如何加強應收賬款的管理與控制

［摘 要］ 企業(yè)的應收賬款居高不下將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，在一定程度上夸大了企業(yè)經(jīng)營成果，降低了企業(yè)的資金使用效率，影響了企業(yè)的資產(chǎn)質(zhì)量，加大了企業(yè)的經(jīng)營風險。因此，加強應收賬款的管理與控制，成為企業(yè)財務(wù)管理的重中之重。本文從應收賬款形成的原因入手，簡要分析了加強應收賬款管理與控制的一些措施。

［關(guān)鍵詞］ 應收賬款；事前控制；事中控制；事后控制

［中圖分類號］F275.1［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）04-0067-02

一、 應收賬款的含義及其形成的原因

應收賬款是企業(yè)因賒銷商品、產(chǎn)品、提供勞務(wù)而形成的債權(quán)，具體說來是應向購貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項或代墊的運雜費等。應收賬款是企業(yè)市場競爭的產(chǎn)物，是企業(yè)擁有的、經(jīng)過一定期間才能兌現(xiàn)的債權(quán)，隨著國家市場經(jīng)濟的逐步建立和完善，企業(yè)間的競爭也就是搶奪市場的競爭，應收賬款作為企業(yè)的一種商業(yè)信用和促銷手段，被企業(yè)廣泛采用，有一種居高不下的趨勢。

企業(yè)應收賬款居高不下的原因主要有如下幾個方面：

1. 激烈的市場競爭所致。在當今科學技術(shù)飛速發(fā)展的時代，產(chǎn)品的更新?lián)Q代非常快，“零庫存”的觀念已經(jīng)深入企業(yè)“民心”，如不及時將庫存“消腫”，產(chǎn)品日后就有可能變得一文不值。因此，企業(yè)為了提高市場占有率，除發(fā)動“價格戰(zhàn)”爭奪顧客以外，還通過降低賒銷信用的標準來爭奪批發(fā)商和零售商。

2. 企業(yè)內(nèi)部“清欠”工作職責不清。當前，有些企業(yè)對債權(quán)資產(chǎn)的風險性認識不夠，認為企業(yè)只要從財務(wù)的角度實現(xiàn)了收入，即大功告成，故往往以完成產(chǎn)值收入的多少論英雄。貨幣資金的回收工作與任何部門和個人均無直接利害關(guān)系。由于職責不清，獎罰力度不夠，造成各部門對“清欠”工作都抱有“事不關(guān)己，高高掛起”的態(tài)度。

3. 運用法律手段解決債務(wù)糾紛的意識不強。現(xiàn)實生活中，通過訴訟程序?qū)で髠鶛?quán)保護的道路的確比較煩瑣，從起訴、受理、調(diào)查取證、開庭審理到判決、裁定與執(zhí)行有一個時間過程，需要企業(yè)投入大量的人力、物力與財力。此外，司法的不公正，個別法官的道德缺失，地方保護主義等，作出損害債權(quán)人利益的判決，造成了一定的負面影響，使許多企業(yè)缺乏運用法律手段維護自身合法權(quán)益的信心和勇氣。

二、應收賬款存在的合理性

應收賬款之所以有其存在的合理性，是因為它在生產(chǎn)經(jīng)營過程中有其積極的一面：

1. 減少庫存，降低存貨風險和管理開支。企業(yè)持有產(chǎn)成品存貨，要追加管理費、倉儲費和保險費等支出；相反，企業(yè)持有應收賬款，則無需上述支出。因此，當企業(yè)產(chǎn)成品存貨較多時，一般都可采用較為優(yōu)惠的信用條件進行賒銷，把存貨轉(zhuǎn)化為應收賬款，減少產(chǎn)成品存貨，節(jié)約相關(guān)的開支。

2. 擴大銷售，增加了企業(yè)的競爭力。在市場競爭比較激烈的情況下，賒銷是促進銷售的一種重要方式。企業(yè)賒銷實際上是向顧客提供了兩項交易：向顧客銷售產(chǎn)品以及在一個有限的時期內(nèi)向顧客提供資金。在銀根緊縮、市場疲軟、資金匱乏的情況下，賒銷具有比較明顯的促銷作用，對企業(yè)銷售新產(chǎn)品、開拓新市場具有重要的意義。

