ＵＦＯ報表中賬務函數應用的相關問題探討

[摘 要] 本文針對UFO報表模塊中的賬務函數在會計期間#65380;科目取數方向#65380;賬套號#65380;會計年度#65380;輔助核算編碼等方面的應用，通過一些實例進行了詳細探討#65377;

[關鍵詞] UFO報表;賬務函數;應用

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)06-0010-03

一#65380;賬務函數簡介

在用友UFO報表中，賬務函數具有非常強大的功能，使用非常靈活#65377;以期末余額函數為例，UFO 851賬務函數的格式形如: QM(<科目編碼>，<會計期間>，[方向]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，式中QM是函數名，( )中是函數的參數項，其中包含在< >的參數是必選項，包含在[]內的參數是可選項#65377;對于可選項，如果省略的參數后面沒有內容了，則可以不寫逗號;如果省略的參數后面還有內容，則必須寫逗號，把它們的位置留出來#65377;例如以下公式:QM(“1001”，月) ，省略了方向#65380;賬套號#65380;會計年度#65380;編碼1#65380;編碼2，QM(“1001”，月，，，，“單位編碼”)，省略了方向#65380;賬套號#65380;會計年度#65380;編碼2#65377;函數中的參數除了日期字符串必須加引號之外，其他參數可以不加引號#65377;在賬務函數的所有參數中，除了科目編碼項的使用固定以外，其他參數的使用都比較靈活，若能使用好這些參數，將能發揮賬務函數的強大功能#65377;

二#65380;關于會計期間

賬務函數中會計期間參數項可以直接利用報表關鍵字或者寫日期來指定#65377;

1. 關鍵字的書寫格式

如果已經定義了報表關鍵字(見圖1)，并且輸入了關鍵字的值，會計期間中的關鍵字代表如下含義:

公式FS(“1001”，全年，“借”，001，2005)表示取2005年1號賬套全年1001科目的借方發生額#65377;

公式FS(“1001”，全年，“借”，001，年)表示取報表中關鍵字“年”值全年1001科目的借方發生額#65377;

公式FS(“1001”，季，“借”)表示取報表中關鍵字“季”值的1001科目的借方發生額#65377;

公式FS(“1001”，月，“借”)表示取報表中關鍵字“月”值的1001科目的借方發生額#65377;

2. 日期的書寫格式

會計期間也可以直接用數字或者一個帶引號的日期來表示，含義如下:

1-12:表示1~12月

例如公式FS(“1001”，5，“借”)表示取5月1001科目的借方發生額#65377;

21-24:表示1~4季度

例如公式FS(“1001”，21，“借”)表示取一季度1001科目的借方發生額#65377;

41-93:表示第1周至第53周

公式TFS(“1001”，41，“借”)表示取2005年第1周1001科目的借方發生額#65377;

1001-1036:表示第1旬至第36旬

公式TFS(“1001”，1001，“借”)表示取2005年第1旬1001科目的借方發生額#65377;

“月/日/年，月/日/年”:表示一個時間段

例如“3/15/2005”表示2005年3月15日;“3/15/2005，4/15/2005”表示2005年3月15日至4月15日#65377;

公式TFS(“1001”，“3/15/2005”，“借”)表示取2005年3月15日1001科目的借方發生額;

公式TFS(“1001”，“3/15/2005，4/15/2005”，“借”)表示取2005年3月15日至4月15日1001科目的借方發生額#65377;

值得注意的是，在用友賬務系統中，支持會計日期和自然日期不一致#65377;例如:如果在賬套建立時指定的會計日歷與自然日期不一致，例如某單位會計核算年度從當年3月21日起到次年3月20日(圖2)，那么會計1月指的就是自然日期的3月21日至4月20日#65377;此時公式FS(“1001”，1，“借”)表示取會計1月1001科目的借方發生額#65377;對應的是3月21日至4月20日的借方發生額#65377;

UFO取賬務數時，以下函數的取數期間為“會計期間”，并且取數期間最小到會計月，不能取某一天或幾天的數據#65377;

期初額 QC SQC WQC

發生額 FS SFS WFS

期末余額 QM SQM WQM

累計發生額 LFS SLFS WLFS

發生凈額 JE SJE WJE

例如:

FS(“1131”，5，“借”) 1-12表示會計日期的1~12月

FS(“1131”，21，“借”) 21-24表示會計日期的1~4季

FS(“1131”，月，“借”)“月”表示會計月

FS(“1131”，季，“借”)“季”表示會計季度

FS(“1131”，全年，“借”，2005) “全年”表示取會計年度的全年

但是，條件發生額函數TFS和對方科目發生額函數DFS，它們不但可以按照會計年#65380;會計季度#65380;會計月取數，還可以按照自然日期取數#65377;當“取數期間”為全年#65380;季#65380;月時，指的是會計期間;當“取數期間”為日#65380;周#65380;旬#65380;日期字符串時，指的是自然日期#65377;

