財務軟件自定義報表功能的應用探析

[摘 要] 對于財務軟件自定義報表功能應用，必須科學地進行初始化設置，遵循流程性和集成性原則，正確設置取數公式，開發自定義報表分析功能，提高會計人員信息化素養，以更好地滿足企業內部管理需要#65377;

[關鍵詞] 財務軟件;自定義報表;功能應用

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)06-0019-03

如何充分應用財務軟件功能，滿足企業管理需要是財務主管人員的一項重要職責，筆者結合用友ERP U850軟件的使用實踐，就財務軟件自定義報表功能應用的若干問題進行分析和探討#65377;

一#65380; 滿足企業內部管理需要是自定義報表功能應用的主要目的

隨著企業管理水平的提高，財務軟件提供的基本報表遠遠滿足不了企業內部管理的需要#65377;對于企業來講，需求最大的當數企業內部管理報表信息#65377;內部管理報表信息是企業提高管理效率和改善決策質量的基礎#65377;由于各企業所屬行業不同#65380;管理需求不同， 內部管理報表呈現出差異性特征，這需要財務主管人員開發應用財務軟件自定義報表功能#65380;設計相應的自定義管理報表，以滿足企業內部管理的需要，提高企業管理水平#65377;為此，首先要了解和理順企業業務和管理流程，了解企業管理層#65380;決策層對會計信息的需求，整合#65380;挖掘會計電算化建設的現有需求#65377;如果對需求挖掘不深，目標定位不準，自定義報表就形同虛設#65377;其次，要認真調研公司各個部門#65380;各個層面對信息的需求，對財務軟件可實現的功能#65380;不可實現的功能，需要二次開發的部分做出準確的評估#65377;最后，針對企業內部管理的不同需要，設置相應自定義報表模板#65377;例如銷售部門需要將應收賬款客戶按地區或按所購產品進行分類，由于在賬簿查詢中無法實現這一要求，那么就要在UFO報表上來實現，即自定義一張貨款回籠率分析表，根據需要將客戶進行劃分#65380;匯總，這樣可方便財務及銷售部門對應收賬款進行監控#65377;

二#65380;科學進行初始化設置是自定義報表功能應用的重要基礎

系統初始化是通過選擇系統內置參數設置企業的具體核算規則，將通用財務軟件轉化為專用財務軟件，將手工會計業務數據經過設計#65380;規范并輸入計算機系統中等一系列準備工作，是使用財務軟件的基礎#65377;作為日常業務處理的前提，系統初始化是一項十分重要而又比較繁重的工作#65377;同時，科學進行初始化設置又是自定義報表功能應用的重要基礎#65377;在實際工作中，有些用戶對初始化工作的認識不足，系統初始化不恰當，嚴重影響了系統的使用效率和質量，制約影響了自定義報表功能應用#65377;針對自定義報表功能應用的特性，在初始化設置中要按企業的業務特點，進行系統參數設置，對系統的運行有一個整體的把握;要充分準備初始化業務數據和管理資料，以保證初始化工作本身的順利進行#65377;概括起來，就是要針對企業的行業特點和內部管理考核的需要，以基礎參數設置為前提，以科目編碼為主線，以輔助核算設置為重點，科學進行初始化設置#65377;

1. 以基礎參數設置為前提#65377;基礎參數的設置，即會計業務處理控制參數的設置#65377;在會計軟件中設置參數后，就會在數據庫中保存這些參數，以后進行相應的會計業務的計算機處理時，系統根據保存的參數值，做不同的計算#65380;存儲#65380;統計分析處理#65377;用戶應根據自己的需要選擇相應的開關，就可以實現控制#65377;基礎參數的設置應注意的問題:在“賬務函數”界面設置中，要將“包含未記賬憑證”選項進行勾選，以實現實時取數功能#65377;

2. 以科目編碼為主線#65377;所謂科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目進行編碼定義#65377;合理設置科目編碼便于反映上下級會計科目間的邏輯關系;便于計算機識別和處理;便于檢索#65380;分類及匯總;有利于自定義報表財務取數功能的實現，促進會計核算的規范化和標準化#65377;設置會計科目編碼時應注意:一級會計科目編碼要符合會計制度的統一要求，明細科目編碼要遵守建賬時設定的編碼規則，要滿足自定義報表對分析數據的取數要求#65377;

3. 以輔助核算設置為重點#65377;輔助核算也叫輔助賬類，用于說明本科目是否有其他核算要求#65377;用友財務軟件提供的輔助核算功能有:部門核算#65380;個人往來核算，客戶往來核算，供應商往來核算#65380;項目核算#65377;一般地，收入或費用類科目可設置部門輔助核算#65377;與客戶的往來科目如應收賬款#65380;應收票據#65380;預收賬款可設成供應商往來核算，在建工程及收入成本類科目可設成項目核算，用于按項目歸案收入或費用，但須注意:輔助賬類必須設在末級科目上#65377;為了自定義報表取數功能實現，有些科目也可以在末級科目和上級科目同時設輔助賬類#65377;

