單元組織的協調問題與協調機制

摘要: 單元組織是企業實現零時間運作的一種理想組織模式。目前缺乏對單元型組織協調的研究，文章在探析單元組織的合攏特征的基礎上，分析了單元組織的主要協調問題，并探討了單元組織的協調機制。

關鍵詞：單元組織；合攏特征；協調問題；協調機制

為了實現即時響應， 越多越多的企業開始實施“基于時間的競爭”(TBC) 的戰略， 力求以最低的成本、最快的速度、最好的質量快速響應客戶或市場的需求。TBC 競爭戰略的實施離不開組織模式的配合與支撐， 傳統的組織模式已經無法適應組織發展的需要， 因此， 配合先進的生產技術和管理技術構造一種新型的組織形式顯得勢在必行。在這樣的背景下， 雷蒙德等人( 2000) 提出了零時間企業的概念， 認為零時間企業是TBC 環境下的一種全新的經營哲理， 它按照零時間模式進行運作， 關注響應時間的減少， 并能實現對市場變化和顧客需求的即時響應。同時， 還指出，零時間企業是基于合攏(Holon) 理論的以單元(Cell) 為基本構成單位的組織形式， 我們稱這種組織形式為單元組織(Cellular organization) 。

一、單元組織的涵義及特征

1. 單元組織的涵義。單元組織作為基于合攏系統理論及生物機理構造的一種組織形式， 其基本涵義是: 企業組織中的每一部分都是整體組織中的完整和獨立的實體( 即單元) ， 這些單元都獨立地進行工作， 并作為一個群體向著共同的方向運動。其中， 單元可以是子單元， 也可以是由多個子單元組成的系統。系統中任何一個可用資源都可看作單元( 包括制造單元和非制造單元， 甚至可以是虛擬單元) ， 單元間不存在固定的結構關系， 而是通過協調來形成目標明確、邏輯獨立的組織。單元組織可以是某個具體的企業組織形式， 也可以是超越個體企業的網絡組織、虛擬組織。

2. 單元組織的合攏特征。( 1) 自治性—— 分散決策。分散決策是合攏自治特征的體現。單元組織不按傳統職能劃分部門， 而是將這些職能分布到不同的單元中， 并把責任和權力直接移交給各個單元， 使其擁有對自身內部事務的決策權和控制權， 在它們生存的特定層面上可以獨立處理問題和應付環境變化而無須借助于更高層組織的決策。( 2) 智能性—— 自我學習與更新。自我學習與更新是合攏智能性特征的表現。單元組織中的各構成單元是具有決策智能的自治實體， 每個單元在運行過程中能進行智能活動， 具有獨立的分析、推理、判斷、構思、決策和學習能力，可以設計自己的活動空間， 通過不斷學習來改善并發展內部過程和能力進行自我更新以適應動態環境的變化。( 3)合作性—— 單元相互協作。協作一方面可使勞動空間范圍擴大， 另一方面又可提高組織運行效率。各個單元并非享有絕對自治權， 其運行和決策要受到組織總體目標的約束， 并根據相應的組織協調信息來適時地調整自身行為;同時， 單元之間并非毫不相干， 每個單元可以請求其他單元執行某種運作能力， 也可以對其他單元提出的運作要求提供配合性服務， 通過為其他單元提供價值來實現自身的價值， 進行相互合作支持公司的總目標。( 4) 可重構性—— 動態柔性。動態變化的環境使組織面臨的不確定性和復雜性增加， 單元組織必須在混沌秩序中進行自我調整， 以適應內部和外部的變化。當環境激烈變化或業務變化不可預測時， 單元組織可以隨時根據需要進行部分或整體重構。因此， 其組織結構不是固定的， 它隨著環境的變化呈現出動態變化的趨勢。這種靈活、動態的組織關系， 可增強組織的抗干擾能力和柔性， 在外部環境變化時， 部門、小組甚至是個體員工做出小的調整與變化并產生聚合作用， 經組織的協調中心的傳播， 將會導致組織整體對環境變化的適應。

二、單元組織的主要協調問題

由于單元組織涉及多個獨立運作的單元或企業， 為了實現組織整體績效， 需要單元之間就各自的戰略、技能、管理流程和創新等進行充分的協調， 從而達到多單元能力之間的一種均衡， 并發揮出大于個體單元績效的整合效應。一旦相互之間無法形成這種狀態或以后難以再達到這種狀態， 必然就會產生矛盾和沖突， 亦即協調問題。單元組織的協調問題主要表現為以下四個方面:

1. 各單元目標與組織整體目標偏離的協調。由于各單元都是獨立決策的自主管理實體， 他們的利益目標是致力于本單元利益最大化。而組織整體通常會站在全局的立場， 制定更為寬泛和全面的目標。因此， 各單元在在根據自身的知識和信息以及偏好體系做出決策時， 如果沒有一種有效的協調機制進行調控， 將很難保證各成員的行為符合系統的整體利益， 從而導致個體單元與組織整體目標出現偏差。

2. 各單元相互合作的協調。單元組織中的各個體單元雖然能夠獨立完成某項/些特定的任務， 但并不意味著單元之間可以互無關聯。單元組織作為一個由諸多子系統組成的大系統， 它的運作需要不同子系統之間進行相互合作以完成分配的任務并達成組織整體目標。比如， 為了實現某一市場機遇或戰略目標， 一個單元有可能會需要其他單元提供某種服務或協助完成某項任務。因此， 在不能依靠強制性的行政命令來驅動單元間合作的前提下， 如何建立一種能節約組織運行成本， 且最大限度發揮單元潛力及核心優勢實現技術上的功能集成和管理上的職能集成的激勵協調機制成為一個重要的議題。