三、應收賬款管理不善的弊端

1. 夸大了企業(yè)經(jīng)營成果。由于我國企業(yè)實行的記賬基礎(chǔ)是權(quán)責發(fā)生制，當期發(fā)生的賒銷全部記入當期銷售收入。因此，企業(yè)的賬上利潤的增加并不表示一定能如期實現(xiàn)現(xiàn)金流入。會計制度要求企業(yè)按照應收賬款余額的百分比來提取壞賬準備，提取壞賬準備的比率一般為3%~5%。如果實際發(fā)生的壞賬損失超過提取的壞賬準備，會給企業(yè)帶來很大的損失。因此，企業(yè)應收款的大量存在，虛增了賬面上的銷售收入，在一定程度上夸大了企業(yè)經(jīng)營成果。

2. 降低了企業(yè)資金的使用效率，導致企業(yè)的經(jīng)濟效益下降。在賒銷情況下，發(fā)出商品，開出銷售發(fā)票，貨款卻不能同步回收，而銷售卻已告成立，這種沒有實際貨款回籠的銷售收入，勢必導致企業(yè)不得不運用有限的流動資金來墊付各種稅金和費用，加速了企業(yè)的現(xiàn)金流出，久而久之必將影響企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，進而導致企業(yè)經(jīng)營實際狀況被掩蓋，影響企業(yè)生產(chǎn)計劃、銷售計劃等，無法實現(xiàn)既定的經(jīng)濟效益目標。

四、加強應收賬款管理與控制的措施

（一）加強應收賬款的事前控制

1. 嚴格商品賒銷的審批權(quán)限和手續(xù)， 加強應收賬款的監(jiān)控和催收預警管理。首先，業(yè)務(wù)部門應建立客戶資信調(diào)查檔案與資信等級評價制度，首筆業(yè)務(wù)不得采用賒銷方式。在確實需要辦理商品賒銷時，須由客戶填寫《商品賒銷申請單》、《欠款單》，客戶與經(jīng)辦人分別在以上單據(jù)上簽名，由經(jīng)辦人所在部門負責人或者公司主管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理審批后，再由經(jīng)辦人負責辦理。其次，為了保證結(jié)算資金的安全完整，賒銷商品款應按規(guī)定的時間入賬形成應收賬款。以旬為階段（即每10天為一個階段），編制《應收賬款賬齡分析表》、《應收賬款監(jiān)控旬報表》。再次，建立催繳預警機制。在規(guī)定信用期（即還款日）之前7~10天內(nèi)，財務(wù)負責人向經(jīng)辦人下發(fā)經(jīng)部門負責人或者公司主管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理簽字的《賒銷貨款催收預警通知》一式兩聯(lián)，一聯(lián)送交經(jīng)辦人，一聯(lián)財務(wù)留檔，要求經(jīng)辦人按期追回。

此外，應加強核對與確認管理。應收賬款應經(jīng)常定期或不定期與債務(wù)人進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整解決。具體依據(jù)路途的遠近、賬齡的長短、業(yè)務(wù)的繁簡程度分別采取派人當面核對、電話核對和發(fā)詢證函等方式進行。核對無誤后經(jīng)特許不能全部清還的，應讓對方確認余額。

2． 明確界定應收賬款的催收和管理責任。對應收賬款實行終身責任制，賒銷商品的經(jīng)辦人和審批人為貨款回收的最終責任人。即所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)從開始到結(jié)束的全過程，由其經(jīng)辦人終身負責到底，如出現(xiàn)死賬壞賬，并造成損失，則經(jīng)辦人不準辦理調(diào)離、提升、退休等一切手續(xù)，并按規(guī)定扣除其工資及崗位津貼，直至結(jié)清為止。對違反法律法規(guī)騙取企業(yè)財產(chǎn)的業(yè)務(wù)人員，應追究其法律責任。同時，賒銷商品的審批人應負連帶責任。

