ＥＲＰ環境下會計電算化系統功能的完善

[摘 要] 目前企業會計電算化系統只用于事后會計數據的收集#65380;輸入和處理，對于ERP系統提供的在線數據處理和管理控制#65380;決策支持等方面的處理功能相對較弱#65377;本文分析了會計電算化系統功能在ERP系統使用中存在的不足，提出在ERP系統中會計電算化功能完善的方法#65377;

[關鍵詞] ERP環境;功能;管理控制;系統集成

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)06-0008-03

對于ERP環境下會計電算化系統功能，最為重要的一點是要具備適應性#65377;一方面要適應企業整體水平的發展和企業管理思想與理論的變化;另一方面要適應軟件技術發展的水平#65377;在ERP環境下，會計電算化系統處理的內容不應該僅僅局限于日常會計核算和進行各項財務分析，應包括會計核算#65380;財務#65380;業務#65380;生產#65380;人事管理等諸多內容體系，它應該由財務專項管理向全面企業管理轉變，實現對企業物流#65380;資金流和信息流的一體化#65380;集成化管理#65377;

傳統的會計電算化系統，包括 MRPⅡ中的會計和財務模塊，主要的特點是用于事后收集和反映會計數據，在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱#65377;另外，系統的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化，系統的結構是面向任務和職能的，這對滿足會計核算的要求來說已經足夠，但在業務流程的監控和與其他系統的集成性上還需要加以完善#65377;這是會計界和會計軟件開發商應當著手解決的緊迫問題#65377;解決這一問題的基本途徑是完善會計電算化系統功能#65377;

一#65380; ERP的實施對會計電算化功能的挑戰

1. 單純從會計子系統的目標出發，以計算機技術為主的系統功能實施策略，缺乏整體性#65377;目前的會計信息系統像個孤島，外來數據需要財會人員再輸入，產生的會計信息不能直接被其他部門共享#65377;在完善會計電算化系統時，應當考慮企業信息系統的整體性，應當充分考慮到不同的管理職能之間的內在聯系和規律，并盡可能利用國外的成功經驗，拓展會計電算化系統，以適應于企業的經營控制和管理決策;強調以會計#65380;理財和經營管理等先進管理技術為主，并與計算機技術良好地融合#65377;會計電算化系統功能要適應先進的企業管理需要，其關鍵在于系統開發人員對會計#65380;理財和經營管理方法和技術有較好的掌握，并通過計算機實現這些方法和技術#65377;

2. 傳統的會計電算化系統開發非常強調系統用戶的需求，要求系統開發的會計軟件應當適應企業管理現狀的需要，這只能簡單地把會計系統模式和管理模式做一次移植，采用這樣低水平的應用軟件，即使裝備最先進的計算機設備，也無法促進企業經營控制和經營管理水平的提高#65377;眾所周知，我國企業普遍管理水平低，會計信息系統效率低，會計人員和經營管理人員素質不高#65377;ERP是先進管理理念與管理方法的高度濃縮，因此，ERP的運用，要打破以企業管理現狀為基本需求，采用以會計#65380;理財#65380;經營管理的先進技術和方法導出的新的需求作為會計電算化系統完善的基本要求#65377;采用先進的管理技術和計算機技術，開發出先進的會計電算化系統，才能促使會計人員和管理人員的知識盡快更新，以適應現代市場競爭的要求#65377;國外較成熟和先進的會計商品化軟件一般都是按照國際先進的適用管理方法和技術的共性及新型的管理模型進行開發而成的#65377;目前，我國會計商品化軟件的功能基本上都集中在財務會計方面，若要完善這一系統，一般可采用與軟件開發商合作或者由有能力的企業自行組織人員進行二次開發，這樣會給企業管理人員造成一種必要的壓力，并迫使他們去改變落后的管理現狀#65377;

