物流企業車輛管理淺談（三）請款制度：掌控每一筆支出

財務部門的協助是預算管理的重要保證，費用請款制度則是其重要的具體形式之一，該制度把對每一筆費用支出的監督從事后提到了事前，將費用支出控制在預算額度內。預算給各項費用支出規定了限制額度，請款制度則是在最高限制額度處加蓋了一塊鋼筋混凝土的天花板，確保各項費用不能突破預算。

大型物流公司案例介紹

該公司為一全國性的大型物流公司，其組織架構如下：公司總部下轄華北、華東、華南三家區域分公司；三家區域分公司各自下轄若干分（子）公司。以下是該公司預算的落實及費用支出控制方式：

1．設立成本中心并每月編制、發布費用報告

在總部和大區兩級財務部門分別設立成本中心，由總部財務部門成本中心統一為每一項預算設置一個成本中心編碼，編碼分為：單位編碼、預算項目編碼，例如：華南區代碼為3、東莞代碼為07、車輛修理費代碼為02，則華南區東莞分公司車輛修理費的成本中心費用編碼為：307—02。每一筆費用支出時，支出單位在請款單上都必須填寫成本中心費用編碼，編碼未在成本中心列示的支出項目，財務部門一律不予批準。成本中心在月底向各預算主體和其直接上級發布費用報告。

2．請款制度流程

A．總部對大區：

總公司財務部根據預算，每月初將該大區本月需支出的費用（采用差額撥付的方式，即本月撥付額減去上月余額的差額）劃入該大區的相應帳戶，大區財務部月底向總部財務部上報相應報表，總部財務部成本中心據此編制各大區本月的費用報告。為應付緊急情況或其他不可預見項目開支，給大區一定額度的備用金，具體額度為3萬元。此備用金由大區財務部門掌握，由大區總經理控制，采用數額限定，限時報銷的使用原則，目的是既照顧到效率，又不能給制度的執行帶來沖擊。

B．大區對下屬各分（子）公司：

首先由請款人在每周一參考工作計劃對下周的用款進行預測，并根據預測請款，填寫電子請款單（清款單內容應包括：請款單位、款項用途、成本中心編號、請款人姓名、財務部門意見、大區負責人意見等項目），用郵件發給大區財務部經理審核，財務部經理審核后，轉給大區總經理或其授權的負責人審核，審核后，轉還給財務部經理，財務部經理再將批準后的請款單轉發給請款人和財務部出納，財務部出納在接到財務部經理轉發的請款單后，于本周五前將款項以相應手段支付給請款人。財務部門將財務留存郵件轉給成本中心做歸集費用的憑據，請款人將收到的批準郵件作為月底與成本中心費用報告的核對憑據。同樣，為了處理某些不可預見的突發情況，發給車管一定額度的備用金，具體額度為2000元。此備用金由車管直接掌握，采用數額、適用范圍限定，限時報銷的使用原則。

案例分析：

該公司設立成本中心使得在財務部門中有了一個專門的機構對各區域、各分（子）公司的預算執行和費用支出情況進行監督和控制，且這個成本中心在月底向各預算主體和其直接上級發布費用報告。其目的是每月向各預算主體和其直接上級通報并確認其所控制的預算的各項余額，對其今后各項費用的支出起指導作用。其次，如果預算主體負責人對成本中心在費用歸集方面有異議，也可及時與成本中心對賬，避免時間過長，難以理清。而成本中心費用編號的設置使得財務部門可以非常方便定地對各單位的每筆支出進行準確的分類和歸集。

另一方面，該公司在流程的設置上，采用區域和分（子）分別對待的方法：對大區采用直接以差額撥付的方式，因大區所轄單位較多，每月的資金需求量較大，情況較為復雜，采用各項目單獨請款的方式不太現實，故采用直接撥付的方式以提高效率；而采用差額撥付方式，即：本月工作計劃中未執行的項目，下月該項預算將被取消。其目的在于可以有效的對大區的工作計劃及預算執行情況進行督促，促使其當期工作當期完成。而大區對所轄各分（子）公司則采用各項目單獨請款的方式，以加強控制。然而通過使用電子郵件在網上請款的方式，避免了使用傳統的紙制單據造成的效率低下和成本高的弊端，較好地實現了控制與效率的和諧統一。

請款制度的重要作用

從以上案例可以看出，費用支出請款制度嚴格意義上應看作是全額預算管理制度的配套制度，它對全額預算管理制度的執行與落實起著至關重要的保障作用，其保障主要體現在以下兩方面。

首先，從源頭方面，它制止了費用的不當支出。即：每一筆費用的支出首先要通過財務部門的審核，而財務部門審核通過的前提是：（1）這筆費用的列支項目必須是在預算項目表中存在的（避免了不當費用支出）；（2）這筆費用的數額不得大于其列支項目的余額（從源頭上避免了預算超支），此外，還可確保上級權責主管對所轄單位費用支出的控制，進而也保證了企業對費用支出的控制。

其次，從費用支出后的監控方面：財務留存聯為成本中心費用報告的準確性提供重要的保證，請款人留存聯為各級預算權責人對所負責的預算的控制提供最權威的依據，使預算權責人可隨時掌握本部門預算的支出情況，以便其更好地控制預算支出。當月底預算權責人接到成本中心的費用報告后，對費用報告的數字有異議時，可通過自己的留存聯與成本中心的留存聯進行對賬，以確保成本中心數字的準確性。

此外，預算及請款制度對企業固定資產的管理也具有重要作用，特別是對于一個全國性的大型物流公司來說，各地區之間、各分公司之間，車輛的調入、調出、租賃、退租以及車輛購置、報廢等變動會比較頻繁，而由于種種原因，企業往往難于及時掌握這方面的信息，特別是對于屬于地區或分公司權責范圍內的車輛調動，由于地區或分公司不及時上報和辦理相關的調撥手續，使得企業所掌握的車輛信息不準確或不能及時更新。這種情況如不能及時扭轉，將對企業財務部門固定資產管理的有效性、企業高層相關決策的準確性產生極為不利的影響。而預算及請款制度則可有效地杜絕此類情況的發生，這是因為車輛的預算是與車輛一起流轉的，如果某一車輛從甲公司調轉到乙公司，但沒有及時辦理車輛調撥手續，那么就意味著車輛雖然已由乙公司使用，并在乙公司產生費用，但由于其沒有及時辦理相關手續，預算沒有轉到乙公司，乙公司因而無法為該車所產生的費用請款，致使該車在乙公司產生的費用無法核銷。這樣一來，乙公司的車隊長或運輸經理為了避免此種情況的發生，必將以空前的積極性來辦理相關手續，故此，此項難題將迎刃而解。

綜上所述，請款制度在車輛費用控制中具有不可替代的作用，且其功能是雙向的，對于車輛管理部門來說，請款制度使得財務部門能夠在費用控制、預算執行上給予車輛管理部門以強有力的支持；對于財務部門來說，請款制度的實行有助于其提高車輛費用歸集方向的準確性，有利于對車輛資產的有效管理，特別是對于車輛的調入、調出、租賃、退租以及車輛的購置、報廢等變動可以比較及時地把握。