例如，某單位會計核算年度從當年3月21日起到次年3月20日(圖2)，公式含義如下:

TFS(“1001”，1，“借”)對應自然日期3月21日至4月20日

TFS(“1001”，月，“借”)對應關鍵字指定會計月份自然日期

TFS(“1001”，21，“借”)對應自然日期3月21日至6月20日

TFS(“1001”，全年，“借”)對應自然日期2005年3月21日至2006年3月20日

TFS(“1001”，“3/21/2005” ，“借”)自然日期2005年3月21日

TFS(“1001”，日，“借”)對應關鍵字“日”的自然日期

TFS(“1001”，41，“借”)自然日期第1周

TFS(“1001”，1001，“借”)自然日期第1旬

三#65380;關于會計科目取數方向

科目方向參數可以有3種寫法:

(1)取科目借方;(2)取科目貸方;(3)取默認值#65377;如果在公式中沒有顯示注明取科目哪個方向，則取默認方向#65377;默認方向的含義是如果該科目是借方余額，則取出借方余額數;如果是貸方余額，則取貸方余額數#65377;例如1131科目期初為借方100元，則QC(“1131”，月，，001)取出的是100;若為貸方100元，則QC(“1131”，月，，001)取出的也是100#65377;這樣在定義公式時針對一些可能出現借方余額也可能出現貸方余額的科目就必須指定取數方向，并進行適當處理，確保報表有關計算欄目正確#65377;例如資產負債表中壞賬準備期初欄目的公式定義可以用QC(“1141”，月，“貸”，001)-QC(“1141”，月，“借”，001)表示，這樣不管出現哪個方向余額，都不會影響應收賬款凈額欄目計算的正確性#65377;

四#65380;關于賬套號

在取數時，可以指定從哪個賬套中取數#65377;例如公式:QC(“1001”，月，“借”，001) 表示從賬套001中取數#65377;賬套號也可以省略不寫，例如公式:QC(“1001”，月，“借”) 表示從默認賬套中取數#65377;在 [數據] 菜單中有一項 [賬套初始] 功能，用于指定默認賬套#65377;比如常用的賬套是001，那么在此指定001賬套為默認賬套#65377;定義賬務函數時如果不寫賬套號則UFO自動從001賬套中提取數據#65377;

例如:某集團公司賬務系統中有3套賬，分別為:ZT001公司本部，ZT002南昌分公司，ZT003長沙分公司#65377;在報表中定義了公式 FS(“113”，1，“借”)，需要對公司本部賬套進行操作，則不用修改公式，在“賬套初始”中設為ZT001即可#65377;

五#65380;關于會計年度

會計年度參數項在取數時，可以指定從一個賬套的某個會計年度中取數#65377;會計年度有3種形式:

(1)指定4位會計年度#65377;例如公式FS(“1111”，1，“借”，001，2005) 表示取賬套001中2005年1會計月的借方發生額#65377;

(2)省略不寫#65377;此時系統會按照賬套初始功能中定義的會計年度來取數#65377;例如:某公司已建立2005年度的報表及取數公式，公式省略“會計年度”，形如FS(“1111”，1，“借”，001)#65377;進入2006年后，若要計算2006年度相關數據，則不用修改公式，只需要把“賬套初始”設為2006年即可#65377;

(3)寫“年”字#65377;如果已經在格式狀態下定義好了報表關鍵字“年”，在數據狀態下輸入關鍵字“年”的值，這種寫法將取報表關鍵字“年”的值#65377;例如公式FS(“1111”，1，“借”，001，年)，當報表中關鍵字“年”輸入2005時，此公式表示取2005年數據;當關鍵字“年”為2006時，此公式表示取2006年數據#65377;如果報表中沒有定義關鍵字年，則按照機器時間所在年度取數#65377;

六#65380;關于輔助核算編碼

賬務函數中有2個參數“編碼1”和“編碼2”，它們是輔助核算編碼#65377;利用它們可以從輔助賬中取數，輔助核算的排列的順序是:客戶，供應商，部門，個人，項目#65377;

例如一個科目為“部門客戶”，則函數應這樣寫:FS(“1131”，月，“借”，001，2005，“客戶編碼”，“部門編碼”)，而不能寫為:FS(“1131”，月，“借”，001，2005，“部門編碼”，“客戶編碼”)

例如一個科目為“部門項目”，則函數應這樣寫:FS(“203”，月，“借”，001，2005，“部門編碼”，“項目編碼”)，而不能寫為:FS(“203”，月，“借”，001，2005，“項目編碼”，“部門編碼”)

若編碼1或編碼2中有一個取默認值，則默認取它的全部值#65377;

主要參考文獻

[1] 會計信息系統實驗教程[M]. 北京:清華大學出版社，2001.

[2] 用友軟件股份有限公司編. 用友軟件UFO851使用手冊.