關于做好檔案保密工作的思考

[中圖分類號]G270[文獻標識碼]A[文章編號]1009—2234(2007)02—191—01

檔案管理是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作。檔案的利用與保密，在實際工作中表現得最為突出。對什么檔案需要保密，什么檔案不需要保密，檔案保密期限長短等具體問題，《中華人民共和國檔案法》都做出了明確規定。但在實際工作中，如何加強對檔案的管理、收集和整理，有效地保護和利用檔案，切實做好檔案實體和檔案信息安全工作，是值得我們關注和思考的問題。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

1.檔案庫房的管理和保密。檔案的庫房管理是檔案保密的重點，應按照國家有關規定單獨興建。從檔案保密的角度看，不宜將庫房設在辦公樓的最低層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量將庫房與辦公室分開，與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.絕密檔案的管理和保密。絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到新農村建設和現代化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。提高絕密檔案管理人員的素質。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，要加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

3.檔案的保管期限與保密期限。確定保管期限原則，必須正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

1.做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與完全。

一是制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，確保不失密、不泄密，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善各項制度。

二是隊伍建設。檔案管理人員，是制度的直接貫徹執行者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有較強的工作能力和較強的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

三是監督措施。要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點保護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。

2.正確處理檔案保密與利用的關系。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案工作人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，使大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，造成很大浪費。檔案工作人員必須改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為社會提供服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是在一定的時間、地點和范圍限制內的利用，否則，保而不用就失去了檔案的價值。當然，利用是在保密的基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。

三、做好檔案開放過程中的保密工作

檔案的秘密性具有一定的時效性和一定的范圍。但是，在開放檔案為社會各界所利用的同時，還需做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審。檔案工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制的使用范圍。二是中審。由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審。由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定檔案的開放與否。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，而應該按照公開文件進行管理。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定，即：國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。

3.做好檔案開放前的基礎工作。要利用原有基礎，進行系統整理，按照分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求，提高開放檔案案卷的內在質量。要適應開放后檢索與管理的要求，建立健全檔號。要做好基礎性檢索工具、骨干性檢索工具、文字敘述性檢索工具的編制工作，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。

4.做好副本準備工作。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照機等形式進行復制，備好檔案副本。