三#65380;遵循流程性和集成性是自定義報表功能應用的根本原則

流程性和集成性是標準財務軟件設計和應用的顯著特征，也是自定義報表功能應用必須遵循的根本原則#65377;所謂流程實際上是完成一項工作的操作步驟的規范化#65377;它不僅包括操作的先后順序，還包括操作的具體內容#65377;自定義報表的基本流程如圖1所示#65377;

自定義報表功能應用還要遵循集成性原則#65377;所謂集成是集成主體將兩個或兩個以上的集成要素集合成一個有機整體的行為#65380;過程和結果，是將單元構建成系統的一種方法#65377;從集成的內涵中，可分析出“集成”所具有的特點和要求:一是集成單元的相容性;二是集成單元的互補性;三是集成單元的層次性#65377;一個滿足企業內部管理需要的自定義報表是由若干個業務數據單元相互補充#65380;相互依存的集成單元子系統組成的集成整體，應實現業務#65380;財務信息的集成共享#65377;必須確保企業財務各項基礎靜態信息和各個業務系統的動態信息的正確性和及時性，這樣才能得出正確的#65380;有價值的中間信息，企業的中高層管理人員才能在此基礎上做出正確的分析判斷和管理決策#65377;總之，自定義報表功能應用要遵循集成性原則，才能體現管理思想的先進性#65380;企業應用的適用性#65377;

四#65380;正確設置取數公式是自定義報表功能運用的關鍵環節

自定義報表獲取數據是通過函數實現的#65377;取數函數在取數公式中占有重要位置，取數函數分類見圖2#65377;

從圖2中可以看出取數函數的復雜性，自定義報表數據來源的多樣性#65377;有些數據是由其他報表項目運算得到的，例如“固定資產凈值”#65380;“所有者權益合計”#65380;“稅后利潤”等項目;有些數據是從其他報表中取來的，例如“期末未分配利潤”項目;有些數據可以從賬務系統中直接提取，許多數據需要從二級明細科目和輔助核算中提取#65377;因此，正確設置取數公式是自定義報表功能運用的關鍵環節，又是一個難點#65377;自定義報表數據需要通過定義取數公式來得到#65377;取數公式按照賬務函數的格式可以直接定義在報表單元中，這樣的公式稱為“單元公式”#65377;單元公式定義在報表中的數值型或字符型單元內，用來建立表內各單元之間#65380;報表與報表之間或報表系統與其他系統之間的運算關系#65377;單元公式必須在格式狀態下定義#65377;

五#65380;自定義報表分析是自定義報表功能應用的內在要求

對于一個報表處理系統來說，僅僅完成報表編制#65380;查詢和報送是不夠的，還應該具有對自定義報表數據進行進一步加工和分析功能，以便滿足企業管理人員進行事前預測和決策#65380;事中控制#65380;事后評價等管理活動的信息需求#65377;因此，自定義報表分析是自定義報表功能應用的內在要求#65377;要實現自定義報表分析可以通過UFO豐富的自定義函數，結合報表的二次開發功能，定義出報表分析系統;同時，通過圖表功能將報表數據轉化成直方圖#65380;折線圖#65380;圓餅圖#65380;面積圖，直觀形象地顯示分析效果#65377;在實際操作中，還有兩條簡捷的實現路徑可供選擇:一是將自定義報表文件以擴展名為*.xls格式導出成Excel電子表格，然后應用Excel的數據分析功能按管理需求進行分析處理;二是將自定義報表文件保存成數據庫擴展名為*.txt#65380;*.dbf#65380;*.mdb格式的文件，然后由SQL導入到SQL數據庫中，運用SQL相關命令語句，例如Select命令進行數據分析#65377;在具體分析時可以采用結構分析#65380;比較分析#65380;趨勢分析等方法#65377;

六#65380;提高會計人員信息化素養是自定義報表功能應用的根本要求

隨著信息技術的發展，財務軟件升級，自定義報表功能應用是一項需要不斷探索和完善的動態過程#65377;要實現自定義報表功能的動態應用，必須不斷提高會計人員信息素養和運用技能#65377;一是會計人員要認真鉆研學習信息科學技術，豐富自己的信息知識，提高自己的信息能力，以適應會計信息化發展的要求#65377;針對中小企業中大部分會計電算化人員素質的現狀，更加需要會計人員加強對信息學科的基本原理與基礎知識的學習，包括了解各種信息科學技術的新發展，這樣才能更好地應用信息技術#65380;靈活地把握財務軟件的功能，更好地滿足企業內部管理的需求#65377;二是要加強溝通協作#65377;既要做好本單位財務軟件使用人員的溝通協作，也要加強與財務軟件供應商技術人員的溝通協作，發揮雙方各自的優勢#65377;

總之，對于財務軟件自定義報表功能應用，必須科學地進行初始化設置，遵循流程性和集成性原則，正確設置取數公式，開發自定義報表分析功能，提高會計人員信息化素養，以更好地滿足企業內部管理需要#65377;

主要參考文獻

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