3． 建立健全壞賬準備金制度。不管企業(yè)采取怎樣嚴格的信用政策，只要存在商業(yè)信用行為，壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。所以，企業(yè)應遵循穩(wěn)健性原則，應當定期或者至少在每年年終，對應收款項進行全面檢查，預計可能發(fā)生的壞賬，對于沒有把握能夠收回的應收款項，企業(yè)應當根據(jù)以往的經(jīng)驗、債務(wù)單位的實際財務(wù)狀況和現(xiàn)金流量等相關(guān)信息，合理估計計提比例，并及時計提壞賬準備金，建立彌補壞賬損失的準備制度。

（二） 加強應收賬款的事中控制

加強應收賬款的事中控制，即要做好應收賬款的日常管理工作。首先，要做好基礎(chǔ)記錄，了解客戶付款的及時程度。基礎(chǔ)記錄工作包括企業(yè)對客戶提供的信用條件，建立信用關(guān)系的日期，客戶付款的時間，目前尚欠款數(shù)額以及客戶信用等級變化等，企業(yè)只有掌握這些信息，才能及時采取相應的對策。其次，應嚴格按會計制度的規(guī)定來規(guī)范核算，正確使用會計科目，及時反映每筆往來款項，以隨時掌握應收、預付賬款的形成、回收、增減變化情況，并按月與客戶核對和清理。要求制訂嚴格的管理辦法，對過期的應收、預付賬款逐筆查清原因，建檔清查，及時向領(lǐng)導匯報。公司領(lǐng)導應根據(jù)查明的情況，分清責任，責成有關(guān)人員提出明確的處理意見，制訂具體催收計劃，責任到人，財務(wù)部門要跟蹤督促執(zhí)行。再次，應注重并加強銷售合同管理，按照新《合同法》的規(guī)定，制定、修改、完善合同管理制度，明確合同管理機構(gòu)及職責。在經(jīng)濟往來中，除能即時結(jié)清者外，都要簽訂書面合同。在簽訂合同時，應盡量使用示范文本，如果使用自擬文本，內(nèi)容一定要詳細、具體、完備，尤其是對方提供的文本，一定要弄清每一款的含義。實行嚴格的合同審批程序，層層把關(guān)，對標的額較大、內(nèi)容重要的合同，要請法律顧問審查把關(guān)，由公司領(lǐng)導班子研究決定。同時，要建立、完善合同臺賬制度，部門要有部門臺賬，公司要有總臺賬。注意收集、記錄、整理、保存各類憑證，特別是在變更、解除合同時，一定要及時向?qū)Ψ剿魅鎽{證，做好法律防范的基礎(chǔ)工作。由于訂立合同把關(guān)不嚴或因證據(jù)不足無法追討而給公司造成損失的，要視情況追究有關(guān)人員的責任。此外，還要檢查客戶是否突破信用額度；分析應收賬款周轉(zhuǎn)率和平均收賬期，檢查流動資金是否處于正常水平等。

（三） 加強應收賬款的事后控制

應收賬款的事后控制包括如下兩方面工作：首先，確定合理的催收賬程序。催收賬款的程序一般為：信函通知、電報電話傳真催收、派人面談、訴諸法律，在采取法律行動前應遵循成本效益原則，如遇以下幾種情況則大可不必履行法律程序：債務(wù)人的抵押品折現(xiàn)后可沖銷債務(wù)時；訴訟費用超過債務(wù)額時；起訴后收回賬款的可能性不大時。其次，區(qū)分不同的情況，確定科學的討債方法。如果債務(wù)人確遇暫時的困難，經(jīng)過較短時期的努力后可以東山再起者，企業(yè)應想方設(shè)法幫助其渡過難關(guān)，以便收回賬款，比如：可以接受債務(wù)人以非貨幣性資產(chǎn)予以抵償；可以改變債務(wù)形式，同意債務(wù)人制訂分期償債計劃；還可以修改債務(wù)條件，延長付款期，甚至適當減少本金數(shù)額，激勵其努力還款等。如果債務(wù)人故意賴賬，或者確實資不抵債，已達到破產(chǎn)界限的，則應及時向法院起訴，借助法律手段，以期盡早收回賬款，或者在破產(chǎn)清算時得到部分清償，及時止損，將損失減少到最低。