3. 知識和信息等關鍵資源的共享協調。個體單元都擁有隱喻信息和知識等專用資源。在合作中各單元必須將自己的知識和信息等關鍵資源提供出來實現優勢互補， 即讓渡部分資源， 以利于合作各方能夠在更廣闊的范圍內使用邊界之外的資源形成完整的功能能力。而由于知識與信息的特殊性， 不能依靠制度和命令來實現充分共享。因此， 在分散決策的前提下， 如何將各單元的知識通過信息流結合起來進行超邊界的流動、傳播與共享， 以增加企業組織的資源范圍、擴大企業的機會集合， 從而提高組織的效率， 成為一個突出的協調問題。

4. 組織柔性調整的協調。單元組織所面臨的環境是復雜且動態變化的。在復雜多變的環境下， 為了保持組織的競爭優勢， 單元組織必須能夠根據需要隨時進行戰略邏輯、組織結構及管理實踐的調整， 以高度的組織柔性來適應內部及外部的變化。這意味著， 隨著組織戰略和使命的調整變化， 組織的資源配置、組織內的崗位職責體系也應隨之由靜態轉變為動態， 組織的構成及員工的角色和職責隨著流程和任務的改變而相應改變。單元組織在這種柔性調整的過程中， 難免會在各單元內部及各單元間產生結構安排、任務分配、資源配置及利益分配的沖突及協同問題。

三、單元組織的協調機制

對分散決策的單元組織中產生的協調問題可以運用以下協調機制進行管理:

1. 信任機制。相互信任和信息共享是互惠互利的需要， 更是組織協調發展不可缺少的基礎。由于單元組織的高效運作有賴于子單元間的信息溝通、知識共享和相互信任行為， 而各子單元有著自身的利益目標， 在合作的過程中， 會自覺不自覺地產生習慣性的防衛心理和行為， 從而為合作設置障礙。信任的合作機制可以有效降低管理事務的處理成本， 使各成員在充分小的摩擦成本的狀態下進行合作、交流， 防范投機行為， 而且還能實現專用資源、隱喻信息與知識的共享， 并降低對未來的不確定性， 促使組織內部資源更合理的運用。因此， 建立高度信任的文化理念可以創造一個有利于協調運轉的良好氛圍， 大大降低單元之間的協調工作量， 并促使單元以靈活的方式相互調整并適應彼此的合作態度和行為。

2. 相互協商機制。協商機制主要是指在企業組織內部建立和完善通過協商的方式來解決可能產生的各種群體之間的沖突， 以最終順利實現組織的目標。單元組織內部的合作關系不能依靠組織行政命令強制執行， 而是本著信任的文化理念， 在自愿平等的原則基礎上， 合作方通過內部市場機制簽訂合約進行相互協作。合約是一個由合作各方達成的具有法律效力的文件。根據合約的規定， 各單元在一定的條件下向另一方提供商品( 配合性服務) ， 或者依靠其他單元提供的商品( 配合性服務) 來完成任務并實現自身及組織總體目標。

3. 信息技術機制。信息技術對于組織管理的核心作用在于， 通過減少處理和交流信息的時間與成本影響著組織的協調方式從而影響組織的運行機制。在單元組織的運作中， 伴隨著浩繁龐雜的信息流的運動， 個體單元通常對自身核心能力領域的信息較為了解和關注， 而缺乏對其它領域信息的了解愿望和沖動。這就使得各種不同的信息常常滯留于其自身的信息源周圍， 嚴重時會引起信息傳輸通道受阻。通過使用先進的信息技術和通訊手段， 可以為人們在同一時間不同地點分享同一資源提供可能性， 使信息溝通、交換更為便利， 減少組織內各層面的人為接觸以降低協調問題的產生， 減少組織間協調與交易的成本。更為重要的是， 能使各子單元共享設計、生產、營銷及戰略信息，提高資源的共享程度， 使單元組織的集成表現出更強的競爭優勢。

4. 規范型機制。規范型協調機制是指在組織中通過建立一些制度性措施， 并依靠行政命令和層級監管來維持組織的協調運作。規范型協調機制在相對穩定及相對簡單的環境下可以產生良好的效果， 但是在環境高度動蕩復雜的情況下會產生協調滯后、信息偏差、抑制積極性及主動性發揮的弊端。因此， 對于單元組織而言， 規范型協調機制只能起到一定的輔助作用。單元組織的規范型協調機制主要包括: ( 1) 機構協調。即通過設置協調人員/機構進行協調。組織內的各單元根據自身需要可以選派專門的人員作為協調者， 各個單元的協調人員組成非正式的協調機構。由于各協調人員掌握的技能和知識各異， 通過其活動可以實現各單元間業務活動的協調。此外， 協調機構也可以處理一些較為具體的事務， 幫助指導組織的運營活動。( 2) 制度協調。盡管各單元對其內部事務擁有絕大程度的自主權，但依然可以制定一些標準、規章制度或各單元都認可的慣例當作規范來執行， 這樣可以大大減少協調活動和協調工作量， 有利于組織的高效運轉。

參考文獻:

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作者簡介：劉群慧，華中科技大學管理學院博士生，廣東海洋大學講師。

收稿日期：2007-01-05。

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