3. 從目前已實行會計電算化的企業來看，若是單純外購的商品化軟件或由企業自身的計算機專業人員開發的會計電算化系統，其實際的運行效率和效果都不令人滿意，而且安全性能較差，更談不上與ERP系統的聯接，可以說，沒有會計人員和ERP管理人員參與開發和完善，會計電算化系統是很難發揮經營控制和管理決策的支持作用的#65377;要改變以計算機技術人員為主的習慣，主張以財會人員為會計電算化系統的主導#65377;會計人員在企業中掌握著絕大部分的經濟信息，又通曉這些信息的分析和利用，因此，應當將精通理財和管理技術的會計人員與計算機專業人員聯合起來共同開發會計電算化系統 ，在和ERP集成時，應設置靈活的數據接口，避免產生會計信息孤島現象#65377;

4. ERP系統對會計信息化提出更高要求#65377;隨著企業經營環境的變化，在會計實踐中產生了多層次#65380;多方位的會計主體，ERP能及時接收這些會計主體所產生的會計數據，從而要求會計電算化系統一方面能從ERP系統中提取會計數據，另一方面能自動編制合并會計報告和分部報告，能滿足跨國經營和對外貿易企業對有關外幣業務會計和外幣報表折算的需求#65377;

5. ERP系統接收的會計數據大部分來自電子商務環境下的在線購物#65380;在線銷售#65380;在線結算所產生的電子單據，這些單據要求會計制度有所變革，會計制度的變化對會計電算化系統提出新的要求#65377;我們要建立國家統一的會計核算制度，我國的會計制度要能在國際上得到認同，所以與國際慣例相協調是今后改革的主要目標#65377;為了配合會計制度改革，會計電算化系統需要緊跟會計制度的改革步伐，對原有的軟件功能予以修改和完善，繼續保持國內軟件與我國會計制度緊密結合#65377;

二#65380;實施的方法

ERP環境下的會計電算化系統要從原來的單純的會計核算進一步開發成為具有支持經營控制和管理決策功能的高級財務管理信息系統，所涉及的策略是多方面的#65377;

1. 明確系統完善的目標#65377;系統完善的目標是:大大改進企業的會計信息在經營控制和管理決策中的作用，提高企業管理水平，促進企業管理體制的改革，提高經營效益#65377;原會計電算化系統僅著眼于減輕會計人員勞動強度和提高會計數據準確度，要想完善這一初始系統，應當:(1)采用網絡聯機系統，所有的數據從經營管理現場適時收集，及時處理，快速反饋#65377;(2)實現會計反映和經營控制一體化，強調擴充經營控制的功能#65377;(3)實現會計#65380;財務#65380;生產#65380;銷售集成化系統#65377;現代企業的顯著特征之一是，從產品開發研究#65380;生產制造和產品銷售到理財活動應當與會計電算化系統聯成一個有機體#65377;應當以會計電算化系統為基礎，建立集成化信息系統，向物流循環#65380;資金流循環#65380;信息流循環這三大循環的協同管理方向拓展，使會計電算化系統具有整體性功能，可收到較好的經濟效益#65377;

2. 注重系統分析，系統完善按統一規劃進行#65377;完善會計電算化系統的目的是為經營控制和管理決策提供及時而可靠的信息，因此，在做系統分析時，應當明確企業的主要經營控制和管理活動，清晰地掌握企業的控制和管理活動所需的數據或信息數據應用的流程，并了解它們與財務目標的關系，使完善后的系統不會偏離整體設計，同時也避免各個控制和經營活動部門分別建立自身的信息系統而造成數據管理混亂#65380;資源浪費#65380;功能重復，以便建立一個優化的#65380;綜合的會計電算化信息系統#65377;

3. 選擇適用的設計技術#65377;企業會計電算化系統在系統結構設計上應選擇流行的模塊化#65380;標準化#65380;網絡化技術，應當使系統既具有聯網實時處理又具有單機批處理的靈活性#65377;在代碼#65380;數據結構設計上，采用標準化#65380;統一化格式#65377;在人機界面設計方面，采用聯機在線幫助，在數據錄入#65380;查詢等功能下，均可得到明確的幫助或提示信息，在有限的屏幕中給出多窗口的信息，處理運行時連續給出處理和操作的提示信息，使系統有較好的透明度#65377;在系統數據和信息的安全和保密性設計上，采用各子系統和重要數據加密和規定必要的使用權限口令，并采用自動備份重要數據的措施，以確保系統和數據的安全#65377;

