如何提高施工文件的質量

施工文件是施工活動的真實記錄和反映，它的完整性、準確性、系統性，直接影響著工程今后的運行、維護、改擴建等。因此，提高施工文件的質量，已成為現階段施工企業的一項重要任務。

一、施工文件中存在的問題

1、施工文件的成套性完整性不夠

在施工活動中由于項目技術負責人和工程技術人員檔案意識淡薄，不重視檔案工作，只注重工程進度、工程質量，沒有做到檔案工作與施工活動同步進行，平時不注重文件的形成、積累、收集和整理，到了工程后期驗收時才發現文件短缺不全，采取臨時查找、拼湊補救的辦法，個別甚至存在造假的情況，因而造成了施工文件完整性、準確性的缺陷。

2、施工文件內容質量欠缺

施工文件不僅是評定工程質量的重要依據，也是解決經濟糾紛、技術糾紛的原始憑證。但是由于施工單位人員流動大、新手多，專業知識缺乏，對文件質量認識有差異，所以造成施工文件的內容填寫不完整，無法反映施工過程的詳細情況，施工文件不同程度地存在一些問題：一是施工文件的原件散失，收集不齊全，多為復印件且模糊不清，有的采用抄件，但在抄件上不注明原件存放單位及抄件人和抄件單位簽名、蓋章。二是施工文件的內容填寫不規范、不完整。三是用于工程的原材料、半成品、成品的合格證、試驗報告，沒有按照材料的品種、規格、數量等進行分類整理匯總用表，試驗項目填寫不齊全。四是隱蔽工程驗收記錄不按專業、分層、分段、分部位進行，需附圖時不在備注欄內附圖；五是工程質量評定資料有簽字無結論或結論表述不規范等等。

3．竣工圖的編制不規范

竣工圖是工程的實際反映，竣工圖質量是驗收檔案的重點核心部分。但竣工圖歸檔時也存在不完整、漏做情況：一些圖紙沒有按實際變更通知單更改或修改不到位；有些沒有加蓋竣工圖章或竣工圖章中的內容經常漏簽或不簽。有的利用施工圖改繪竣工圖，未標注變更修改依據，加蓋上竣工圖章就成了最后的竣工圖等，造成了竣工圖與工程實際不相符，影響了竣工圖的準確性。

4．文件用紙格式和書寫不符合標準要求

施工文件具有動態性，維護其準確性包含著滿足現實利用的要求，必須動態地反映施工活動的面貌。施工文件也會隨著工程建設情況的變更而相應地發生變更。在施工活動中，由于施工人員和工程技術人員及試驗人員尚未意識到施工文件對檔案的重要性，普遍存在著隨意涂改文件數據現象，進行更改時使用涂改液涂改或用刀片刮改；在施工文件的編制過程中使用文字不規范，書寫潦草，用鉛筆或圓珠筆增刪文字或數字；自行制作表格，造成一個項目的表式文件內容、格式不統一；合格證粘貼用紙就地取材等缺乏嚴肅性、統一性，難以保證施工文件轉化成檔案的質量，給檔案的保管和利用帶來諸多麻煩。

二、提高施工文件質量的措施

1、必須實施文件質量的全過程管理

施工文件來源于工程建設職能活動，從文件的產生到整理歸檔要經過多種環節和諸多人員的參與，每一環節的工作質量都會直接影響其形成質量完整性、準確性、系統性。因而，決定了施工文件各階段形成、積累必須與施工活動的各階段同步進行管理。首先，從工程開始就落實同步管理，即開始文件的收集、積累工作。為此，檔案人員要經常深入施工現場，幫助工程技術人員樹立既重建設，又要重檔案工作的科學管理意識，并對如何做好施工文件的形成、積累進行經?；臉I務指導。因為工程初始階段，或因各項制度不健全，或因機構人員設置不到位等原因，常常不太注意或無暇顧及文件的形成和積累，因此，檔案人員必須做好工程初期文件形成積累工作，發現問題，及時整改。其次，嚴把歸檔驗收關，把歸檔文件質量控制在工程移交前，這是保證施工文件質量的重要環節。檔案人員要根據事先制定好的歸檔范圍及歸檔要求認真地進行逐條核對，1、從整體上審查該施工文件與工程建設的每個專業、每個階段、每一個環節形成、積累材料是否齊全、完整，是否是原件；2、文件的內容及其深度是否符合國家有關施工方面的技術規范、標準和規程，是否真實準確地反映了工程實際；3．文件的會簽、蓋章手續是否完備，文件的字跡、圖表質量是否符合歸檔質量要求；4、綜合卷冊、專業卷冊組卷是否合理；竣工圖編制及折疊是否符合規范要求等。如有缺項漏項或還應形成哪些文件，一次性提出整改，并填寫文件整改單，及時反饋給工程技術人員進行補充修改，盡量不要造成技術人員三番五次修改和返工。此項工作也是對檔案人員檔案管理水平和工程專業技術知識程度的檢驗。

2．健全組織機構，完善各項規章制度，堅持“三納入”是提高文件質量的重要保障

施工活動是由多層次的各方面有關人員進行的，為確保施工文件的完整和質量，首先，領導重視支持，是開展檔案工作的保證。企業領導要把檔案工作納入工作的議事日程，并從人、財、物等方面提供必要條件，要切實解決檔案工作中的一些問題，如適度加強資金投入，保證必要的設備和檔案庫房的基本所用，以增強檔案管理人員的工作信心和熱情。其次，必須建立健全檔案管理的各項規章制度，使檔案工作有章可循。將文件的收集、積累與歸檔工作納入管理制度中，明確規定在施工活動中每一個階段應形成、積累哪些文件材料；將文件的收集、積累歸檔納入施工計劃管理，與工作任務同時下達，并以是否有完整、成套的施工文件為標準來考核工作完成情況；將文件的形成、積累與歸檔納入有關部門職責范圍和有關人員崗位職責，并與經濟核算掛鉤。這些措施對控制施工文件的質量與歸檔無疑會起到重要保證作用。

3、提高檔案人員的業務素質是提高檔案管理工作水平的根本所在。檔案工作是一項一專多能的綜合性工作，它不僅要求檔案人員具備嫻熟的檔案管理專業知識，還要懂得一些工程技術專業知識和計算機技術知識。同時還要加強與工程管理、技術人員的配合，進行及時的業務指導和積極提供有效服務，通力合作，共同做好施工工程的檔案工作，為企業的生產、經營活動服務。

（石家莊一建建設集團有限公司）