國檔案館是由檔案室脫胎而來，相當多的檔案學者習慣于把檔案室同檔案館聯系起來研究，不注意檔案館同檔案室的本質區別。檔案館是面向社會的，而不是面向機關的，如果檔案館的建設過分依賴檔案室，認為檔案館是建在機關檔案室之上的，那么將嚴重制約檔案館的發展，因為機關檔案室是面向機關的，是一個機關的內設機構，檔案館則不同，檔案館不只面向機關，檔案館重要的是要面向社會的公眾，否則的話，我們講的檔案館只能是放大了的一個機關檔案室，或準確一點地講，是一個機關的聯合檔案室。

“檔案源于文件”的認識誤導了我們不少檔案人，使我們的檔案事業的主體，檔案館的建設受到了不良的影響，使我們在建設公共檔案館的道路上舉步維艱。因為這樣的認識束縛了我們的手腳，讓我們邁不開步伐，當然“檔案源于文件”說，也有歷史上的原因，因為中國封建社會的檔案館都是面向封建統治機構的，這些所謂的檔案館，從嚴格意義上講，只能是一個大的封建機構的檔案室，真正現代意義上的檔案館，應該是面向社會大眾的。館藏門類多樣、合理才可能成為為廣大人民服務的公共性的檔案館，在這里檔案館的館藏檔案的結構、門類是否合理是至關重要的。

檔案的內涵與外延顯然是遠遠大于文件的，不是說我們人為地改變“文件”的外延，搞一個“廣義文件”的概念就可以讓“文件”的內涵與外延同“檔案”的內涵與外延等同起來。我們承認文件與檔案之間的密切聯系，承認在有記憶價值的歷史遺留物中，不具現行價值的文件是最讓我們關注的有記憶價值的材料，而且文件與檔案的形成有著某種非常緊密的聯系，這樣的聯系甚至于讓我們感覺得到文件與狹義的檔案之間存在著一種生命的轉換現象，但要使那些“非文件性檔案”重新回歸于“文件性檔案”顯然有人為的創意性的動機存在，因為檔案的內涵與外延是文件難以涵蓋的，無論我們怎樣地去改造“文件”的概念都無法做到這一點。

三、從狹義的檔案范疇看，“文件周期理論”與“文件檔案生命理論”

文件生命周期理論自20世紀80年代傳入我國至今，怎樣看待這樣的理論，我國檔案學界進行了長期的爭鳴。文件生命周期理論把文件與檔案視為同一事物的不同階段價值體現，把文件的生命過程劃分為不同的價值階段，由于認識上的分歧，對文件生命不同周期的價值的認識不同，對文件生命周期的階段劃分也就不同，有分為三個階段的，也有分為四個階段的等等。

但在研究文件生命周期的過程中，應該明確的是，首先，我們是在“文件檔案”的范疇中討論這樣一個問題的，也就是說在狹義的檔案范疇，而不是在廣義檔案的范圍，在廣義檔案的范疇，“文件生命周期理論”是不成立的；其次，“文件生命周期理論”在不同的國家，由于體制的原因可能出現不同的形式，這并不奇怪，就是說，“文件生命周期理論”在不同的國家由于政治體制的差異會出現不同的版本，但這些不同的版本同樣都可能是同一個理論的不同的表現形式；第三，文件的生命過程并不再現出一種周期性的特點，而似乎是線性的，文件從形成至消亡是一個“生命”的過程。

早在50~60年代，我國一些老一輩的檔案工作者就提出關于文件從形成到歸檔成為檔案，是一個生命的過程。在這個過程當中，處在不同階段的文件的價值不同，正是根據這樣的理性認識和我國的體制，我國的文書、檔案工作機構出現了，這種體制是，文書部門到機關檔案室至檔案館這樣的設置形式。我們把機關檔案室和檔案館保存的“文件檔案”都稱之為檔案，中國的文件生命理論，實際上是“文件檔案生命理論”而不是“文件生命周期理論”。

“文件檔案生命理論”同“文件生命周期理論”比較，它們實際上是一個理論的不同版本，這個理論實際上是講，文件從形成到歸檔是一個過程，處在這個過程中的同不階段的文件具有不同的價值，由于價值的差異在這個過程中文件的性質將發生改變成為一種新的個體，這種個體叫檔案。因此，文件生命過程理論并不是舶來品，只不過國外對文件生命過程理論的研究深入一些，但把文件生命過程理論稱之為“文件生命周期理論”是不嚴謹的。

我們把檔案室保存的“文件”也稱之為“檔案”，不像國外叫“半現行文件”，這當中就存在著對檔案的認識上的差異。在國外，很多國家對檔案和文件之間的區別并不是很重視的，有的一些國家甚至是文件和檔案并不加以區別的，他們認為，文件就是檔案，檔案也是文件。這些國家有不同于中國的文化與體制，我們不能不加分析地借鑒這些國家的經驗，也把文件和檔案視為一物。

我國的“文件檔案生命”理論是植根于中國傳統文化基礎之上的，符合我國國情的檔案學的思想理論，是科學的，值得倡導的。中國人把文件的生命過程中的價值變化分為三個階段，即文件價值階段、檔案室檔案價值階段、檔案館檔案價值階段。也就是在我國檔案工作者的思維中，檔案可分為檔案室檔案和檔案館檔案，“檔案館檔案”同“檔案室檔案”的價值還是有一些區別的。“檔案室檔案”按謝倫伯格的價值說，主要的是具有第一價值，是對形成者具有利用價值；而“檔案館檔案”按謝氏說主要具有第二價值，即社會價值。

在檔案學理論的研究過程中，我們是要關注時代的變化和新的科學技術的發展對檔案工作和檔案學進步的影響，要借鑒國外有益于我們的科學研究成果，尤其是檔案學研究的新的成果，但有一條不能忘的是，我們的科學，尤其是社會科學，它同我們國家傳統的文化聯系很深，任何脫離我國文化和實踐的研究都不會有什么意義，中國的檔案學并不落后，中國的檔案學是建立在中國文化基礎之上的，中國的文化是中國檔案學發展的沃土。

我一氣寫了數千字，算是對燕趙大地的同行們的回復，算是我支持你們全新改版的實際行動吧！

（作者單位：廣東省檔案局）