吸收國際先進的系統設計理念#65377;國外軟件比較注重會計信息在整個企業管理過程中的綜合應用，強調對企業資源的充分利用和管理的系統化#65380;規范化，而且一向注重向國際化方向發展，符合國際會計慣例，一般具有多語種和多幣種處理能力#65377;同國產軟件相比，在電子商務支持技術方面具有優勢，能適應多種操作平臺，支持國際上流行的多種大型數據庫，具有靈活的數據接口，更加符合國際化和網絡化的發展潮流#65377;

對世界先進ERP技術進行跟蹤研究，積極引進已經定型的ERP技術成果，并加以改進與吸收，形成適合本國企業使用的ERP系統，有助于會計電算化系統的完善#65377;

4. 加強系統完善的管理控制，充分調動系統開發人員的積極性#65377;開發完善會計電算化系統是一項非常復雜的工作，企業財會人員和管理人員應積極參與配合，主動出謀劃策#65377;同時分階段對開發完善工作進行監督檢查和評價，獎優懲劣，充分調動開發人員的積極性和創造性，并且要從不同的角度#65380;用不同的方法對會計電算化系統進行調試#65377;在評價會計電算化系統的同時，應善于發現問題和錯誤，對存在的問題及時解決，完善處理#65377;

5. 全面網絡化#65377;企業的網絡化建設可以使企業環境中每一個信息發布點和信息收集點之間有順暢的信息通道#65377;保證在企業復雜生存環境中大量的#65380;散布的#65380;異步的#65380;異質的信息能相互協調#65380;有序#65380;同步地進行信息交流#65377;網絡化管理的淺層次的目的是為了使財務軟件管理的重中之重——財務原始數據能夠被及時#65380;全面地獲取，并做到實時反饋;深層次的目的則是拓展財務軟件的管理適應性，追求企業整體效率和效益的提高，使企業具有低能耗#65380;低物耗#65380;高效益#65380;高應變能力#65377;

6. 使系統具有開放性#65377;在開放性的市場環境中，會計電算化系統要向管理方向發展，必然會與企業生產#65380;采購#65380;經營#65380;銷售等經營環節發生聯系#65377;要實時獲取企業日常發生的數據和信息，財務軟件本身就必須強調開放性，而ERP系統使用數據庫互聯標準，如ODBC，即開放式數據接口，可用來掛接通用的各種小型數據庫#65377;大型數據庫廠商在自身產品中加入本地驅動程序，能夠直接與當前流行的大型數據庫互聯#65377;通過ERP可以與企業管理信息系統進行數據交換，甚至與跨行業的數據進行交換與共享#65377;

7. 使系統具有安全性#65377;企業絕不希望會計電算化系統在借助Internet#65380;Extranet#65380;ERP軟件走向開放#65380;網絡化的同時，絕密的財務數據被黑客甚至競爭對手獲取#65380;篡改和破壞#65377;此時，會計電算化系統的安全性問題就顯得尤為突出#65377;網絡的安全性，包括網絡硬件的安全性#65380;網絡操作系統的安全性與網絡應用程序的安全性#65377;財務軟件要確保安全性，除了要確保自身應用程序的安全性之外，還要求其應用平臺——網絡操作系統的安全性，以及系統構架硬件平臺的安全性#65377;

解決的方法有:(1)身份認證#65377;系統存在多重登錄體系;提供用戶多重密碼;制定操作權限#65377;(2)防火墻(Firewall)#65377;目的在于分析#65380;判斷IP數據，識別危險或未經授權的IP數據#65377;只讓安全的IP數據通過，進入網絡#65377;(3)虛擬專用網VPN#65377;企業若擁有自己的專用網絡#65380;專用網線，數據傳輸的安全性自然將得到極大的保障#65377;但是專網#65380;專線過于昂貴，而虛擬專用網則可以較好地解決企業數據傳輸的安全性問題#65377;(4)反病毒#65377;可掛接或捆綁第三方反病毒軟件，對電子郵件#65380;文件傳輸FTP#65380;網絡頁面Java程序#65380;ActiveX控件，甚至文檔文件中可能存在的病毒進行防范和查殺#65377;

8. 吸收國際先進企業的財務管理經驗，改善企業會計核算和財務管理的業務流程，如支持憑證的集中式審核，加快期末關封賬的速度，使得財務管理的效率得到提高，強調面向ERP環境下業務流程的財務信息的收集#65380;分析和控制，使會計電算化系統能支持重組后的業務流程，并做到對業務活動的成本控制#65377;

9. 會計電算化系統不僅要在內部的各模塊間充分集成，還要與ERP系統中的供應鏈和生產制造等系統實現無縫集成，使得企業各項經營業務的財務信息能及時準確地得到反饋，從而加強了對資金流的全局管理和控制#65377;

10. 要能更全面地提供財務管理信息#65377;會計電算化系統除了提供財務報表外，應能提供多種管理性報表和查詢功能，并提供易于最終用戶使用的財務分析模塊，為ERP系統中各子系統，如戰略決策和業務操作等各層次的管理需要服務#65377;

11. 支持企業的全球化經營#65377;為分布在世界各地的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺，同時應能支持各國當地的財務法規和報表要求#65377;如提供多幣種會計處理能力，支持各幣種間的轉換;支持多國會計實體的財務報表合并等;支持基于ERP系統 的財務信息處理#65377;為支持企業發展電子商務和基于ERP的應用系統(如銷售訂單處理等)，部分財務信息可以通過Web 方式收集和發布#65377;

12. 能支持企業集團#65380;跨國公司內不同類型企業的財務報表合并#65377;企業集團#65380;跨國公司是運用ERP系統的主力軍，完善后的會計電算化要能對多級次賬套#65380;多幣種和多會計日歷的報表進行合并，并可以對科目的余額追溯至原始業務的憑證#65377;

三#65380;結束語

企業完善會計電算化系統功能的目的是:充分利用計算機快速提供信息的能力，提高會計信息加工的效率，為經營控制和管理決策提供滿意的服務#65377;要實現對這一系統功能的完善，除了上述方法以外，還應該具備以下幾個條件:(1)必備的人才#65377;一般地說，企業會計電算化系統需要3類人才:系統分析師#65380;系統維護人員#65380;系統操作員#65377;系統分析師不僅要具備軟件開發的知識，而且要精通會計#65380;財務#65380;管理專業技術，可以主持系統完善的全部工作和整體設計#65377;系統維護人員必須具備計算機軟件開發和軟硬件維護的知識，同時還應熟悉電算化系統的會計和管理基本知識#65377;系統操作員除了掌握會計電算化系統功能的使用外，還應掌握ERP軟件的使用#65377;(2)管理工作基本規范化#65377;ERP系統中會計電算化系統的實施基礎就是管理工作的規范化#65377;包括:計量規范#65380;標準成本體系#65380;規章制度#65380;數據收集和傳遞基本程序等#65377;(3)加大資金投入#65377;ERP環境下會計電算化系統的建立和完善，是系統的再造工程，需要大量資金才能完成ERP系統的實施和會計電算化系統改造#65377; 新一代 ERP系統中的會計電算化系統應該完成從事后財會信息的反映，到財務管理信息處理，再到多層次#65380;全球化財務管理支持的轉變#65377;

主要參考文獻

[1] 汪剛. 會計信息系統[M]. 北京:高等教育出版社，2004.

[2] 孫萬軍. 企業信息系統應用[M]. 北京:高等教育出版社，2004.